Sertifikasi Arsiparis

LSP, Lembaga Sertifikasi Profesi kearsipan versi Badan Nasional Sertifikasi Profesi merupakan satu diantara pilar Sumber Daya Manusia Berbasis Kompetensi. Menurut Ibu Henny S. Widyaningsih, LSP tersebut berkategori P1 untuk UI, P2 untuk Polri, Dinkes DKI, dan Kemendikbud. Sedangkan untuk P3 untuk Asosiasi Profesi dipegang oleh APSI.

Ibu Henny selaku Komisioner BNSP menyampaikan hal tersebut dalam Seminar Kearsipan bertajuk "Kompetensi kearsipan mengahadapi Transformasi Digital" diselenggarakan oleh Kantor Arsip dan Program Studi Rekod dan Arsip Universitas Indonesia. 

Seminar secara virtual digelar pada tanggal 18 Oktober 2021 diikuti ratusan peserta. Sejak jam 9 pagi, aku pun mulai terhanyut dengan jalannya acara. Selain menghadirkan pihak BNSP, lembaga Kearsipan Nasional pun turut menjadi pembicara tamu. 

Tulisan ini hanya sekedar catatan kecilku, arsiparis yang berada dalam komunitas pembelajaran. Hari ini mulai memahami apa itu sertifikasi. Selembar kertas berwujud sertifikat sebagai bukti kompetensi. Apa itu Kompetensi ?? merupakan kemampuan tiap arsiparis yang mencakup pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja sesuai standar yang disepakati dan disiarkan Kementerian Ketenagakerjaan RI. 

Sampai disini, otaku terlumuri nuansa peran Lembaga Sertifikasi Profesi yang sering disingkat dengan LSP. Peran dalam pengujian serta menerbitkan sertifikat sebagai tanda penguasaan kompetensi pada tiap okupasi jabatan. 

Apa itu okupasi? Jika menengok KBBI, arti kata yang paling relevan adalah "penggunaan". Dalam paparan Komisioner BNSP digambarkan bahwa penggunaan kompetensi utama profesi arsiparis yang didasarkan pada kesepakatan yakni SKKNI (Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia). Dari peta okupasi dan SKKNI atau SKKI kemudian terskemakan sertifikasi yang menyasar kepastian kemampuan dan pemeliharaan kompetensi dari hasil pembelajaran formal dan non formal, pelatihan kerja dan pengalaman kerja para arsiparis yang dibuktikan di depan assesor. 

Terbaik dan Teladan, Arsiparis Kab. Magelang, Mbak Titin

"Ayo kita gumbregah menyajikan arsip agar menjadi  andalan manajemen birokrasi" Ucap Arsiparis berprestasi. Panggilannya adalah Mbak Titin, Terbaik Pertama Tingkat Nasional Tahun 2021. Perempuan inspiratif, ASN Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu atau disingkat DPMPTSP Kabupaten Magelang. 

Dari Kota Mungkid, anjangsua ajakan penuh makna. Tabir sang pemenang kontestasi rutin "pemilihan arsiparis teladan nasional" yang di gulirkan Lembaga Kearsipan Nasional /ANRI periode bulan Agustus tahun 2021.

Sembilan puluh menit obrolan memenuhi rongga tanya. Peran individu arsiparis di salah satu Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Kota Militer (Magelang). Bukan saja menjadi bukti prestasi, bahkan memantik nalar "betapa arsip memiliki kekhasan untuk berkontribusi demi kinerja organisasi birokrasi. 

"Kui tatanen, terserah piye carane" Terangnya kepadaku dalam bahasa jawa yang intinya kalimat tugas dari pimpinan. Mendengar itu, aku pun masih menganggap biasa saja. Perintah pimpinan kepada arsiparis untuk mengelola gudang penuh tumpukan kertas. "Sama" lirihku dalam hati

Tanpa terduga, bisik lirihku dalam hati diatas itu pun porak poranda dengan cerita yang dilakukan nya selama sepuluh tahun terakhir oleh arsiparis keterampilan jebolan pendidikan sekretaris. Meski mengaku lemah dalam kognitif kearsipan, dan serba keterbatasan sarana dan prasarana, tapi telah menunjukkan bukti kontribusi kearsipan kepada manajemen instansi. 

Berawal pendataan manual dan membawa laptop pribadi demi kemudahan penelusuran arsip di tahun 2010, pembawaan yang supel dan komunikatif mampu mengkoordinasikan hibah sarana berupa boks dan folder dari LKD Kabupaten Magelang.

Pun berbarengan dengan peran penugasan sebagai pengurus BMN, telah mampu menggaet kepercayaan pimpinan dalam peruntukkan komputer guna urusan kearsipan. Begitu juga berbarengan dengan kepercayaan pimpinan atas integritas pada instansi, keterlibatan dalam pelaksanaan program kegiatan anggaran telah mampu berkontribusi dalam pelebaran ruang arsip dan pengadaan rol opek. 

Gagasan yang santun dan bukti kinerja dalam supporting manajemen instansi terus berkembang dan berpuncak saat pelantikan sebagai arsiparis di tahun 2016. Bahkan bisa jadi melebihi kompetensi dasar dalam jenjang jabatan sebagai arsiparis terampil. 

Tak mengherankan jika perempuan bernama Lengkap Agustina Dwi Krismayanti ditetapkan sebagai Juara kedua Kontestasi Arsiparis Teladan Tingkat Provinsi Jawa Tengah pada tahun 2019. Peran arsiparis dalam implementasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) untuk OPD urusan penanaman modal dan perijinan di Kabupaten Magelang sejak 2017, berhasil mendokumentasikan dan menyajikan data arsip secara digital. 

Mbak Titin bercerita saat datangnya kebutuhan data mendesak yang berasal dari Pimpinan Instansi. Arsiparis dapat menyajikan arsip kepada kepada Dinas dengan kronologis lengkap bahkan saat posisi di luar gedung kantor. Tentu saja permintaan data berbasis arsip surat yang telah  terrekam dalam aplikasi SIKD menjamin tingkat kepercayaan di mata manajemen birokrasi. 

"Mboh piye carane, aku harus memberi porsi kepada kearsipan" Tutur arsiparis yang juga diberikan amanah Tuhan dengan tiga anak. Seolah nalarku terkapar dengan kalimat yang berapi api tersebut. Sifat pekerjaan layanan birokrasi yang terkesan serabutan atau ragam penugasan pimpinan yang menuntut lintas urusan, mampu dia lakoni tanpa meninggalkan semangat kearsipan. 

Sampai disini, friksi peran yang terlalu mengemuka antar urusan dalam dukungan manajemen instansi, mampu dia elaborasi menjadi sebuah kekuatan dalam mengkontribusikan kearsipan. Riilnya saja, sejak adanya program nasional terkait OSS perizinan yang ia ikutin, tak membelenggu peran kearsipan yang dia yakini sebagai andalan manajemen birokrasi. 

Akhirnya, melalui Arsiparis yang berkantor tak jauh dari Wisata Candi Borobudur terselip asa besar Kearsipan Indonesia. Apa itu? Seluruh OPD menjadi penyumbang data andalan manajemen birokrasi, informasi berkualitas tinggi demi sejarah Kabupaten Magelang.

"Belom kecentok aja" Katanya. Riwayat kegiatan instansi yang seolah nampak biasa saja, bisa jadi menjadi informasi bernilai guna tinggi dan bahkan dicari cari

Rosa, Arsiparis Terbaik 2021

Sangat Layak, gelar Arsiparis Teladan Nasional Pertama 2021. Rosa Delima Nila Kusumawardhani Arsiparis Kabupaten Purworejo mengungkap begitu bermaknanya kearsipan. Buku kudu' pun merinding, padahal kuping yang menerima penjelasan darinya. 

"Berubahnya Hari Jadi Kabupaten Purworejo mendasarkan penelusuran arsip Bagelen" aku Rosa Delima, dari kontribusinya sebagai arsiparis kepada instansinya.

Baginya, kearsipan bukan sekedar metodologi menata dan menyimpan arsip, namun menjaga informasi bernilai tinggi sebagai warisan budaya. Penelusuran sejarah lisan yang dia lakukan sedari Keluarga Jenderal besar Ahmad Yani, WR Supratman, Letjen Sarwo Edi dan mantan Bupati dan DPRD telah menguak luasnya pandangan kearsipan. 

