Register Nomor Pelumas Terdaftar

Peraturan MESDM nomor 18 tahun 2011 tentang Jadwal Retensi Arsip Minyak dan Gas bumi mengatur umur simpan ketika arsip berada di unit kerja dan juga kapan waktunya berada di unit peryimpanan (unit kearsipan) sampai dengan nasib akhir dari keberadaan berkas hasil pelaksanaan kegiatan ditjen Migas.

Jenis / seri arsip register Register Nomor Pelumas Terdaftar terdiri atas berkas permohonan, berita acara hasil evaluasi, Salinan sertifikat NPT dan register NPT. Menurut permen termaksud bahwa berkas permohonan NPT memiliki umur simpan aktif selama satu tahun. Artinya berkas permohonan disimpan unit Subdit Standarisasi Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas selama satu tahun setelah permohonan selesai. Dan pada tahun ke-2 setelah permohonan selesai dilaksanakan, berkas permohonan tersebut harus dipindah ke Unit Kearsipan (Bagian Umum dan Kepegawaian). Bagian umum akan menyimpan selama satu tahun dan selanjutnya akan diusulkan untuk dimusnahkan.

Untuk jenis berita acara evaluasi.

Nilai administrative jenis / seri arsip NPT adalah dalam rangka pembinaan dan pengawasan terhadap mutu pelumas yang beredar di dalam negeri maka dianggap perlu menerbitkan Sertifikat Nomor Pelumas Terdaftar (NPT).

Ditjen Migas memiliki tujuan dalam merwujudkan jaminan mutu dan perlindungan  konsumen, keselamatan migas dan lindungan lingkungan terhadap produk yang langsung digunakan konsumen dan produk-produk yang digunakan industri perminyakan dalam kegiatan usaha hulu dan hilir migas.

Nomor pelumas akan dicantumkan pada kemasan pelumas yang akan dipasarkan. Sebelum didapatkan nomor, maka perusahaan yang akan memasarkan pelumas termaksud harus melakukan uji laboratorium agar didapat kesesuaian spesifikasi teknis. Laporan Hasil Analisa dikeluarkan oleh Labioratorium Pusat Pengembangan Teknik Minyak dan gas Bumi PPTMGB “Lemigas”. Tersebut akan menjadi dasar Ditjen Migas Cq. DMT untuk menerbitkan sertifikat Nomor Pelumas Terdaftar,

Dasar Hukum pelaksanaan register Nomor Pelumas Terdaftar yakni Permen Energi dan Sumber Daya Mineral No. 2808.K/20/M.EM/2006 Tentang Standar dan Mutu (spesifikasi) Pelumas Yang Dipasarkan di Dalam Negeri. Kemudian Ditjen Migas sebagai Unit pelaksana teknis mengeluarkan keputusan yang melimpahkan kewenangan penanganan register Nomor Pelumas Terdaftar kepada Direktur teknik dan Lingkungan Migas melalui nomor 9087.K/80/DJM/2007

Perusahaan mengajukan permohonan kepada DMT dengan melengkapi kelengkapan berkas antara lain adalah……

Dalam konsep pelayanan prima, maka kelengkapan yang belum lengkap tidak dapat diterima oleh DMT karena menghambat proses administrative, untuk itu jika kelengkapan sudah lengkap, maka dapat diterima oleh petugas investasi dan kemudian Subdt DMTS akan mengundang Perusahaan termaksud untuk melaksanakan presentasi.

Presentasi dan evaluasi dokumen administrasi dan data teknis dituangkan dalam Berita Acara yang menjadi dasar penerbitan Sertifikat bertanda tangan Direktur Teknik dan Lingkungan Migas. Nasib akhir dari dokumen “berita acara” ini adalah dinilai kembali. Penilaian kembali ini dikarenakan ada pertimbangan agar dokumen tidak dimusnahkan terkait dengan dasar apakah nantinya terdapat permasalahan pada sertifikat yang telah dikeluarkan oleh dir. DMT.

