Penelusuran arsip

Kehandalan Layanan Kearsipan
Antara dua sisi yang perlu disikapi. Satu sisi, aku berasa bermanfaat tatkala bertubi tubi permintaan layanan penelusuran arsip datang ke unit kearsipan. Sisi yang lain adalah terngiang selalu untuk menjamin kehandalan layanan.

Beberapa pegawai yang melayangkan pesan singkat melalui WA, menyampaikan info hal ihwal kebutuhan arsip. Berikut ini beberapa kutipan pesan singkat 👇 dari mereka selaku pengguna arsip.

🌟 7 November 2019 dari azis, Pengelola BMN
[7/11 09.25] Aziz Sdmk: Mas. Ini Aziz, saya minta tolong data spm th 2018 bisa ke mas Nurul ya?

🌟 11 November 2019, Puji selaku pengelola kepegawaian
[11/11 18.24] Mas Nurul, Kami lgi nyari arsip, uraian jabatan struktural yg udah di tandatangani pejabat ybs.
Buat data dukung yg diminta penilaian maturitas spip ditjen migas

🌟 13 November 2019,Dharmawan,Staf subdit Pembangunan Infrastruktur Migas
[13/11 06.41] Mas, jargas tarakan lagi audit BPK, Mohon izin mas BPK minta data penagihan, Tpi saya posisi d lapangan lgi dampingi

🌟 14 november 2019 dari ganjar, sekretaris Direktur Infrastruktur Migas
[14/11 11.36] ini lg nyari bahan2 buat rapat nanti jam 14
No. Surat: 1. 8390/D.3.1/12/2018 tanggal 03 Desember 2018, 5058/D.1.1/05/2018 tanggal 21 Mei 201, dan 3325/D.1.1/04/2017 tanggal 12 April 2017

Dari keempat pencari arsip tersebut diatas, ternyata kebutuhan rujukan atau data dukung menjadi bagian dari nilai arsip. Karenanya mereka hanya membutuhkan file bentuk Pdf saja.

Saat perilaku birokrasi yang membutuhkan kecepatan akses dengan dukungan peningkatan teknologi telepon pintar, file bentuk Pdf sangat laris diminati oleh pengguna arsip.

Di tulisan ini, aku coba mengilustrasikan kehandalan layanan dari sisi praktik melayani permintaan arsip sebagaimana diatas.

1. Permintaan Aziz terpenuhi dengan adanya program pengelolaan dokumen keuangan. 4 tahun terakhir program anggaran ini cukup membantu dalam pengelolaan data arsip pembayaran barang dan jasa di lingkungan Ditjen Migas.

Manfaat nyata dari program yg dilaksanakan oleh Bagian Keuangan sebagai pelaksanaan fungsi central file adalah ketersediaan petugas untuk mendata, memindai dan meng-upload file Pdf ke aplikasi arsip digital.

Tak heran, jika kehandalan penyediaan data untuk layanan para auditor baik internal dan eksternal dapat dengan cepat dilaksanakan.

Meski program ini masih perlu dimonitoring misalnya terkait kelengkapan isi berkas pembayaran tiap transaksi yang dikelola dari staf pembantu bendahara pengeluaran. Setelah lengkap, maka perlu dipastikan tata waktu yang tidak begitu lama untuk dilakukan pengolahan arsip oleh petugas arsip.

2. Permintaan Puji terkait data dukung telah dipenuhi dengan menyampaikan berkas informasi jabatan. Meski berbeda dengan apa yang dimintakan, yakni data uraian jabatan, namun dikarenakan hanya bersifat data dukung, Pengelola kepegawaian tersebut menerima hasil penelusuran arsip.

Bentuk arsip yang masih konvensional, dan perpindahan paksa dari dampak renovasi, memang menjadi kendala dalam penelusuran arsip Kepegawaian. Beberapa kasus permintaan arsip kepegawaian yang telah berhasil dilaksanakan adalah SK pensiun Dirjen Migas periode 2002.

