Realisasi Produk Kearsipan

Artikel berikut ini mempergunakan pendekatan sistem manajemen mutu pada klausul “realisasi produk”.

I.             Mengidentifikasi dan mendefinisikan “produk kearsipan”

Produk kearsipan adalah pembebasan tumpukan berkas di ruang kerja dan penyediaan arsip  dalam rangka pemeriksaan dan bahan rujukan kepada pejabat/pegawai atau pemohon informasi publik. Produk nyata lain adalah daftar arsip. Arsip yang tersimpan dengan rapi. Kemudahan dalam pencarian arsip. Produk fisik arsip, produk soft file (arsip hasil alih media).

II.            Perencanaan realisasi Produk Kearsipan

Perencanaan realisasi produk kearsipan mencakup sasaran mutu pemindahan, pendataan/deskrepsi arsip, penataan , penyimpanan, pemindaian/scanning dan upload ke dalam teknologi informasi komputer (TIK).

Sasaran mutu pemindahan adalah ketika arsip tercipta dapat dipindah pada akhir tahun anggaran (Maksimal pada bulan januari tahun anggaran berikutnya). Dalam aturan pemindahan arsip mengacu pada status arsip. Status aktif berada di unit pencipta atau unit kerja. Status inaktif harus segera dipindah ke unit kearsipan.

Ketakutan para pejabat dan pegawai di unit kerja/pencipta arsip akan arsip yang belum selesai daudit oleh pemeriksa, menjadikan arsip menumpuk di unit kerja/unit pencipta. Pada tahun 2013, arsip pembayaran/SP2D dari bagian Keuangan telah dipindahkan ke unit kearsipan. Dalam rangka pemeriksaan, unit kerja dapat menghubungi unit kearsipan untuk meminjam arsip tersebut. Hal ini menunjukkan bahwa produk kearsipan “penataan arsip” tidak menjadikan ketakutan tersebut.

Sasaran mutu pendataan/deskrepsi arsip adalah penyusunan metadata arsip. aturan dasar pada peraturan Kepala ANRI mengenai Metadata Arsip dan pengembangan metadata arsip disesuaikan dengan kebutuhan unit kerja dalam mencari informasi. Analisa proses mempengaruhi lembar deskrepsi. Sebagai contoh lembar deskrepsi untuk arsip substantive adan berbeda dalam lembar deskrepsi arsip fasilitatif.

Sasaran mutu penataan adalah skema penataan yang dihasilkan dari analisa tugas pokok dan fungsi. Dalam hal ini diperlukan pendalaman untuk mengetahui proses kerja pekerjaan tertentu pada setiap transaksi. Misalnya untuk seri arsip rencana penggunaan tenaga kerja asing (RPTKA), bagaimana transaski dan proses serta instansi yang berhubungan dalam proses tersebut.

Sasaran mutu penyimpanan adalah jauh dari ruang kerja  dan space ruangan yang mencukupi serta tersedianya almari arsip/rool opeck atau rak statis yang memadai. Di gedung plaza centris migas, terdapat satu ruang arsip di Lantai 8 dengan kapasitas penyimpanan hanya 1000 bok. Hal tersebut tidak dapat menampung seluruh arsip yang akan disimpan. Pada setiap unit kerja terdapat ruang arsip, namun peruntukkan lebih banyak dipergunakan sebagai ruang pantry. Untuk itulah kerjasama penyimpanan dilakukan dengan pusat jasa kearsipan untuk dapat menampung penyimpanan arsip. pada tahun 2013, ditjen migas memesan ruang simpan untuk 3400 boks arsip.

Sasaran mutu pemindaian/scanning adalah ukuran dan kualitas soft file yang handal. Ukuran tidak memberatkan aplikasi dalam pengunggahan. Kualitas gambar dapat terbaca oleh aplikasi pembaca dan file tidak korrup.

Prinsip Sistem Manajemen Mutu I

Artikel berikut adalah uraian mengenai prinsip Manajemen Mutu yang dapat diterapkan di Kearsipan. Teknik analisa yang menghubungkan pelaksanaan pengelolaan kearsipan dengan prinsip yakni kearsipan berfokus kepada kebutuhan saat ini, manajemen dan pendekatan sistem dan keterlibatan orang.

Prinsip Kearsipan yang berfokus kepada kebutuhan saat ini  adalah kearsipan yang memperhatikan tingkat pertumbuhan arsip serta ketersediaan sarana dan prasarana (gedung, ruangan dan peralatan). Seringnya kita jumpai arsip berada di lorong lorong ruangan kerja. Pertumbuhan yang cepat tidak diimbangi dengan ketersediaan ruang arsip yang memadai. Pada kantor kantor yang beralamat di Jakarta, harga ruangan kerja lebih mahal dari kebutuhan untuk menyimpan arsip.