Elemen data "akun belanja" pada arsip pembayaran

Pada tulisan sebelumnya , elemen data pendukung yang dituangkan ke dalam lembar deskrepsi arsip keuangan adalah Nomor SP2D, nama perusahaan, pejabat pembuat komitmen/ PPK, unit kerja eselon III , metode pengadaan. Pada tulisan kali ini, penulis akan mencoba manambah elemen data dan penamaannya sehingga memberikan manfaat atau memberikan dukungan dalam pelaksanaan penyusunan SIMAK-BMN. 

Masukan dari seorang operator SIMAK BMN tersebut memberikan gambaran bahwa untuk penamaan SP2D soft file bentuk PDF (hasil pemindaian) hendaknya dengan nomor SP2D, hal tersebut sesuai dengan aplikasi SIMAK BMN. Alasannya adalah nomor dan tanggal SP2D telah rigit menjadi tanda pengenal SP2D (Surat Perintan Pencairan Dana) sebagaimana di dalam aplikasi SIMAK-BMN.

Sebelum mendapat masukan dari seorang opertor SIMAk BMN, dasar penamaan file fdf  termasksud adalah nomor definitif. Alasannya adalah didalam nomor definitif terdapat 1 atau 2 atau bahkan 3 nomor SP2D (tergantung berapa kali termin bayar kegiatan terkait). Terdapatnya beberapa nomor definitif tersebut adalah hasil dari pemberkasan, berdasarkan kegiatan yang sama.

Masukan lain yang penulis tafsirkan adalah adanya kolom "akun belanja" pada lembar deskrepsi. kolom akun belanja terbagi atas 51 untuk belanja pegawai, 52 untuk belanja barang dan 53 untuk belanja modal. Akun pokok tersebut merupakan pembagian klasifikasi sehingga jenis belanja dapat diurutkan. akun belanja 53 dipergunakan untuk penyusunan SIMAK BMN. yang walaupun terdapat belanja barang / akun 52 yang akan menjadi BMN / aset.

Sebelum mendapat masukan mengenai aku belanja, elemen data pada lembar deskrepsi adalah akun output (program). Akun ouput ini menunjukan program kerja unit eselon III (sebagai penanggungjawab kegiatan). Alasan penuangan  akun ouput (program) adalah untuk kepentingan pemeriksaan. Data peminjaman arsip dan penggunaan oleh tim pemeriksa (tim audit), mempergunakan kata kunci "program" , "output", dan unit eselon III sebagai pelaksana.

Kesimpulan tulisan ini adalah, kegiatan pengarsipan terdiri atas kegiatan pendataan dan pemberkasan serta penyimpanan. Data arsip sebagai alat bantu untuk menelusuri keberadaan (makanya elemen data utama adalah uraian, lokasi boks, lokasi folder, dan nomor definitif. namun demikian elemen data yang cukup lengkap dapat lebih mendukung manajemen .Bukan hanya sekedar elemen utama, namun juga elemen sesuai dengan kepentingan pengguna arsip. contoh pengguna yakni "tim pemeriksa"  ternyata berbeda dengan "tim SIMAK BMN" ( penyusunan daftar aset/daftar BMN). Pemberkasan dipergunakan untuk mempermudah pendataan dan memaksimalkan penyimpanan, namun jika penggunaan teknologi informasi dapat menyimpan puluhan elemen data dan penyimpanan dapat berupa bentuk digital, maka kepentingan pengguna (dukungan manajemen daninfo publik) dapat maksimal diberikan.

 . 

