Arsip Planologi KLHK

 

"Dokumen dan arsip, adalah harta kami" Tutur Pak Yos, Analis Kebijakan Madya di Direktorat Jenderal Planologi. Dari ruang diorama Pengukuhan Dan Penatagunaan Kawasan Hutan di Gedung Direktorat Jenderal Planologi Bogor, aku banyak belajar Arsip Peta sejak Zaman Belanda.

Melalui disposisi surat permohonan Studi banding bertanda tangan Sesditjen Migas kepada Direktur Pengukuhan dan Penatagunaan Kawasan Hutan pada Ditjen Planologi dan Tata Lingkungan, aku bersama Tim Arsip Migas tenggelam dari berharga nya nilai arsip kawasan hutan di Indonesia. 

Menurut Pak Yos, mewakili Kasubdit infodok Direktorat Pengukuhan terdapat empat klaster Arsip Tata Batas dan SK Pelepasan Hutan yakni, peta di Zaman Belanda, BATB atawa Berita Acara Tata Batas, SK Penunjukan, SK Penetapan, dan BTB atau sering dikenal dengan HPH oleh Perusahaan. 

Dari keempat klaster tersebut, SK Penetapan bertanda tangan Menteri dengan logo Garuda, merupakan bukti shakhih. Mirip seperti sertifikat, SK Penetapan sering menjadi alat bukti kunci dalam suatu peradilan. 

Arsip BATB merupakan hasil kegiatan tata batas, proses ditengah pengukuhan yang melibatkan panitia antara lain instansi terkait, termasuk BPN, dinas, bupati, sampai dengan kepala desa. 

Tantangan Pemeliharaan Arsip dan dokumen pada Direktorat Pengukuhan dan Penatagunaan Kawasan Hutan berada pada proses bisnis penandatangan dan penggunaan "Terkadang Arsip yang dipinjam dan distribusi SK Penetapan Hutan terkendala Gedung perkantoran yang tersebar di Jakarta, Bogor, dan UPT di seluruh Indonesia" tutur bapak Yos, yang berpengalaman pada 12 perkara sengketa agraria sebagai kuasa Kementerian Kehutanan RI. 

Secara fisik, pemeliharaan dianggarakan khusus seperti penataan, fumigasi, dan Laminasi terhadap fisik Arsip yang telah lapuk bekerjasama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia. 

Mas Angga, staf Ditkuh menambahkan bahwa sejak tahun 2008, kebutuhan Arsip dan dokumen melatarbelakangi keberadaan Subdit Infodok. Untuk itu sejak tahun 2014, dibangunlah suatu aplikasi yang mendigitalisasi seluruh Arsip yang secara konsep berawal dari Aplikasi Records Center Information System (Recis) versi Pusat Jasa Kearsipan ANRI. 

Secara mandiri, Direktorat Pengukuhan dan Penatagunaan Kawasan hutan melalui Subdit Infodok telah menampakkan prestasi kegiatan kearsipan secara ukuran unit pengolah. Meski ketiadaan arsiparis, namun pemeliharaan dokumen dan arsip yang terlihat rapi dengan pemanfaatan aplikasi telah mengkontribusi pencapaian kinerja dalam pelaksanaan fungsi unit kerja direktorat. 

Akhirnya, hari ini Kamis 18 November 2021 aku belajar banyak tentang arti "Harta Kami, Arsip dan Dokumen Pengukuhan Hutan Indonesia". Terimakasih atas keramahan Bu Fitri selaku Pelaksana Harian Seksi Informasi mewakili pak Jati, Pak Yos, Mas Angga dan tim pengelola Arsip Pengukuhan dan Penatagunaan Kawasan Hutan. 

Meski tiada JFT Arsiparis pada Direktorat, pola kerja dan internalisasi pentingnya data, dokumen, dan arsip berhasil menjaga harta warisan bangsa Indonesia berupa Tata batas dan SK Pelepasan Hutan, bahkan telah beranjak ke sistem digitasi. 

Arsip Mahkamah Konstitusi

Titian penjagaan memori organisasi negara yang sarat nilai kenegaraan dan kebangsaan, perlu kebersemangatan komunitas kearsipan. Contohnya, Studi Banding memori pengujian Undang-Undang sampai dengan Perselisihan Pemilu dan Pilkada yang dilaksanakan oleh Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia. 

