Pembenahan Arsip Keuangan

Jumat, 15 Oktober 2021. Naila, Nabila, Nurmaini, dan Wardah mulai membenahi arsip keuangan. berkas pembayaran yang diberikan identitas Nomor SPM, tak juga mampu bertahan. Nomor SPM atau dulu di kenal SP2D yang mengendalikan urutan arsip pembayaran, ditinggal begitu saja seiring dengan pergantian tahun anggaran.

Petugas anggaran tak terhubung dengan petugas kearsipan. Disaat itulah muncul kebutuhan baru dalam pendokumentasian bukti rekaman kegiatan. Meski butuh, faktanya hanya mengisi ruang kosong hingga tak ditengok hingga memenuhi ruang simpan arsip. 

"Kunci kunci 📍❓" Kata dua orang staf unit keuangan yang mencari akses pembuka ruangan kecil ukuran 4 meter X 1 Meter. Perintah atasan yang sebelumnya berbincang denganku, mengawali bertemunya ruangan yang lama tak terjamah.

Ruang tambahan berdinding kaca tepat pada koridor tangga otomatis, dipenuhi kontainer plastik dan berkas kertas. Tak jauh dari ruang itu, kami disiapkan satu ruang kecil sebagai tempat pengolahan arsip sementara. 

"Kira kira berapa lama, arsip dalam ruangan tersebut dapat terselesaikan" tanya pemilik kerja kepadaku. Gelagapan pun melingkupi otaku. Aku kurang yakin dapat segera terselesaikan. Ketidakteraturan arsip bercampur dengan bahan lain yang akan menyukitkan proses pendataan bagi mereka yang masih bersemangat kerja saja.

Namun setidaknya,dengan modal ijazah kuliah di diploma sekretaris, diploma keuangan dan pendidikan matematika, menjadi modal untuk  pendalaman pendataan arsip inaktif. "Nomor SPM, Jenis Belanja, Uraian Pembayaran, Penerima pembayaran, urutan folder, urutan boks, tahun, asli dan copy" Arah ku kepada mereka berempat untuk menyusun daftar arsip. 

Akhirnya tulisan ini mengiring episode pembenahan arsip inaktif di instansi jantung demokrasi Indonesia. Bersamaan itu, nyatanya kearsipan telah membuka lapangan pekerjaan. Semoga menjadi bagian pembangunan manusia indonesia seutuhnya. 

Evaluasi pengelolaan arsip

Dari ruang  arsip dengan panjang 23.4 Meter dan Lebar 9.6 Meter, sempat melaporkan kepada manajemen terkait 🔁 kondisi kearsipan Ditjen Migas pada tanggal 26 April 2018. Dari ruangan yang berada di lantai 4 pada Gedung Migas itu secara full menghabiskan hari hari kerja senin sampai jumat. Lokasi ruangan yang berhimpitan dengan Masjid Al Ikhlas menjadi lokasi favorit untuk menenggelamkan diri pada urusan kearsipan.

Urusan Kearsipan Ditjen Migas berkedudukan pada dukungan manajemen internal, yg saat tanggal 26 April 2018 pada kondisi awas. Kondisi awas merupakan kondisi dimana diperlukan konsentrasi dalam pengolahan dan Penambahan Sarana penyimpanan serta penambahan personel PNS/ASN). Jika tidak dilakukan konsentrasi pengolahan arsip akan menyebabkan mandeg nya pelayanan kearsipan.

Pada akhir April 2018 itu, ku laporkan melaui WAG Bagian Umum Kepegawaian dan Organisasi bahwa ruang arsip Ditjen Migas mempunyai daya tampung sebanyak 5.400 boks arsip. Ketersediaan 4 (empat) unit almari arsip dinamis atau biasa disebut Roll Opeck menjadi sarana penyimpanan arsip. 

Satu unit roll opeck dapat menyimpan 600 boks arsip. Boks dengan dimensi panjang 40 centimeter, tinggi 20 dan lebar 30 cm. Meski mengharapkan penambahan dan 5 unit untuk menggenapi total daya tampung 5.400 boks, namun sampai dengan tulisan ini diposting kembali, urung terlaksana.

Pertumbuhan arsip sebagai hasil kegiatan penataan pada medio April tahun lalu ditempatkan di Gudang Barang yang beralamat di pulogebang sebanyak 450 boks. Sedangkan selebihnya disimpan ke Gedung Pusat Arsip KESDM yang beralamat di Pondok Ranji Tangerang Selatan sebanyak 450 boks. 

Pertumbuhan arsip dari tahun 2017 sampai dengan April  tahun 2018  termasuk yang telah disimpan di Pulogebang dan Pondok Ranji sebanyak 2.568 boks.  Pertumbuhan arsip yang begitu masif merupakan dampak kegiatan renovasi Gd. Migas Tahun Anggaran 2016 dan 2017.

Jumlah tersebut belum termasuk boks eksisting hasil penataan arsip sejak tahun 2014 sampai dengan tahun 2016 yang mencapai 2.400. Sehingga jumlah total arsip di ruang arsip Lantai 4 periode akhir april 2018 sebanyak 4.968 boks

Diakhir tulisan ini, penulis mendapat kan evaluasi yang berharga antara lain

1. Tiap dua tahun, pertumbuhan arsip kertas mencapai lebih dari 2.000 boks.

2. Tidak terlaksana penambahan kapasitas simpan arsip dimana hanya terdapat 4 unit roll opeck (2.400 boks)

3. Kondisi Juni 2019, satu unit roll opeck telah diganti dengan dosir pegawai yang memenuhi separo (berkurang 300 boks)

Pendekatan pengolahan arsip sejak awal tahun 2019 adalah menggencarkan proses pemilahan arsip sehingga dapat menghasilkan lebih dari 20 ton bahan non arsip dan duplikasi.

Hal tersebut menjadi pilihan keputusan agar ketersediaan ruang arsip dapat mendukung layanan kearsipan sebagai bentuk dukungan manajemen internal Ditjen Migas