Pernyataan inspiratif dari arsiparis diatas seolah menjadi oase penjagaan jati diri Kabupaten Purworejo, tanah yang bersejarah untuk Indonesia. Tanah kelahiran tokoh tokoh nasional seperti Jenderal besar Ahmad Yani, WR Supratman, Mas Bei radiman (pengajar sekolah Kedokteran Stovia Jakarta) Urip Sumoharjo (Kepala Staf TNI pertama) sampai Letnan Jenderal Sarwo Edhi Wibowo,

Inilah tulisan ku, dua jam bersama alumni D3 Kearsipan UGM. Dari Jakarta, aku sengaja menuju ke Depot Arsip Kabupaten Purworejo demi menjawab tanya prestasi arsiparis nasional. Jumat, 3 September 2021 menjadi saksi aura keteladanan seorang perempuan dalam penjagaan warisan bangsa melalui informasi kearsipan. 

Lepas selesai pendidikan di tahun 2001, semangat dalam berkerja dia lakuin. Sebelum menjadi calon arsiparis di tahun 2010, organisasi Perbankan dan Perusahaan Pemasaran Multinasional ia jabani demi pembuktian teori kearsipan kalau di bangku sekolah. 

Rosa pun mengaku sempat merasa shock, bahkan berteriak lantang atas keterbatasan kondisi atmosfir dunia kerja pada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD). Meski demikian, Rosa yang terdidik dari keluarga Tentara, berhasil menyelesaikan ratusan proposal Arsip Masuk Desa yang dibebankan pada instansinya.

Adalah semangat penjagaan warisan dan jati diri melalui informasi yang bernilai tinggi pada level masyarakat terendah (desa), menyulut dedikasi demi perjuangan pembeayaan kearsipan di awal peran seorang Rosa sebagai arsiparis. 

Pertemuanku dengan sosok Arsiparis perempuan yang tangguh ini berawal di tahun 2016 pada ajang Arsiparis Teladan Nasional. Berada di peringkat Harapan kedua, Rosa yang telah mengemas karya "pengawasan kearsipan kolaborasi LKD dan Inpektorat" urung menemui kesempatan terbaiknya. 

"Bahkan pengawasan kearsipan yang gaungnya menasioanal saat ini, di Kabupaten Purworejo telah dituangkan dalam Peraturan Daerah sebelum tahun 2015" Ucap Rosa untuk mengenang konstestasi arsiparis tingkat nasional, dimana Kabupaten Purworejo selalu mendapat jatah rutin untuk mewakili Provinsi Jawa Tengah. 

Kemudian, datanglah pengakuan Teladan terbaik di tahun ini. 2021 menjadi keberuntungan dan kesempatan terbaik untuk Rosa. Berada di jejang keahlian, kompetensi sebagai ASN pada Jabatan Fungsional Arsiparis, ditunjukkan dengan mengemas karya mengkaitkan tema transformasi digital dengan kondisi nasional pandemi covid 19 di Kabupaten Purworejo.

Akhirnya, ceritaku diatas dari wawancara bersama Sang Juara (Teladan Nasional) pun terputus dengan bunyi adzan. Masih buanyak hal menarik lainnya, yang mungkin perlu kita gali di komunitas kearsipan. Termasuk dengan Rosa Delima Nila Kusumawardhani.

"Kearsipan yang baik akan menghasilkan guru, kalo berada dalam urusan pendidikan, kearsipan akan menjadikan wartawan, kalo berfokus pada pemberitaan, kearsipan mencipta sejarahwan, karena berada pada rekam jejak tokoh nasional, bahkan kearsipan juga dapat menginisiai hiburan, dengan adanya wisata informasi bernilai tinggi" Quote Rosa Arsiparis Teladan Nasional Terbaik 2021.

Asosiasi Arsiparis

Siapa arsiparis yang belum mengenal satu satunya wadah organisasi profesi kearsipan ini?

Meski telah tersebut di dalam Undang Undang Republik Indonesia tahun 2009 tentang Kearsipan, baru di tahun 2019 memiliki Pengesahan Badan Hukum dari Kementerian Hukum dan HAM.

Saya pun mengirim pesan singkat untuk mengkonfirmasi kepada salah seorang pengurus dengan kedudukan sebagai wakil Sekretariat Jenderal AAI. Karena Setahuku, AAI telah dibentuk pada empat belas tahun yang lalu tepatnya di tahun 2005.

Berdasarkan jawaban singkat, di iya kan bahwa, baru di tahun 2019 Asosiasi Arsiparis Indonesia memiliki badan hukum secara syah.

Sebagaimana UU RI pada Bab ketujuh tertulis Organisasi Profesi dan Peran Serta Masyarakat. Pasal 70 ayat (1) arsiparis dapat membentuk organisasi profesi, (2) Pembinaan organisasi profesi arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh Pemerintah dan pemerintah daerah. (3) Ketentuan lebih lanjut mengenai organisasi profesi arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dalam anggaran dasar dan anggaran rumah tangga berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Namun demikian, pada Peraturan Pemerintah tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009, tak jua kudapati perihal organisasi profesi.

Menjadi menarik tatkala beberapa kali undangan sertifikasi jabatan fungsional yang dilayangkan Deputi Pembinaan Kearsipan ANRI, pada poin portofolio mempersyaratkan copy keanggotaan organisasi profesi arsiparis (Asosiasi Arsiparis Indonesia).

Tentu saja bagi arsiparis yang akan menempuh sertifikasi kenaikan jenjang jabatan lebih tinggi atau arsiparis yang beralih dari kategori keterampilan ke dalam ketegori keahlian, merasa terpanggil untuk mendapat keanggotaan organisasi profesi.

Namun yang menjadi pertanyaan, sejauh manakah kewajiban arsiparis untuk menjadi anggota AAI??

Tulisan ini menjadi ketiga setelah tautan 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/06/23/aai-asosiasi-arsiparis-indonesia/

Diakhir tulisan ini, aku pun hanya mengilustrasikan pekembangan wadah para profesional kearsipan yakni Asosiasi Arsiparis Indonesia.

Beredar dokumen Pengesahan badan hukum dari Kementerian Hukum dan HAM Republik Indonesia Indonesia kepada Perkumpulan AAI dan terlaksana nya Munas ke-7 di Jawa Timur pada pertengahan bulan Desember 2019 menyisakan banyak pekerjaan bersama.

Salah satunya, rilis kode etik arsiparis yang sampai saat ini belum juga beredar. Di tahun 2004, pada seminar nasional kearsipan yang diselenggarakan oleh Mahasiswa Program Studi Kearsipan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta, Djoko Utomo selaku Kepala ANRI sempat membawakan paparan terkait kode etik arsiparis.

Harapan ku sebagai seorang arsiparis, meski belum mempunyai bukti keanggotaan AAI, semoga dapat dirilis kembali Kode Etik Arsiparis yang ditanda tangani Pengurus Nasional AAI sebagaimana akte Pengesahan tertanggal 20 November 2019.

Semoga bermanfaat 

Kode Etik Arsiparis

Pagi ini, melalui WAG kudapati file "kode etik arsiparis" dari seorang teman. Aku pun harus menyampaikan ucapan terima kasih atas respon dari topik yang aku tuliskan pada 19 Desember 2019 tautan 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/12/19/asosiasi-arsiparis-indonesia-2019/?preview=true

Meski file termaksud bukan berasal dari pengurus AAI, dan masih belum terbaca keabsyahannya (tidak adanya tanda tangan), namun setidaknya dapat diilustrasikan substansi isi kode etik tersebut.

Adapun tujuan tulisan ini sebagai sarana pendalaman substansi isi untuk menyediakan informasi bagi pembaca pada posisi si pemilik profesi. Ya, aku pun berprofesi sebagai arsiparis.

Jika ada yang berpendapat, kenapa sih harus membahas kode etik, toh rincian tugas serta standar kualitas hasil kerja arsiparis telah ditetapkan oleh instansi pembina (ANRI). Jika kita mendalami maksud dan tujuan serta melaksanakan dengan sebaik baiknya maka kelar sudah kewajiban sebagai arsiparis.

