NurulMuhamad: Pengelolaan Arsip

Tampilkan postingan dengan label Pengelolaan Arsip. Tampilkan semua postingan

Rabu, 06 November 2019

Perlunya pengarsipan

Kamis, 19 September 2019
Branding gedung perkantoran yang dapat kita jumpai pada tahun terakhir adalah adanya renovasi ruang kerja. Konsep ruang perkantoran modern bukan hanya berada pada fisik ruangan yang terlihat baru. Diperlukan beberapa barang milik negara lainnya untuk menunjang operasional perkantoran pejabat dan pegawai di unit kerja. Salah satunya adalah lemari atau kredensa untuk menyimpan berkas kerja.

Workstation atau meja kerja yang dipesan melalui vendor tentunya telah menyediakan fasilitas penyimpanan berkas kerja untuk memenuhi kebutuhan. Namun bagaimana jika lemari kecil yang menjadi satu paket dengan Workstation terkesan tidak mencukupi untuk menyimpan berkas kerja???

Mengapa masih saja para pegawai merasa butuh banyak lemari?? Bagaimana kah mencukupi kebutuhan tersebut?

Beramai ramai, pegawai di unit kerja melayangkan permintaan penambahan kredensa atau almari yang akan ditempatkan di samping workstation. Berdasarkan permintaan tersebut, ruangan yang selesai direnovasi terlihat berjejer rapi kredensa atau lemari yang dipergunakan untuk menyimpan berkas kerja.

Pertanyaan selanjutnya, siapakah yang mengkoordinir penyimpanan arsip di dalam kredensa atau lemari tersebut?? Apakah setiap pegawai memanfaatkan almari untuk menyimpan berkas kerjanya? Bagaimana cara memelihara arsip di dalam kredensa tersebut?

Waktu terus berjalan, suatu saat kredensa atau lemari tersebut akan penuh. Apakah yang terjadi? Bisakah memunculkan permintaan kembali untuk pengadaan kredensa atau lemari saat area kerja di unit kerja masih memungkinkan untuk menempatkan kredensa atau lemari arsip?

Fakta yang terjadi pada unit kerja, kesan kebutuhan operasional perkantoran sangat terkait dengan pemeliharaan arsip. Setelah beberapa tahun, ternyata ruang kerja baru (hasil branding perkantoran /renovasi) menunjukkan perubahan pemandangan. Saat ini kita dapat menjumpai tumpukan arsip dalam kardus menempati area unit kerja yang belum tersedia kredensa atau lemari.

Gambaran diatas menunjukkan bahwa kearsipan belum didudukkan sebagai solusi dalam hal pengadaan sarana dan prasarana. Tatkala layanan umum pada rencana strategis direktorat jenderal 2020 – 2025 terdiri salah satu kegiatan layanan kearsipan, maka perlu kiranya untuk mendudukkan kearsipan sebagai salah satu solusi permasalahan dalam pengadaan sarana dan prasarana perkantoran.

Tiga kegiatan dalam pemeliharaan arsip sesuai ketentuan peraturan kepala ANRI nomor 9 tahun 2018 yakni
1. Pemberkasan dan penyimpanan arsip inaktif
2. Penataan dan penyimpanan arsip aktif
3. Alihmedia arsip

Bagaimanakah pengorganisasian dalam pemeliharaan arsip di lingkungan Direktorat Jenderal???
Metode untuk mengorganisir pemeliharaan arsip dilaksanakan dengan membentuk sentral arsip aktif (central file) dan sentral arsip inaktif (records center).

Pada unit Direktorat Jenderal di lingkungan KESDM, jabatan kasubag tata usaha berada di bawah Sekretariat Direktorat Jenderal. Tidak ada jabatan kasubag tata usaha di lingkungan Direktorat.

Dengan demikian, kasubag tata usaha hanya dapat bertindak untuk mengorganisir pelaksanaan peran sentral arsip inaktif (records center). Bagaimana dengan pelaksanaan kerja sentral arsip aktif???