Melalui permohonan atas nama Dirjen Migas bertanda tangan Sesditjen Migas kepada Sekretaris Jenderal MK, terlaksana Studi Banding pengelolaan Gedung Arsip ke Mahkamah Konstitusi. Bertempat di komplek Graha Konstitusi Bekasi, tim arsip Ditjen Migas diterima oleh Kasubbag Arsip dan ekspedisi MK,  Kin Isura Ginting pada Hari Rabu, 17 November 2021.

Penyambutan yang luar biasa untuk Rombongan Studi banding dari Ditjen Migas Kementerian ESDM. Diawali dengan kumandang lagu Indonesia Raya, pengenalan penjagaan memori perkara konsitusi terlaksana secara digital terbungkus dengan aplikasi e-minutasi.

Selain itu, SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) yang dikembangkan oleh MK RI digawangi langsung oleh Bapak Sekjen menjadi basis penilaian kinerja pegawai atau yang disebut dengan manajemen talenta. 

Kasiman, Arsiparis Madya MK RI menerangkan kepada kami bahwa dengan aplikasi persuratan secara elektronik yang disebut SIKD dan SIPANDA telah merubah waktu berkantor yang diibaratkan menjadi 24 jam plus tidak ada hari libur. 

Pada pengelolaan arsip inaktif, MK RI pun mengembangkan aplikasi SIPA (Sistem Informasi Pengelolaan Arsip). Selain arsip kertas, alihmedia ke dalam format digital sedang digalakkan oleh MK menyasar 4.000 arsip Video. 

profiltps://www.youtube.com/watch?v

"Jangan memandang sebelah mata, arsip- arsip kita. Tantangan kedepan adalah Keamanan dan kelanggengan arsip, transformasi dari konvensional ke digital. Mengubah mindset kultur mengedapkan arsip digital, hard copy ke soft copy. Bertumpuk ke sangat tipis minimal. Tanda tangan basah ke Tanda Tangan Elektronik, Demi Mewujudkan peradilan modern dan terpercaya." Turut M. Guntur Hamzah, Sekretaris Jenderal MK RI dalam Video Profil Gedung Arsip MK RI yang kami saksikan pada penyambutan acara Studi banding tersebut. 

Menarik bagiku, bahwa kebijakan pimpinan MK RI sebagai pihak manajerial tertinggi telah menetapkan proses bisnis 30 hari setelah selesai putusan, arsip dipindahkan ke Gedung Arsip Bekasi. "Lebih dari sepuluh seribu boks arsip untuk perkara perselisihan Pemilu Pilpres 2019, memecahkan rekor MURI untuk penciptaan arsip sekali kegiatan" Tutur yang kompak dari Arsiparis Madya, Sunarti dan Kasiman

Keberadaan aplikasi e minutasi dimana arsiparis menjadi satu diantara pengguna selain Panitera, merubah wajah kearsipan yang begitu sarat dengan fisik kertas. "kami juga menyediakan pojok digital di Kantor MK RI Jakarta untuk publik yang akan mendaftarkan berkas perkara" Jawab Arsiparis Muda, Sri Rustiningrim. 

Transformasi digital, benar benar teraplikasikan secara mengalir sejak proses masuk sampai nanti bermuara ke Arsip Nasional RI. Misalnya saja dikatakan oleh Arsiparis Muda MK, Siwi Kartikasari bahwa di tanggal 9 November 2021 telah menginisiasi penyerahan arsip statis Ke ANRI melalui daring. Bahkan mengaplikasikan e materai, tambah Kasiman sebagai koordinator arsiparis di MK RI. 

Nyata sekali prestasi Lembaga MK RI dimana telah berhasil menyelamatkan 6.180 boks arsip statis dengan 20 kali penyerahan ke Lembaga Kearsipan Nasional ANRI. Penjagaan memori kolektif bangsa dan negara sejak Lembaga pencipta seperti organisasi MK RI, perlu dicontoh dan menjadi pembelajaran untuk komunitas kearsipan. 

Akhirnya, Studi Banding ke Gedung Arsip Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia akan menceritakan fakta penjagaan memori bangsa. Selain keberpihakan kepada kearsipan, terbersit semangat transformasi digital sejak Pejabat Tinggi yakni Bapak Sekjen MK, Kepala Biro Umum, unsur pimpinan struktural sampai kepada JFT dan staf pelaksana. 

Terimakasih MK RI, hari ini saya arsiparis Ditjen Migas begitu terkesima. Selain prestasi di bidang Kearsipan, Sarana dan Prasarana yang terus menuju kesempurnaan, terselip keramahan dan kebaikan para ASNnya.