Mengenali Struktur Berkas

Pada tulisan kali ini, penulis menyampaikan apa yang sering ditemukan dalam proses penataan arsip. seringnya dijumpai mengenai deskrepsi arsip yang belum menjadi satu kesatuan. Arsip yang seharusnya satu kesatuan menjadi tersimpan terpisah pisah. perlu kiranya seorang arsiparis atau petugas arsip mengenal daftar isi berkas. Contoh kasus pada arsip belanja pemerintah yakni pembayaran barang/jara pemerintah

Satu berkas terdiri beberapa item naskah. item item naskah tersebut merupakan bagian yang tidak terpisahkan. Item naskah satu akan menjadi dasar untuk diterbitkan item naskah lainnya. atau juga item satu menjadi kelanjutan untuk item berikutnya. Proses administrasi yang terpisah dikarenakan dasar (kontrak kerja) , ato proses administrasi yang terpisah pisah berdasarkan pejabat yang menandatangani menjadikan arsip tersimpan terpisah pisah. Proses administrasi yang menghasilkan arsip tidak menyatu. Oleh karena itu kelengkapan berkas harus menjadi perhatian bagi para arsiparis. Satu deskrepsi berkas arsip harus mencerminkan isi informasi yang terkadung di dalam berkas. Arsiparis melakukan deskrepasi arsip yang hanya menyadur dari judul naskah bisa dikatakan mendeskrepsi per item yang walaupun ketebelan berkasnya melebihi satu boks. Hasil deskrepsi tersebut perlu untuk disatukan sehingga mendapatkan kelengkapan berkas. 

Contohnya adalah, laporan hasil pekerjaan yang secara lengkap berdasarkan kontrak kerja terdiri dari laporan awal (pendahuluan), laporan antara dan laporan akhir. Terdapat 3 deskrepsi atas laporan dikarenakan terdapat 3 laporan yang seharusnya dideskrepsi menjadi satu deskrepsi saja. ato kemudian diberkaskan dengan berkas Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) karena laporan merupakan lampiran dari berkas termaksud.

Contoh dari item satu menjadi dasar terbitnya item naskah berikutnya adalah arsip Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D). kelengkapan berkas dari SP2D menjadi bagian yang tak terpisahkan. Dasar untuk terbitnya SP2D adalah Surat Perintah Membayar (SPM) yang ditandatangani oleh Pejabat SPM. Seorang pejabat SPM dapat menandatangani naskah SPM jika terdapat kelengkapan berkas yakni Surat Permintaan Pembayaran dari Penanggungjawab Kinerja dan Penanggungjawab Kegiatan, Ringkasan Kontrak, Copy NPWP Perusahaan/pihak ke III yang melaksanakan pekerjaan, Faktur Pajak, Invoice dan kuitansi yang ditantatangani oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Perusahaan, Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK), Berita Acara Pembayaran, Berita Acara Evaluasi Pekerjaan, Berita Acara Serah Terima Pekerjaan dan Laporan pekerjaan.

Contoh terpisahkanya berkas satu dengan berkas yang lain dikarenakan sistem pembayaran dilakukan per termin. berkas SP2D dari termin pertama dibayarkan pada bulan juni sedangkan termin kedua di bulan agustus. Proses pembayaran ini pun juga mengakibatkan berkas SP2D tersimpan terpisah pisah. ketika arsip tersimpan terpisah, sangat dimungkinkan untuk dideskrepsi terpisah pula oleh petugas pendeskrepsi.

Kesimpulannya adalah, mengenal dan memahami daftar isi berkas atau kelengkapan berkas adalah menjadi keharusan arsiparis. jika belom dapat mengenal struktur isi berkas, hendaknya para arsiparis melakukan pemahaman baik berdasar proses maupun berdasar produk (item naskah).

Jika tidak memungkinkan untuk mengenal berkas, maka deskrepsi dilakukan per item sehingga menghasilkan data yang dapat dianalisa. data deskrepsi dapat dianalisa jika lengkap sesuai elemen data dan elemen informasi yang dipersyaratkan bagi deskrepsi arsip yang baik.

.

