Mail Handling, pengurusan surat

29 Juli 2019, Udara sejuk kawasan puncak Bogor menyambut peserta rapat pembahasan pengurusan naskah dinas di lingkungan KESDM. Hangatnya sambutan mang MUMUH sehangat mentari pagi hingga tak canggung untuk memesan kopi.

Harmonisasi kopi mengawali obrolan ringan antar calon peserta rapat. ‘Komunikasi kedinasan saat ini tidak dapat dipisahkan dengan kehadiran teknologi informasi seperti WhatsApp dan E-mail”, ungkap petugas yang mewakili SKK Migas saat ngobrol santai dengan petugas tata usaha Ditjen Migas.
Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2018/10/23/whatsapp-vs-aplikasi-persuratan/

Kasubag Tata Usaha pada Ditjen Ketenagalistrikan bersama Calon arsiparis status magang yang sampai berikutnya menambah ramai obrolan santai di lobi Wisma Bayu. Begitu juga dua orang petugas persuratan dari Ditjen Minerba yang bergabung sesaat kemudian. Obrolan ringan meraba raba agenda rapat pengurusan naskah dinas.

Menurut penulis, menukil pada ruang lingkup tata naskah dinas, empat kata kunci yang mempermudah kita untuk memahami pengurusan naskah dinas yakni Pembuatan, Format, Pengendalian dan Pengamanan.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2018/11/15/tata-naskah-dinas/

Pekerjaan birokrasi yang bersifat administratif terkait erat dengan pembuatan naskah dinas. Meski demikian naskah dinas bukan satu satunya namun merupakan salah satu media komunikasi kedinasan. Jika kita mau perhatikan, masih banyak media komunikasi kedinasan lainnya yang juga menjadi bagian dari administrasi pemerintahan.

Praktik pembuatan naskah dinas terkait erat dengan penomoran, tembusan, lampiran, penggunaan kertas, penggunaan bentuk huruf, logo dan cap dinas.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/04/09/naskah-korespondensi/

Format naskah dinas menjadi asing di telinga orang awam, namun jika mempergunakan istilah ‘bentuk naskah’ mungkin lebih familiar. Bentuk naskah seperti peraturan, Keputusan, Edaran, Instruksi, Perintah yang menjadi produk hukum. Bentuk surat untuk media komunikasi lintas satuan kerja. Bentuk nota dinas sebagai media komunikasi di dalam satuan kerja. Dan bentuk khusus yang menjadi format baku di Instansi Pemerintahan.

Dua kata kunci dalam memahami pengurusan naskah dinas yakni pembuatan dan format, bisa jadi menjadi tema sharing yang menarik untuk dikemukakan diantara petugas ketatausahaan.

Kemudian kata kunci 🔑 kunci yang ketiga adalah pengendalian naskah dinas atau Mail Handling. Pendekatan agenda elektronik dalam mail handling yang saat ini diimplementasikan oleh tiap Satuan kerja di Lingkungan KESDM adalah pemanfaatan aplikasi persuratan dinas.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/05/419/

Kata kunci yang terakhir adalah Pengamanan Naskah Dinas. Biasa kita mengetikkan sifat surat antara lain Rahasia, Sangat Rahasia, Terbatas, Biasa menjadi usaha dalam rangka pengamanan naskah dinas.

Kemudian dalam pengurusan surat atau dalam membungkus dengan amplop dapat diberikan derajad surat yang biasa dengan kode “R”, ” SR”, dan “B”.

Pada perkembangan nya, terdapat beberapa metode dalam pengamanan naskah dinas seperti penggunaan Barcode, QRcode, security Printing sampai dengan penggunaan kertas khusus.

Di akhir tulisan ini, semoga forum ketatausahaan terus terselenggara sebagai bagian dari salah satu area perubahan ketatalaksanaan guna mendukung Reformasi birokrasi.

Kesan kaku dan penuh dengan tata aturan baku perlu diterobos dan disepakati bersama sehingga pengurusan naskah dinas menjadi salah satu media komunikasi kedinasan yang nampak dinamis.

Semoga bermanfaat

Tata Naskah Dinas

Pedoman di dalam membuat dokumen administrasi termuat di dalam tata naskah dinas. Penyebutan naskah mencerminkan keluasan makna. Naskah dinas dapat ditinjau dari bentuk, sifat, jenis, bahasa, dan kewenangan penandatangan.

Naskah menurut bentuk dapat berupa korespondensi, laporan, formulir, dan bentuk lainnya. Jenis bentuk korespondensi antara lain adalah surat, nota dinas, memorandum, fax dan email, sms, mms. Bentuk korespondensi dipergunakan untuk menyampaikan usulan, permohonan, tanggapan, tindak lanjut, koordinasi, sinkronisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dalam mencapai tujuan yang ditetapkan.

Naskah ditinjau dari sifat yakni pengaturan, penetapan, tidak mengatur, dan khusus(kepegawaian & keuangan). Naskah menurut yang bersifat pengaturan antara lain adalah Undang-undang, Peraturan Pengganti Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan Menteri, Peraturan Daerah. Naskah bersifat penetapan antara lain Keputusan, Edaran, Pemberitahuan, Pengumuman,dan Edaran.

Naskah Dinas dalam tinjauan kewenangan penandatangan dapat dibedakan menjadi Naskah intern dan ekstern. Pada umumnya, naskah ini berbentuk surat. Surat Intern dipergunakan sebagai alat berkomunikasi antara pejabat satu dengan pejabat yang lain dalam rangka pelaksanaan kegiatan dalam satu instansi/organisasi. Salah satu jenis dari surat intern adalah Nota Dinas.

Jenis korespondesi yang dipergunakan untuk berkomunikasi antar instansi yakni surat atau surat ekstern. Pejabat yang memiliki kewenangan menandatangani surat keluar adalah pejabat yang memiliki fungsi dan tugas organisasi. (bersambung)