Arsip Vital bukti kepemilikan Asset Kementerian ESDM
"Monitoring kesiapan pendokumentasian Arsip Vital bukti kepemilikan Asset Kementerian ESDM merupakan inisiasi menuju pengakuan Memori Kolektif Bangsa (MKB) Sektor Energi dan Sumber Daya Mineral (ESDM)" Tutur Karo Umum, Ibu Upik Jamil. Hal tersebut disampaikan beliau saat pengarahan kepada para arsiparis yang hadir offline di Auditorium BPPTKG Yogyakarta pada 2 Juli 2022.
"Sumbangkan Inovasi kearsipan, tidak terlena dengan tugas rutin dan mengedepankan hal yang prinsip" tutur JPT Kearsipan Kementerian ESDM. Setelah Fungsional bidang keuangan negara, arsiparis memiliki lingkungan strategis untuk berkontribusi dalam tata kelola pemerintahan yang baik khususnya mengawal kebijakan penyediaan energi, tambahnya.
Minyak dan Gas Bumi, Listrik, Mineral dan Batubara serta panas bumi merajut peradaban manusia dan meninggalkan memori kolektif bangsa sektor energi. Mesra dalam telinga jargon "Arsip Hilang, Asset Melayang" menemui realitas sinergitas fungsional arsiparis dan pengelola Barang Milik Negara. Arsip Negara dan Asset Negara diantara labirin menuju pengakuan Memori Kolektif Bangsa Sektor Energi.
Pada forum tersebut, Bapak Sumartono, Kapus PBMN KESDM hadir secara langsung. "terdapat tiga hal yakni administrasi, fisik, dan legal sebagai bukti kepemilikan BMN" Tutur JPT Pratama yang yang sebelumnya berdinas di Kementerian Keuangan.
Bahkan penuturan pengalaman beliau, dokumen penetapan status penggunaan BMN dan berkas pembayaran seperti kuitansi pembayaran pun dapat memenangkan legalitas dikala persidangan melawan pihak tanpa bukti kepemilikan yang syah.
Arsip bukti kepemilikan tanah BMN antara lain sertifikat, letter C, akta jual beli, akta pelepasan hak. Adalah kewenangan DJKN Kementerian Keuangan dalam penyimpanannya. Namun demikian pelaksanaan secara teknis ialah agar disimpan oleh masing masing Kementerian, dan secara berjenjang ke masing masing unit organisasi.
Berita Negara RI Tahun 2015 Nomor 1837, PMK Nomor 218 tentang Tata Cara Penyimpanan Dokumen Kepemilikan BMN menjadi aturan pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 27 tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah.
Pada sesi waktu pemaparan oleh arsiparis, pedoman perlindungan pengamanan dan penyelamatan dokumen arsip vital Negara masih menunjukkan kebijakan di tahun 2005. Padahal kita tahu bahwa pola kearsipan terbarui pada tahun 2009 dengan adanya UU RI tentang Kearsipan.
Undang Undang RI bernomor 43 tersebut menyebutkan bahwa prasarat dasar operasional, tak terbarukan serta tergantikan menjadi prasarat/batasan arsip vital. Sontak ditengah pemaparan kriteria dan jenis arsip vital versi 2005 terjadi interupsi pimpinan rapat untuk lebih mendapat kejelasan dalam penyelaman kriteria vital yang terkesan masih terlalu luas.
Baca juga 👇
https://nurulmuhamad.blogspot.com/2022/04/program-arsip-vital.html?m=1&zx=51170164894e1270
Pada sesi diskusi, penulis sebagai peserta wakil Direktorat Jenderal Migas menyampaikan terkait sebagai tindak lanjut program Arsip vital. Kebutuhan unit organisasi ialah tempat penyimpanan yang memenuhi standar keamanan dan perlindungan arsip yang krusial atas keberadaan sektor ESDM. Gedung, ruangan, brankas menjadi faktor penting penjagaan ancaman kehilangan dan kerugian akibat hilangnya Arsip vital.
Dinamika renovasi ruang kerja n, perpindahan, perubahan organisasi, mutasi dan rotasi membersamai eksistensi arsip vital. Arsip bukan saja daftar, melainkan fisik kertas dan hasil alih media yang masih terkait erat dengan media. Program identifikasi Arsip vital dengan keluaran daftar Arsip vital pun memerlukan penilaian secara periodik atau rekonsiliasi data antara arsiparis dan pengelola BMN.
"Kegelapan di muara rekaman kegiatan institusi" menjadi ungkapan untuk petugas penyimpanan Arsip tanpa sinergitas petugas pengelola BMN. Proses bisnis BMN seperti pemindahan tanganan, hibah, penyertaan modal pemerintah menjadi penting untuk mengupdate penyimpanan arsip.
Akhirnya, untuk mencegah kemungkinan penyalahgunaan, kehilangan, kemusnahan, dan kerusakan arsip kepemilikan asset, diperlukan sinergitas arsiparis dan pengelola barang Milik Negara. Hasil pertemuan dua JPT urusan kearsipan dan BMN di Yogyakarta memperlihatkan komitmen pihak manajemen untuk menelorkan aturan pelaksanaan teknis yang menjadi afirmasi program arsip vital.
Bukan saja proses identifikasi, namun faktanya hasil identifikasi dan pendataan memerlukan penilaian dengan rekonsiliasi data arsip untuk menjamin nilai administrasi, legal dan fisik yang terbukti.