Nanti deh y, nulis lagi kenapa harus ada kode etik profesi. Itu lo.. Kayak yg di tv atau media berita lain, bahwa kode etik profesi, sering dirujuk untuk menjadi standar perilaku para profesional yang katanya menghargai keahlian dan ketrampilan tertentu.

Setidaknya terdapat empat bab yang menjadi standar moralitas pelaksanaan profesi kearsipan. yakni

1. Etika dalam berbangsa dan bernegara

2. Etika dalam berorganisasi

3. Etika dalam bermasyarakat

4. Etika pada bidang kearsipan

Masih ada yang tertinggal? Kemungkinan sih masih ada y.... Tak dipungkiri bahwa tiga tahun terakhir ini, kondisi sosial, birokrasi, pengaruh kemajuan teknologi informasi sangat memperlihatkan kemajuan.

Contohnya misalnya era industri 4.0 yang identik dengan perubahan pendekatan konvensional menuju pendekatan digital dan berbasis aplikasi dalam pemenuhan kebutuhan manusia.

Misalnya pada etika bermasyarakat, arsiparis dituntut untuk memiliki pola hidup sederhana, tanggap atas kondisi lingkungan (disadir dari file kode etik versi termaksud). Kemudian dari sumber itu juga tertulis bahwa arsiparis dituntut untuk memiliki rasa empati, hormat, santun, tanpa pamrih dan tanpa unsur pelaksana dalmm memberikan pelayanan.

Kemudian, dalam pasal selanjutnya yang masih bersumber pada file yang sama disebutkan bahwa arsiparis harus mempertahankan mutu Profesionalisme dalam memberikan sumbangan dan pemikiran. Selain itu arsiparis harus dapat mengemban mandat dalam arti kepercayaan khusus dan menghindari penyalahgunaan wewenang secara tidak adil untuk kepentingan diri sendiri atau kelompok tertentu.

Hal diatas, jika diresapi mendalam, bisa jadi berasa sangat komplek untuk bersinggungan dengan kondisi masyarakat yang terus berkembang. Menjadi pertanyaan arsiparis adalah, bagaimana jika nantinya terjadi pelanggaran kode etik tersebut?

Pertanyaan kepada substansi isi kode etik yakni apakah etik dalam bidang kearsipan sudah sesuai dengan tantangan masyarakat di era industri 4.0???

Etika dalam bidang kearsipan tertulis antara lain arsiparis berkewajiban pengelolaan terhadap informasi, menjaga integritas bahan kearsipan untuk menjamin bukti masa lampau, menilai menyeleksi memelihara dalam konteks kesejarahan hukum administrasi dengan tetap menjaga asal usul.

Arsiparis harus melindungi otentisitas arsip selama proses kerja kearsipan, pelestarian dan penggunaan. Arsiparis mempromosikan seluas mungkin bahan kearsipan.

Etika dalam bidang kearsipan tersebut diatas bisa jadi masih debatebel diantara para pemilik jabatan kearsipan. Penulis masih teringat pada permintaan salah satu wakil sekjen AAI untuk mengilustrasikan melalui tulisan persinggungan wilayah pekerjaan kearsipan dengan pranata humas dan pranata komputer.

Baca juga

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/08/21/rincian-tugas-arsiparis/

Ilustrasi diatas memang masih kurang untuk dapat mendalami substansi isi kode etik arsiparis. Namun demikian, Diakhir tulisan ini, menjadi pekerjaan rumah bersama sebagai pemilik jabatan kearsipan untuk terus mendiskusikan sehingga dapat diperoleh kesepakatan yang dapat diterima oleh arsiparis di manapun berada.

Keberadaan arsiparis pun di instansi pemerintahan mempunyai tipikel kondisi kearsipan yang berbeda beda. Arsiparis dalam kedudukan di lembaga kearsipan, di unit kearsipan, di unit pengolah memiliki karakteristik organisasi yang beragam.

Terlebih kearsipan dituntut untuk terus mengimbangi perkembangan teknologi informasi yang begitu melesat di empat tahun terakhir ini.

Semoga berguna

Inpassing 3

Pengangkatan arsiparis jalur Penyesuaian/ Inpassing menjadi bahasan menarik pada akhir akhir ini. Misalnya saja sebanyak 292 kali diminati pembaca, tautan 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/11/15/impasing-jabatan-arsiparis/
Sedangkan 77 viewer untuk tulisan 👇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/11/16/arsiparis-inpassing-jalur-umum/

Bilang saja, bukan penulisan bernilai ilmiah, bukan pula untuk tujuan komersial, atau tujuan program desiminasi kearsipan. Tulisan ini hanya bersifat Uraian dari sudut pandang terbatas diri penulis yang memiliki profesi arsiparis.

Mohon permakluman tatkala masih banyak ketidaksesuaian substansi isi tulisan. Dari dalam hati penulis hanya ingin mewarnai diskusi untuk menuju kedaulatan berpendapat. Kesalahan tulis bukan kesengajaan tapi suatu proses dan tahapan hingga si Arsiparis pun bisa disebut juga sebagai penulis/wartawan/penghobi Literasi.

Untuk tulisan kali ini, lebih merujuk pada aturan main Inpassing arsiparis di Peraturan ANRI No 5 tahun 2019.
Bisa jadi pertimbangan pengembangan karir arsiparis, profesionalisme dan peningkatan kinerja organisasi terkubur dalam dengan pemenuhan target kuantitas arsiparis.

Tak menutup mata sih, merasa seprofesi aku pun menaruh harapan kuat terkait adanya kompetisi impasing untuk mendapatkan kualitas arsiparis yang sejajar dengan pengadaan arsiparis jalur umum.

Jika kita tengok tiga taun terakhir ini, ketentuan Inpassing senantiasa mengalami perubahan. Ketentuan penyesuaian yang juga menyesuaikan kondisi terakhir untuk mendapatkan hasil penambahan arsiparis.

Di tahun terkahir(2019), jelas tersebut dalam pasal 3 ayat 1 poin C bahwa Inpassing memberi karpet merah kepada pejabat pengawas dan pejabat administrator serta pejabat tinggi pratama yang berminat alih jabatan ke fungsional arsiparis.

Selain itu, karpet merah juga di tandai juga dengan tidak dipersyaratkan diklat penciptaan arsiparis sebagaimana ilustrasi penulis pada tulisan sebelumnya. Pendidikan dan latihan dengan puluhan jam pelajaran cukup digantikan dengan persyaratan lulus uji kompetensi saja.

Luar biasa y jalur Inpassing…

Masuk akal juga sih, jika calon peserta Inpassing adalah eks pejabat pengawas dan eks pejabat administrator. Pengalaman manajerial dan sertifikat diklatpim menjadi nilai tukar dengan diklat penciptaan arsiparis.

Namun bagaimana caranya memilah milih dan hanya meloloskan pengajuan yg berportofilio pejabat pengawas/administrasi?

Otak liciku sih menebak, bahwa pemilahan itu akan menjadi area teknis tim bentukan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dalam melakukan verifikasi berkas kelengkapan administrasi pengajuan Inpassing. Karena hanya terhadap ASN yang lolos verifikasi berkas sajalah yg berhak mengikuti proses uji kompetensi.

Ternyata eh ternyata…. Fakta yang terjadi tidak sesuai tebakanku. Emang TTS bersampul gadis Seksi, tebak tebak segala 🙄

Kita dapat lihat, beberapa pengajuan Inpassing bukan melihat portofolio ASN mantan atau sedang menduduki pejabat pengawas atau administrator. Hampir semua ASN asal memenuhi persyaratan minimal maka lolos verifikasi dan berhak mengikuti uji kompetensi.

Setelah mengikuti uji kompetensi yang berbentuk ujian pilihan ganda, ujian essay dan wawancara, dengan capaian skor di atas 70, maka sudah siap memasuki gerbang jabatan arsiparis.

“rul, gemana perkembangan arsiparis Inpassing di KESDM” kata Direktur SDM Kearsipan kepadaku saat acara pemilihan arsiparis teladan 2019 Agustus lalu.

