penyeleksian arsip inaktif yang akan disusutkan (semester kedua Tahun 2014)

PENDAHULUAN

1.    LATAR BELAKANG

Kegiatan menyeleksi arsip inaktif yang akan disusutkan sama halnya dengan tahapan dalam penyusutan yakni memilah arsip dari non arsip. Termasuk non arsip adalah duplikasi yang berlebihan : amplop, map, blanko formulir dan ikutan lain yang tidak mengandung informasi pelengkap arsip, Menata arsip sesuai dengan sistem yang digunakan atau berdasarkan fungsi organisasinya, Mendaftar arsip/berkas dan mengelompokan sesuai dengan unit informasinya, Menilai arsip berdasarkan nilai guna primer dan sekunder dan mengelompokan arsip ke dalam 3 kategori, yaitu: arsip yang akan disimpan, arsip yang dimusnahkan, dan arsip yang diserahkan ke dalam daftar arsip.

Penyusutan dengan kegiatan pemindahan antara lain terdiri dari pemindahan arsip dari unit kerja di lingkungan bagian umum dan kepegawaian, pemindahan dari gedung plaza centris migas ke gedung ruang sewa ANRI, dan pemindahan dari ruang sewa ANRI ke pusat arsip KESDM.

2.    MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dan tujuan penyeleksian arsip yang akan disusutkan antara lain adalah untuk efisiensi dan efektivitas kerja, penggunaan ruangan serta penyelamatan informasi arsip. Yang kedua adalah agar pencipta arsip /lembaga kearsipan dan pejabat yang bertanggung jawab dapat melakukan penyusutan arsip sesuai dengan kaedah-kaedah kearsipan dan ketentuan peraturan perundang-undangan.

3.    WAKTU PELAKSANAAN

Kegiatan penyeleksian arsip yang akan disusutkan dilaksanakan pada bulan Mei 2014 sampai dengan Oktober 2014

ISI

LAPORAN

Melaksanakan penyeleksian arsip inaktif yang akan disusutkan

Sebagaimana yang telah disebutkan di dalam latar belakang bahwa tahapan penyeleksian arsip yang akan disusutkan, berikut yang dapat kami laporkan;

1.    Pemilahan arsip unit Penerimaan Negara Migas yang dilaksanakan pada tanggal 28 Mei 2014, 3 Juni 2014 dan 26 - 27 Oktober;

2.    Pemilahan arsip unit Pengembangan Investasi Migas pada tanggal 30 Juni dan 1 Juli 2014;

3.    Pemilahan arsip surat Direktur Pembinaan Usaha hilir Migas pada tanggal 4 Agustus 2014;

4.    Pemilahan arsip unit pemanfaatan gas bumi (sekarang bernama wilayah kerja non konvensional) pada tanggal 27 - 28 Agustus 2014;

5.    Pada tanggal 14 Juli , 26 Agustus, mengolah data excel berisi daftar berkas arsip hukum Ditjen Migas yang tersimpan di Gedung Pusat Arsip KESDM;

6.    Tanggal 5 Agustus, 16 September  dan 13 Oktober 2014, memindahkan arsip sebanyak 450 boks (3 kali @150/1 mobil boks X 3 kali) dari Gedung Plaza centrsi ke Ruang Sewa di Gedung ANRI Jakarta Selatan;

7.    Tanggal 16 September dan 20 Oktober 2014 dan Konsep surat bertanda tangan Sesditjen Migas kepada Kepala Biro Umum KESDM tentang permohonan pemindahan arsip ke Gedung Pusat Arsip KESDM (terlampir);

8.    Tanggal 29 Oktober 2014 membuat konsep laporan kearsipan mengenai penyimpanan arsip di ANRI kepada Bapak Sesditjen Migas (terlampir).

PENUTUP

Demikian laporan ini disusun untuk menjadikan bahan evaluasi bagi kepala Subag Tata Usaha dan Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian serta menjadi bukti kerja arsiparis serta bukti kerja pada Sasaran Kinerja Pegawai.

