Otomasi Persuratan Kementerian ESDM

Integrasi persuratan dinas seluruh unit kerja di Lingkungan KESDM. 

[23/1 14.10] "Rul, sibuk ra kowe?. sek tak telp" kata senior melalui pesan singkat. Isi obrolan via telpon terkait penggunaan aplikasi persuratan. 

Singkatnya, Bapak Sekjen KESDM mengharap agar aplikasi persuratan dinas dapat segera di pergunakan di kantor Ditjen Migas. 

Jumat, 24 Januari 2020, aku pun memandu jalannya diskusi penggunaan aplikasi persuratan yang dihadiri lebih dari 20 orang sekretaris pimpinan dan petugas persuratan. 

Hasilnya adalah kesepakatan penggunaan aplikasi persuratan Versi PUSDATIN KESDM terhitung mulai hari Senin 27 Januari 2020. 

Berdasarkan arahan Bapak Sesditjen Migas (pembantu PLT Dirjen Migas dalam mendisposisi surat), "distribusi disposisi Menteri ESDM segera melalui aplikasi termaksud". Pun info dari para sekretaris pimpinan tinggi pertama dimana pejabat terkait telah mulai mempergunakan (konsekuensi PLT Dirjen Migas yang diisi oleh Bapak Sekjen KESDM) 

Mengurus surat berbasis aplikasi dapat dimulai dengan mengetikan alamat https://nadine.esdm.go.id/index.html

Manajemen pengguna pada aplikasi ini terbagi menjadi level penginput data surat (operator), level pemverifikasi surat masuk (pengawas), level user sekretaris dan level user pimpinan sampai dengan pelaksana.

Alur surat masuk

1. Operator surat masuk melakukan input data sesuai melalui jendela pemasukan data yang telah disediakan bersama file Pdf. Hal yang perlu diperhatikan Operator antara lain:

1.a. Surat masuk yang tertulis tujuan sesuai numenkelatur jabatan di lingkungan Ditjen Migas akan diterima oleh petugas persuratan di Gedung Ibnu Sutowo lantai 4 dan diproses di lantai 15 dibawah pengawasan jabatan kasubag tata usaha Ditjen Migas. 

1.b Surat masuk yang bersifat tembusan untuk Ditjen Migas, secara otomatis diterima pada username Pengawas Ditjen Migas.

 1.c Surat masuk dengan kondisi beberapa tujuan surat, diinput oleh operator surat pada kesempatan pertama. 

2. Pengawas melakukan verifikasi dan mengkategorikan isi surat. Jika terdapat perbaikan data surat, maka alur surat masuk kembali ke user operator untuk dilakukan perbaikan. Jika telah sesuai dengan Tata Naskah dinas, maka surat diteruskan ke user Pimpinan. 

3. User Sekretaris menerima pemberitahuan surat masuk yang telah diteruskan oleh user pengawas ke user pimpinan terkait. Notifikasi jumlah surat pada kotak masuk menunjukkan bahwa user pimpinan belum mendisposisi surat kepada jabatan setingkat dibawah.

Dalam hal surat telah terdisposisi, user sekretaris dapat memonitor melalui fitur jurnal disposisi.

Pengguna di atas yakni operator, sekretaris dan pengawas menjadi satu komunitas persuratan KESDM. 

Kumpulan beberapa peran diatas akan tertuju pada efektivitas dan efisiensi persuratan dalam mendukung berjalannya birokrasi.

Seiring berjalan penggunaan aplikasi oleh seluruh pegawai di Lingkungan Kementerian ESDM, akan mengantarkan pada kondisi perbaikan secara berkelanjutan.

Hal tersebut juga dilegitimasi dengan terbitnya Surat Edaran Sekretaris Jenderal KESDM tanggal 7 Januari 2020 tentang penggunaan aplikasi naskah dinas elektronik. 

Semua unit organisasi di lingkungan KESDM menggelar sharing session untuk komunitas persuratan. Pada bulan Februari 2020 pemanfaatan teknologi informasi komunikasi (TIK) untuk urusan persuratan berpusat pada ttta cara implementasi aplikasi berbasis Web yang diyakini dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas persuratan di seluruh lingkup KESDM. 

Ekspektasi para pengguna begitu tinggi, hingga pada Selasa 28 Januari 2020 menemukan kesepakatan untuk lebih bersabar dengan memberikan kepercayaan kepada PUSDATIN untuk terus melakukan penyesuaian kebutuhan sesuai alur persuratan di Lingkungan Ditjen Migas. 

Kendala yang mencuat dari setiap pertanyaan anggota komunitas persuratan KESDM dijelaskan oleh Pranata Komputer Pusdatin. Ujicoba aplikasi pada menu register surat menjadi dasar kesepakatan para pelaksana persuratan di Lingkungan Ditjen Migas. 

Pusdatin KESDM pun lebih membuka komunikasi untuk menerima masukan demi perbaikan dan pengembangan aplikasi selanjutnya.

Kesepakatan akhir Januari di Ruang Stretegis Lantai 16 Gedung Ibnu Sutowo, "penomoran surat keluar berada di user operator yang dapat diperankan oleh user sekretaris. 

Kepercayaan pengguna atau komunitas persuratan KESDM pada aplikasi perkantoran yang telah diinisiasi oleh PUSDATIN KESDM menjadi momentum peningkatan efektivitas dan efisiensi perkantoran khususnya terkait pengurusan surat. 

Kepercayaan tersebut tentunya mempunyai harapan besar terkait integrasi antar unit utama yang terdiri dari Sekretariat Jenderal, Direktorat Jenderal dan Badan usaha serta pusat di lingkungan KESDM. Terutama integrasi Ditjen Migas dengan BPH Migas dan SKK Migas. 

Kebutuhan kecepatan distribusi surat sampai dengan arahan pimpinan di sektor migas dipengaruhi pada lokasi empat perkantoran migas yang melekat pada Gedung yang berbeda alamat. 

Gedung Kementerian dimana Menteri ESDM berkantor, Gedung Wisma Mulia dimana SKK Migas berada, Gedung BPH Migas di Tendean dan Gedung Ibnu Sutowo sebagai perkantoran Ditjen Migas. 

Jumat, 7 Februari 2020 menjadi kali ketiga, berdiskusi bersama komunitas persuratan lingkup Ditjen Migas. Topik alur diskusi tentang alur surat masuk dan surat keluar yang menjadi tugas user operator.

Operator merupakan istilah yang dipergunakan di aplikasi naskah dinas elektronik untuk mewakili pengadministrasi persuratan/arsiparis. Operator tersebar di tiap jenjang unit organisasi lingkup Kementerian ESDM. 

Sebelum terjadi integrasi persuratan atau penggunaan aplikasi persuratan, benar dan tidak nya hasil kerja penginputan data surat masuk dan register Surat keluar dikoreksi oleh Kasubag Tata Usaha pada unit yang membawahi petugas operator. 

Contohnya pengadministrasi persuratan/arsiparis (yang bertindak selaku user operator) di Ditjen Migas hanya diawasi oleh Kasubag Tata Usaha Ditjen Migas.

Kini, setelah adanya integrasi persuratan, bukan hanya kasubag tata usaha di Ditjen Migas saja, namun kasubag tata usaha unit lain (bertindak sebagai user pengawas) dapat mengawasi benar dan tidaknya proses input data surat dan register Surat. 