Kehandalan ketersediaan arsip kepegawaian dapat ditinjau dari keberadaan program anggaran yang belum tersedia di unit kepegawaian. Untuk itu, kami selaku unit kearsipan telah menyampaikan beberapa masukan yang disertai analisis kepada pejabat pengawas di bidang kepegawaian

3. Permintaan Saudara Dharmawan, tidak dapat kami tindaklanjuti dikarenakan sifat data arsip pembayaran yang masih rahasia untuk dikirim melalui aplikasi WA.

Meski demikian, pada bulan Juli 2019,Saudara Dharmawan telah menerima layanan penelusuran arsip. Kala itu dengan membawa plesdis di ruang arsip.

Atas kewenangan arsiparis, kami belum dapat menyampaikan arsip pada staf melalui aplikasi WA terkait kekhawatiran bocornya informasi arsip yang masih bersifat rahasia.

Kehandalan ketersediaan arsip telah terpenuhi dengan adanya program anggaran pengelolaan dokumen keuangan oleh Bagian keuangan

4. Permintaan Saudara Ganjar tersebut dilaksanakan dengan keberadaan aplikasi persuratan. Selama ini, surat masuk telah dilakukan pemindaian dan tersimpan di database dimana server telah di kelola unit IT Ditjen.

Kehandalan layanan permintaan surat masuk dapat ditinjau dari aksesibilitas aplikasi surat. Kebijakan pembatasan akses untuk surat tahun sebelumnya agar mendapat kecepatan aksesibilitas aplikasi persuratan, menjadi tantangan bagi unit kearsipan.

Saat ini, masih dipersiapkan satu aplikasi sebagai kelanjutan perawatan arsip yang tertangkap melalui aplikasi persuratan online. Dengan konsep housekeeping, atau records keping diharapkan petugas arsip di records center dapat mengelola arsip inaktif yang terekam pada database aplikasi persuratan online.

Untuk itu diperlukan program anggaran kegiatan yang dapat dilakukan oleh unit IT Ditjen (bagian rencana dan Laporan) . Dikarenakan beberapa kali pengajuan kegiatan anggaran dimana prinsip “money follow function” menjadi hal yang harus diperhatikan.

Semoga bermanfaat

Arsip BMN Hibah

10 Oktober 2019
“kapan bisa diambil, kalo ditanya lagi sama pak Kapus, karena hari senin menjadi bahan metting” kata salah satu pejabat pengawas di Pusat Pengelolaan Barang Milik Negara /PPBMN KESDM.

Penggalan obrolan tersebut terjadi pagi ini saat diri ini asyik melakukan pengolahan arsip. Pak Yuzi datang bersama pak Tri Wahyudi (kasubag kekayaan negara Ditjen Migas) untuk mendapatkan layanan penelusuran arsip.

Selaku petugas layanan, saya pun memperdalam identifikasi melalui wawancara dengan pihak yg membutuhkan arsip untuk mendalami terkait format arsip dan kurun waktu arsip yang dibutuhkan.

“Berita Acara Serah Terima Hibah BMN eks KKKS tahun 2009, seperti copy ini” kata pak Yuzi sembari menyerahkan contoh berita acara kepadaku.

Setelah dapat teridentifikasi, baik data BMN dan nama KKKS serta nama penerima Hibah, kita telusuri melalui daftar arsip yang ada. Della yang sedang berhadapan dengan aplikasi arsip digital aku pinta untuk memasukkan kata kunci “BMN” dan tahun 2009.

Dari data yang dapat ditampilkan pada aplikasi arsip digital, Della pun mencatat lokasi boks dan folder yang sesuai dengan nama KKKS. Catatan lokasi boks dan folder diberikan kepada Gondo untuk pengambilan berkas dari almari arsip /roll opeck.

