Respon sub koordinator ketatausahaan tersebut menanggapi pendapat sebelumnya yang disampaikan oleh bu suwarti "kami selaku staf admin belum di percaya menyimpan arsip aktif oleh staf teknis. Mereka menganggap arsip nya penting. Dan hanya disimpan oleh staf yang bersangkutan"
Dinamika diskusi tersebut, memperkaya sudut pandang dalam meraih kondisi praktik kearsipan menuju kesesuaian. Sesuai kaidahnya, daftar arsip aktif menjadi penting dalam membuktikan penyimpanan arsip. Tidak disebut "menyimpan arsip" jika tidak terdapat daftar Arsip.
Jika kita mempergunakan analogi rekening koran yang diterbitkan oleh bank maka daftar arsip diibaratkan sebagai bukti transaksi keuangan. Toh unit atau staf penerbit rekening koran, tidak menyimpan uangnya.
Daftar arsip menjadi bukti transaksi dalam penyimpanan Arsip. Daftar Arsip di setiap direktorat cq. per koordinator perlu disusun sebagai bukti kinerja kearsipan. Setiap staf admin mempunyai tugas menyusun daftar arsip yang berada di unit kerja masing masing.
Sampai disini muncul pertanyaan ❓🙋. Bagaimana dapat menyusun daftar jika arsipnya tidak dipegang? bukankah rekening koran menjadi bukti transaksi. Dimensi registrasi naskah dinas yang berada pada unit ketatausahaan terwujud dari agenda surat masuk, registrasi surat keluar, histori disposisi/arahan pimpinan merupakan bukti transaksi.
Untuk lebih aplikatif, pertanyaan tersebut dapat dijawab dengan mempergunakan format isian yang disebut "daftar berkas dan daftar isi berkas". Kedua daftar tersebut merupakan wujud daftar Arsip. Daftar Arsip merupakan dokumentasi dari tiap transaksi naskah yang berada pada sistem perkantoran.
Melalui form tersebut, staf admin dapat mengkonfirmasi kepada pihak terkait tiap transaksi kegiatan dalam unit kerja. Siapa saja pihak tersebut? Seluruh pegawai dan pemimpin yang terlibat dalam pekerjaan. Sampai disini, daftar arsip mereduksi status penyimpanan arsip.
Bisa saja arsip masih berada di staf teknis karena alasan yang lebih penting dari pencapaian tujuan organisasi. Ini suatu metamorfosa pengikatan rekaman kegiatan yang terdapat di unit kerja. Daftar Arsip menjadi peta jalan masuk keberadaan arsip sampai nanti bertemu dengan fisik arsipnya.
Daftar Arsip menjadi bukti kinerja staf admin/ketatausahaan pada unit kerja dan menjadi dasar untuk melakukan perawatan arsip tatkala memasuki masa inaktif (konsep life cycle of records). Sedangkan dengan pendekatan lain, misalnya record continum model (RCM), daftar arsip ini menjadi dimensi capture atau menangkap informasi yang menjadi bahan dasar dokumentasi.
Akhirnya, dari diskusi dengan topik "keeping arsip migas digital" via zoom meet hari ini, tersimpan niat sepakat untuk bersama menyusun daftar arsip aktif (daftar berkas dan daftar isi berkas). Inisiasi pembinaan teknis oleh ketatausahaan Ditjen Migas dimulai dari membangun kapasitas staf admin di seluruh direktorat sampai nanti menunjukkan manfaat kearsipan sebagai data dukung akuntabilitas kinerja organisasi.