Melakukan Monitoring Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan (3)

1.    PENDAHULUAN

Pada bulan Februari 2014, laporan monitoring penggunaan aplikasi sistem informasi kearsipan (2) menggambarkan secara umum mengenai aplikasi penyimpanan arsip pernah yang pernah dituangkan dalam laporan pemantauan pengelolaan arsip Ditjen Migas pada bulan Oktober 2013.

Isi laporan kedua tersebut berisi mengenai catatan yang perlu di ditindaklanjuti mengenai kekurangan aplikasi atau sistem informasi kearsipan yang telah dibangun oleh Ditjen Migas. Walaupun belum ada tindak lanjut dari catatan kekurangan tersebut, namun aplikasi penyimpanan arsip tersebut telah menunjukkan manfaat.

Untuk itulah pada laporan ketiga dalam melakukan monitoring penggunaan aplikasi sistem informasi kearsipan, penulis akan menggambarkan manfaat dari aplikasi tersebut.

2.    PEMBAHASAN

2.1.        Khasanah arsip yang tersimpan di Aplikasi Penyimpanan Arsip

2.1.1 Data Arsip

Jumlah data yang tersimpan sampai dengan tanggal 24 Oktober 2014 sebanyak 42.632 dengan rincian data sesuai dengan unit pengolah sebagai berikut:

No.	Unit	Jumlah Data
1	Subdit Penyiapan Program	246 arsip
2	Subdit Penerimaan Negara	709 arsip
3	Subdit Investasi	685 arsip
4	Subdit Potensi Dalam Negeri	3.419 arsip
5	Subdit Kerjasama	433 arsip
6	Subdit Wilayah Kerja	11 arsip
7	Subdit Eksplorasi	1.443 arsip
8	Subdit Pemanfaatan Gas Bumi	378 arsip
9	Subdit Pengolahan	23 arsip
10	Subdit Harga Dan Subsidi	128 arsip
11	Subdit Niaga	432 arsip
12	Subdit Penyimpanan	226 arsip
13	Subdit Standarisasi	1.269 arsip
14	Subdit Keselamatan Hulu	947 arsip
15	Subdit Keselamatan Hilir	514 arsip
16	Subdit Lindung Lingkungan	1.342 arsip
17	Subdit Usaha Penunjang	31 arsip
18	Dirjen	10.763 arsip
19	Direktorat Program	80 arsip
20	Direktorat Usaha Hulu	1.591 arsip
21	Direktorat Usaha Hilir	2.916 arsip
22	Direktorat Teknik dan Lingkung	299 arsip
23	Sekretariat Ditjen	997 arsip
24	Bagian Rencana & Laporan	589 arsip
25	Bagian Keuangan	5.200 arsip
26	Bagian Hukum	3.929 arsip
27	Bagian Umum	3.169 arsip

Table di atas menunjukkan kuantitas dokumentasi data arsip. Walaupun arsip sudah masuk dalam kriteria dimusnahkan bahkan fisik arsip sudah dimusnahkan, tetapi aplikasi penyimpanan tetap akan menyimpan dokumentasi data arsip.

2.1.2 File pdf hasil alih media

Dalam konsep peraturan perundangan kearsipan tahun 2009, alihmedia merupakan salah satu cara untuk memelihara arsip. Akses arsip melalui file pdf, mewakili melihat fisik arsipnya sehingga terlindungi fisik arsip dari akses tangan manusia.File pdf pun memudahkan dalam jalan akses.

Jumlah file pdf yang sudah terupload di aplikasi penyimpanan arsip Ditjen Migas sejumlah 10.058 file. Jumlah tersebut status sampai dengan tanggal 27 oktober 2014. Penambahan file pdf dilaksanakan setiap hari seiring dengan arsip konvensional/kertas yang dilakukan pemindaian.

Khasanah file pdf di dalam aplikasi penyimpanan arsip antara lain file SP2D diatas ratusan juta beserta lampirannya, nota dinas bertanda tangan dirjen dan nota dinas bertanda tangan direktur.