Aku pun mengecek kembali beberapa berkas terkait yang dimaksud oleh pak Yuzi, namun hanya satu berkas saja yang sesuai. “Yes Mas” jawab pak yuzi saat aku kirim foto via Whatsapp.

Telah terlaksana satu penelusuran arsip, namun masih belum mendapatkan hasil, karena foto yg aku kirim ke pak Yuzi berupa konsep atawa belum bertanda tangan.

Kemanakah arsip nya y????

Kemudian masukan kata kunci berikutnya yakni nama KKKS dan kurun waktu. Just info saja, kalo aplikasi arsip digital yang kita bangun telah mampu mengidentifikasi bukan hanya satu kata kunci, namun beberapa kata kunci.

Dari layar monitor, muncul beberapa berkas. Setelah kita cek belum memperoleh arsip sebagaimana yang dimaksud oleh pak Yuzi. Yang ada justru berita acara pada tahun 2008. Segera aku pinta Icha (mahasiswa magang) untuk menginput dan memindai serta mengupload ke aplikasi arsip digital.

“dulu disatukan dalam odner biru sewaktu pindahan dari bagian keuangan” kata pak Yuzi yang menirukan kata pak dodi. Pak dodi selaku pengelola BMN ditjen Migas sebelum mutasi ke PPBMN.

Karakteristik pemberkasan di Ditjen Migas sebagian besar mempergunakan sarana berupa Odner atau lebih dikenal dengan merk bantex. Arsip di odner kita dapatkan dari proses pindahan ruang kerja atau limpahan dari ruang kerja seiring dengan mutasi pegawai dan pejabat di lingkungan Ditjen Migas.

Arsip pindahan dan limpahan berkarakteristik odner, kita olah kembali dan kita deskrepsi ke aplikasi arsip digital kemudian fisik disusun sesuai dengan unit kerja. Arsip di bungkus dengan map kemudian ditempatkan ke boks arsip dengan identifikasi nomor arsip dan nomor boks serta unit asal arsip/pemilik bisnis proses.

Bagian Keuangan pada Sekretariat Ditjen Migas merupakan unit kerja selaku pemilik proses bisnis pengelolaan BMN Eks KKKS sebelum adanya unit PPBMN.

Dibawah manajemen Sekretaris Ditjen Migas, berita acara tersebut ditandatangani pada 10 tahun yang lalu. Semoga kelompok surat surat bertanda tangan Sesditjen Migas dapat teridentifikasi agar memberikan kepastian kepada pak Yuzi.

Dari laporan Bapak Sesditjen Migas kepada Dirjen pada bulan Desember 2009, terlampir konsep arsip yang dibutuhkan. Mungkin belum sempat difile kala itu.

Tatkala kondisi berkas/odner yang dicurigai tersembunyi arsip yang dibutuhkan tidak jua menunjukkan keberadaan, kini saatnya mengakses satu aplikasi lama yg pernah dipergunakan sebagai sarana pemberian nomor naskah dinas.

Saya pun mengontak pak agus mendrova selaku pejabat di bidang IT Ditjen Migas, untuk dapat menghidupkan kembali aplikasi surat yang lama. Aplikasi sebagai sarana penomoran surat dan juga sebagai sarana filling elektronik pada kurun waktu 2007-2016.

Aplikasi tersebut sempat mati karena daya listrik yang mati, sedangkan kantor tidak tersedia daya cadangan. Kami selaku arsiparis, terus melakukan koordinasi agar aplikasi sebagai sarana persuratan terus aktif, karena keberadaan dan keberlanjutan filling elektronik.

Pada aplikasi surat yg lama tersebut, terregistrasi seluruh naskah dinas yang bersifat eksternal. Kami menganalisa bahwa, berita acara yg dimaksud dapat diketemukan pada aplikasi surat disaat berkas fisik belum dapat membantu untuk menyediakan arsip.

Semoga bermanfaat