Pengadministrasi persuratan (User operator) mempunyai banyak atasan langsung. Bukan satu orang Kasubag tata usaha, namun beberapa kasubag tata usaha di Lingkup Kementerian (yang bertindak selaku user pengawas) 

Alur persuratan pada aplikasi persuratan secara online di Kementerian ESDM, menampakkan gejala di atas. Tentunya kejadian di atas melebihi dari standar baku tata naskah dinas yang saat ini disepakati. 

Sebagai data perbaikan, tulisan ini akan menjadi usulan perbaikan alur surat masuk dengan pengkondisian tertentu. 

Contoh: Data input Surat masuk yang telah dikoreksi oleh Kasubag TU Ditjen migas masuk ke ke operator Ditjen Migas. Meski penginput data surat berada di operator pada unit kerja lain. 

Kondisi saat ini, misalnya pak sumarjo selaku operator di Sekretaris Jenderal melakukan kesalahan penginputan data surat yang ditujukan ke Direktur Jenderal Migas, maka koreksi oleh Kasubag Tata Usaha Ditjen Migas kembali ke pak sumarjo (selaku operator Sekjen) 

Pada surat yang ditujukan Ditjen Migas, Operator Ditjen Migas lah yang harus memperbaiki kesalahan data input. Dengan pengkondisian alur surat masuk tersebut,  operator Ditjen Migas selaku penerima surat akan memudahkan dalam pengecekan fisik surat. Surat yang datang ke kantor Migas dalam bentuk fisik kertas pun perlu segera didistribusikan ke unit terkait (jika sangat penting). 

ALUR SURAT KELUAR

Pada alur surat keluar,  user operator yang mempunyai kewenangan mentransmisi atau menyampaikan surat tanpa melalui pengawasan kasubag tata usaha, menjadi kasus penyimpangan tata naskah dinas. 

Otomasi transmisi/distribusi surat yang telah ditandatangani oleh pimpinan, tentunya perlu pengaturan dalam sistem agar terlebih dahulu diawasi oleh Kasubag Tata Usaha sebagai user pengawas.

Rabu, 12 Februari 2020

Di Gd Pusat Arsip Kementerian ESDM, terjadi forum komunitas persuratan lingkungan KESDM. Para peserta dalam kedudukan tenaga suporting manajemen /layanan perkantoran berasal dari satuan kerja atau unit utama antara lain, Sekretariat Jenderal KESDM, Ditjen Migas, Ditjen Ketenagalistrikan, Ditjen Minerba, Ditjen EBTKE, BPSDM, Balitbang, Sekretariat Jenderal Dewan Energi Nasional, SKK Migas, dan BPH Migas. 

Babak baru persuratan KESDM dalam kerangka pelaksanaan urusan ketatausahaan dengan Pemanfaatan Teknologi Informasi Komunikasi (TIK) untuk meraih integrasi birokrasi yang efektif dan efisien. 

Kehadiran sarana mail Handling berupa aplikasi berbasis Web pada pekan kedua menerabas kebiasaan pengurusan surat di masing masing satuan kerja di Lingkup KESDM. 

Selain itu, integrasi persuratan dengan TIK menjadi arena pengujian norma standar dan kriteria yang bukan hanya dikuasai ilmu terapan tertentu atau hasil kesepakatan para pemilik bisini proses namun juga menghadirkan PARADIGMA baru yakni pendekatan intelegensia. 

Aplikasi yang digawangi Pusdatin dengan counterpart pemilik proses bisnis Biro Umum KESDM ini menjadi wujud nyata paradigma intelegensia. 

Babak baru dengan tantangan yang berbeda tatkala menempatkan kapasitas Pusdatin sebagai unit IT level Kementerian.

Konsep E Gov yang telah lama terdengar sejak tahun 2003 akan terus tergerus jika tanpa mempersilahkan Unit Pusdatin untuk mengambil peran dari tiap pengembangan aplikasi perkantoran di birokrasi.

istilah "intelegensia" sebagai paradigma, semakin berkembang setelah paradigma kekuasaan (era orde baru), paradigma kesekapakat bersama /regulasi (era reformasi) . Belum lama ini kita juga denger dan baca di media tentang diskusi "artifisial intelegensi" yang jadi topik diskusi sebagai pengganti pejabat administrator (3&4) tatkala kebijakan pemangkasan birokrasi disampaikan oleh Presiden RI. 

Pengaruh Teknologi Informasi dalam wujud aplikasi begitu sangat masif hingga mampu merubah wajah sebut saja di area tukang ojek, belanja, traveling, kuliner. 

Begitu juga nantinya akan terjadi di persuratan KESDM dimana tergambar dari forum hari ini. Semangat kebersamaan petugas suporting manajemen lintas satker dalam menyambut integrasi persuratan dengan pemanfaatan TIK sebagai sarana mail Handling.

Register surat masuk 

[21/2 18.48] Kasubag TU Menteri "coba itu WAG dicarikan solusi, setiap hari permasalahannya sama..hanya pelakunya aja yg bergantian..🤦🏻‍♂" 

Membaca pesan tersebut, logikaku berjalan sebab dan akibat. Nalarku pun sampai pada keterhubungan antara solusi dengan masalah. Bahkan mempergunakan prasangka, jangan jangan kita masih bermasalah dalam mendefinisikan tujuan dengan metode dan sarana yang kita tetapkan. 

Apa sih tujuan pengurusan surat itu? Bagaimana menyikapi integrasi persuratan via aplikasi berbasis web sebagai satu metode dalam pencapai tujuan persuratan? Untuk tujuan apa menerjang norma kesepakatan (permen esdm terkait tata naskah dinas eksisting) dengan sarana pemanfaatan teknologi komunikasi? Atau masihkah kita punya cara baca aturan teknis tata naskah dinas yang otoriter dan terlalu kaku serta belum siap berubah? 

Masuk pekan ketiga, integrasi persuratan KESDM berwajahkan kendala registrasi surat masuk. Kendala tersebut menjadi dampak perubahan kebiasaan registrasi naskah dinas yang menjadi persyaratan keabsahan (UU. No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan). 

Apakah perubahan itu?

Kondisi sebelumnya : kewajiban untuk meregister arsip/surat dibatasi oleh unit organisasi. Pada tiap unit organisasi melaksanakan pengagendaan surat masuk. 

Pada kondisi ini, kriteria keabsahan arsip/surat dalam tinjauan unit organisasi. Adalah menjadi fungsi unit tata usaha pada tiap unit organisasi untuk menjaga keabsahan arsip/surat dengan usaha meregister/pencatatan. 

Kondisi saat ini (Integrasi persuratan) : metode mail Handling atau pengurusan surat berbasis aplikasi Web menuntut pembatasan satu kali register untuk lintas unit organisasi (seluruh unit utama di lingkungan KESDM). Proses pengagendaan surat hanya dilaksanakan pada peran pengguna yang disebut "operator". Si penginput surat harus berhadapan dengan sistem komputer yang dapat membaca jika surat telah teregistrasi.

Penulis berpendapat bahwa secara kebijakan persuratan yang berlaku di KESDM, satu pencatatan surat untuk lintas unit organisasi merupakan kesalahan penterjemahan norma ke dalam sistem persuratan berbasis web. Jika konsep integrasi persuratan lebih diutamakan untuk tujuan yang lebih baik ketimbang norma dalam kebijakan teknis persuratan, maka diperlukan antisipasi kondisi pada sistem komputer. 