Penentuan arsip kertas yang dialih mediakan ke dalam file digital berformat pdf adalah hasil analisai dari arsiparis ahli.

2.2.        Fasilitas pencarian

Dengan mempergunakan jalan yang disediakan aplikasi, dan mengetikan kata kunci baik kalimat utuh, atau sepenggal kalimat atau satu kata, maka aplikasi penyimpanan arsip akan menunjukkan lokasi arsip. Selain itu juga menunjukkan file pdf untuk dapat dilihat dan diunduh.

3.    PENUTUP

3.1.        Kesimpulan

Manfaat teknologi informasi dalam bidang kearsipan menjadi sarana untuk kecepatan pelayanan kearsipan. Semakin banyak khasanah arsip yang tersimpan dalam aplikasi penyimpanan arsip Ditjen Migas maka akan memberikan dalam pelayanan bidang kearsipan. Selain manfaat kecepatan akses, manfaat aplikasi penyimpanan arsip Ditjen Migas dapat menyimpan ribuan sampai dengan jutaan data. Sampai bulan Oktober 2014, memori yang terbaca untuk aplikasi ini adalah 9 Giga byte.

3.2.        Saran

Untuk melestarikan penyimpanan aplikasi penyimpanan arsip Ditjen Migas, perlu kiranya untuk melakukan perawatan secara rutin minimal dalam satu tahun sekali. Sistem informasi perlu dilakukan pemeliharaan karena beberapa antara lain; system memiliki kesalahan yang dulunya belum terdeteksi, system mengalami perubahan karena perubahan lingkungan luar, system terinfeksi malware aktif, system berkas corrupt dan perangkat keras melemah.

Penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor semester kedua 2014

PENDAHULUAN

1.     Latar Belakang

Berdasarkan surat Perjanjian Kerjasama antara Direktorat Jenderal Migas dan Kepala Pusat Jasa Kearsipan nomor 34/91.04/SPK/PPKP/2014 dan HK.02/05/2014 tanggal 4 Februari 2014, penyimpanan arsip inaktif Ditjen Migas sejumlah 3400 boks selama 12 bulan terhitung mulai bulan Januari sampai dengan Desember 2014.

2.     Maksud dan Tujuan

Kerjasama penyimpanan yang dilaksanakan oleh Ditjen Migas dengan Pusat Jasa ANRI merupakan langkah untuk menyediakan solusi terhadap permasalahan ruangan penyimpanan arsip inaktif yang terbatas di gedung Plaza centris Migas.

ISI LAPORAN

Penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor pada Tahun 2014 dilaksanakan pada sejumlah 3400 boks. Jadi nomor yang dimaksud adalah nomor boks.

Adapun boks – boks arsip termaksud adalah sebagaimana dalam table dibawah ini;

