Penilaian Arsip

Wisma Energi Bogor, 14 Oktober 2021. Unit kearsipan tingkat 2 pada Kementerian ESDM menginisiasi diskusi untuk menghidupkan kembali babak akhir dari roda kehidupan Arsip. Penyusutan menjadi enggel ketiga setelah penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan.

Wakil Biro Umum KESDM memaparkan taktis penyusutan yang harus dilewati. Sejak pembentukan panitia penilai, penyeleksian arsip dan nanti akan menghasilkan surat pertimbangan penilaian yang disiarkan melalui tanda tangan.

Tim Arsip Ditjen Migas memaparkan kondisi 10.172 boks yang menjadi koleksi Arsip simpan. Arsip yang tersusun sejak fond, seri, dan item menjadi perhatian para pekerja kearsipan. Susunan berkas menjadi indikator kemudahan analisa nilai guna Arsip. 

Pada bagian lain, ongkos penyimpanan yang mencapai ratusan juta berhadapan dengan manfaat faktual penelusuran informasi rekaman kegiatan. Pun standar penyusutan Arsip yang berada pada lima tahun sebelumnya, mendasari terkumpulnya bukti penilaian kinerja kearsipan dari lembaga kearsipan. 

Akhirnya, Siklus hidup Arsip perlu sentuhan manusia. Arsip yang bukan sekedar media rekam, menjadi permasalahan manusia. Media rekam konvensional seperti kertas, memantik manusia mengintervensi bergeraknya siklus hidup Arsip. Tersisa tanya dalam diri "akankah perlu keabadian? di saat informasikan menakhodai peradaban manusia"

Arsip KESDM siap Terakreditasi

 

Lepas menyabet gelar terbaik ketiga nasional dalam pengawasan kearsipan di tahun 2020, unit kearsipan Kementerian ESDM bersiap dalam meraih pengakuan formal terhadap mutu penyelenggaraan kearsipan.

Ya...akreditasi kearsipan. "Mohon doa nya rekan rekan, Unit Kearsipan KESDM sedang melakukan kegiatan akreditasi kearsipan" Tulis Eny Arsiparis Madya pada WAG Arsiparis KESDM. Pada tanggal 18 Agustus 2021, terkirim foto rapat virtual yang memperlihatkan rapat pleno majelis pertimbangan akreditasi. 

Tak lama berselang, rilis lah grup Whatsapp yang dilabel team kearsipan KESDM. Aku pun merasa gegap gempita setelah nomorku di undang dalam grup tersebut. "Siap melaksanakan. Terimakasih bu upik. Sejarah kearsipan KESDM melalui media Whatsup Grup Ijin, saya Nurul, Arsiparis Ditjen Migas" Tulisku dalam grup tersebut. 

Bagiku grup tersebut mengelaborasi keluwesan komunikasi dan silaturahmi antar sumber daya manusia kearsipan sejak pimpinan tinggi, pejabat administrasi urusan kearsipan sampai dengan jabatan fungsional arsiparis. Komunikasi dalam komunitas kearsipan di KESDM tentu akan menjadi enggel yang lebih cair dibanding dengan sosialisasi, rapat, seminar, desiminasi sampai dengan pameran Arsip dalam mengiring penyelenggaraan kearsipan tingkat kementerian. 

"Saya ingin anda semua bisa secara cepat memperoleh info info terupdate terkait tugas jabatan serta tanggungjawab yg harus dituntaskan unit organisasi di bidang kearsipan, forum ini tidak harus saya yg mengguide namun kita semua harus proaktif jika perlu arahan saya silahkan disampaikan, Setelah itu agendakan virtual meeting dg anggota grup ini tks" Tulis Kepala Unit Kearsipan I, Ibu Upik Jamil pada tanggal 23 Agustus 2021.

Ahirnya, tulisan ini menjadi catatan kecil yang akan terus terpatri sebagai PNS yang menggeluti kearsipan sejak 2009. Pengawasan Kearsipan dilanjutkan dengan Akreditasi Kearsipan menandakan kematangan Kearsipan di Kementerian ESDM. Semoga terlingkupi  optimisme dalam mewujudkan kearsipan yang andal dan tangguh. Prestasi dan keberhasilan penyelenggaraan kearsipan sesuai norma, kaidah dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 

Pemaknaan Jati Diri Institusi KESDM

Riuh suasana penggerak perekonomian urusan kepemerintahan Sumber Daya Alam, terbersit asa merengkuh pemaknaan jati diri institusi. 