Sistem komputerisasi dengan integrasi yang terhubung dengan Internet merubah paradigma seluruh aspek kehidupan. Penulis mendukung integrasi untuk meraih perubahan persuratan KESDM ke arah yang lebih baik. 

Namun demikian, perlu pendalaman konsep batasan unit organisasi yang menjadi kriteria keabsahan arsip/surat. Semua orang pun akan menerima bahwa tradisional method dalam persuratan pun harus berganti kepada modern method. 

Dalam integrasi persuratan, bisa jadi sudah tidak lagi mengenal batasan unit organisasi dalam pengagendaan/register surat masuk. Satu data register surat masuk akan secara otomatis ditransmisikan dan dapat dipergunakan oleh eluruh unit organisasi.

Sampai disini, aku pun mendapat kesimpulan sementara tentang tujuan persuratan via integrasi atau metode aplikasi berbasis web yakni memangkas pekerjaan staf tata usaha di seluruh unit organisasi pada lingkup KESDM. 

Jika kondisi tersebut merupakan tujuan adanya integrasi persuratan KESDM, maka kondisi saat ini telah berada pada jalur yang tepat. Pekerjaan pencatatan surat masuk akan semakin berkurang dengan kedudukan pengguna yang disepakati sebagai "operator" yang tersebar bukan hanya di unit tata usaha saja, namun dapat berada di tiap level organisasi pada Kementerian ESDM.

Data pengalaman empirik pengembangan aplikasi surat berbasis web di Ditjen Migas :

Sebelum 2015, Unit organisasi Ditjen Migas telah mengalami hal yang serupa dengan gambaran kondisi kendala register surat masuk. Meski telah diatur pada norma persuratan internal Ditjen Migas dan keberadaan sistem informasi persuratan dinas (tahun 2003 s.d.2014), praktik pencatatan/register arsip/surat masih terlihat berulang. 

Petugas surat pada ruang kerja Dirjen/Direktur/Sesditjen Migas, melakukan pengagendaan surat masuk meski telah diregistrasi oleh unit tata usaha Ditjen Migas dengan sistem persuratan berbasis web (intranet). Bukti pencatatan tersebut adalah terdapat buku agenda surat masuk yang penulis dapati di tiap ruang kerja pimpinan tinggi. 

Bukti selain buku agenda, pada arsip surat masuk sebelum tahun 2014 melekat dua formulir penyelesaian surat masuk /selendang surat yakni versi unit tata usaha Ditjen Migas dan versi sekretariat pimpinan tinggi (madya dan pratama) 

Jika dikembalikan pada norma di kebijakan teknis persuratan, terjadi ketidaksesuaian praktikregistrasi /pencatatan arsip/surat. Namun demikian, praktik pencatatan tersebut menjadi benar tatkala alur surat internal. 

Berdasarkan pengalaman tersebut, pengembangan aplikasi persuratan berbasis web di tahun 2011 - 2014 menetapkan tujuan untuk mencegah terjadinya duplikasi register/pencatatan arsip/surat.

Munculnya user level yang kemudian disebut dengan "operator", "pengawas" dan "sekretaris" memiliki latar belakang dari permasalahan duplikasi register/pencatatan arsip atau surat masuk.

Meski terdiri dari tiga peran, sejatinya hanya pendefinisian kewenangan tata usaha Ditjen Migas. Ketiga user level tersebut menjadi pintu pertama dari keabsahan arsip sebelum data surat ditransmisikan pada pengguna sebenarnya. 

Karena tujuan sebenarnya dari urusan persuratan adalah bentuk dukungan manajemen internal pimpinan tinggi atau unit organisasi. Inti urusan persuratan berada di user pimpinan, bukan di tingkatan unit ketatausahaan. 

Untuk tujuan yang lebih besar yakni bentuk dukungan manajemen internal maka ditentukan peran petugas Sekretariat pimpinan tinggi untuk ikut dalam proses pelaksanaan urusan ketatausahaan cq. Pencatatan surat masuk 

Pekerjaan pencatatan surat masuk pada buku agenda di tiap Sekretariat pimpinan tinggi sampai dengan sekretariat pejabat administrator oleh petugas persuratan diterjemah dengan user "sekretaris" dan user "pengadministrasi unit eselon 3" .

Kemudian peran pengguna yang disebut "operator" hanya dimiliki oleh kelompok kerja pada unit tata usaha Ditjen Migas semata. Peran operator ini dilaksanakan oleh 4 sampai dengan 8 orang dengan jabatan dan tingkat pendidikan serta pengalaman kerja yang berbeda beda. Hasil kerja berupa data register surat/arsip. 

Data register surat/arsip  staf tata usaha Ditjen Migas akan diawasi dan dikoreksi oleh pejabat pengawas atau Pejabat eselon 4 sebelum nantinya diteruskan kepada penerima surat sesuai tujuan surat melalui user sekretaris dan user pengadministrasi eselon 3. 

Kesimpulan

Di tulisan yang terbatas ini, aku hanya akan menarik satu kesimpulan sempit dari pertanyaan seorang Kasubag TU Menteri. Mungkin tidak akan menjawab dan memberi solusi atas permasalahan integrasi persuratan KESDM yang baru berumur 3 pekan. 

Berikut poin poin kesimpulan umum, semoga dapat memberi gambaran dan dapat menyampaikan apresiasi kepada Kasubag TU Menteri yang terus berharap bertemunya solusi atas permasalahan register/pencatatan arsip atau surat masuk. 

Perlunya menilik kembali tujuan integrasi persuratan KESDM. Apakah hanya bertujuan pemangkasan pekerjaan ketatausahaan? 

Pengembangan aplikasi harus disesuaikan dengan tingkat kebutuhan ketatausahaan, bukan hanya mengurangi beban pekerjaan pencatatan arsip/surat yang berulang, namun lebih kepada penyediaan sarana dalam mempercepat dan mendokumentasikan data register /pencatatan arsip atau surat.

Yuk.. kembali kita diskusikan tentang alur data surat dengan pembatasan unit organisasi. Kebijakan teknis persuratan sejak dulu yang berlaku di KESDM berpegangan pada batasan perkantoran yang tercermin pada unit utama eselon 1. Bisa jadi nanti akan berubah, namun kondisi saat ini, keberadaan kasubag tata usaha dan stafnya tersebar di tiap unit organisasi. 

Menunjuk poin ke-3, apakah iya...kita langsung menggabungkan tugas dan fungsi masing masing kasubag tata usaha lintas unit organisasi. Sedangkan ada norma organisasi dan kepegawaian pada kedudukan unit tata usaha untuk tiap jenis unit organisasi yang berbeda beda. 

Faktanya, bentuk organisasi sangat berpengaruh pada mekanisme penyelesaian pekerjaan ketatausahaan. Beberapa bentuk organisasi di KESDM antara lain Direktorat Jenderal, Sekretariat Jenderal, Badan, dan inspektorat Jenderal. Coba perhatikan kedudukan kasubag tata usaha pada tiap bentuk organisasi tersebut, pastinya akan berbeda. 

Akhirnya, aku pun terus mengajak untuk menikmati proses integrasi persuratan KESDM. Sebagai penutup, beberapa saran berikut ini pasti akan sama yang ada di benak para pejabat urusan ketatausahaan. 