Otaku jadi berfikir, di meja direktur tersebut lah kewenangan usulan penetapan verifikasi berkas administrasi pengajuan Inpassing ditetapkan. Dibawah Deputi Pembinaan Kearsipan, konsep rekomendasi akan diajukan untuk mendapatkan Pengesahan Kepala ANRI.

Rekomendasi inspassing memuat informasi formasi arsiparis yang dibutuhkan dan hasil penilaian lulus oleh asesor dan dua tahun masa berlaku.

Rekomendasi tersebut menjadi dasar pengangkatan arsiparis oleh pejabat pembina kepegawaian sesuai dengan kebutuhan formasi arsiparis dan ketentuan yang berlaku. Ketentuan impasing arsiparis dapat dilaksanakan sampai dengan bulan keempat tahun 2021.

Diakhir tulisan ini, tatkala dinamika Inpassing bagi sebagian pihak masih menjadi bahan perbedaan pendapat, maka yg penulis dapat sampaikan adalah memaknai kondisi riil profesi arsiparis masih berada di kelas bawah.

Bisa jadi berbeda dengan jabatan fungsional tertentu lainnya yang sudah lebih mendapatkan tempat dihati para ASN. Jabatan arsiparis masih harus mencari perhatian, menawar nawarkan diri agar rumpun jabatan ini terus lestari.

Harapan perubahan identitas arsiparis yang identik sebagai penjaga gudang, sebagai penunggu kertas bekas, sebagai pengepul, masih memerlukan waktu dan momentum perubahan. Salah satunya dengan membuka seluas nya dan mempermudah jalur Inpassing.

Semoga bermanfaat

Inpassing 2

Penghapusan eselonisasi untuk digantikan dengan jabatan fungsional yang menghargai keahlian, bisa jadi trending topik percakapan para ASN. Hal itu penulis simpulkan, lebih dari 230 pembaca sejak diunggah terkait Ilustrasi pengadaan arsiparis melalui jalur Penyesuaian atau Inpassing pada tautan 👇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/11/15/impasing-jabatan-arsiparis/

Otaku kembali terusik untuk memperdalam hal yang berkaitan dengan pengadaan arsiparis non jalur formasi umum. Penulis yg menjadi pelaku saat mengisi formasi arsiparis melalui jalur umum di tahun 2009, menerima kenyataan bahwa mayoritas arsiparis di instansiku terdiri dari kelompok arsiparis pengadaan jalur impasing (arsiparis impasing)

Bisa jadi, kala itu formasi jalur umum sangatlah terbatas. Beberapa arsiparis senior di kantor yang hadir melalui jalur umum (arsiparis umum), kini telah beralih jalur ke pejabat struktural. Jadi praktis kondisi kearsipan secara jumlah lebih banyak arsiparis impasing dari pada arsiparis umum.

Pembinaan arsiparis terkait dengan menjaga kecukupan ketersediaan jumlah Arsiparis, terlihat kembang kempis. Strategi pencantuman formasi arsiparis pada peta jabatan harus berbenturan dengan kebijakan pimpinan saat pengadaan ASN pada urusan yang lain.

Ketepatan penyusun analisis beban kerja kearsipan dan pencantuman jumlah kebutuhan arsiparis tak juga dihiraukan tatkala prioritas organisasi berada di lain bidang (non ketatausahaan).

Instansi mana yang tidak meneriakkan kekurangan jumlah arsiparis? Permasalahan kurangnya arsiparis kemudian dijawab dengan dalih bahwa “sumber daya manusia kearsipan bukan hanya arsiparis semata”. Secara jelas tertulis di dalam ketentuan, pejabat struktural di bidang kearsipan dan pengelola arsip sebagai dua pelaku lain selain arsiparis.

Ketentuan yang berbentuk produk parlemen tentang kearsipan tahun 2009, belum juga menjadi tafsir dalam ketatalaksanaan sampai dengan penataan organisasi birokrasi yang berfihak pada urusan kearsipan.

Pemandangan umum di pemerintahan daerah baik tingkat 1 dan 2 terkait penggabungan numenkelatur perpustakaan dan kearsipan, hampir terjadi di seluruh Indonesia. Begitu pula numenkelatur jabatan struktural urusan kearsipan di pemerintahan pusat mentok pada level eselon 4.

Usulan menaikkan eselon 4 ke eselon 3 dengan mempertimbangkan adanya gedung depot arsip yang terpisah dengan kantor induk hanya menjadi suara yang tak ada realisasi.

Kemudian strategi yang paling realistis sebagaimana yang terjadi di Kementerian Kehutanan dan Lingkungan Hidup bahwa pejabat eselon 4 yang menangani urusan kearsipan ditugaskan sebagai kepala kantor melalui Penetapan kuasa pengguna anggaran.

Namun demikian menurut penulis yang sempat melakukan kunjungan dan berbincang dengan Pejabat terkait, kelonggaran pengusulan program kegiatan anggaran masih menginduk pada Sekretariat Jenderal. Artinya bukan kepala kantor yang bersifat Satker.

Arahan Presiden tentang identifikasi unit yang berpotensi dihapuskan, mengecualikan kantor yang berbentuk satker terpisah. Kemudian muncul pendapat yang sudah telat, bahkan bisa jadi tidak masuk logika saat penyederhanaan birokrasi menjadi kebijakan kepala pemerintahan, adalah harapan munculnya eselonisasi baru untuk kepala Depot Arsip. Enggak lah ya….

Apa Mungkin arahan pergantian eselonisasi kok mau mengusulkan eselonisasi baru dengan sebutan kepada Depot Arsip???

Dengan demikian, dapat diambil kesimpulan, nantinya setelah penyederhanaan birokrasi benar terjadi, hanya ada beberapa pejabat struktural kearsipan di pemerintahan pusat yakni pejabat di Lembaga Kearsipan.

Karena di Kementerian dan lembaga non Kementerian (instansi pusat), belum ada jabatan struktural Eselon 2 yang secara khusus melakukan fungsi kearsipan.

Kenyataan ini sangat abasurd jika kita kaitkan dengan penilaian kinerja arsiparis sistem SKP. Bagi beberapa arsiparis termasuk penulis, sistem penilaian SKP menjadi kenyataan pahit.

Kenyataan bahwa jabatan arsiparis harus tidak berdaya menolak dukungan target kinerja eselon. Sasaran kinerja arsiparis harus menunjukkan cascading penetapan kinerja organisasi bersangkutan.

Penulis merasa, sistem penilaian SKP dengan dihadapkan dengan penyederhanaan birokrasi harus didudukkan pada penghormatan jabatan yang menghargai keahlian.

Jangan lah menjadikan sistem penilaian kinerja arsiparis seolah menjadi pelayan pencapaian kinerja organisasi,namun didudukkan dalam pembangunan kearsipan secara nasional.

#####

Ada juga kenyataan yang juga tidak manis, bisa dibilang pahit, tatkala respon beberapa arsiparis jalur umum memandang miring kelompok arsiparis impasing.
“inpassing:kuantitas,kualitas dan realitas…ra nyambung” kata seorang arsiparis pemerintah pusat di WAG.

Wajar saja kalimat arsiparis tersebut jika memang pernah kerja bareng dengan para arsiparis impasing. Tak dipungkiri bahwa arsiparis dari jalur umum lebih percaya diri membawakan urusan kearsipan ketimbang arsiparis impasing.

Hampir mirip dengan temen lain yang Juga berasal dari jalur umum dan berkantor di Jakarta.
[15/11 14.44] arsiparis: Lg dibahas masalah tsb, tapi ketika ikut bahas jd ngelus dada je. Khusus nya pembahasan di anri sbg pembina arsiparis, lebih memberi kemudahan pns yg impasing, tp yg melalui jenjang karir dipersulit dgn harus diklat dan ujikom serta persyaratan yg tidak tercantum pd permenpan

Akhirnya, tulisan ini Penulis tetap berada pada pihak yang konservatif. Selamat datang arsiparis impasing. Selain perlindungan BUP dan kelas jabatan, masih banyak keuntungan menjadi arsiparis, salah satunya adalah tanpa kerja arsip sennyatanya, asal mengumpulkan penilaian kinerja dan tidak melanggar disiplin, dapat diusulkan naik pangkat.