No	Seri arsip	Januari s.d. april 2014			Mei s.d. Nov. 2014
		Boks	Rak	Jumlah boks	Boks	Rak	Jumlah boks
1	Pemberdayaan Potensi Dalam Neg eri	164 - 168, 174 - 282	1	119	253 - 377 (15) / 1 - 163 / 164 - 300	1 / 1 / 2	281
2	Penyiapan Program	1 - 11	2	11	1 - 11 / 12 - 41	2	41
3	Pengembangan Investasi	18 - 205	2	20	1 - 2 /46 - 88	2 / 24	44
4	Laporan PJDGB Tahun 2009, 2010, 2011, 2012	1 - 50 , 1 – 155, 1 – 177, 1 - 111	3	437	1 - 22 / 1 - 72 / 1 - 136 / 1 - 111	3 / 15	341
5	Dokumen Lelang LPG 2009		3	6	0	0	0
6	Laporan Pekerjaan DIPA	131 - 151 / 74 - 82 / 84 - 130 / 152 - 186 / 190 - 194 / 195 - 200 / 211 - 221 / 1 - 74 / 526 - 533	3 / 4 / 4 / 5 / 6 / 7 / 8 / 9 / 14	215	1 - 102 / 256 - 400	17	246
7	Dokumen Lelang LPG 2010, 2011	1 - 37, 1 - 47	4	84	1 - 37, 1 - 47	9	84
8	Harga dan Subsidi	1 - 79	5	79	8 - 79	5	69
9	Pengolahan	1 - 5	5	5	1 - 5	5	5
10	Standarisasi	1 - 6, 18 - 31 , 35 - 43 , 44 - 52	5 / 6	35	33 - 149 / 1 - 24	20 / 24	144
11	Dokumen Lelang SPBG 2012	1 - 136 / 76	6 / 14 / 22	134	1 - 136 / 76	6 / 14 / 22	134
12	Keselamatan Operasi hulu	176 - 256 / 1 - 10	7 / 10	74	1 - 27 / 1 - 10	7 / 10	37
13	Persuratan / Surat Direktur DMT	1 - 27 / 28 - 51	7 / 18	27	1 - 27 / 28 - 51	18	51
14	Berkas Direktur Jenderal	1 - 91	7 / 8	91	1 - 91	7 / 8	91
15	Sekretariat Ditjen	1 - 52 / 1 - 7	8	59	1 - 52 / 1 - 7	8	59
16	Pengurusan Paspor Dinas	53 - 61	8	8	0	0	0
17	Hukum	1 - 23	8	23	1 - 23	8	23
18	Keuangan (S)	1 - 19	9	19	3 - 19	9	17
19	Rencana dan Laporan	1 - 56	9	56	1 - 23	9	23
20	Dokumen Lelang SDMU, SDML, SDMH, SDMK	1 - 32, 1 - 43 , 1 - 8 , 6 - 9 / 10 / 33 - 42	10 / 14 / 15	100	1 - 32, 1 - 43 , 1 - 8 , 6 - 9 / 10 / 33 - 42	10 / 14 / 15	100
21	Dokumen Lelang 2011 DME	1 - 21	10	20	1 - 32	10	32
22	Dokumen Lelang 2011 dan 2012 DMT	1 - 20	10	20	1 - 42	10	42
23	Dokumen Lelang DMO	1 - 49	11	49	1 - 78	11	78
24	SP2D PJDGB	1 - 16	11	26	1 - 35	11	40
25	SP2D  Lelang	1 - 59 / 60 - 209 / 210 - 234	11 / 12 / 13	234	1 - 59 / 60 - 209 / 210 - 234	11 / 12 / 13	155
26	Umum dan Kepegawaian (MU/kepeg)	1 - 61	13	61	1 - 29	13	29
27	Dokumen Lelang PJDGB 2011 (berserakan)	1 - 49	13	47	Sama	Sama	sama
28	Keuangan (YD)	1 - 12 / 13 - 102 / 103 - 114	13 / 14 / 15	90	Sama	Sama	sama
29	Keuangan (WP)	1 - 34	14	34	Sama	Sama	sama
30	Usaha Penunjang	13 - 27 / 28 - 67	15 / 23	15	Sama	Sama	Sama
31	SP2D Tahun 2011 (MK)	1 - 150 / 151 - 175 / susulan	16 / 17	175	0	0	0
32	Eksplorasi I	1 - 34	18	34	1 - 37	18	37
33	Keuangan (SP2D non lelang) 2005 s.d. 2011	39 - 47, 67 - 172, 119, 131 - 152, 156, 202, 304 - 305	19	305	1 – 171	12 / 13	171
34	Dok.Lelang Jargas 2009, 2010, 2011, 2012	1 - 57 / 1 - 92 / 1 - 57 / 1 - 61	21 / 22 / 22	267	Sama	Sama	Sama
35	Penyimpanan	1 - 44	23	44	1 - 44 / 1 - 5	23	49
36	Pengangkutan	1 - 4	23	10	Sama	Sama	Sama
37	Dokumen Lelang DMB	1 - 16	23	16	1 -  26 / 28 - 58	23 / lt.8	70
38	Kerjasama migas				1 - 3	20	3
39	Pemanfaatan gas				1 - 43	9	43
40	Surat Direktur DMO				34 - 55	19	17
41	Lindungan lingkungan				1 – 29		29
42	SP2D LPG				1 – 14		14
43	SP2D TA. 2012				148 – 188		40
44	SP2D IGBT/SPBG				1 – 7		7