Hidupkan lagi tim kecil yang terus mengawal dengan diskusi perbaikan sistem maupun proses bisnis (Biro Umum & Pusdatin)

Dokumentasikan tiap kesalahan bukan hanya menjadi pelajaran, namun perlu dikroscek langsung kepada staf penanggungjawab user/pengguna

Segera implementasi perbaikan bisnis proses kepada sistem dengan otorisasi Bapak Sekretaris Jenderal (dapat melalui surat edaran) 

Terus berkarya dalam menangkap perubahan untuk kemajuan meski harus merevisi kebijakan teknis persuratan(permen/kepmen/surat edaran) 

Selasa, 25 Februari 2020 

Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) memerlukan proses pembiasaan dan pemahaman oleh si pengguna. Adanya sharing session yang rutin digelar menjadi forum untuk menembus proses pembiasaan dan pemahaman antar pengguna.

Hal tersebut menjadi tujuan dari gelaran sosialisasi pengguna aplikasi naskah dinas elektronik pada unit organisasi Ditjen Migas. Aplikasi persuratan berbasis web versi Pusdatin KESDM yang telah di otorisasi oleh Sekretaris Jenderal KESDM sebagai sarana perkantoran untuk seluruh unit organisasi di instansi /KESDM

Sebagai bentuk perhatian pelaksanaan arahan pimpinan, sub bagian tata usaha pada bagian umum kepegawaian dan organisasi Ditjen Migas melalui Surat Undangan Sesditjen Migas mengundang seluruh pelaksana teknis dalam penggunaan sarana mail handling atawa pengurusan surat yang terintegrasi lintas unit organisasi di lingkungan KESDM. 

Bertempat di Wisma Energi, pertemuan/forum para pelaksana teknis persuratan tersebut menjadi keempat. Kesimpulan yang disepakati adalah perlunya penyamaan persepsi dan pemahaman fungsi fungsi aplikasi persuratan dari pengguna "operator" dan "sekretaris" serta "pengawas" sehingga dapat memetakan permasalahan yang lebih tepat. 

Asumsi yang dipergunakan adalah, barangkali para pengguna belum secara maksimal dalam memahami fungsi yang melekat pada aplikasi sehingga masih memunculkan banyak permasalahan dalam pengurusan surat. Dengan kata lain, pertemuan keempat ini lebih menggali pemahaman dari tiap tiap pengguna sesuai level manajemen user untuk dapat dijadikan bahan sharing session

Selain itu, pada kesempatan hari ini, unit tata usaha Ditjen Migas menyampaikan hasil pertemuan pada tanggal 12 Februari 2020 yang diadakan oleh Biro Umum. 

Berikut riwayat pertemuan/forum persuratan tahun 2020 yang terselenggara sebagai bagian dari proses menyambut integrasi persuratan KESDM. 

1. 24 Januari 2020 bertempat di Ruang Rapat Wijarso yang menghasilkan kesepakatan terhitung mulai tanggal 27 Januari 2020 beralihnya sarana persuratan dari aplikasi Versi Migas ke versi Pusdatin KESDM
2. 28 Januari 2020 di Ruang Strategis Gd. Ibnu Sutowo yang menghasilkan kesepakatan pencatatan surat masuk dan keluar oleh pengguna yang disebut dengan "operator". Para sekretaris pun mempunyai 2 peran yakni sebagai pengguna "sekretaris" dan pengguna "operator" 
3. 7 Februari 2020, di tempat yang sama disepakati oleh para pelaksana teknis persuratan pada sekretariat pimpinan untuk lebih memperhatikan pemilihan jenis naskah dinas
4. 12 Februari 2020 di Gedung Pusat Arsip Pondok Ranji melalui inisiasi Biro Umum KESDM, menginventarisir permasalahan dari setiap unit organisasi di lingkungan KESDM

Integrasi persuratan KESDM, 2 Maret 2020 

Menapaki sebulan berlangsungnya integrasi Persuratan KESDM via aplikasi berbasis web, memunculkan kegemesan baik sebagian pihak. "gemes" untuk menyikapi harapan CeCeP (Cepat Cermat dan Produktif) terhadap perubahan fundamental pada urusan administrasi perkantoran.

Harapan kehandalan sarana mail handling dapat menjadi alternatif oleh pengguna yang notabene aparatur sipil negara di Kementerian ESDM. 

Kemudian muncul lah suatu pertanyaan, bagaimanakah monitoring kehandalan sarana mail handling berbasis Web yang terhubung secara Internet tersebut untuk disebut CeCep?? 

Berikut sedikit sudut pandang terkait hal tersebut. Aku mulai dari kehadiran aplikasi persuratan dinas secara elektronik yang dilaunching dengan surat edaran bertanda tangan atas nama menteri ESDM pada awal tahun 2020. 

Pada redaksi Surat Edaran termaksud, secara lugas tertulis mewajibkan seluruh pejabat dan pegawai di Lingkungan KESDM dalam pengelolaan naskah dinas. Dasar hukum terbitnya surat edaran tersebut adalah Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tahun 2011 dan tahun 2018 terkait Pedoman Tata Naskah Dinas Elektronik di Instansi Pemerintah dan Pedoman Sistem Evaluasi Pemerintahan berbasis Elektronik. 

Sedikit menyinggung dasar hukum termaksud, menurutku sebetulnya urusan naskah Dinas di Intansi Pemerintah seyogyanya bergeser kepada Peraturan Pemerintah nomor 28 tentang Pelaksanaan UU RI Nomor 43 tentang Kearsipan. Atau kemudian di tahun 2018 harus merujuk pada Perpres nomor 95 tahun 2018 tentang sistem pemerintahan berbasis elektronik (SPBE).

Pun halnya jika kita sedikit menengok kebelakang di tahun 2008 terkait dengan UU tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Dan di penghujung tahun 2019, disahkan aturan pelaksana yakni Peraturan Pemerintah Nomor 71 tahun 2019 yang mengubah PP sebelumnya tahun 2012 terkait Penyelenggaraan dan Sistem Transaksi Elektronik. 

Dalam tulisan ini, aku tidak memperdalam dan mempermasalahkan dasar hukum namun agar sarana persuratan tersebut cepat dipergunakan oleh pejabat dan pegawai di lingkungan KESDM.

Setelah cepat dipergunakan, apakah dapat membantu kecermatan para pengguna untuk melakukan registrasi, distribusi surat dinas??? 

Kebutuhan para pengguna atas sarana mail handling atau yang lebih tenar dengan sebutan panatausahaan persuratan berasal bukan hanya dari para pegawai urusan surat dinas.

Pada level manajerial, untuk tujuan kecepatan penyampaian informasi surat, bisa jadi masih belum dapat menggantikan dari penggunaan Whatsapp. Tatkala kemampuan Whatsapp tidak dapat di Adobe oleh sarana mail handling, maka jangan terlalu berharap lebih.

Pegawai dan pejabat pada level manajerial di KESDM lebih banyak memanfaatkan aplikasi Whatsapp. So, apalagi yang akan dituju dengan integrasi persuratan KESDM? 

Kecermatan dalam mendisposisi pun masih terkendala dengan pengaturan sistem. Misalnya saja untuk satu pejabat pengawas dalam unit eselon 3 yang sama dalam memberikan disposisi kepada bawahan meski lintas unit kerja level eselon 4.