"Konteks Arsip terkait erat dengan peran serta stakeholder Migas" Arahan Bapak Alimuddin Baso selaku Sekretaris Ditjen Migas.

Air mata keharuan menggenangi pelupuk mataku. Kering kerontang semangat penjagaan rekaman kegiatan, seolah basah dengan 10 menit. Secara bergantian, dua orang pimpinan tinggi pratama dalam peran kepala Unit Kearsipan menyuarakan keberpihakannya.

"Penataan Arsip adalah tabungan atau investasi yang meyakinkan untuk kebutuhan masa mendatang" Tutur Bu Upik yang sebelumnya menggawangi HRD KESDM.

Keduanya, memberikan arahan dalam gelaran Pengawasan Kearsipan Internal Kementerian ESDM dari obyek Direktorat Jenderal Migas. 

"Terimakasih pak, berkenan ngelead forum Arsip. Hari ini, merasakan keharuan berbaur kebahagiaan. Sedari pak diyan, bahkan menghadirkan pak ses dan bu karo untuk bisa join, Makasih pak" Pena ku kepada Bapak Diyan Wahyudi, selaku Plt Bagian Umum. 

Terucap apresiasi dan penghargaan setinggi tingginya. Tentu bukan sepele untuk berkenan meluangkan waktu pada urusan kearsipan. Wilayah urusan kepemerintahan sektoral industri energi yang identik pola pikir teknologi dan persaingan modernitas harus kembali menguntai makna jatidiri institusi.

Belum lagi pergulatan keras melanda tingkat prioritas antar urusan kepemerintahan serumpun atau dalam kedudukan dukungan manajemen (perencanaan, keuangan, hukum, kepegawaian, organisasi, kerumahtanggan, perlengkapan). Tentu menjadi ciri khas dari kementerian teknis. 

Akhirnya, tulisan ini akan menjadi pelajaranku. Memaknai jati diri itu perlu berpijak untuk mampu mengapresiasi sekecil apapun bentuk keberpihakan. Termasuk para pimpinan tinggi yang mengobarkan semangat 🔛🔥 penjaga rekaman kegiatan institusi. Terus berpihak pada nalar menuju jati diri, seperti pohon jati. 

foto kearsipan

Alih media kertas ke pdf. 

12 Sept. 2020, stock opname 

Form surat keluar dan mesin ketik manual 

26 Januari 2021 Pemindahan 

Pengawasan Kearsipan 

Bentuk Khusus

Pengolahan data Deskrepsi Arsip Inaktif (1)

langkah - langkah pengolahan Data yakni
1. Pastikan kolom dan row tidak ada yang kosong antara ain kolom uraian, kolom tahun arsip, kolom kode pendeskrepsi, jumlah arsip
2. insert kolom baru untuk mengambill kata tangkap arsip.
3. kata tangkap arsip disesuaikan dengan 3 tips yakni sesuai dengan seri kegiatan, sesuai dengan kesamaan jenis, dan sesuai dengan permasalahan / topiknya.
4. blok semua data dan sort/urutkan sesuai dengan kriteria yakni assending atau descending.
5. berikan kode klasifikasi sesuai klasifikasi arsip.
6. blok semua data dan kembali urutkan/sort data sesuai dengan kriteria yakni sort by kode klasifikasi, sort by tahun dan sort by kata tangkap.
7. kriteria sort bisa disesuaikan dengan kebutuhan yakni kebutuhan penemuan kembali, kebutuhan penilian arsip, dn kebutuhan penyimpanan arsip inktif

Langkah Penataan Arsip

Langkah Penataan Arsip

1. Pembuatan Ikhtisar arsip ( Kurun waktu, Jenis, Stuktur, Conten, dan Konteks/kegiatan)
2. Pelajari Klasifikasi Arsip
3. Pendataan per Arsip (Item, Berkas(Rubrik, Dosir, Seri)
4. Pengurutan & Pengelompokkan (Manuver data & Fisik)
5. Pencantuman Nomor definitif Folder, Nomor Definitif Boks, Nomor Definitif Almari, dan Nomor Definitf Ruangan.