Contohnya adalah arsip pengadaan barang dan jasa (yang biasa disebut dengan dokumen lelang). Kebutuhan penyimpanan dokumen lelang adalah untuk menyediakan arsip dalam mendukung pemeriksaan baik yang dilaksanakan oleh inspektorat jenderal, BPK, atau institusi pemeriksa lainnya (POLRI, KPK, BPKP, MA, KEJAKSAAN). Kebutuhan penyimpanan terkait dengan ruangan untuk menyimpan sedangkan pada tiap tahunnya, dokumen lelang akan tercipta seiring dengan pelaksanaan anggaran pemerintah.

Prinsip manajemen dan pendekatan sistem pada pengadaan barang dan jasa pemerintah Medio tahun 2012 dengan diterapkannya metode e-procurment, akan mengurangi terciptanya arsip konvensional (kertas), sehingga kebutuhan ruang simpan menjadi berkurang. Hal tersebut menjadikan pemahaman bagi pencipta dan pemilik arsip / dokumen lelang bahwa pengelolaan proses pelelangan barang dan jasa lebih baik untuk mempergunakan metode e-procurement.

Prinsip manajemen mutu yang lainya adalah keterlibatan orang. Keterlibatan seluruh unsur pejabat dan pegawai. Sebagai rekaman kegiatan birokrasi, arsip tercipta oleh seluruh lini organisasi baik pejabat tingkat pengambil keputusan sampai dengan pejabat manajerial. Tak terlepas dari pegawai sebagai pejabat fungsional umum dan fungsional terntentu yang mendukung manajer(Pejabat Struktural) terkait. Untuk itulah keterlibatan seluruh orang dalam organisasi mengenai penyimpanan dokumen dan pemanfaatan dokumen sangat diperlukan.

Contoh keterlibatan adalah pejabat sebagai unit pengolah akan menyerahkan (untuk dipindahkan ke unit penyimpan/unit kearsipan) arsip inaktif kepada unit kearsipan III. Pegawai sebagai pengkonsep surat dan pengentri data arsip yang diserahkan pun merasa terlibat dan memang harus terlibat sehingga proses pemindahan dokumen yang sudah selesai proses administrasinya (inaktif) atau telah ter audit dapat terlaksana dengan baik. 

Hal demikian untuk mengurangi tumpukan arsip di unit kerja / unit pengolah. Di sisi lain, unit kearsipan juga harus mendata dan menyimpan dengan baik sehinga suatu arsip yang dipindahkan ketika dibutuhkan oleh unit pengolah dapat diketemukan. Yang tentunya didokumentasikan dengan berita acara pemindahan arsip.

Kemandirian dan independensi Arsiparis

Tulisan ini mengurai bagaimana sudut pandang Kemandirian dalam melaksanakan tugas fungsi yang dimiliki oleh seorang arsiparis. Bersadarkan Pasal 151 Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU nomor 43 tentang kearsipan, seorang arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan  fungsi dan tugasnya.

tulisan lain yang terkait adalah

Arsiparis

Revisi Butir Rincian Kegiatan Arsiparis

Uraian tulisan mempergunakan teknis analisa Kekuatan, kelemahan, tantangan dan ancaman.

Sintesa dari kemandirian adalah arsiparis memiliki kebebasan dalam melaksanakan kegiatan kearsipan (terbebas dari kegiatan unit kerja/yang bukan kegiatan kearsipan), mendapat dukungan penganggaran serta mendapat dukungan dari pejabat di unit kerja yang menaungi arsiparis sampai dengan unit kerja lain yang membutuhkan manfaat kearsipan.

Kekuatan bermula dari Kewenangan yang dimilik dari seorang arsiparis yang diatur dalam UU adalah menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip apabila dipandang penggunaan arsip dapat merusak keamanan informasi dan/atau fisik arsip; menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip yang tidak berhak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan melakukan penelusuran arsip pada pencipta arsip berdasarkan penugasan oleh pimpinan pencipta arsip atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan kewenangannya dalam rangka penyelamatan arsip.