Semoga bermanfaat

Inpassing 1

Pidato Presiden sesaat setelah pelantikan pada 21 Oktober 2019 yang salah satu berisikan penyederhanaan birokrasi menggelitik untuk diilustrasikan.

Setidaknya sampai hari ini, 15 November 2019 telah beredar informasi melalui Media sosial WAG terkait eselonisasi yang digantikan dengan jabatan fungsional. Berdasarkan Paparan terkait dari Kementerian Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi ditetapkan paling lambat dapat terlaksana pada bulan keenam tahun 2020.

Paparan dalam format File bentuk Pdf yang menyebar dan bisa dibilang viral hampir pada WAG para Aparatur Sipil Negara diantaranya berjudul Bahan Deputi Sumber Daya Manusia tentang tindak Lanjut arahan Presiden telah memetakan dengan gamblang langkah kongkrit sedari penataan organisasi, penataan jabatan fungsional dan transformasi jabatan.

Yang menarik bagi penulis adalah disalah satu slide adanya catatan jabatan fungsional bidang ketatausahaan yang salah satunya dilaksanakan oleh arsiparis.Pastinya akan terjadi penambahan jabatan fungsional arsiparis sebagai salah satu dampak pemangkasan struktur organisasi level 3 dan 4.

Inventarisasi jabatan struktural Eselon III atau saat ini disebut dengan Pejabat Administrator dan jabatan struktural Eselon IV atau Pejabat Pengawas yang berpotensi pemangkasan pada klasifikasi Kementerian yang terdiri dari koordinator, kelompok 1 s.d 3 pada urusan ketatausahaan akan berpotensi menambahkan jumlah arsiparis di Pusat.

Memori kita masih anget saat ramai ramainya impasing pada jabatan arsiparis. Beberapa pejabat struktural yang melompat ke jabatan arsiparis termotivasi dengan Batas Usia Pensiun (BUP) atau kelas jabatan yang lebih tinggi.

Kemudahan dalam proses impasing pada jabatan arsiparis bisa jadi menjadi target sasaran para eks pejabat struktural. Proses yang relatif mudah sebagaimana diutarakan oleh Wisudowati di Jurnal Diplomatika UGM Vol 2 2018 dengan mengambil studi kasus di Kementerian ESDM.

Meski demikian, yang perlu diperhatikan selanjutnya adalah ketersediaan kursi pendidikan dan latihan secara singkat pada pusat pengembangan sumber daya manusia di setiap Kementerian atau Pusdiklat ANRI, dengan kelas Diklat Penciptaan Arsiparis.

Dari beberapa hal diatas, maka mengantarkan penulis pada pendalaman “prediksi impasing jabatan arsiparis” ke arah yang lebih kompetitif.

Dengan kompetisi impasing maka diharapkan mendapatkan kualitas penambahan jumlah personil arsiparis yang mempu untuk mengangkat kearsipan ke jalur yang lebih maju.

Kita tak menutup mata, jika kehadiran arsiparis melalui jalur impasing masih menjadi perbincangan miring diantara arsiparis. Kiprah arsiparis jebolan impasing sebagian besar masih dibawah ambang standar kualitas, meski beberapa orang yang penulis kenal telah membawa banyak perubahan di kearsipan.

Tanpa bermaksud membandingkan antara penciptaan arsiparis melalui pendidikan dan latihan dengan kuliah kearsipan, namun di permukaan memang jelas terlihat perbedaan kualitas antara pengadaan arsiparis dari jalur formasi umum dengan impasing.

Jika kita tengok lebih dalam, keberadaan arsiparis melalui impasing terdiri dari 2 jalur pengadaan pegawai negeri. Pertama adalah jalur pengadaan formasi pelamar umum dengan standar D3 dan S1 meski bukan pada formasi arsiparis. PNS ini menjalani proses impasing dengan mengikuti diklat penciptaan. Kedua adalah adalah pengadaan pegawai negeri jalur pengangkatan atau non jalur umum. Setelah menjadi PNS pada urusan ketatausahaan dengan pengalaman beberapa tahun dan mendapatkan sertifikat diklat penciptaan arsiparis, jadilah arsiparis.

Pada kategori kedua ini yang masih menjadi pemandangan ketidaksesuaian ambang batas standar kualitas arsiparis.

Diakhir tulisan ini, penulis sebagai arsiparis siap menyambut dengan gembira calon Arsiparis jalur impasing. Pastinya calon arsiparis ini banyak yang berasal dari kategori pertama sebagaimana termaksud diatas. Kategori pengadaan formasi umum kala itu.

Meski badai demotivasi karir bakal melanda musim pemangkasan jabatan eselon 3 dan 4, namun perlu dimaknai positif untuk transformasi jabatan arsiparis. Kompetisi impasing dari para mantan struktural ini dapat menjadi potensi unggul menciptakan arsiparis berkualitas.

Semoga bermanfaat

Pelayan Birokrasi (2)

Rabu, 6 November 2019
Siapakah dia?? Yang sedang membangun kepuasan diri dengan melayani?? Tebar pesona dengan memposisikan jabatan untuk lebih bermanfaat. Seorang arsiparis merasa bisa tersenyum di sore hari tatkala berhasil memberikan pelayanan. Setidaknya tercatat empat orang sekaligus telah mendapat layanan pada hari Selasa, 5 November 2019
Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/31/kinerja-arsiparis-itu-melayani/

1. Kepala Seksi di Subdit Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri menerima manfaat konsultasi penomoran naskah dinas.
Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/11/06/analisa-naskah-kedinasan/

2. Kasubag Informasi Hukum
Menindaklanjuti rapat pengelolaan dokumen kontrak KKKS, Pak Fauzi didampingi Maria dan Shinta menyambangi ruang arsip untuk memastikan kembali pelimpahan penyimpanan Arsip KKKS dari Direktorat Hulu Migas.
Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/30/pengelolaan-dan-pengadministrasian-dokumen-kontrak-kerjasama-migas/

3. Kasubag Rumah Tangga dan Perlengkapan
“dengan versi android, akan lebih sering baca surat” kata Pak Zainul setelah mendapatkan tutorial download aplikasi persuratan Ditjen Migas melalui Playstrore.

Meski telah lama aplikasi persuratan berbasis Web nangkring sebagai sarana perkantoran, namun kendala kecepatan akses menjadikan pengguna enggan dan tidak menciptakan ketertarikan untuk memanfaatkan aplikasi.

Pada hari ini, saat bersama salah seorang staf dari pak Zainul, saya bisa mendapatkan bukti, bahwa selaku pejabat pengawas lebih sering mendisposisi surat.

Inovasi aplikasi persuratan berbasis Android menjadi terobosan agar sarana perkantoran semakin berdaya guna untuk penyelarasan pekerjaan.

“terakhir buka aplikasi surat, di Bulan April, dan sekarang sudah ada 13 surat masuk” kata Ryan selaku Pengelola BMN yang menjadi staf dari pak Zainul.

Saya bersama Ryan sedang asyik ngobrol lepas mendarat di Bandara Abdurrahman Saleh Malang, untuk mengikuti diklat Info grafis.

Tepat di sebelah Ryan, seorang teman analis wilayah kerja, Farhan, yang juga sebagai pengguna aplikasi persuratan Ditjen Migas,kusarankan untuk mengunduh versi android dari playstrore.

4. Kepala Seksi di Subdit Penerimaan Negara Migas
Merasa membutuhkan data sebagai bahan rapat dengan Direktorat Jenderal di Kementerian Keuangan, Pak Supriyadi menyambangi ruang arsip untuk mendapatkan file surat tertanggal desember 2018.

Pasalnya, filling di aplikasi persuratan sudah tidak dapat menampilkan file Pdf. Berbekal data surat yang dicetak dari aplikasi tersebut, pak supriyadi mendapatkan layanan penelusuran file Pdf.

Demi pemeliharaan kecepatan akses, arsiparis melaksanakan kewenangan untuk menutup akses file Pdf dan hanya menampilkan data surat saja. Penutupan diberlakukan untuk file Pdf lebih dari tiga bulan silam.
Namun demikian, kebutuhan dari pengguna masih dapat terlayani dengan baik oleh tim kerja arsip Ditjen Migas.