Elemen Informasi

Mengolah arsip, menata arsip untuk menjadi informasi yang bermanfaat diperlukan teknis dan kreatifitas sehingga menjadi bahan baku atau bahan yang sudah bisa dikonsumsi oleh pengguna.

Seperti kayu, kayu diolah menjadi papan....dahulu papan sudah bisa dipergunakan, namun sekarang papan belom bisa dipergunakan oleh user, untuk itu diolah kembali menjadi bahan dasar membuat meja dan kursi. apakah papan kayu tersebut dijadikan bahan dasar ato langsung dijual, itu tergantung kreatifitas tukang kayu.

pun di bidang kearsipan, ketentuan dan peraturan semakin berkembang yang mengatur mengenai pengolahan,penataan diharapkan arsip dapat diolah oleh siapapun, dimanapun, menjadi apapun. Seperti contoh dibawah ini.

Pernahkah kita sebagai arsiparis, mendapati lembar deskrepsi arsip dengan kolom kolom sebagai berikut

1. jenis naskah ( apakah bentuk nota dinas, surat keluar, surat masuk, disposisi/arahan pimpinan,  laporan, formulir, Poduk Hukum, kuitansi, berita acara, undangan, pengumuman, kuitansi/invoice)
2. tingkat perkembangan (asli, copy)
3. hal/judul
4. klasifikasi akses
5. klasifikasi keamanan
6. kategori arsip
7. Vital/tidak vital
8. media arsip
9. bahasa dan tulisan
10. kategori fungsi
11. nomor berkas
12. judul berkas

Kolom kolom tersebut harus diisi lengkap karena arsip akan dipublikasikan dan dapat diketemukan. demikian yang tersebut di dalam peraturan kepala ANRI nomor 22 Tahun 2011 mengenai pedoman penyelenggaraan sistem kearsipan nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). Format tersebut sangat rumit jika arsip yang arsiparis temukan masih bercampur atao belom terolah. 

Arsip yang telah dilakukan penataan, haruslah diolah kembali untuk mengisi kolom kolom tersebut diatas, misalnya untuk mengisi kolom kategori arsip, apakah masuk dalam kriteria arsip terjaga, arsip umum?. darimanakah klasifikasi akses bisa dikeluarkan, apakah arsiparis yang menentukan klasifikasi akses??? atokah pejabat yang mempunyai kewenangan sesuai dengan penciptaan arsipnya???, misalnya siapakah yang berhak menentukan klaisifkasi akses arsip keuangan?, apakah menteri?, apakah kepala biro keuangan?, apakah Kepala bagian Keuangan?, apakah Kuasa Pengguna Anggaran?, dan apakah arsiparis?

Kategori fungsi?, apakah masuk fungsi fasilitatif, atokah substantif?, menjadi fungsi utama, ato hanya faktor pendukung saja?, analisa unit pencipta arsip memegang peranan dalam mengisi kolom kolom tersebut di atas, dan disini apakah arsiparis yang harus mengisi, atokah suatu TIM yang terdiri beberapa jabatan fungasional misalnya analis kepegawaian (yang mengerti mengenai SOP, alur kerja, uraian jabatan), misalnya analis kebijakan tertentu yang memahami alur kerja dari fungsi pencipta terntentu dan dokumen tertentu. 

Kesimpulannya, arsiparis yang diibaratkan tukang kayu, jika tidak dibekali dengan alat alat yang memadai, tidak dibekali dengan sistem kerja (manajemen) yang baik, maka hanya akan menjadi tukang kayu yang hanya bisa mengolah kayu menjadi papan. hanya papan saja yang bisa dibuat. 

