Tulisan berikut merupakan bahan untuk rapat koordinasi ditjen Migas pada bulan Juli 2018. Memori penulis jatuh pada permintaan kasubag kepegawaian melalui pesan singkat. Posisi penulis kala itu baru saja sampai di jogja untuk menemani istri dalam kelahiran anak ketiga.
Secara poin per poin, penulis menyampaikan tugas tugas dari Sub Bagian Tata Usaha Ditjen Migas. Berikut tiga urusan yakni persuratan, kearsipan, dan sekretariat pimpinan yang dijelaskan melalui jenis jenis kegiatan.
Persuratan
1. menyiapkan bahan tata naskah dinas atau ketatalaksanaan persuratan berupa petunjuk teknis
2. menyiapkan bahan rancang bangun dan monitoring evaluasi implementasi surat online
3. mengawasi pengurusan dan pengiriman surat dinas yg dilaksanakan oleh pengadministrasi surat dan caraka.
4. menyusun konsep laporan monitoring dan evaluasi persuratan secara periodik
Kearsipan
1. menyiapkan bahan tata kelola rekaman kegiatan/arsip Direktorat Jenderal Migas berupa petunjuk teknis, sarana simpan, dan arsiparis/petugas arsip
2. melakukan koordinasi pembinaan, pelaksanaan penggunaan dan penyusutan serta penyimpanan rekaman kegiatan/arsip
4. menyusun konsep laporan evaluasi kearsipan secara periodik
Kesekretariatan pimpinan
1. menyiapkan bahan tata kelola administrasi perkantoran untuk pimpinan (persuratan, penjadwalan, konsumsi rapat, dokumen perjalanan dinas)
2. mengawasi Kesekretariatan pimpinan yg dilaksanakan oleh sekretaris eselon 1 dan 2