Dikarenakan tidak ada jabatan kasubag tata usaha pada tiap direktorat di lingkungan Direktorat Jenderal pada Kementerian ESDM, maka peran sentral arsip aktif harus dilaksanakan oleh unit kerja setingkat subdit/bagian pada lantai yang sama (dalam satuan unit kerja eselon 2 yang sama)

Dari uraian diatas maka dapat kesimpulan sementara adalah
1. Pejabat dan pegawai di lingkungan Subdit melaksanakan pemeliharaan arsip aktif (penyelenggaraan sentral file)
2. Pejabat pengawas urusan tata usaha direktorat jenderal melaksanakan pemeliharaan arsip inaktif (penyelenggaraan records center)

Bagaimana mekanisme hubungan kerja antara central file dengan records center???

Sesuai pedoman pemeliharaan arsip dinamis (pasal 10 pada Peraturan Anri nomor 9 tahun 2018), sentral arsip aktif (central file) menyampaikan daftar berkas paling lambat enam bulan setelah pelaksanaan kegiatan kepada sentral arsip inaktif (records center)

Berdasarkan daftar berkas yang disusun oleh petugas pada sentral arsip aktif (central file), maka dibuat pengaturan pemberkasan pada map atau folder. Tatkala map tidak dapat menyimpan arsip maka berkas yang lain disimpan pada kredensa atau lemari. Tanggung jawab pemberkasan, pengaturan penyimpanan arsip aktif di kredensa atau lemari berada pada pimpinan unit kerja atau Subdit/bagian.

Hal tersebut mengindikasikan bahwa Jumlah daftar berkas dapat dipergunakan untuk mengetahui kebutuhan kredensa atau lemari untuk penyimpanan arsip. Pada sentral arsip aktif yang memiliki daftar berkas yang panjang, maka mendapatkan prioritas dalam pengadaan kredensa/lemari.

Dari gambaran tersebut, kebutuhan lemari bukan berasal dari kesan butuh dari kondisi operasional perkantoran. Namun dapat didudukkan dari layanan kearsipan dengan output daftar berkas.

Selain daftar berkas sebagai dasar pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif selama di central file(subdit/bagian), daftar tersebut menjadi bahan penelitian untuk menentukan pemindahan arsip ke records center.

Berkas kerja yang terdapat di dalam daftar, perlu dilengkapi dengan daftar isi berkas. Petugas di sentral arsip aktif perlu untuk mengendalikan keberadaan isi berkas.

Berkas yang belum lengkap dan belum terdapat daftar isi berkas tidak direkomendasikan untuk masuk ke dalam daftar arsip pindah. Dalam hal ini, perlu dilakukan aktivitas untuk melengkapi berkas sebelum dilakukan pemindahan. Daftar arsip pindah ditandatangani oleh pimpinan subdit sebagai lampiran berita acara pemindahan arsip.

Dengan dilakukan pemindahan arsip secara rutin (minimal 2 tahun sekali) , maka pemanfaatan kredensa atau lemari di unit kerja akan lebih efisien.

Pemindahan arsip dilaksanakan dari sentral file ke records center sesuai kesepakatan yang mendasarkan tingkat kegunaan arsip. Dapat juga berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.

Terkait dengan kelengkapan berkas dan isi berkas, pegawai di sentral arsip aktif terus melakukan monitor sehingga dapat menjamin keutuhan rekaman kegiatan.

Misalnya saja map yang tidak mampu menyimpan seluruh kelengkapan berkas dapat mempergunakan metode tunjuk silang. Pada praktik pemberkasan, tunjuk silang ini dipergunakan untuk menandai atau memberikan petunjuk lokasi simpan yang berbeda disebabkan perbedaan bentuk arsip atau tidak tertampungnya dalam satu map.

#yukngarsip

Semoga bermanfaat

Jumat, 01 November 2019

Potret kinerja tengah tahun 2019

Bagaimana kearsipan Ditjen Migas pada pertengahan tahun 2019

Yuk kita intip bagaimana kondisi penjagaan rekaman kegiatan pembinaan dan pengawasan usaha sub sektor minyak dan gas bumi di Indonesia. Tapi sebelum nya, jangan salah sangka y, Ditjen Migas berbeda dengan SKK Migas maupun BPH Migas. So, penjagaan rekaman kegiatan bisa jadi terbagi pada dua lembaga lainnya selain Ditjen Migas.

Kondisi kearsipan atau kondisi penjagaan rekaman kegiatan pada tulisan ini terbagi menjadi tiga bagian. Bagian pertama adalah fase penciptaan arsip. Saya mengambil salah satu unsur dalam fase tersebut yakni pengurusan surat atau mail handling.