ELEMEN DATA "Pencipta Arsip" pada arsip pembayaran barang/jasa pemerintah (arsip keuangan)

Peraturan Kepala ANRI Nomor 21 Tahun 2012 tentang Standar elemen Data Arsip Dinamis dan Statis Untuk Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional mengatur mengenai penamaan atau pendefinisian elemen data yang baik. Acuan penamaan atau pendefinisian atau dalam istilah para arsiparis disebut dengan istilah "deskrepsi" di dunia internasional mengacu kepada ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDF dan ISDIAH. Maksud dan tujuan acuan deskrepsi agar informasi yang terkandung didalam arsip dapat dikelompokkan secara konsisten sehingga dapat menyusun metadata yang baik. jika metadata dapat disusun dengan baik, akses informasi dapat mudah untuk dilaksanakan.

Pada tulisan ini , akan dibahas standar deskrepsi jika dipraktekan pada arsip - arsip keuangan di instansi pemerintah dalam sudut pandang di lapangan (yang biasa arsiparis temukan).

Lembar deskrepsi yang dipergunakan oleh arsiparis untuk mendeskrepsi arsip inaktif biasanya terdiri beberapa kolom yakni

1. kolom Unit Pencipta  arsip

2. kolom nomor urut

3. kolom uraian

4. kolom lokasi folder di dalam boks (biasanya diisi oleh kode pelaksana/inisial nama arsiparis)

5. kolom lokasi boks (ditulis juga inisial nama arsiparis, jika diperlukan) 

6. kolom jumlah (sesuai dengan satuan yang disepakati contohnya, berkas, fond, dll)

7. kolom tingkat perkembangan yakni asli atau foto kopi

Data pada lembar deskrepsi tersebut kemudian dimasukan/dientri di lembar kerja komputer untuk menciptakan metadata arsip. Data yang berasal dari lembar deskrepsi tersebut masih bersifat umum. Sesuai dengan pengalaman penulis dilapangan , berdasar elemen data tersebut, data belum menunjukkan sesuai dengan kelompok / klasifikasinya. Jika dipaksakan untuk  dimasukan kode klasifikasi tanpa proses analisa dan pengurutan berdasarkan elemen lain, maka data akan tidak konsisten dan data tidak handal.

Contoh pada arsip keuangan (kelompok arsip pembayaran barang/jasa pemerintah)

siapakah yang menjadi unit pencipta arsip?, apakah unit pencipta tersebut adalah bendahara pengeluaran?, apakah unit pencipta tersebut adalah perusahaan sebagai pelaksana kegiatan?, apakah unit pencipta tersebut adalah Unit kerja eselon III atau II sebagai penanggungjawab kinerja atau pelaksana program?, apakah unit pencipta tersebut adalah Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)?, apakah unit pencipta tersebut adalah Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)?, apakah unit pencipta tersebut adalah Penerima Hasil Pekerjaan?,  

Pertanyaan - pertanyaan tersebut diatas untuk menggali elemen data yang diperlukan untuk menunjukkan kehandalan informasi di dalam arsip. Disini diperlukan pemahaman alur pembayaran barang/jasa pemerintah. metode apa saja dalam pembayaran tersebut?, Dokumen apa saja dalam arsip pembayaran tersebut, pejabat dan pihak mana saja yang bertandatangan dalam dokumen tersebut. secara fungsi keuangan, alurnya seperti apa?

Peraturan Kepala ANRI nomor 7 tahun 2007 tentang JRA Keuangan menyebutkan bahwa kelompok arsip belanja salah satunya adalah kelompok arsip pembayaran terdiri atas SP2D berserta Dokumen Pendukung. 

