Satu cara untuk tetap menjaga semangat kegiatan kearsipan adalah mengilustrasikan proses kearsipan.
Salah satu ilustrasi tersebut adalah stock opname atau ganti simpan pada tautan 👇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/08/28/stock-opname-arsip/
Satu protret kearsipan di bulan Agustus 2019 tersebut dimaknai untuk menjamin ketersediaan ruang simpan.
Tak dipungkiri, bentuk arsip kertas senantiasa menyedot kebutuhan berupa space lemari dan ruangan untuk merawat arsip. Perawatan arsip kertas terkait erat dengan penyimpan yang sesuai dengan standar kaidah kearsipan dengan harapan memudahkan dalam penelusuran arsip.
Pun dalam minggu ini, tim arsip Ditjen Migas bergerak melakukan stock opname atau ganti simpan koleksi arsip.
Direncanakan kurang lebih 600 boks dalam lima hari kedepan dapat terlaksana agar ruang pengolahan yang berada di Gedung Ibnu Sutowo lantai 4 tetap berada pada tingkat kepadatan boks yang normal.
Sampai dengan bulan Oktober 2019, kepadatan arsip telah melewati besaran kapasitas penyimpanan. Lebih dari 3.000 boks arsip sebagai hasil pengolahan perlu dipindahkan untuk mengurangi tingkat kepadatan arsip di ruang pengolahan.
Beberapa kelompok arsip yang direncanakan pindah ke ruang simpan Offstorage atau ruang simpan luar gedung perkantoran antara lain
1. Arsip pembayaran pengadaan barang dan jasa di bawah 200 juta
2. Arsip niaga migas
3. Arsip persuratan
4. Arsip pengolahan migas
5. Arsip pengangkutan migas
6. Arsip laporan pekerjaan DIPA
Proses ganti simpan akan memanggil kembali arsip yang pada kurun waktu sebelum berada di Ruang Simpan Offstorage atau ruang simpan luar gedung. Kelompok arsip yang ditarik ke ruang pengolahan adalah dokumen pengadaan yang telah melewati retensi /masa simpan 9 – 10 tahun.
Penentuan metode untuk melakukan pengurangan arsip adalah mempertegas kembali definisi dokumen pengadaan yang semula terdiri dari dokumen panitia lelang dan persyaratan administrasi pengadaan menjadi dokumen inti pengadaan saja.
Rekaman kegiatan pengadaan mengendap secara menyeluruh pada berkas dokumen panitia. Sedangkan dokumen kelengkapan persyaratan pengadaan (seperti dokumen teknis, dokumen beaya yang diusulkan calon penyedia jasa) akan dipisahkan untuk disingkirkan.
Pemisahan dan menyingkirkan dokumen kelengkapan persyaratan pengadaan tersebut menjadi langkah untuk mengurangi beban penyimpanan arsip kertas.
Dokumen pengadaan Ditjen migas identik dengan pengadaan melalui pelelangan Umum. Usia arsip yang tertua adalah 13 tahun(2006). Sedangkan rencana pengurangan arsip akan menyasar pada arsip dengan kurun waktu sampai tahun 2012.
Pada akhirnya, proses stock opname atau ganti simpan di ruanh simpan Offstorage akan memperbaharui daftar arsip kelompok dokumen lelang. Selain itu sebagai optimasi pemanfaatan ruang simpan.
Semoga bermanfaat