Akhir ilustrasi diatas, kiranya kiprah arsiparis menjadi catatan karir dalam membangun kepuasan sebagai pelayan. Pelayanan berdasarkan kompetensi.

Semoga bermanfaat

Pelayan Birokrasi

Kehadiran arsiparis di suatu unit kerja diharapkan mensuport kinerja unit. Keberhasilan unit kerja berkat dukungan kinerja arsiparis. Bagaimana cara mengukur kalimat diatas? Gampang sekali loh, cara mengukur suporting /manfaat hasil pekerjaan arsiparis adalah dengan menyertakan tanda tangan atasan langsung pada bukti kerja. Dengan adanya tanda tangan 🧤 atasan langsung, bisa dikatakan kualitas pekerjaan telah mencapai seratus persen. Gampang kan😅😅😅😅

So, dekatin atasan langsung y…. Cari perhatian dan berikan perhatian kepada atasan langsung, serta layani segala permintaan atasan langsung 😅😅😭😭🤣 kalo beliau si atasan langsung, belum makan siang, beliin…. .. Kalo capek, pijitin deh, kalo belum mandi… Jgn coba coba mandiin ya😋😋😋🙄

Hal diatas merupakan satu dari banyak informasi yang kudengarkan dan kutuliskan kembali. Meski kutambahi dengan rangkaian kata untuk melucu, ngelawaak yang terkesan garing, namun poin kehadiran arsiparis sangat dinantikan oleh unit kerja melalui sikap melayani pimpinan setulus hati.

Bertempat di auditorium Prof J. A. KATILI Pusat Penelitian Dan Pengembangan Geologi Kelautan (P3GL) Cirebon Jawa Barat, terlaksana forum diskusi arsiparis di Lingkungan Kementerian ESDM.

Forum tersebut dibuka oleh Bapak Achmad Sudaryanto yang membacakan sambutan kepala Biro Umum KESDM. Tercatat 79 orang yang membubuhkan tanda tangan pada daftar hadir baik dari peserta dan panitia.

Siti Nurhayati selaku pembicara memaparkan banyak hal terkait sertifikasi/ uji kompetensi dan penilaian kinerja arsiparis. Ibu yang populer dengan panggilan INUNK tersebut berasal dari Direktorat Sertifikasi dan SDM Kearsipan ANRI. Sosok perempuan yang penulis ketahui sebagai pasangan 👫 hidup atau istri Pak Imam Mulyantono yang saat ini sebagai salah satu pimpinan tinggi pratama di Lembaga Kearsipan Nasional.

Berikut beberapa poin-poin isi pemaparan antara lain:
🌟 Sumber Daya manusia kearsipan antara lain arsiparis, fungsional umum bidang kearsipan dan kepala lembaga kearsipan, pejabat struktural pada urusan kearsipan

🌟 Seseorang yang memiliki kompetensi kearsipan yang diperoleh dari Pendidikan Formal jurusan kearsipan dan melalui pendidikan dan pelatihan, memiliki tugas dan fungsi urusan kearsipan.

🌟 Meski sudah di atur pada Undang Undang, pada praktik nya masih terdapat arsiparis yang tidak melaksanakan tugas pokok kearsipan.

Pak Kasianto dari Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Migas Cepu menyaut kalimat narasumber tentang prosentase tugas pokok harus lebih banyak dari pada tugas tambahan. “pada realitanya, sesuai kondisi lapangan, lebih banyak tugas tambahan dari pada tugas pokok” ujar Pak Kasianto selaku arsiparis muda bersama dua orang temennya

🌟 Fungsi tugas arsiparis sejak penciptaan, pemberkasan sampai memprediksi arsip yang potensial menjadi arsip statis. Pengawasan potensi arsip statis dapat dimulai dari penggunaan kertas.

🌟 Kewenangan arsiparis memandang potensi merusak informasi, memperhatikan kewenangan akses, dan menerima penugasan penelusuran.

🌟 Pengadaan arsiparis dapat dilaksanakan dari pengangkatan pertama, impasing, pindah jabatan, dan promosi. Contoh impasing yakni ASN berijazah D3 dengan golongan ruang 3D ,maka dapat impasing ke penyelia.

Selain itu, pengadaan arsiparis dapat melalui pengangkatan kembali dari keadaan arsiparis antara lain:
Diberhentikan sebagai PNS, menjalani cuti di luar tanggungan negara, tugas belajar lebih dari satu tahun, menjalani penugasan pada jabatan lain.

Dapat juga melalui Alih jenjang (dari jabatan terampil ke jenjang keahlian)

🌟 Kelaikan pada kenaikan jenjang jabatan melalui sertifikasi dimaksudkan untuk mengukur pemahaman rincian tugas jenjang di atas. Dengan demikian akan menyelaras pelaksana tugas arsiparis.

🌟 Kegiatan yang sudah di rencanakan sejak awal tahun merupakan tugas pokok. Pada kegiatan yang tidak direncanakan sejak awal, akan menjadi tugas tambahan.
Pak ceme menanyakan kembali terkait kategori tugas tambahan.

🌟 Apa yang akan dikerjakan mendasarkan pada rincian tugas tiap jenjang sesuai Perka ANRI nomor 4 tahun 2017 dan Bukti apa yang nanti akan dilaporkan saat penilaian mendasarkan pada SKHK

🌟 Format dan teknis bukti kinerja arsiparis diharapkan sesuai dengan SKHK untuk menggambarkan kualitas kinerja. Dengan kata lain, standarisasi format dan contoh bukti kerja dapat dirujuk pada SKHK.

Seorang arsiparis pastinya akansangat memperhatikan cara membuat bukti kerja seperti contoh yang terdapat di SKHK. Misalnya kegiatan pemindahan memiliki batasan berpindahnya fisik arsip. Bukti pemindahan dengan laporan pemindahan sesuai dengan format yg disebut di SKHK. Antara kegiatan dengan bukti haruslah nyambung.

🌟 Berjajar kegiatan tambahan sampai dengan 7 kali dibatasi nilai angka tiga.

Pada akhir tulisan ini, senantiasa melakukan pencatatan kegiatan sesuai dengan jenjang jabatan dan mengumpulkan bukti kerja sesuai dengan Standar Kualitas Hasil Kerja Arsiparis (SKHK)

Antara beban kerja arsiparis

Menjelang siang pada hari Kamis, tanggal 23 Januari 2019, Pejabat Pengawas bidang kepegawaian Ditjen Migas menyambangi ruang arsip. Beliau menanyakan jumlah kebutuhan petugas arsip saat ini. Kebutuhan petugas arsip akan diakomodir dengan pengadaan pegawai non ASN di Lingkungan KESDM

Dari obrolan ringan bersama pejabat tersebut, penulis merangkum dalam suatu analisis antara lain:

Jumlah formasi yang telah ditetapkan melalui Peraturan Menteri ESDM No. 11 Tahun 2015 adalah sebanyak 23 orang arsiparis untuk Direktorat Jenderal Migas. Pada tahun 2019 ini terdapat tiga orang pegawai yang memiliki Surat Keputusan (SK) sebagai Arsiparis yakni : Sdr. Mulyanto, Sdr. Nurul dan Sdr Dinnisa

Dengan demikian kebutuhan sumber daya manusia di unit kearsipan Ditjen Migas adalah minus 20 orang karena telah terpenuhi 3 formasi.

Dari tiga orang arsiparis, satu orang diperbantukan untuk pengurusan dokumen perjalanan luar negeri, maka tersisa dua sumber daya manusia untuk melaksanakan beban kerja unit kearsipan ditjen migas.

Bp. Ahmad Fauzi selaku pejabat pengawas kepegawaian Ditjen Migas menyampaikan kebijakan rencana revisi permen 11 tahun 2015, untuk itu beliau mengharapkan dokumen tertulis yang membuktikan secara faktual pada tahun 2019 tentang kebutuhan 20 orang arsiparis termaksud.