Sarana persuratan termaksud belum lah mengakomodir (proses development oleh Pusdatin) Perbaikan sistem untuk menunjang distribusi persuratan dinas perlu dipertegas kembali. Tatkala beberapa masukan telah disepakati, maka seharusnya tidak menunggu lama untuk dimplementasikan ke dalam sistem komputer.

Kita perlu mendudukan kembali bahwa pemahaman alur surat dari atas ke bawah disebut dengan alur disposisi. Sedangkan alur surat ke samping pada level manajerial yang sama disebut dengan alur penerusan surat.

Bahkan kedepan, seiring dengan perubahan organisasi, alur persuratan pun diprediksi dapat bergerak secara diagonal (dalam koordinasi kelompok kerja yang sama). 

Kecermatan tim pengembang (Pusdatin dan Biro Umum KESDM) untuk menyediakan sarana persuratan dituntut bermuara pada produktifitas kinerja organisasi. Bukan semata pada batasan organisasi namun berbasis kebutuhan para pengguna. 

5 Maret 2020 

Akun pengguna aplikasi persuratan 

[2/3 12.02] putri Fikdiani: "siang Mas Nurul, terkait SK Mutasi dari Biro Hukum pada Sekretariat Jenderal ke Direktorat Jenderal Migas, Pak kepala Bagian Hukum Sesditjen Migas meminta agar akun ku di aplikasi persuratan disesuaikan 🙏, terima kasih"

Pesan singkat tersebut membawa asumsiku bahwa integrasi aplikasi perkantoran di Lingkungan KESDM masih butuh proses. Sampai kapan kita harus menunggu wujud integrasi dengan hasil otomatisasi????

Sesuai data personal yang dilampirkan untuk permintaan penyesuaian akun, SK Mutasi terhitung mulai tanggal 1 Maret 2020. Sehari selepasnya pun, pegawai yang bersangkutan menyampaikan kepadaku dan langsung aku teruskan ke petugas admin aplikasi persuratan pada Pusdatin KESDM. 

[2/3 13.08] Admin Aplikasi Persuratan: Dr sipeg aj hrsnya ud update si pak, Blm berubah kah? Saya cek dari db replikasi, di sipegnya blm Update. 

Pemikiran ku menjadi benar, bahwa aplikasi persuratan dinas memerlukan konfirmasi dari admin SIPEG. Sejauh mana konfirmasi tersebut agar tiap pegawai mendapat kecepatan penyesuaian akun pada aplikasi persuratan? 

Apakah secara otomatis atau perlu dikonfirmasi kembali oleh admin aplikasi persuratan dinas? Dari permintaanku sebelumnya dimana atas nama arif yang mendapat SK mutasi antar unit eselon 4 pada unit kerja eselon 3 yang sama, telah di kabulkan oleh admin aplikasi persuratan dinas. Itu pun, sang admin harus menghubungi admin SIPEG. 

Pun hari ini, [5/3 14.28] "Siang om nurul, ini ada satu staf yang belum terdaftar di aplikasi persuratan dinas. Atas nama Pribadi IF di bawah pejabat pengawas kasie pengolahan minyak bumi. 

Pada akhir tulisan ini, pantaskah kita bertanya kembali, apa yang akan dituju, dengan menetapkan single ID aplikasi persuratan sesuai dengan SIPEG? Masihkah relevan dengan tujuan otomatisasi?? Dinamika cepatnya rotasi Mutasi pegawai di lingkungan KESDM pun tak dapat tertangkap oleh otomasi persuratan via Integrasi persuratan KESDM. 

Meluncurnya SK Mutasi atau SK pengangkatan PNS seorang pegawai harus menunggu konfirmasi dari admin SIPEG. Terang butuh pengaturan dan konfirmasi, namun apakah perlu tiap kali ada perubahan harus diawali dengan menyampaikan pesan ke admin aplikasi persuratan?? 

Kapan otomasi dapat membantu pegawai? Selain aplikasi persuratan dinas, terjadi juga pada aplikasi perjalanan dinas yang belum terintegrasi dengan SIPEG. Pencatatan perjalanan dinas belum secara otomatis mengirimkan notifikasi perbaikan kehadiran pegawai.

Si pegawai yang bersangkutan masih harus dituntut untuk mengajukan perbaikan kehadiran. Bisakah otomatisasi membantu pegawai agar tidak memunculkan beberapa kejadian potongan nilai tunjangan kinerja pada pegawai???

17 Maret 2020 

Konsep Otomasi

Gagal Paham nya pemanfaatan teknologi informasi komunikasi (TIK) adalah mis dalam memahami konsep otomasi. Sejak awal taun dua ribuan, konsep otomasi telah menjadi hit sebagai sarana menggapai efektif proses bisnis. 

Pun pada kearsipan Cq. Persuratan, otomasi dimanfaatkan sebagai sarana untuk membantu dalam pengendalian surat (Mail Handling). Beban kerja persuratan yang ditangani beberapa orang dapat ditangani dengan satu petugas yang dilengkapi sarana otomasi.

Sarana otomasi akan mereduksi beban pencatatan surat masuk pada surat yang begitu banyak. Pun dengan kontrol sistem komputer, pencatatan surat keluar pun lebih mudah teratur.

Yang patut menjadi perhatian dari otomasi adalah dokumentasi persuratan yang selama ini mengandalkan buku agenda sebagai metode konvensional dapat lebih berjalan lebih lengkap. 

Dokumentasi persuratan via sarana otomasi, mempermudah dalam penelusuran surat. Untuk kepentingan filling pun, lebih memudahkan. Filling yang bertujuan kecepatan akses, bukan filling sebagai usaha pelaksanaan kearsipan konvensional. 

Sebetulnya, apa sih otomasi itu????  Dan apa beda dengannya dengan persuratan elektronik?. Proses bisnis surat elektronik secara total tidak menggunakan media konvensional berupa kertas dan tinta pulpen (sebagai pengesahan surat). 

Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dalam proses persuratan yang belum secara total meninggalkan media konvensional berupa kertas, dapat disebut otomasi. 

Akhirnya, tulisan ini mengantarkan pemahaman pribadi bahwa konsep otomasi berbeda dengan persuratan elektronik atau naskah dinas elektronik. Apapun sebutan aplikasi persuratan jika masih mempergunakan metode konvensional, sepatutnya untuk memperhatikan Norma Standar Prosedur dan Ketentuan (NSPK) persuratan atau tata naskah dinas yang berlaku. 

Toh otomasi hanya suatu pendekatan dan bukan menjadi proses bisnis yang baru dimana sebelumnya belum pernah ada. 

Semoga berguna 

INISIASI PERSURATAN

Para staf pada sekretariat pimpinan & Pengadministrasi Umum selaku petugas persuratan di lingkungan Ditjen migas mengikuti acara monitoring dan evaluasi (Monev) pelaksanaan e-surat di Wisma Energi Bogor, pada hari Rabu, 29 Mei 2019.

Kurang lebih tiga puluh (30) orang perwakilan unit kerja sejak pukul 09.30 WIB mengikuti acara termaksud untuk menyusun kesepakatan dalam pelaksanaan urusan persuratan berbasis teknologi informasi komputer (TIK)

Kesepakatan akan dikompilasi dari keaktifan pengguna & pemanfaatan fitur pada aplikasi sebagai data dukung penilaian Mandiri Reformasi Birokrasi pada indikator perubahan tatalaksana bidang e-government.