Kekuatan lainnya adalah Fungsi dan tugas arsiparis yang diatur dalam peraturan Pemerintah tersebut adalah menjaga terciptanya arsip dari kegiatan , menjaga ketersediaan arsip, menjaga terwujudnya pengelolaan arsip dan pemanfaatan arsip, menjaga keamanan dan keselamatan arsip terkait hak-hak keperdataan rakyat, menjaga keselamatan dan kelestarian arsip , menjaga keselamatan aset nasional , menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Ancaman arsiparis adalah dipergunakan nya tenaga dan fikir serta waktu kerja seorang arsiparis oleh pimpinan unit kerja yang tidak melaksanakan tupoksi kearsipan. Hal ini dapat dijumpai di banyak unit unit kerja. Contohnya adalah seorang arsiparis dimanfaatkan tenaganya untuk menjadi pejabat pengadaan, untuk menjadi pejabat pembantu pengelola keuangan, untuk menjadi sekretaris pimpinan, untuk menjadi petugas protokol, untuk menjadi pengurus SPPD, untuk menjadi petugas ortala, petugas humas sampai dengan melaksanakan kegiatan yang melekat di unit kerja yang menaungi arsiparis tersebut. Hal ini menjadi ancaman kurangnya waktu kerja kearsipan. Produktivitas seorang arsiparis terancam, bahkan diantara para arsiparis sama sekali tidak dapat mengumpulkan kredit poin.

Kelemahan dari kedudukan arsiparis adalah secara struktural arsiparis berada di bawah pejabat eselon II, namun demikian dalam hal pelaksanaan tugas keseharian melekat pada unit eselon III. Pun demikian dalam hal penilaian DP3 ditandatangani oleh atasan langsung (masih dibawah eselon IV).

Kelemahan lainnya seorang arsiparis bergantungnya kepada sarana dan prasarana yakni gedung, ruang dan peralatan. Dalam hal pengadaan sarana dan prasarana di unit kerja telah diatur dengan Rencana Kerja Anggaran Kementerian dan Lembaga (RKAKL). Pengusulnya adalah kepala unit eselon III dan penanggung jawab kinerja adalah kepala unit eselon II. Contoh nyata adalah ketika tidak ada perhatian dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan, maka karir arsiparis dapat mandeg, fungus dan tugas arsiparis pun tak dapat terlaksana.

Tantangan seorang arsiparis diberikan ruang untuk mengusulkan kegiatan melalui pejabat eselon III dan penanggungjawab kinerja. Tantangan ini mempunyai ancaman yakni keberadaan kepala unit eselon IV sebagai manajer dalam hal kegiatan tata usaha yang didalamnya termasuk kegiatan kearsipan. Atau bagaimana jika seorang arsiparis berada dibawah unit kerja hukum, atau unit kerja perencanaan, unit kerja kepegawaian? Sehingga plot anggaran kearsipan tak dapat disediakan.

Tidak adanya ancaman jika para arsiparis berada di pejabat struktural bidang kearsipan, dikarenakan tugas dan fungsi pejabat termaksud pada bidang kearsipan. Jika arsiparis memiliki atasan langsung kasubag kearsipan maka penulis berbendapat sudah tidak ada ancaman pelaksanaan fungsi tugas seorang arsiparis.

Tantangan lainnya adalah para arsiparis dapat menawarkan manfaat kepada seluruh eselon III yang berada dalam satu satuan kerja. Manfaat dari pelaksanaan fungsi tugas seorang arsiparis dalam mendukung pencapaian target kinerja unit eselon III tertentu. Sehingga kepala unit eselon III dapat mengusulkan anggaran di RKAKL untuk kegiatan kearsipan pada unit kerja eselon III.

Kesimpulan, kewenangan dan tugas fungsi arsiparis dapat berjalan dengan baik jika adanya dukungan dan perhatian dari pimpinan unit kerja baik eselon II, III dan IV. Selain itu juga bahwa sikap mandiri seorang arsiparis harus menghasilkan jiwa interprenuer dalam mencari peluang dan melakukan pendekatan sehingga mendapat dukungan dan perhatian termaksud. Dukungan dan perhatian anggaran, ijin pelaksanaan fungsi dan tugas arsiparis serta pembinaan karir arsiparis.

Jangan berputusa asa dalam rahmat Allah, mungkin itulah kalimat sebagai penguat diri penulis yang juga seorang arsiparis. Kekuarangan tenaga atau petugas kearsipan, minimnya sarana dan prasarana (gedung, ruang dan peralatan) sampai dengan dukungan anggaran dari pimpinan yang kurang, tak menyurutkan semangat untuk tetap berusaha menjalankan kewenangan dan tugas fungsi arsiparis.

Konsepnya adalah kerja cerdas dan bukan lagi kerja keras. Jika kurang petugas maka undang petugas kearsipan non PNS untuk membantu. jika tidak terdapat ruang penyimpanan karena gedung terbatas, maka kerjasama saja dengan pihak ketiga atau ANRI untuk membantu penyimpanan arsip. Jika tidak ada anggaran, maka tunjukkan kita mampu menyelesaikan penugasan dari pimpinan sehingga kita dipercaya untuk mengusulkan anggaran kearsipan. Tawarkan manfaat terkelolanya kearsipan kepada kasbudit/kabag/kabid. Cari peluangnya dan jalankan. Kemudian liat apa yang akan terjadi (pake gaya Mario teguh)