Penulis yang mewakili unit kearsipan Ditjen Migas menyampaikan bahwa pada saat permintaan bahan atau data dukung terkait kebijakan revisi permen no 11 tahun 2015, pada bulan Mei 2018, unit kearsipan telah mengisi formulir beban kerja sesuai permen PAN dg total 12 orang arsiparis dengan rincian sebagai berikut:
-Arsiparis pelaksana : 3 orang
-Arsiparis pelaksana lanjutan : 2 orang
-Arsiparis Penyelia : 4 orang
-Arsiparis Pertama : 2 orang
-Arsiparis Muda : 1 orang
Formulir diisi secara faktual dari keberadaan petugas arsip yakni Mulyanto, Nurul Muhamad, Juli Supadmo, Kasmari, Tatang, Gilang, Reni, Catur, Gondo, Reza, alif dan avis, serta rosyid.

Meski pada awal tahun 2019 ini masuk tambahan dua orang tenaga perbantuan yakni Junaidi alfin dan Mikun sehingga total 15 orang.

Penggambaran kebutuhan petugas arsip pada unit kearsipan Ditjen Migas di atas masih bersifat faktual (apa yang telah dikerjakan oleh petugas arsip) sebagaimana keberadaan personil saat ini.

Keberadaan 12 s. d. 15 orang untuk menjalankan unit kearsipan pada tahun 2019 masih belom memenuhi standar minimal pelayanan kearsipan.

Jika mengikuti standar minimal pelayanan kearsipan maka indikator yang dipergunakan bukan hanya gambaran faktual dari keberadaan petugas arsip.

Menurut penulis, Unit Kearsipan yang telah memiliki standar minimal mendekati kondisi kearsipan sebagaimana amanat Peraturan Pemerintah nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Kearsipan Nom 43 tahun 2009.

Ragam Aktivitas penyelenggaraan kearsipan sebagaimana peraturan termaksud memang tidak dapat dilaksanakan sendiri oleh unit kearsipan, namun terkait dengan unit dan jabatan lain (selain jabatan arsiparis)

Ragam aktivitas kearsipan terbagi menjadi dua yakni kegiatan yang bersifat pelaksanaan dg kategori ketrampilan dan kategori ahli atau penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria (sistem kearsipan).

Keterkaitan dg jabatan lain yakni pemanfaatan teknologi informasi harus bergerak beriring dengan pranata komputer atau setidaknya tim arsip disuport oleh programer komputer.

Ragam aktivitas kearsipan juga dihadapkan pada penyediaan arsip dan pengolahan menjadi informasi serta desiminasi informasi yang bersumber pada arsip.

Agar memenuhi standar pelayanan minimal, maka penulis berpendapat bahwa jumlah ketersediaan petugas arsip di Unit kearsipan harus dikaitkan dengan hasil kerja atau jumlah arsip, jumlah unit pengolah/unit kerja, jumlah jenis arsip serta ragam aktivitas kearsipan

Selain hal tersebut, yang terpenting pada unit kearsipan adalah kedudukan atau peran yang dapat dilaksanakan untuk pencapaian kinerja organisasi.

Unit Kearsipan Ditjen Migas memiliki peran dalam mendukung manajemen internal ditjen migas dalam bentuk layanan perkantoran.

Kebutuhan layanan perkantoran saat ini di Ditjen Migas adalah perbaikan Fasilitas perkantoran yakni renovasi gedung. Kegiatan tersebut meninggalkan kepedihan bagi unit kearsipan Ditjen Migas karena terjadi lonjakan pertumbuhan arsip yang sangat masif.

Gambaran tersebut penulis sampaikan melalui tautan:
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/01/05/195-ton-bahan-non-arsip-keluar-dari-gd-migas/

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2018/10/15/ledakan-%f0%9f%92%a5-arsip-di-gd-migas/

Selama dua tahun ini, unit kearsipan hanya mampu melaksanakan aktivitas pengolahan arsip dan belum mampu untuk mengolah data arsip menjadi informasi sampai dengan desiminasi informasi arsip (pameran arsip)

Melalui tulisan ini, penulis sebagai Arsiparis Ditjen Migas memohon permakluman kepada pimpinan. Arahan pimpinan agar unit kearsipan menyelenggarakan pameran arsip sebagai bentuk desiminasi informasi belum dapat terlaksana.

Unit Kearsipan Ditjen Migas masih di bawah standar karena belum tuntas dalam mengimbangi pertambahan arsip. Sehingga unit kearsipan Ditjen Migas baru mampu menjalankan layanan perkantoran sebagai gudang penyimpanan, penataan arsip, mengamankan arsip meski terbatas nya ruang simpan.

Jumlah arsip yang mencapai 8400 boks dihadapkan dengan ketersediaan ruang arsip ukuran 12M X 6M. Ruang yang hanya berkapasitas 2500 boks (ukuran 12M X 6M) terisi 3400 boks beserta space untuk kegiatan penyortiran atau pemilahan arsip.

Meski kerjasama penyimpanan sistem sewa di Pusat Jasa Kearsipan ANRI mencapai 5200 boks untuk tahun 2019, namun masih belum dapat mencukupi kebutuhan ruang simpan.

Capaian Unit Kearsipan Ditjen Migas yakni terbangunnya citra kehandalan dalam menyimpan arsip sehingga pimpinan dan pegawai mempercayakan penyimpanan arsip mereka. Satu penyebab yang terkait erat adalah kredibiltas petugas arsip. Tingkat kepercayaan dalam melaksanakan tanggung jawab penyimpanan arsip untuk menjamin ketersediaan bukti jika sewaktu waktu dibutuhkan.

Petugas arsip yang mendapat predikat teladan di tingkat Kementerian ESDM dengan didukung 10 s.d. 15 orang menjadi pengungkit citra kehandalan unit kearsipan Ditjen Migas termaksud.

Petugas arsip telah melaksanakan aktivitas kearsipan pada tiap harinya dan menghasilkan hasil kerja berupa data arsip dan fisik atau pdf hasil alihmedia arsip.

Petugas melaksanakan ragam aktivitas pengolahan arsip yakni mensortir, memilih arsip dan non arsip, deskrepsi, memindai, mengupload, memberikan nomor arsip, menyimpan ke dalam boks, menata boks arsip ke dalam lemari arsip, melayani penelusuran dan peminjaman arsip sampai dengan mengelap debu debu kertas.

Gambaran obrolan bersama Bp Fauzi di atas mengerucut pada kebijakan Sekjen ESDM dalam rekruitmen pegawai non ASN untuk bidang kearsipan.

Berapapun petugas arsip yang akan disediakan dengan rekruitmen pegawai non ASN, tetap akan dibagi keseluruhan satuan kerja di Lingkungan KESDM.

Berapapun jumlah petugas arsip yang akan diperbantukan di unit kearsipan Ditjen Migas semoga menjadi tambahan amunisi bergeraknya unit kearsipan.

Beban kerja seperti Hasil kerja /jumlah arsip sebanyak 8400 boks arsip, pelayanan pemindahan arsip kepada 26 unit pengolah/unit kerja di Lingkungan Ditjen Migas, 72 jenis atau seri arsip yang harus dilakukan penataan , ragam aktivitas kearsipan berkategori keahlian seperti penyusunan NSPK, pengolahan arsip menjadi informasi dan desiminasi informasi arsip dapat terus terlaksana

Buku kerja arsiparis

#arsiparis #kearsipan

Masuk triwulan kedua (April) tahun 2019, khazanah dan koleksi arsip, daftar arsip, data arsip, boks arsip, berkas dan jenis arsip semakin bertambah sebagai hasil beberapa aktivitas yang mengisi hari hari di unit kearsipan Ditjen Migas.

Senin, 1 april 2019
1. melakukan stock opname yakni mengisi ruang simpan offstorage dengan menggantikan arsip yg pernah diolah pada 5 tahun yang lalu (2014)
2. Melanjutkan proses manuver berkas untuk jenis arsip niaga Migas.
3. Mengolah berkas Pegawai aktif
4. Penerimaan pemindahan arsip jargas
5. Deskrepsi arsip hasil kajian tenaga ahli (laporan pekerjaan pihak ketiga)
6. Pemilihan dan mensortir berkas ke kelompok eselon 3

STOCK OPNAME
Meski mempergunakan istilah yang biasa dipergunakan dan kita bisa dengar di dalam manajemen gudang, stock opname pada tulisan ini dimaksudkan untuk menggambarkan aktivitas menyimpan arsip di ruang offstorage dengan menukar dg arsip yang direncanakan untuk dilakukan pengolahan kembali.

