Merasa tersentil, mendadak ramai saat beredar pemberitaan media online, kata "gedung arsip" di jejerkan dengan perkataan seorang menteri BUMN. Para pekerja arsip di WAG berasa tidak mau menerima kalimat menteri di pemberitaan itu.
Maklum saja, bagi arsiparis dan pekerja arsip, Gedung Arsip dianggap suatu entitas vital dari kearsipan. Pun definisi arsip bukan semata berkas kerja. namun tersirat gedung arsip.
Seandainya saja menteri itu mendukung rencana pembangunan gedung arsip, pasti sorak sorai diantara para insan kearsipan. Namun apakah laik mengisi pemberitaan. Bukankah suatu berita butuh unsur sensasional dan sesuatu yang berbeda.
Aku pun tertarik untuk ikut berkomentar, namun bukan picisan tanpa uraian. Aku mulai dari cara otak ini mendudukan informasi yang kita terima dari sudut pandang yang lebih luas. Kiranya perlu alur pikir yang lengkap untuk menyikapi informasi "rencana pembatalan pembangunan Gedung Arsip Kementerian BUMN". Seyogyanya juga tidak perlu berlebihan, namun perlu diliat dan dianalisa dari beberapa sudut pandang.
Misalnya saja kalimat ".... ngapain lagi bikin sesuatu yang masif lagi (di Jakarta)" . Kalimat tersebut menjelaskan dari kalimat sebelumnya ".... rencana beli tanah dan gedung arsip...." Menjadi suatu tanda tanya, berapa besar di otaku, fantastiskah nilai uang yang dialokasikan? Selain itu apakah lokasi tanah dan gedung arsip termaksud berada di Jakarta?
Tentu saja kuasa anggaran (menteri), berhak berkomentar atas hal tersebut. Terlebih disertai substansi alasan lain yakni terkait gedung perkantoran yang perlu direnovasi.
Aku jadi terbersit kondisi ruang kerja di kantorku (Gedung Migas), dibawah Kementerian ESDM. Ruang kerja yang direnovasi dilandasi dari penampakan berkas kerja yang terlalu berlebihan. Lebih dari 10 tahun menjadi ruang kerja, pemandangan kumuh menjadi dampak dimana kanan kiri meja pegawai sampai ruang file penuh dengan arsip kertas.
Branding suatu Kementerian yang berawal dari fisik bangunan gedung menjadi agenda pimpinan. Untuk itu bertemulah dengan ide ruang kerja yang berkonsep paperles office.
Namun sayang, kiranya konsep renovasi ruang kerja yang melupakan sisi urusan kearsipan. Untuk itu perlu jika arsiparis dan pemerhati arsip dapat diberikan porsi untuk ikut serta dalam perencanaan renovasi ruang kerja, sehingga dapat mengakselerasikan kearsipan.
Hal itu juga menjadi tantangan kearsipan dari sisi hulu, bukan hanya hilir yang bermuara pada Gedung Arsip.
Bagiku yg juga arsiparis, Gedung Arsip di suatu Kementerian memang diperlukan bagi kelangsungan kearsipan, namun itu hanya menjadi ruang transit sebelum diserahkan ke Lembaga Kearsipan. Gedung Arsip berada di muara sementara kearsipan. Meski pada perkembangannya, di level Kementerian dapat mengharmonisasi kebutuhan ruang serba guna seperti ruang rapat (lokasi di luar kota)
Muara sejati kearsipan berada di lembaga kearsipan. Tatkala suatu Kementerian rajin dan rutin menyetorkan arsip yang berpotensi statis, maka tidak perlu ruang transit yang begitu mewah (dalam konteks anggaran yang berlebih). Toh prinsip pengelolaan arsip mencari yang termurah.
Secara teori, memang arsip yang tersimpan hanya 20%, dan kurang dari 5% menjadi arsip statis. Tentunya prosentase tersebut tidak berbanding lurus dengan volume tertentu, karena masih ada rentang organisasi dan banyak dan strategisnya urusan yang dilaksanakan oleh suatu Kementerian.
Pun secara pragmatis, sampai dengan 10 tahun ini (pengalaman dan pengamatan penulis), gedung arsip di suatu Kementerian hanya menjadi pendaratan para penegak hukum dalam pengumpulan bukti suatu perkara.
Keringat dingin dan turut merasakan energi negatif kala melayani para penegak hukum di Gedung atau ruang arsip. Berbagai intrik tersembunyi dari rekam jejak birokrasi dalam pelaksanaan anggaran memenuhi ruang simpan di Gedung Arsip. Menyaksikan dan menjaga arsip yang menjadi rekaman kegiatan yang penuh pergumulan terkadang menyayat nurani.
Untung saja, tugas arsiparis dan pekerja arsip murni hanya sebatas penjaga gudang. Memang terbaca data arsip sebagai hasil aktivitas kearsipan. Namun demikian data arsip atau yang lebih dikenal dengan daftar pertelaan arsip atau daftar arsip, hanya salah satu bagian sarana penelusuran arsip.
Masih banyak pekerjaan rumah di kearsipan untuk dapat memasyarakatkan daftar arsip. Daftar arsip yang dapat memberikan dukungan manajemen atau sampai dengan memori kolektif Kementerian.
So, biasa saja kali, saat seorang menteri BUMN mengomentari rencana Kementerian sendiri terkait pembatalan gedung arsip.
Yang bisa jadi keliru, misalnya saja ada seorang menteri menolak rencana pengadaan gedung arsip yang diusulkan lembaga kearsipan baik pusat dan daerah. Bagi penulis, Gedung Arsip pada lembaga kearsipan memerlukan penambahan yang masif dalam bentuk Depot yang tersebar di beberapa wilayah di Indonesia. Kiranya dapat mengejar 5% arsip tiap Kementerian lembaga baik struktural maupun penugasan.
Bagiku, Menteri itu sih biasa saja, tak perlu membabibuta dalam pembelaan kearsipan. Misalnya saja, anggaran pembelian gedung arsip Kementerian BUMN dialihkan ke renovasi, maka saat kearsipan dapat tampil untuk turut serta dalam perencanaan ruang perkantoran yang dapat membawa pola pikir para pegawai atau ASN yang menghargai kearsipan sesuai dengan standar dan kaidah yang berlaku.
Kearsipan yang ruh nya sebagai memori kolektif kebangsaan, atau sebagai pemersatu bangsa, atau sebagai jangkar ingatan bersama, bahkan sampai dengan bentuk dukungan akuntabilitas birokrasi, perlu dituangkan dalam ruang perkantoran.
Tatkala ruang kerja atau working space berpengaruh pada produktifitas pelayanan publik, kiranya rencana renovasi ruang kerja Kementerian BUMN sebagai dalih pembatalan gedung arsip dapat menjaga ruh kearsipan termaksud. Sehingga ruang kantor bukan hanya memancing kratifitas dan produktifitas pegawai namun dapat membawa alur pikir kearsipan.
Diakhir tulisan, bagi diri pribadiku, kearsipan menjadi cermin kehidupan berbangsa dan bernegara. Cermin yang menerima apapun gambaran kehidupan berbangsa bernegara. Cermin yang tidak gampang berteriak kala menghadapi wajah buruk, namun juga tidak terlalu bangga jika dihadapkan dengan wajah ganteng cantik mempesona.
Semoga berguna