Dasar untuk mengesahkan SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana) yakni dokumen pendukung antara lain adalah 

• SPM yang diterbitkan oleh Pejabat SPM, 
• Surat Perintah Pembayaran ke P2K yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon III sebagai penanggung jawab kegiatan dan Pejabat Eselon II sebagai penanggungjawab kinerja, 
• Ringkasan Kontrak yang ditandatangani oleh Pejabat Pembuat Komitmen (P2K);
• Copy NPWP Perusahaan
• Kwitansi yang disetujui KPA an. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK);
• Invoice bertanda tangan Perusahaan atau rekanan sebagai penerima pekerjaan
• Faktur Pajak
• Surat Penetapan Pemenang yang ditandatangani Ketua Panitia Lelang /pengadaan barang dan jasa/ULP
• Surat Perintah Mulai Kerja yang ditandatangani oleh PPK
•  Kontrak yang ditandatangi oleh Perusahaan dan PPK
• Berita acara penyelesaian pekerjaan yang ditandatangai pejabat eselon II, III dan perusahaan
• Berita acara Pembayaran yang ditandatangani oleh Perusahaan dan PPK
• Laporan kegiatan atau barang

Elemen data dari dokumen pendukung tersebut perlu dimunculkan di lembar deskrepsi sehingga diketahui unit pencipta arsip yang handal. kesimpulannya untuk arsip pembayaran barang / jasa pemerintah diperlukan kolom yakni

1. Nomor SP2D/SPM (untuk klarifikasi pencatatan ketika masih berada di pejabat SPM)
2. kolom nama perusahaan
3. kolom pejabat pembuat komitmen (apakah fisik, non fisik, penunjang, PJDGB, MITAN, atau nama PPK lain sesuai pengelompokkan PPK di Instansi masing masing)
4. kolom unit kerja eselon III sebagai penanggungjawab kegiatan
5. kolom metode pengadaan (penunjukkan langsung, lelang, dlsb)

Pengembangan elemen data "pencipta arsip" akan berdampak pada kelompok data sehingga memudahkan dalam pemberian kode klasifikasi. jika klasifikasi arsip keuangan hanya diisi dengan kelompok arsip pembayaran barang dan jasa dan tidak diperkaya dengan elemen data lain, maka kehandalan arsip susah untuk diwujudkan.

Pengembangan elemen data yang lain seperti kolom uraian, juga diperlukan untuk memudahkan dalam pengelompokkan data. (bersambung)

Tata Cara Penataan Arsip Dinamis (contoh olah data arsip keuangan)

Penataan arsip pada tahapan Mengolah Data Arsip, kegiatan mengolah data arsip terdiri atas beberapa tahapan antara lain.

a.             Editing Data;

Kegiatan editing data arsip merupakan proses melakukan konsistensi dan kelengkapan data yang sudah terkumpul. Proses tersebut menyangkut kelengkapan, kejelasan dari

-           pencipta yakni unit kerja sebagai pengusul program atau penanggungjawab kegiatan,

-      pencipta arsip yakni pejabat pembuat komitmen penandatangan dokumen keuangan(P2K PJDGB, P2K Non Fisik, P2K Fisik dan P2K penunjang)

-   kelengkapan berkas antara lain, kontrak, laporan, berita acara serah terima pekerjaan, dokumen pendukung seperti kuitansi, pajak

b.             Pengembangan variable

Spesifikasi dari sebuah data arsip keuangan yakni klasifikasi belanja, perusahaan/pihak ketiga yang menjalankan kegiatan terkait. Variable yang dikembangkn untuk jalan masuk atau akses pencarian arsip serta untuk penganalisa data adalah nomor SP2D, Unit Kerja, Nomor Boks, Nomor Folder, Klasifikasi Belanja, Mata Anggaran, nilai pekerjaan, bulan, dan tahun.

c.             Pengkodean data

Untuk dapat dipindahkan ke dalam sarana penyimpanan misalnya boks, rak, folder. Dengan data sudah ditandai dalam sarana penyimpanan maka pengelompokkan data dokumen keuangan dapat menjadi satu kesatuan. Pengkodean lokasi folder terdapat di kode pelaksana (inisial petugas pencatat dokumen). Kode unit kerja disesuaikan dengan unit kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi.

d.             Cek kesalahan

Pengecekan kesalahan sebelum dilakukan maneuver fisik. Maneuver fisik arsip adalah pemindahan dari sarana simpan sementara atau nomor urut sementara ke sarana yang baru sesuai dengan urutan baru.

