Cirebon P3Geologi Kelautan Kementerian ESDM, 17-19 Maret 2022, terlaksana konsinyasi pembinaan praktik persuratan dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Migas. " Kop Surat seperti perubahan email yang saat ini menjadi tu.migas@esdm.go.id, sempat memunculkan pertanyaan dari badan usaha" Ungkap Bapak Ardhi Krisnanto, Kabag Umum saat pembukaan forum pembinaan persuratan.
Pernyataan tersebut menjadi satu diantara dalih kuat terkait perlunya ketelitian dan konsistensi persuratan sebagai bentuk komunikasi tertulis resmi pada instansi pemerintahan. Terlebih Beliau sampaikan persuratan akan menjadi dokumen resmi pimpinan.
Selain alamat email pada kertas kop yang menjadi kepala surat, Beliau juga sampaikan pemilihan antara kata "hal" atau "perihal". Pun dalam penulisan lampiran dengan tidak menulis angka arab sampai dengan sebelas. Kemudian di bagian kaki surat pemilihan tulisan numenkelatur jabatan antara "Direktur Jenderal" atau Direktur Jenderal Minyak dan Gas Bumi".
Arahan tersebut diatas tentu memantik diskusi yang juga memerlukan konfirmasi atas kesepakatan yang ditetapkan melalui Peraturan Menteri ESDM yang mengatur tentang persuratan atau tata naskah dinas. Adalah Permen ESDM Nomor 2 tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan KESDM, lampiran pertama menjadi pedoman dan acuan dalam penyusunan naskah dinas sebagai komunikasi tertulis pada instansi KESDM.
Arahan pada forum Pembinaan persuratan yang diikuti lebih dari empat puluh peserta. Forum pembinaan menyasar staf yang beperan pada urusan administrasi persuratan. Berada di ruang pertemuan Katili pada Pusat Pengembangan Penelitian Geologi Kelautan Cirebon Jawa Barat,terjalin diskusi antar peserta yang berasal dari seluruh unit kerja atau direktorat di lingkungan Ditjen Migas.
Akhirnya,tulisan ini akan menjadi dokumentasi kegiatan pada urusan ketatausahaan. Nyatanya penyamakan persepsi dan pemahaman persuratan bukan saja mengidentifikasi persepsi dokumen palsu. Lebih dari itu, mitigasi resiko dan peningkatan kinerja organisasi menjadi enggel lebih dari pembinaan persuratan.
Last, sebagaimana yang disebut dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang Undang RI No. 43 Tahun 2009, bahwa penomoran atawa registrasi naskah/dokumen menjadi gerbang keabsyahan, autentik dan tingkat keterpercayaan dokumen negara. Sebagaimana topik pembinaan persuratan yang telah terlaksana pada hari Juma-Sabtu 17-19 Maret 2022 di Cirebon oleh Sekretariat Ditjen Migas Cq. bagian Umum pada urusan ketatausahaan. Semoga bermanfaat.
