Bogor, 30 Januari 2020, Rudi Anton selaku narasumber Lembaga Kearsipan menyampaikan kebijakan umum Pengawasan Kearsipan. Selain menjadi tuntutan Reformasi Birokrasi, Pengawasan Kearsipan menjadi piranti akselerasi tugas pengembangan sistem, pembinaan, dan konservasi kearsipan yang diemban Arsip Nasional Republik Indonesia.
Pengawasan sistem, Pembinaan dan konservasi kearsipan sejak 2016 melalui instrumen Tata Naskah Dinas, Klasifikasi, SKKD, JRA sampai dengan NSPK teknis pengelolaan arsip dinamis dan statis dianggap telah mencapai pada titik memuaskan.
Metode pengawasan pun berlanjut untuk lebih memastikan fisik dan informasi berbasis arsip dapat dimanfaatkan secara penuh. Untuk itu terhitung mulai tahun 2020 menetapkan agenda pengukuran implementasi keberadaan sistem sebagai pintu masuk konservasi kearsipan secara nyata.
Lokus pengawasan dari sistem bergeser pada keberadaan Fisik dan informasi arsip. Riilnya mendorong keterhubungan central file ke Records Center sampai dengan ke Lembaga Kearsipan.
Sebagai audien, aku pun merasa seolah kegelisahan ku terkait kearsipan KESDM itu sirna di ruangan ini bersamaan penjelasan pak Rudi Anton. Terlebih mendengar info capaian nilai pengawasan KESDM dari bapak Karo Umum yang sampai MEMUASKAN, dan juga konsen terhadap records center.
Pada sesi tanya jawab, aku pun memanfaatkan untuk dapat menyampaikan kegelisahan dari sudut pandang arsiparis sebagai pelaku teknis kearsipan.
Akhirnya terkuak kegelisahan yang sama terkait kebijakan anggaran yang masih belum berpihak kepada kearsipan. Bukan saja di "IYA" kan oleh narasumber lembaga kearsipan yang dapat melihat kondisi kearsipan secara nasional, namun dari pimpinan Unit Kearsipan KESDM yang diwakili Kepala Biro Umum.
Bagi pribadi penulis, manajemen sumber daya pada unit kerja dimana terdapat central file akan MANDUL, jika tanpa keberpihakan sumber daya baik anggaran, tenaga kerja sampai dengan sarasa dan prasarana.
Namun demikian, live must goes on (sori kalo tulisan Inggris nya gak tepat), intinya kearsipan harus terus berjalan dalam kondisi apapun.
Para insan kearsipan pasti masih terngiang dengan pernyataan bahwa nilai pengawasan berdampak pada penetapan nilai Reformasi Birokrasi. Meski hanya 1%, namun bagi pribadi penulis (tataran arsiparis) yang patut diperhatikan adalah esensi perubahan paradigma praktik kearsipan.
Perubahan tersebut terletak pada obyek pengawasan kearsipan yang semula lebih banyak sistem/perangkat aturan berkembang ke fisik arsip/praktik pengelolaan.
Pada april 2019, aku tulis terkait praktik pengawasan kearsipan yang dilaksanakan oleh Tim Biro Umum di Ditjen Migas pada 👇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/04/22/pengawasan-kearsipan-internal/
Kemudian pada bulan september 2019, bersamaan dengan bimbingan teknis pengawasan kearsipan, aku menambahkan ilustrasi 👇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/09/03/audit-internal-kearsipan/
Selain itu, catatan yg menurutku kok harus diperhatikan adalah pesan dari lembaga kearsipan melalui Pejabat tinggi pratama yang menjadi narsum adalah "perlunya dibuat suatu ketetapan tertulis di internal KESDM terkait penetapan kedudukan organisasi kearsipan yang terdiri dari records center /Unit Kearsipan dan Central File/Unit Pengolah.
Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/09/02/pengawasan-kearsipan/
Di akhir tulisan ini, aku pun yang merasa diri sebagai bagian dari Komunitas Kearsipan KESDM, turut menyambut paradigma atau pendekatan kearsipan dari sistem ke fisik arsip.
Logis kiranya, pengelolaan fisik arsip tanpa didasarkan NSPK sebagai landasan atau sistem kerja. Namun kiranya waktu yang lalu telah berlarut larut dan habis tenaga hanya untuk menerbitkan satu aturan saja.