Mail handling di kantor Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi dilaksanakan dengan sistem informasi persuratan dinas. Fungsi sistem tersebut sebagai sarana melakukan registrasi arsip. Sebagaimana ketentuan perundangan kearsipan, pencipta arsip wajib melaksanakan pencatatan atawa registrasi naskah dinas.

Seluruh naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat struktural di Lingkungan Ditjen Migas telah dilakukan pencatatan melalui aplikasi tersebut. Begitu juga naskah dinas yang ditujukan kepada seluruh pejabat di Ditjen Migas, telah terdokumentasi dengan baik.

Bahkan, dokumentasi telah mencakup file PDF dari naskah dinas yang telah dilakukan pemindaian beserta data disposisi dari atasan kepada bawahan.

Selanjutnya, kondisi kearsipan Ditjen Migas tengah tahun 2019 dari tinjauan fase penggunaan dan pemeliharaan.

Proses pemeliharaan arsip yang menjadi tugas utama penulis selaku arsiparis Ditjen Migas dilaksanakan rutin setiap hari. Beberapa aktivitas penataan, pengolahan, penyimpanan dan juga alih media. Kegiatan ini saya dokumentasikan ke dalam catatan kerja arsiparis. Catatan dipergunakan sebagai bagian dari komunikasi dan saling berbagi pemahaman kearaipan antar tim kerja.

Letak kantor di pusat kegiatan bisnis yakni kawasan mega kuningan, tepatnya di Jl HR Rasuna Sa’id Kav B5 kuningan Setyabudi Jakarta Selatan menjadi tantangan berat untuk kegiatan menyimpan arsip. Karakteristik arsip yang masih berbentuk kertas sangat memerlukan ketersediaan luasan ruangan. Alhasil alamat gedung kantor di pusat bisnis sangat kontraproduktif jika harus menyimpan seluruh arsip.

Alternatif solusi adalah melakukan kerjasama dengan pihak penyedia jasa layanan penyimpanan. Kerjasama dalam skema pengadaan barang dan jasa antar instansi pemerintahan dalam bentuk kerjasama sewa ruangan dengan harga satuan boks per bulan.

Kondisi penyimpanan arsip tidak bisa dilepaskan dengan kondisi gedung perkantoran secara keseluruhan. Gedung kantor Ditjen Migas pada tiga tahun terakhir ini mengalami renovasi ruang kerja. Hal itu sangat berpengaruh pada ruang arsip.

Ketika ruang penyimpanan tidak dapat diperluas dihadapan dengan kondisi renovaai gedung Migas maka strategi pemeliharaan arsip berfokus pada bahan non arsip. Tinggi nya tingkat pertumbuhan duplikasi dan banyaknya bahan dokumentasi lainnya yang termasuk kategori bahan non arsip menjadi target utama dalam usaha pemeliharaan.

Aktivitas kearsipan dalam kerangka pemeliharaan arsip diakui menjadi bagian terberat. Sebagaimana tugas arsiparis, saya pun melakukan autentikasi untuk dapat memisahkan dan memilah antara arsip dan bahan non arsip.

Kondisi kearsipan Ditjen Migas bagian ketiga adalah fase penyusutan. Kegiatan memindahkan arsip dari satu tempat ke tempat lainnya sering disebut sebagai salah satu aktivitas penyusutan.

Misalnya memindahkan dari ruang arsip pada unit kearsipan Ditjen Migas ke pusat arsip pada unit kearsipan yang berada di naungan Sekretariat Jenderal KESDM.

Pada bulan Februari 2019 , kegiatan tersebut telah dilaksanakan sebagaimana tautan berikut
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/21/penyelamatan-memori-organisasi/

Sedangkan kondisi perpindahan arsip dari unit kerja ke ruang arsip Migas terlaksana dengan sempurna. Pindah secara paksa dari dampak perpindahan ruang kerja. Penulis memakai istilah evakuasi arsip

Sekian dulu y, disambung pada tulisan berikutnya. Gambaran kondisi kearsipan tersebut masih secuil dari kondisi yang sebenarnya. Sampai berjumpa kembali pada tulisan yang menggambarkan kondisi kearsipan Ditjen Migas dengan sudut pandang lain.