e.             Membuat struktur data

Verifikasi memastikan data sebelum dilakukan maneuver fisik arsip harus sesuai dengan fisik arsip baik uraian atau informasi arsip sesuai dengan lokasi simpan sementara. Selain itu juga konsistensi dari struktur data misalnya kurun waktu dari termuda ke tertua atau sebaliknya. Konsistensi struktur data adalah penomoran dengan 4 digit. Serta memberikan nomor bantuan untuk pengolahan data pada setiap progress.

f.              Tabulasi.

Tabulasi data menggambarkan data arsip sesuai dengan keadaan setelah dilakukan maneuver fisik. Data kemudian disesuaikan dengan pengurutan lokasi simpan sementara dan kemudian diurutkan sesuai dengan lokasi simpan baru setelah fisik arsip dilakukan maneuver.

tahapan selain dari yang tersebut, bisa juga melalui tahapan berikut:

a)        Penggabungan deskrepsi arsip

Kegiatan ini adalah kegiatan menjadikan satu data dari masing masing pelaksana untuk dijadikan satu sesuai dengan dasar pengelompokan adalah

-         Lelang atau bernilai lebih dari 100 juta

-         PJDGB (Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi)

Hasil dari kegiatan ini dapat terlihat dari table berikut ini

No	Kelompok Data	Jumlah data
1	PJDGB	69 data
2	Lelang	476 Data

b)        Merapikan deskrepsi arsip

Rekaman atau tulisan yang menjelaskan isi, kegiatan, jenis, struktur arsip adalah makna dari deskrepsi arsip. Menyamakan pengetikan atau mengedit kesalahan pengetikan serta membuat standarisasi yang berdasarkan kontek, konten dan struktur arsip sehingga menciptakan Info yang dapat dipergunakan agar arsip mudah diidentifikasi dan diakses.

c)        Verifikasi deskrepsi arsip

Untuk uraian informasi arsip yang tidak jelas, maka yang dilakukan adalah mengecek kepada fisik arsipnya. Keteledoran dari pelaksana pada waktu mengentri data, dapat dilakukan koreksi sehingga mendapat kalimat yang benar. Elemen elemen dari data yang antara lain jenis naskah, pencipta arsip, uraian informasi, kurun waktu, jumlah dan nomor berkas harus diverifikasi sesuai dengan fisik arsip.

Elemen klasifikasi belanja merupakan elemen unik di dalam deskrepsi dokumen keuangan. Klasifikasi belanja antara lain adalah

-       Lainnya

-       Konsultansi

-       DN (Perjalanan Dinas Dalam Negeri)

-       LN (Perjalanan Dinas Luar Negeri)

-       Tunjangan Diklat

-       Sewa

-       Sewa Lahan

-       Pemeliharaan

-       Oprasional

-       Non Operasional

-       Modal Peralatan dan Mesin

-       Modal Gedung dan Bangunan

-       Honorarium

-       Gaji dan Tunjangan

d)        Verifikasi Pencipta Arsip

Kegiatan ini dimaksudkan untuk mendokumentasikan hubungan diantara pencipta arsip dengan arsip(informasi). Tersebarnya arsip dapat dihubungkan dengan pencipta arsip. Verifikasi pencipta arsip sebagai jalur akses yang mengkontrol penggunaan.

