Pembahasan penyusunan Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip yg disingkat SKKA sebagaimana undangan Kepala Biro Umum yg diselenggarakan pada hari Senin, tanggal 5 November 2018 bertempat di Wisma Bayu Puncak Bogor.
Pembahasan tersebut merupakan lanjutan yang sebelumnya dilaksanakan pada awal Oktober 2018 di Yogyakarta. Informasi dari dari arsiparis madya, bahwa diperlukan konfirmasi dari Ditjen Migas atas jenis arsip minyak dan gas bumi yg telah di draft oleh tim penyusun. Maka saya pun ijin kepada manajemen Sekretariat Ditjen migas untuk dapat hadir bersama Kasubag Tata Usaha Ditjen Migas.
Acara dibuka oleh Kepala Bagian Tata Usaha dan Kearsipan KESDM dilanjutkan dengan paparan tim penyusun.
Pada sesi diskusi, kami perwakilan Ditjen Migas diberikan kesempatan untuk merespon draft SKKA dan kami menyampaikan hal-hal sebagai berikut:
1. Milestone Peraturan Kearsipan Ditjen Migas yakni pada 2009 s.d 2011 (tiga tahun) proses penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yg dituangkan dalam Permen ESDM No.18 tahun 2011, berharap menjadi solusi permasalahan kearsipan.
Permasalahan kearsipan yg sangat mendesak dihadapi oleh unit kerja seperti Di Ditjen Migas adalah pertumbuhan yg tinggi sehingga menjadikan keterbatasan ruang simpan. Tahun 2018, kami mengajukan pemindahan 1800 boks hanya mampu diterima 240 boks oleh Pusat Arsip KESDM.
Maka dari itu, sejak dari tahun 2012, Ditjen Migas telah memperluas daya tampung penyimpanan arsip dimana dilakukan kerjasama penyimpanan dengan Pusat Jasa Kearsipan ANRI (jasa PNBP).
🌟 🌟 secara terbuka, Kepala Bagian Tata Usaha Dan Kearsipan KESDM merespon bahwa salah satu ukuran pengawasan kearsipan yg didapatkan KESDM agak menurun adalah keterbatasan ruang records center. Saat ini records center di Pusat Arsip KESDM belum mampu menyediakan kebutuhan penyimpanan arsip inaktif yg berasal dari unit utama di lingkungan KESDM. Kebutuhan Organisasi saat ini ada ay penyediaan Rumah Dinas sehingga anggaran yg telah tersedia dialihkan untuk mendukung kebutuhan organisasi.
Selain penyediaan ruang records center, rekomendasi Tim penilaian dari ANRI merekomendasikan agar adanya pengaturan menteri ESDM terkait empat instrumen kearsipan yakni klasifikasi, SKKA, JRA, dan Tata Naskah Dinas.
2. JRA Migas (Tim perumus Ditjen Migas) memunculkan jenis arsip yg lebih detil, dengan harapan memudahkan arsiparis dalam melakukan penyusutan.
Namun demikian pelaksanaan pemusnahan arsip migas terlaksana 6 taun setelah disyahkan JRA. Tepatnya setelah terbitnya penetapan pemusnahan arsip migas sebanyak enam ribuan berkas pada akhir tahun 2017 (SK ttd a.n. menteri, sekjen)
JRA hanya bisa dipergunakan oleh tim penilai sebagai landasan penilaian untuk pemusnahan arsip,
Hal tersebut sesuai dengan PP tentang pelaksanaan UU kearsipan di tahun 2012.
Adanya JRA Migas tidak serta merta dapat dijadikan dasar agar arsip langsung dapat di musnah kan namun tetap dalam proses administrasi (permohonan rekomendasi dari Sekretaris Jenderal KESDM kepada Kepala Arsip Nasional RI)
3. Kami menyampaikan bahwa tidak menolak Draft SKKA yg dibuat oleh Tim Biro Umum karena identik dengan jenis arsip yang terdapat pada JRA Migas tahun 2011.