Semoga bermanfaat

Kamis, 31 Oktober 2019

Narasi-kearsipan

Kini saat berada pada keadaan dunia tanpa batas, narasi dalam pendekatan Story telling menjadi pilihan dalam membawakan suatu agenda setting. Termasuk dalam membawa diri pada peran terkecil suatu pembangunan kearsipan.

Selaku arsiparis di unit kerja teknis, mungkin perlu treatment berbeda dengan unit kesekretariatan jenderal. Jika terlalu ansih pada kearsipan, kesan terasa sepi dari bentuk perhatian pimpinan akan semakin nyata.

Meski secara umum kedudukan kearsipan pada setiap instansi terlihat sama, namun prioritas organisasi akan melihat kearsipan pada porsi yang berbeda beda.

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/12/administrasi-perkantoran/
Tautan tulisan diatas memperlihatkan kedudukan kearsipan sebagai bagian terkecil pada tingkat prioritas organisasi. Wajar jika kearsipan belum mendapatkan apresiasi pimpinan.

Penulis berpendapat bahwa kemajuan kearsipan harus pula dikaitkan dengan kedudukan dukungan administrasi kepada manajemen internal. Tuntutan kearsipan yang bermula dari Undang Undang kearsipan tahun 2009, seyogyanya dilihat dari kedudukan kearsipan di tiap instansi khususnya unit teknis.

Tatkala kemajuan kearsipan berada di pundak arsiparis dan pejabat struktural, maka narasi yang dibangun harus selaras dengan kinerja unit organisasi. Keselarasan akan membawa dampak yang signifikan termasuk anggaran kegiatan sampai dengan apresiasi pimpinan.

Contoh riil saat tuntutan pelaporan arsip secara berjenjang sebagai tautan berikut https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/03/19/pelaporan-arsip/
Regulasi yang menetapkan kewajiban distribusi laporan arsip perlu dinarasikan dalam fungsi organisasi sehingga dapat dicantumkan dalam tiap Key Indikator Performance (KIP) tiap pejabat yang melaksanakan urusan kearsipan.

Narasi dalam bentuk sosialisasi yang berkelanjutan atau dalam suatu edaran menteri pemberdayaan aparatur sipil dapat juga menjadi pilihan.

Mungkin terlalu tinggi untuk berandai andai, pemikiran dari level arsiparis kategori ketrampilan seperti saya. Merasa diri penuh kinerja menjadi boomerang tatkala tidak memahami prioritas organisasi.

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/03/15/kinerja-arsip-migas-50-hari-2019/
Pada tautan tersebut di atas ⬆, gambaran merasa diri penuh prestasi kinerja, masih belum cukup menjadi narasi sehingga menjadi prioritas dukungan administrasi bagi unit teknis.

Akhirnya melalui tulisan ini, penulis menginisiasi narasi dalam bentuk catatan yang dapat meninggal potret sederhana pembangunan kearsipan. Jika memang kondisi kearsipan saat ini bukan prioritas organisasi, namun kearsipan mempunyai ciri khas dalam mendukung pencapaian kinerja organisasi.

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/09/potret-arsip-di-ditjen-migas/

Sebagaimana tulisan di atas ⬆ , narasi kearsipan diyakini penulis akan membentuk salah satu budaya kerja. Semoga budaya kerja selama ini akan dimaknai dalam pembentukan kehidupan. Pembentukan kemajuan salah satu urusan pembangunan dari aktivitas menceritakan secara konsisten. Menarasikan urusan kearsipan.

Ketika budaya menjadi suatu sudut pandang dalam memahami terbentuknya suatu peradaban kehidupan manusia, muncul pendekatan baru dalam memaknai terbentuk kehidupan. Bisa dibilang sebuah teori baru dalam pembentukan kehidupan . Kata mas Budi pada dialog macapat Syafaat di Bantul bulan Juli 2019. Pak Budi yang merupakan sahabat karib cak nun saat menjalani hari hari di Yogyakarta pada awal kiprah Emha Ainun Nadjib.

Cerita cerita yang dibawakan terus menerus, cerita yang konsisten disampaikan kepada khalayak umum, akan membentuk citra kehidupan. Begitu dahsyat suatu narasi ketika kondisi dunia berada pada genggaman internet.

Narasi yang sedih dapat mengucurkan air mata si pembaca. Narasi yang menyentuh hati dapat menjadikan pembaca luluh lantak. Narasi kebencian membuat semakin runyam.

NurulMuhamad