Unit pencipta arsip dapat bersifat unit kerja atau bersifat fungsional. Pencipta tersebut adalah

-       Unit Kerja Eselon III di Lingkungan Ditjen Migas

-       Pejabat pembuat komitmen yakni penunjang, non fisik dan fisik.

e)        Verifikasi peristilahan resmi

                     Istilah resmi yang terdapat dalam informasi antara lain adalah istilah unit kerja
                     eselon III

Pengelolaan Arsip untuk mendukung Pelayanan Publik

Peraturan Menpan RI nomor 7 tahun 2010 tentang Pedoman Penilaian Kinerja Unit Pelayanan Publik mengatur bahwa Pengelolaan berkas/dokumen merupakan salah satu Istrumen penilaian dalam sistem prosedur baku internal pelayanan. Kondisi yang diharapkan dalam pengelolaan berkas/dokumen adalah

1. adanya tempat berkas/dokumen. Keberadaan tempat berkas/dokumen dalam suatu intansi pemerintah dapat dibuktikan dengan ruangan khusus untuk berkas/dokumen;
2. adanya petugas yang ditunjuk untuk mengelola berkas/dokumen. Penunjukkan petugas bersifat tertulis dengan naskah penetapan/surat keputusan.
3. adanya Petunjuk laksana/juklak pengelolaan berkas/dokumen. Petunjuk laksana/juklak dijelaskan dalam petunjuk teknis dan tata cara pengelolaan berkas/dokumen. keterukurannya adalah adanya kesesuaian antara juklak dan tata cara pengelolaan dan penerapan. penerapan yang terukur adalah petugas yang mengelola dapat memberikan penjelasan.
4. adanya media pencatatan dalam pengelolaan berkas/dokumen.

Undang-undang kearsipan No 43 tahun 2009 tentang kearsipan, menyebutkan bahwa dalam penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan arsip yang autentik dan terpercaya. Artinya penyelenggaraan yang komprehensif dan terpadu dengan dukungan sumber daya manusia yang profesional serta prasarana dan sarana yang memadai akan meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Akhirnya Pengeloaan Arsip dapat mendukung Pelayanan Publik karena Ketersediaan Arsip yang utuh, faktual, sistematis, autentik, dan terpercaya yang terukur dan dapat dibuktikan.

Deskrepsi Arsip

Deskrepsi Arsip adalah penulisan keterangan yang terkandung dalam arsip yang terdiri dari penulisan format, penulisan konten, dan penulisan konteksnya. Deskrepsi arsip minimal terdiri dari uraian, media simpan, kurun waktu arsip, jumlah berkas, dan tingkat perkembangan.
penuangan kata menjadi kalimat yang terdapat dalam uraian harus memperhatikan beberapa hal berikut ini
1. format arsip atau jenis arsip seperti; surat, laporan, faksimili, kwitansi,dll.
2. konten yakni isi informasi yang terkandung di dalam arsip atau dokumen. dapat dilihat dari perihal jika berformat surat. jika perihal tidak memberikan informasi yang jelas maka dibaca isi dan diringkas. penuangan konten arsip dapat mempergunakan rumus 4W dan 1H(What,Why,Who,When, dan How)
3. konteks yakni kegiatan yang menghasilkan dokumen tersebut. dilihat pula fungsi organisasi yang menjalankan kegiatan tersebut.

Pengolahan data Deskrepsi Arsip Inaktif (1)

langkah - langkah pengolahan Data yakni
1. Pastikan kolom dan row tidak ada yang kosong antara ain kolom uraian, kolom tahun arsip, kolom kode pendeskrepsi, jumlah arsip
2. insert kolom baru untuk mengambill kata tangkap arsip.
3. kata tangkap arsip disesuaikan dengan 3 tips yakni sesuai dengan seri kegiatan, sesuai dengan kesamaan jenis, dan sesuai dengan permasalahan / topiknya.
4. blok semua data dan sort/urutkan sesuai dengan kriteria yakni assending atau descending.
5. berikan kode klasifikasi sesuai klasifikasi arsip.
6. blok semua data dan kembali urutkan/sort data sesuai dengan kriteria yakni sort by kode klasifikasi, sort by tahun dan sort by kata tangkap.
7. kriteria sort bisa disesuaikan dengan kebutuhan yakni kebutuhan penemuan kembali, kebutuhan penilian arsip, dn kebutuhan penyimpanan arsip inktif