Secara metodologi penyusunan jenis arsip JRA migas tahun 2011, melalui proses analisa tugas fungsi, dimana proses pembahasan dengan menghadirkan seluruh pejabat pengawas pada tiap subdit di lingkungan Ditjen Migas.
Waktu itu (2009 s. d. 2010) pleno perumusan beberapa kali oleh pejabat pengawas di lingkungan Ditjen Migas yg memiliki tugas organisasi kemudian pleno dilakukan di biro hukum, dan pleno berikutnya adalah di gedung anri (sebelum diterbitkan rekomendasi kepala anri)
🌟 🌟 tanggapan tim perumusan draft SKKA( arsiparis madya kesdm), bahwa jenis arsip sudah sesuai dengan usulan revisi permen esdm tentang JRA substanstif ESDM. hal tersebut telah dilaksanakan pleno oleh Instansi Pembina (ANRI)
4. Kami sampaikan pula bahwa terkait dengan kemunculan Peraturan Pemerintah tentang pelaksanaan UU Kearsipan pada satu tahun setelah disyahkan permen JRA migas, maka diperlukan revisi JRA migas tahun 2011 yg dimulai dari penyusunan pedoman retensi urusan ESDM
Pada draft PEDOMAN Retensi urusan ESDM, masukan kami melalui surat sekretaris ditjen migas menetapkan 11 jenis arsip (tidak sedetil jenis arsip yang ada di JRA migas.
dari 11 jenis arsip tersebut, terbagi dari kelompok fungsi organisasi Ditjen Migas 4 jenis, fungsi organisasi SKK Migas 5 jenis, dan fungsi BPH Migas sebanyak 2 jenis.
Jadi meskipun kami tidak menolak Draft SKKA yg identik dengan JRA migas, kami sampaikan kembali terkait masukan ditjen migas tentang jenis arsip pada draft pedoman retensi. Pendapat kami dengan menetapkan 11 Jenis arsip tersebut, lebih mempermudah klasifikasi arsip urusan ESDM.
🌟 🌟 respon dari tim penyusun adalah, target waktu yg ditetapkan adalah 2 minggu sebelum disampaikan ke biro hukum sebagai bahan prolegnas tahun 2019. Untuk itu, tim penyusun Draft SKKA mempertahankan jenis arsip sebagaimana jenis arsip yg ada di JRA migas.
Kami pun harus sepakat sebagai bentuk kebijaksanaan pencapaian ouput program kerja biro umum KESDM. Meskipun secara ideal kami harus mempertahankan masukan 11 jenis arsip migas sebagaimana masukan pedoman retensi, namun sebagai bentuk dukungan kepada biro umum sebagai PIC kearsipan KESDM maka sepakat terkait jenis arsip pada draft SKKA.
5. Beberapa jenis arsip pada draft SKKA menjadi catatan kami antara lain
– Kebijakan Menteri ESDM terkait dengan penyederhanaan perizinan dimana jenis arsip Ketenagakerjaan migas, kita minta di drop
– pembinaan usaha penunjang oleh ditjen migas pun disatukan pada kemampuan usaha penunjang dan menghilangkan jenis arsip Surat Keterangan Terdaftar
– begitu juga pembinaan keteknikan berupa Perusahaan Jasa Inspeksi Teknik (PJIT)
– jenis arsip yg terdapat kata “pengendalian” perlu dikonfirmasi ke SKK migas
– jenis arsip yg menjadi fungsi BPH Migas.
6. kami berharap bahwa draft SKKA yg akan diusung pada rancangan Peraturan Menteri menjadi solusi permasalahan kearsipan.
Setelah permasalahan pada fase pemusnahan (kebanjiran arsip) , permasalahan akses informasi arsip menjadi tolok ukur kredibilitas kesdm sebagai lembaga publik.
Meski permintaan informasi publik tidak seramai tahun 2012 dan 2013. juga SKKA hanya dipergunakan sebagai salah satu landasan dalam penyelesaian konflik informasi. namun proses penyusunan SKKA menjadi parameter pengawasan kearsipan yg berdampak pada salah satu indikator penilaian Reformasi Birokrasi KESDM.