Perubahan tatalaksana tersebut ter implementasi dengan wujud pengelolaan aplikasi persuratan dinas secara elektronik atau biasa di sebut dengan e-surat.

Tema yang diusung pada monev kali ini adalah pemanfaatan fitur pengarsipan terhadap naskah dinas yang bertanda tangan pimpinan di lingkungan Ditjen Migas. Sebagai sarana tatalaksana administrasi perkantoran, aplikasi e-surat memiliki fitur antara lain registrasi, disposisi dan distribusi, dan pengarsipan file pdf.

Beberapa contoh kasus pencarian arsip surat yang terjadi di lingkungan Ditjen Migas dapat dilaksanakan dengan baik karena dukungan aplikasi e surat. Selain itu juga memberikan kemudahan dalam penyimpanan dan pendataan sebagai dukungan pelaksanaan administrasi Ditjen Migas.
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/04/25/261/?preview=true .

Kehadiran aplikasi persuratan termaksud menggeser penomoran surat dengan metode buku agenda. Data surat beserta file PDF tersimpan di dalam database dan di server yang terjaga aksesibilitasnya.

Hasil monitoring menunjukkan bahwa sebagian besar surat yang tercipta di Lingkungan Ditjen Migas belum diunggah pada aplikasi persuratan. Hasil uji petik atas pemanfaatan fitur pengarsipan dilaksanakan berdasarkan data pengguna (user pada sekretariat pimpinan Dirjen, Direktur, Kasubdit/Kabag)

Maulana telah mulai melaksanakan scan dan mengunggah untuk surat bertandatangan Dirjen sejak bulan April. Ganjar menyatakan belum memanfaatkan fitur pengarsipan untuk surat bertandatangan Direktur Infrastruktur Migas. Ganjar meminta agar penomoran (register) surat Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dapat melalui aplikasi surat.

Mala merasa telah melaksanakan untuk nota dinas bertandatangan Subdit Pengolahan Migas dan Direktur Pembinaan Usaha Hilir, namun setelah dicek baru beberapa surat yang terlaksana. Suyatno(Jebeng) aktif dalam pengarsipan terhadap nota dinas bertandatangan kepala Subdit Harga dan Subsidi dengan capai an 70% dari jumlah data.

Kasus pencarian nota dinas bertanda tangan kasubdit antara lain pada Subdit Wilayah Kerja Migas untuk data dukung penyelidikan penegak hukum, nota dinas kasubdit terkait perizinan pengangkutan Migas dimana Wati menjadi Pengadministrasi umumnya.

Sedangkan Sustini dan Firman menyampaikan bahwa sejak Januari 2018, nota dinas Kasubdit kepada Direktur terkait izin penyimpanan Migas telah terintegrasi dengan database aplikasi perizinan hilir Migas (bukan bentuk nota dinas)

Lima orang peserta mewakili seluruh Subdit pada Direktorat Pembinaan Program Migas yakni Pipin, Ima, Lala, Laila, Suparman, dan Santi diharapkan segera mengunggah file PDF ke dalam aplikasi. Harapannya adalah tidak ada lagi odner yang berlebihan untuk menyimpan arsip surat. Semoga hari kerja pasca libur Lebaran, fitur pengarsipan dapat dimanfaatkan dengan segera.

Begitu pula Sri Hartini dari Subdit Wilayah Kerja Non Konvensional, satu satunya perwakilan dari Direktorat Pembinaan Usaha Hulu Migas, mendapat tugas untuk segera melakukan scan, unggah file PDF ke database aplikasi e surat.

Sedangkan Suratija & Umar mewakili Direktorat Teknik dan Lingkungan asyik memperhatikan uji petik pengarsipan surat secara digital dg sampel unit DMB dan DMO. Begitu juga Sinta & Kabul dari Bagian Hukum.

Dukungan fasilitas pengarsipan secara digital yakni tim arsip di lantai 4 atau ekstensi 285 bersifat sementara sehingga perlu digantikan dengan peran dan tugas yg nyata dari para sekretaris dan pengadministrasi untuk melakukan pengarsipan.

Surat yang akan dikirim ke tujuan, dibawa ke lantai 4 untuk dilakukan perekaman ke bentuk PDF mendukung proses pengarsipan secara digital. Hal tersebut merupakan pendekatan sementara untuk mendorong terciptanya pengarsipan secara digital.

Saat ini dukungan tersebut kurang diminati dan justru menjadikan kesalahan persepsi dan mengaburkan tujuan sebenarnya sebagai usaha pengarsipan secara digital.

Akhir tulisan ini, memberi simpulan bahwa ketatalaksanaan seperti urusan persuratan dapat terjadi perubahan dengan pemanfaatan teknologi informasi komputer. Namun demikian sebagaimana logika komputasi, minimal terdapat tiga hal yang harus menjadi perhatian yakni hardware, software, brainware.

Monitoring brainware atau pengguna, Sub Bagian Tata Usaha Migas melakukan monev kepada sekretaris pimpinan dan pengadmintrasi umum untuk mendapatkan data keaktifan dan pemanfaatan fitur aplikasi e surat bahkan untuk mendapatkan masukan bagi pengembangan aplikasinya.

Semoga bermanfaat

Aplikasi VS Whatsapp

Akhir akhir ini, sering kita dapati surat kedinasan bersliweran di what’s app. Sebagai aplikasi pengantar pesan, aplikasi ini memiliki kemudahan yg telah dirasakan pengguna dengan berbagai bentuk pesan seperti ketikan, foto, video dan juga file pdf.

Kemudahan itu juga dilengkapi dengan aplikasi whatsupp dapat dipergunakan pada beberapa sistem operasi seperti Android, iOS, Windows Phone, Symbian, Blackberry. Sehingga pengguna aplikasi ini meningkat drastis. Bisa saja ungkapan “tidak ada pesan, jika tidak melalui what’s app” terbukti di kondisi saat ini.

Hal tersebut termasuk juga mengirim pesan yg bermediakan surat kedinasan yg dialihmedia menjadi file pdf.

Bp. Ahmad Fauzi Budiman, seorang pejabat pengawas di Ditjen Migas, beberapa waktu yang lalu menyampaikan kepada penulis, bahwa sering sekali arahan pimpinan atas surat dinas disampaikan melalui pesan What’s app.

Arahan pimpinan (disposisi surat) atau koordinasi unit kerja yang secara resmi harus melalui media persuratan baik via kertas atau via aplikasi persuratan disalip oleh aplikasi pengirim pesan yakni what’s app

Meski tidak bermaksud untuk menggantikan, namun kebutuhan akan kecepatan penyampaian dan kemudahan koordinasi antar unit menjadi alasan penggunaan aplikasi termaksud untuk urusan kedinasan.

Dari hal hal tersebut di atas, penulis mencoba untuk menganalisis dampak dan manfaat perubahan iklim kedinasan terkait penggunaan Teknologi Informasi seperti aplikasi whatsapp.

Dampak merupakan kata yg berasosiasi negatif sedangkan manfaat kepada hal hal yang positif. Penggunaan aplikasi whatsaap menjadi manfaat untuk mempercepat penyampaian surat kepada pengguna, namun berdampak tidak terdokumentasi secara resmi oleh unit yg bertugas melaksanakan urusan persuratan.