Gondo dan Avis memindahkan arsip dari Gedung 🏢 Migas ke ruang simpan sistem sewa yang berjarak kurang lebih 10KM dengan mempergunakan mobil operasional yang dibawakan sopir bernama Angga.

Stock Opname hari ini dilaksanakan untuk mengirim 100 boks dan menarik arsip sebanyak 50 boks (arsip pada jenis/seri yang berbeda untuk dilakukan Manuver berkas)

MANUVER BERKAS
Berkas aktif untuk jenis arsip niaga Migas, memuat judul nama perusahaan. Berkas aktif yang berada di central file (penguasaan unit pengolah), telah berubah menjadi inaktif dan diterima di ruang arsip (unit kearsipan).

Agar memudahkan dalam penyimpanan di ruang arsip (penguasaan unit kearsipan) maka berkas tersebut diolah kembali. Skema penataan yang dipergunakan untuk menyimpan berkas niaga Migas bukan berdasarkan nama perusahaan, namun berdasarkan jenis izin usaha niaga Migas secara urut per tahun.

Perubahan skema penataan pada central file ke records center didasarkan pada status arsip yang sudah jarang untuk dirujuk atau menurun tingkat penggunanya. Perubahan skema penataan terwujud dari penamaan berkas.
Contohnya:
Berkas niaga umum BBM tahun 2014 adalah berkas permohonan izin yang terdiri dari kumpulan berkas tiap nama perusahaan yang mengajukan dan telah menerima sertifikat izin usaha.

Manuver berkas Niaga Migas dilaksanakan oleh dinda dibantu oleh empat orang siswi magang yakni Tania & Zaenab dari SMKN 51 Jakarta, dan Farah & Nadia dari SMKN 47 Jakarta.

BERKAS Niaga Migas sejumlah 311 boks telah dimanuver menjadi kurang lebih 180 boks.

BERKAS PEGAWAI AKTIF
Dampak renovasi yang dilaksanakan di Gd. Migas pada tahun 2018, menyisakan berkas kepegawaian yang tidak dapat dibawa serta pada ruang kerja saat ini. Konsekuensi dari dampak tersebut adalah berkas Pegawai aktif dipasrahkan oleh unit kepegawaian Ditjen Migas kepada unit kearsipan.

Sejak di unit kepegawaian, penyimpanan berkas Pegawai mempergunakan map gantung dan ditempatkan pada rol opek yang digantung. Rol opek yg dibongkar saat renovasi ruang kerja tidak dipasang kembali di ruang kerja unit kepegawaian.

Pengolahan berkas Pegawai aktif yang dilakukan oleh unit kearsipan saat ini adalah menggunakan plastik pocket yang diletakkan pada odner. Aktivitas tersebut dilaksanakan kasmari dan junaidi alfin. Pemindahan file kepegawaian dari map gantung ke plastik pocket sesuai dengan berkas perorangan pegawai aktif. Sampai hari ini telah selesai 40 berkas perorangan yang dikerjakan.

PENERIMAAN PEMINDAHAN ARSIP
Sejak pagi hari senin 1 april 2019 , seorang staf subdit pembangunan infrastruktur Migas pada Direktorat Infrastruktur Migas bernama Imam, menghubungi arsiparis di ruang arsip. Atas arahan dari pimpinan staf tersebut berkoordinasi dalam rangka pemindahan arsip. Arsip yang semula masih berada di kontraktor (PT Adhi Karya).

Sebanyak 40 kardus berisikan dokumentasi administrasi pembangunan jaringan gas untuk rumah tangga Tahun Anggaran 2016 telah diterima di ruang arsip pada Gedung Migas.
Baca juga layanan penyimpanan pada tautan
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/07/layanan-kearsipan-untuk-infrastruktur-migas/
Baca juga layanan penelusuran
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/01/arsip-infrastruktur-migas/

DESKRIPSI ARSIP
Istilah umum deskripsi arsip adalah input data. Sejak minggu yang lalu, Mulyanto melaksanakan input data ke aplikasi arsip digital. Seri arsip yang dikerjakan adalah laporan hasil pekerjaan konsultan atau hasil kajian tenaga ahli.

Sebanyak 70 an boks yang telah selesai dilakukan input data, diberikan nomor folder dan nomor boks (boks 717 – boks 790). Jenis arsip ini yakni boks 1 – boks 716 telah dipindahkan ke Gd. Pusat Arsip KESDM (bernilai penelitian dan dokumentasi sebagaimana tautan https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/21/penyelamatan-memori-organisasi/

PEMILAHAN DAN PENYORTIRAN
Kegiatan pemilahan dan penyortiran dilaksanakan oleh penulis sebagai arsiparis penyelia. Kegiatan tersebut dilaksanakan berdasarkan uji arsip untuk mendapatkan kualitas arsip (autentitas dan reabilitas).

Arsip akan ditinjau dari segi kontek yakni kegiatan yang sesuai dengan kewenangan yang dimiliki unit asal arsip. Jika didapatkan arsip yang lepas kontek maka akan disingkirkan meski konten atau isi arsip sangat terkait. Dari tinjauan konteks, masih banyak bahan2 penyerta yang bukan menjadi produk administrasi dari unit pengolah. Hal tersebut masih bernilai administrasi jika berada di central file(unit kerja), namun akan menjadi beban penyimpanan pada records center (unit kearsipan) jika masih dipertahankan.

Kewenangan unit kerja yang berubah sesuai peraturan tata kerja yang berlaku pada masanya menjadi dasar skema penataan. Contohnya kewenangan dalam harga gas yang semula ditangani direktorat pembinaan usaha Hulu Migas Cq. Subdit Pemanfaatan Gas menjadi dasar skema penataan sampai dengan kurun waktu beralih kewenangan ke direktorat pembinaan program Cq. Subdit penyiapan program.

Dan ketika saat ini kewenangan harga gas kembali ke direktorat penbinaan usaha Hulu Cq. Subdit pengembangan dan penilaian usaha Hulu tidak akan merubah penataan arsip harga gas sesuai kurun waktu saat kewenangan berada di Direktorat penbinaan program Migas.

Selain itu arsip ditinjau dari struktur (bentuk dan kelengkapan serta bentuk fisik lain yang menunjukkan autentik). Bentuk surat masuk dikategorikan arsip jika telah terdapat tanda registrasi dari unit penerima surat dan terdapat disposisi (arahan pimpinan). Disposisi dituangkan pada formulir penyelesaian surat masuk (di KESDM disebut dengan selendang surat)

Bentuk tulisan disposisi yang terlihat copy menunjukkan duplikasi yang dapat disingkirkan. Disposisi kepada beberapa unit kerja menunjukkan duplikasi arsip (simpan asli dan singkirkan bentuk kopi)

Tulisan pada https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2018/12/05/uji-arsip-migas/menunjukkan beberapa teknis pemilahan dan penyortiran.

Arsip yang berasal dari unit pengolah bersifat teratur yang ditempatkan pada odner dengan diberikan judul (mengacu konten/isi arsip). Dengan menghubungkan dengan kewenangan yang dimiliki unit asal arsip serta pengujian struktur maka bisa jadi judul pada odner akan dipertahankan. Namun jika lepas konteks dan tidak lolos uji struktur maka akan diberikan nama dan ditempatkan sesuai dengan kelompoknya (sesuai skema penataan dan penyimpanan)

Skema penataan dan penyimpanan mendasarkan pada fungsi unit substansi dan fungsi fasilitatif(misalnya persuratan, keuangan, kepegawaian, perencanaan, pelaporan, pengadaan, perlengkapan).

Semula dengan odner dipindahkan ke map (Pada map diberikan kode unit kerja asal arsip dan judul berkas) kemudian diikat yang dibantu staf lain yakni Tatang Nurkiyawan dan Mikun untuk mengikat dan merapikan bahan non arsip & duplikasi.