PENUTUP

Pada penutup laporan ini, terdapat tiga hal yang dalam penyimpanan arsip yakni:

1.    Terdapat penambahan boks sebagaimana table berikut:

No	Seri	Jumlah boks Januari s.d. april 2014	Jumlah boks Mei s.d. Nov. 2014	Bertambah
1	Pemberdayaan Potensi Dalam Neg	119	281	162
2	Standarisasi	35	144	109
3	Dokumen Lelang DMB	16	70	54
4	Pemanfaatan gas	0	43	43
5	SP2D TA. 2012	0	40	40
6	Laporan Pekerjaan DIPA	215	246	31
7	Penyiapan Program	11	41	30
8	Lindungan lingkungan	0	29	29
9	Dokumen Lelang DMO	49	78	29
10	Pengembangan Investasi	20	44	24
11	Persuratan / Surat Direktur DMT	27	51	24
12	Dokumen Lelang 2011 dan 2012 DMT	20	42	22
13	Surat Direktur DMO	0	17	17
14	SP2D LPG	0	14	14
15	SP2D PJDGB	26	40	14
16	Dokumen Lelang 2011 DME	20	32	12
17	SP2D IGBT/SPBG	0	7	7
18	Penyimpanan	44	49	5
19	Kerjasama migas	0	3	3
20	Eksplorasi I	34	37	3

 2.    Terdapat Penyusutan boks sebagaimana table berikut:

No	Seri	Jumlah boks Januari s.d. april 2014	Jumlah boks Mei s.d. Nov. 2014	Berkurang
1	Keuangan (S)	19	17	2
2	Dokumen Lelang LPG 2009	6	0	6
3	Pengurusan Paspor Dinas	8	0	8
4	Harga dan Subsidi	79	69	10
5	Umum dan Kepegawaian (MU/kepeg)	61	29	32
6	Rencana dan Laporan	56	23	33
7	Keselamatan Operasi hulu	74	37	37
8	SP2D  Lelang	234	155	79
9	Laporan PJDGB Tahun 2009, 2010, 2011, 2012	437	341	96
10	SP2D Non Lelang2005 s.d. 2011	305	171	134
11	SP2D Tahun 2011 (MK)	175	0	175

3.    Jumlah boks yang tetap (tidak berkurang atau bertambah)sebagaimana table berikut;

No	Seri	Jumlah boks Januari s.d. april 2014	Jumlah boks Mei s.d. Nov. 2014
1	Hukum	sama	sama
2	Sekretariat Ditjen	sama	sama
3	Dokumen Lelang LPG 2010, 2011	sama	sama
4	Berkas Direktur Jenderal	sama	sama
5	Dokumen Lelang SDMU, SDML, SDMH, SDMK	sama	sama
6	Dokumen Lelang SPBG 2012	sama	sama
7	Pengolahan	sama	sama
8	Pengangkutan	sama	sama
9	Usaha Penunjang	sama	sama
10	Keuangan (WP)	sama	sama
11	Dokumen Lelang PJDGB 2011 (berserakan)	sama	sama
12	Keuangan (YD)	sama	sama
13	Dok.Lelang Jargas 2009, 2010, 2011, 2012	sama	sama

Demikian laporan perkembangan penyimpanan arsip di Ruang Sewa ANRI dengan memperbandingkan penyimpanan periode Januari s.d. april 2014 dan Mei s.d. Nov. 2014. Total penambahan adalah 672 boks sedangkan total penyusutan boks adalah 612.