Beberapa kewajiban dalam dokumentasi surat yang harus dilaksanakan seperti catatan disposisi yg tersimpan dalam server kantor, harus sinkron dengan surat yg berbentuk file pdf tidak dapat dikerjakan oleh unit kerja yg bertugas melaksanakan urusan persuratan.

Mungkin saat ini dokumentasi surat, belum menjadi tolok ukur dari prestasi kerja. Namun hal tersebut akan menjadi bom waktu jika tidak dikelola dengan penuh kesadaran.

Pergantian jabatan yg sangat cepat, sangat rentan dengan beberapa urusan yang sifatnya berkesinambungan. Seorang pejabat pengganti bisa jadi kehilangan review atas dokumentasi persuratan atas urusan yang sama.

Pembuktian ketika terjadi permasalahan hukum yang dapat diungkap melalui dokumentasi persuratan menjadi tidak lengkap jika diambil dari server kantor . Meski di server penyedia aplikasi Whats app terdapat back up, namun akan menjadi tantangan baru dalam mempersiapkan dan mempelajari proses pembuktian hukum.

Mungkin ini yg disebut dengan era industri 4.0, dimana unit persuratan harus agresif dalam penyediaan sarana dokumentasi surat. Tak bisa dihindarkan aplikasi persuratan yg saat ini berbasis Web, harus beralih ke versi Android.

Akhir Tahun 2018 ini, Ditjen Migas sudah siap dengan sarana persuratan versi Android untuk menimbang kebutuhan pejabat dan pegawai dalam mendisposisi surat.

Aplikasi ini terhubung secara online dan dokumentasi arahan pimpinan berupa disposisi surat beserta file pdf (suratnya) tersimpan di server kantor Ditjen Migas.

Meski demikian, penyediaan sarana tersebut belum menjamin bahwa aplikasi what’s app tidak lagi dipergunakan dalam pengiriman pesan kedinasan. Tingkat kepercayaan pengguna masih memiliki beberapa faktor seperti kemauan pejabat, keberpihakan pejabat atas layanan penyediaan fasilitas persuratan versi Android.

Lain halnya dengan produk industri teknologi informasi seperti whatsupp yg terus meningkat dalam hal kepercayaan kepada pengguna.

Pejabat dan pegawai tidak lagi mempermasalahkan keamanan, keabsahan dari media penyampaian surat. Perubahan kondisi semacam ini bukan menjadi hal yang tabu lagi di bidang persuratan kedinasan pada saat ini. Mungkin 3 sampai dengan 5 tahun lalu, kita masih sering memperdebatkan tata aturan penggunaan media di bidang persuratan.

Saatnya menjadi tantangan baru bagi unit pembina untuk merilis kebijakan untuk mengakomodir praktek persuratan karena tuntutan kecepatan dalam penyampaian maupun koordinasi.

Semoga Aparatur Sipil Negara menjadi layak tanding, layak bersaing di era industri 4.0. dan juga terlindungi dari tanggung jawab hukum.

Jejak arsip kertas

Meniti kembali jejak jejak kearsipan Ditjen Migas di tahun 2016????? Jejak yang tertinggal dalam mengawal kearsipan dalam manajemen birokrasi pemerintahan.

Bak ibarat lilin 🕯di tengah belantara hutan, kearsipan di Ditjen Migas merasa diri dalam harapan tinggi untuk bisa menjadi penerang kegelapan informasi. Berbeda dengan sumber informasi lainnya, kearsipan kental dengan ciri kertas sebagai kekhasan identitas jati diri suatu organisasi.

Adakah jejak kearsipan itu? Secarik kertas tertanggal 26 Agustus 2016 bertandatangan pimpinan tinggi pratama, menjadi satu jejak kearsipan. Jejak penggunaan logo Energi dan Sumber Daya Mineral sebagai identitas.

Tak dipungkiri, identitas terpatri pada kertas menjadi bukti keberadaan organisasi. Bahkan sampai kepada suatu asumsi, terungkapnya kepalsuan yang mengaku sebagai instansi resmi.

Dari satu jejak kearsipan itu, kuuntuai cerita sebagai apresiasi diri dalam peran mengawal kearsipan. Berharap jejak kearsipan dapat berperan dalam menghidupkan lentera penerang kegelapan informasi di antara riuh dan gemerlapnya industri informasi.

Pun kiranya pada secarik kertas bertanggal 9 Agustus, 15 Agustus 2016 dan tanggal 20 September 2016, terdapat jejak kearsipan dalam Nota Dinas Bertanda tangan pimpinan.

Atas tujuan pengurusan surat sebagai salah satu area kearsipan, inisiasi untuk mewujudkan penciptaan arsip yang terdokumentasi dengan baik menjadi langkah kearsipan.

Kertas yang selalu mengisi sisi meja kerja, kertas yang kadang mengubur infomasi karena terlalu banyak, menjadi perhatian kearsipan. Melalui pendekatan teknologi informasi e surat, kearsipan mulai menarasikan tata laksana persuratan dalam menggapai kondisi perkantoran elektronik (e office).

Berbekal dukungan Direktur Jenderal kala itu, hampir tiga tahun, ratusan ribu surat mondar mandir antar meja kerja tanpa bentuk kertas. Penurunan penggunaan kertas pada praktik perkantoran dapat berujung pada efisiensi ruang arsip.

Monev e surat

Tahun 2019, pelaksanaan persuratan berbasis aplikasi menjadi indikator penilaian Reformasi birokrasi. Berikut Monitoring Evaluasi Pelaksanaan Disposisi Online dilaksanakan pada hari Kamis, 11 Oktober 2018 di Gd. Pusat Arsip KESDM Pondok Ranji, mengacu pada laporan Bapak Kepala Bagian Umum, Kepegawaian dan Organisasi kepada Bapak Sesditjen Migas tentang Persuratan Dinas Secara Elektronik dan Surat Undangan Sesditjen Migas beberapa notulen sebagai berikut:

1. Subag Tata Usaha menyampaikan bahwa pelaksanaan urusan ketatausahaan ditjen migas salah satunya adalah pelaksanaan Disposisi Online sebagaimana surat pemberitahuan Bapak Sesditjen Migas bulan Mei dimana seluruh pejabat dan pegawai di lingkungan Ditjen Migas diharapkan agar memanfaatkan Aplikasi pada alamat surat.migas.esdm.go.id sebagai sarana pelaksanaan Disposisi surat

2. Forum yang dihadiri dari seluruh unit kerja di lingkungan Ditjen Migas diharapkan dapat melaksanakan monitoring serta evaluasi penggunaan aplikasi termaksud sebagai bagian dari peningkatan pelayanan publik mendukung Reformasi Birokrasi

3. Kesimpulan forum diharapkan agar unit kerja beserta pejabat administrator dan pejabat pengawas serta staf/pelaksana dapat mengevaluasi kembali keaktifan secara REALTIME penggunaan sarana surat.migas.esdm.go.id agar secara realtime sebagaimana yg telah dilaksanakan oleh Bapak Dirjen dan Bapak Ibu Direktur di Lingkungan Ditjen Migas serta Bpk Sesditjen

4. Monitoring dan evaluasi berdasarkan keaktifan pengguna surat.migas.esdm.go.id di Unit DMB adalah sebagai berikut:

🌟 bu pipin: wakil DMBI diharap agar menyampaikan pegawai yang belum aktif membuka aplikasi karena pak Suryono sebagai Kasubdit sudah secara realtime melaksanakan disposisi online

🌟 bu sulis: wakil DMBD menjadi saksi keaktifan pak Naufal sebagai Kasubdit dan pak leo serta bu diah dalam melakukan login surat.migas.esdm.go.id. kepada staf yg berfokus pada jenis pekerjaan rekom atau izin melalui aplikasi tersendiri untuk tetap diingatkan.