Melalui pengawasan kearsipan, kita sambut implementasi sistem dan pembinaan kearsipan demi konservasi dan pemanfaatan informasi berbasis arsip.
🌟 Tangerang Selatan Kamis, 13 Februari 2020
Sebagai tindak lanjut Program Pengawasan Kearsipan KESDM 2020, seluruh unit pengolah(subdit dan bagian) diharapkan segera menyusun daftar berkas dan daftar isi berkas serta mengefile arsip pelaksanaan anggaran tahun 2019
Berkas disusun berdasarkan numenkelatur uotput kegiatan pada RKAKL Satker Ditjen Migas per masing masing subdit/bagian
Contoh format daftar refensi dapat di unduh di Grup WA Forum Arsip & Surat Migas (hasil kerja pengadministrasi di DMTP)
Unit pengolah/unit kerja(subdit&bagian) diharap dapat menyampaikan pemindahan ARSIP INAKTIF (berkas selesai proses dan selesai audit/sebelum tahun 2018) ke unit Kearsipan 2 Ditjen Migas melalui nota dinas yang ditujukan kepada Kepala SDMU
Pengadministrasi umum di subdit/bagian bertanggung jawab secara teknis atas kelengkapan berkas serta keberadaan fisik arsip dalam tempat penyimpanan (odner/boks file) sesuai dengan mata anggaran kegiatan masing masing output kegiatan
Dalam hal terdapat arsip dalam media lain (seperti file Pdf, CD, DVD) serta arsip masih dipergunakan oleh pelaksana/staf dapat digantikan dengan lembar tunjuk silang
Pelaksanaan pengawasan kearsipan internal KESDM oleh tim Biro Umum dijadwalkan pada 8-9 Juni 2020
Ketujuh poin diatas merupakan inisiasi dalam mengubah wajah kearsipan Ditjen Migas untuk pemberian dukungan layanan perkantoran serta menajemen internal.
Wajah kearsipan yang selama ini hanya berupa penyimpanan arsip yang diperhatikan saat akan dibutuhkan, diharapkan dapat berkembang menjadi layanan yang siap saji untuk audit(BPK, Itjen, BPKP) serta mempersiapkan daftar yang sesuai dengan fisik tatkala dilakukan pemindahan ke unit kearsipan.
Semoga ketuju poin yang disepakati bersama seluruh perwakilan unit eselon 3 di lingkungan Ditjen Migas dapat dikomunikasikan antar pegawai pada subdit/bagian sampai dengan pimpinan masing2.
Sejatinya pengawasan kearsipan internal adalah suatu pendekatan untuk memastikan keberadaan fisik arsip telah terkelo dan tersimpan dengan baik demi menjamin akuntabilitas kinerja organisasi
🌟 Hasil Pengawasan Kearsipan Nasional tahun 2019
Berikut peringkat 5 besar hasil Pengawasan Kearsipan tahun 2019, dimana arah tahun selanjutnya adalah memastikan keberadaan fisik arsip mengalir sampai dengan Lembaga Kearsipan.
Daftar urutan peringkat kelompok Lembaga Setingkat Kementerian Non Struktural antara lain:Pusat Pelaporan dan Analisis Transaksi KEUANGAN (PPATK), Mahkamah Konstitusi RI (MK), Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK), Majelis Permusyawaratan Rakyat RI. (MPR), Badan Penyelenggara Jaminan Sosial KESEHATAN (BPJS)
Kelompok LPNK antara lain ANRI, BPOM, Lan, Badan Informasi Geospasial (BIG), LAPAN
Kelompok Kementerian yaitu Kesehatan, Kehutanan & Lingkungan Hidup, Pertanian, Kementerian Sekretariat Negara, Kementerian Riset & Teknologi Dikti
Kelompok Pemerintah Daerah dengan urutan JAWA TENGAH, JAWA TIMUR, DKI, Jawa Barat, Banten
Kelompok Kabupaten dan Kota, sesuai dengan wilayahnya pun beberapa kabupaten menyabet predikat sangat memuaskan.
Kelima urutan peringkat tersebut diatas disusun berdasarkan capaian Predikat sangat memuaskan (AA). Predikat sangat memuaskan juga dicapai oleh Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral (KESDM) Meski berada di ke 14.