🌟 sdri Ima selaku tenaga honor di unit yang melaksanakan pengadministrasi DMBP untuk memastikan staf dapat aktif, krn pak Abduh selaku Kasubdit juga realtime melakukan disposisi.

🌟 Bu fitaniasari wakil DMBK diharap tak segan mengingatkan rekan staf dikarenakan pak Ismu selaku Kasubdit kerjasama juga memberikan atensi terhadap surat.migas.esdm.go.id

🌟 Sdri Lela, wakil DMBS ikut mengoreksi nama staf yg sudah pensiun seperti bu titis serta staf dari daerah yg belum aktif, dikarenakan pak Diyan selalu Kasubdit telah realtime dan aktif melakukan disposisi secara online

5. Satu satunya perwakilan unit DME pak ibnu selaku staf di DMEE menerima ujicoba penggunaan surat.migas.esdm.go.id versi android dg cara download apk. manfaat versi android akan lebih cepat mengakses disposisi secepat pak Dody selaku kasubdit dan pak Ayub pak al Azni yg senantiasa buka aplikasi setiap hari.

6. Menyusul kehadiran bu Dwi Retno Irawati sebagai perwakilan unit DMO yg diharapkan dapat menyampaikan pesan kepada pak Heru selaku Kasubdit DMOA untuk mengakses surat.migas.esdm.go.id. Alasannya adalah Dir DMO, bu Yuli, para kasubdit seperti Pak Syaifudin, pak hermawan, pak Bayu Pratama, pak Sentot, sudah secara realtime melaksanakan disposisi secara online. Hal ini akan berdampak pada keaktifan staf di unit DMOA

7. Kedatangan  bu retno mularsih selaku perwakilan unit DMT menggembirakan karena unit DMTS mulai dari pak Yunnan selaku Kasubdit, pak Ilham & YuKI Haidir selaku kepala Seksi dan semua staf di unit DMTS telah aktif secara realtime melaksanakan disposisi online.

8. Monitoring dan Evaluasi surat.migas.esdm.go.id akan diagendakan kepada pegawai yg berasal dari daerah, sebagaimana dari catatan forum masih banyak pegawai yg berasal dari daerah belum pernah login meskipun sudah terdaftar pada surat.migas.esdm.go.id 

9. Masukan dari pejabat dan pegawai seperti misalnya dari pak Naufal untuk merubah kode unit kerja dari DMBDT ke DMBDB dijabat oleh bu diah, dan perubahan dari DMBDB ke DMBDI yg di jabat oleh pak Leo sudah dilaksanakan. 

Evaluasi persuratan dinas elektronik

Tulisan ku di blog ini sempat terhenti pada November 2017. Padahal secara periodik, meski tulisan yang dituangkan pada media nota dinas, semangat untuk tulis menulis senantiasa mengiringi pelaksanaan tugas sebagai arsiparis.

Hampir setahun tidak ngeblog melalui platform blogspot, diri ini kemudian membuka lapak baru ber platform wordpress. Semangat sebagai PHPP Project Konversi Bahan Bakar Gas untuk Nelayan Kecil menghiasi semangat dalam ngeblog di awal bulan Oktober 2018.

Meski demikian, urusan persuratan terus menjadi lawyer kedua sebagai konsekuensi tugas arsiparis yang mensuport jabatan Kasubag TU.

Berikut Laporan pelaksanaan urusan tata usaha cq. persuratan ditjen Migas pada bulan Oktober 2018;

1. Pada bulan Juli 2018, Sekretariat Ditjen Migas telah mengeluarkan surat pemberitahuan kepada pejabat dan pegawai untuk melaksanakan disposisi surat secara online sebagaimana terlampir.

2. Sebagai usaha monitoring evaluasi pelaksanaan Disposisi online telah dilaksanakan sosialisasi dimana bertempat di ruang strategis lantai 16 gd. migas.

3. Terkait hal hal tersebut diatas dan untuk melanjutkan pelaksanaan program persuratan ditjen migas, bersama ini kami sampaikan konsep surat undangan, surat tugas pelaksanaan sosialisasi persuratan dinas elektronik yang direncanakan pada hari Kamis, tanggal 11 Oktober 2018 di Ruang rapat Gd. Pusat Arsip KESDM

Kegiatan yang terus berulang, sambung menyambung merupakan usaha dalam pembinaan urusan persuratan sebagai bentuk layanan perkantoran untuk memberikan dukungan manajemen internal Ditjen Migas.

Pembiasaan aplikasi e surat

Kemaren siang, ketika butuh ingatan memori untuk satu ide tulisan kearsipan, diri ini menginstal blogspot versi android pada play store. 

Terhenyak sesaat mendapati http://nurulmuhamad.blogspot.com memiiki grafik viewer tulisan sebanyak 800 kali. Meski blog yang tidak pernah lagi aktif sejak 2016 namun masih saja menarik pembacanya.

Platform wordpress versi android yang saya tekuni sejak Oktober 2018 begitu kalah jauh dari segi viewersnya. Makan dari itu, ide REPOSTING tulisan lama menjadi menggebu gebu.

Berikut tulisan pada tanggal 26 April 2018 tentang laporan persuratan status april 2018:

1. kondisi e government cq. e surat di ditjen migas bermula sejak tahun 2015 dg suksesi kepemimpinan Bp. Wiratmaja dg pembuatan aplikasi based web beserta pengadaan perangkat dan langganan data untuk seluruh pejabat.

2. kemudian pada agustus 2017 berlanjut pergantian kepemimpinan kepada Bp. Ego Syahrial , yg masuk tahap pemantapan pembiasaan disposisi e surat

3. diawali dg keraguan penggunaan aplikasi e surat, sejak dilantiknya  Bp. Djoko Siswanto pada 28 Maret 2018, maka per tanggal 20 April 2018, Dirjen Migas telah melakukan disposisi via e surat.

4. hal diatas merupakan bukti tahapan menuju e government cq. e surat di ditjen migas telah teruji dg tiga figur kepemimpinan sebagaimana di atas.

terimakasih kepada pimpinan tertinggi di ditjen migas yg telah menunjukkan komitmen e government cq. e surat. semoga dapat mengurangi tumpukan dokumen baik dari ruang kerja s.d. ruang simpan arsip.

Laporan persuratan yang menjadi bagian dari tugas keseharian di kantor Ditjen Migas kami laporkan video WAG Bagian Umum Kepegawaian dan Organisasi pada satu tahun yang lalu.

Di akhir tulisan ini, penulis kembali tergoda untuk melanjutkan program kerja persuratan dinas yang sempat mandeg karena kebijakan Pusdatin KESDM yang mengakuisisi seluruh bentuk Aplikasi.

Meski sudah tiada anggaran di tahun 2019, namun melalui pendekatan penerapan serta pembiasaan pengguna mengisi semangat untuk mengumpulkan bukti kerja sebagai data dukung penilaian Reformasi Birokrasi Ditjen Migas