Daftar Berkas

Tantangan unit kearsipan adalah menghidupkan kembali peran unit kerja sebagai bagian dari sistem pengelolaan arsip dinamis. Arsip Dinamis yang terdiri dari arsip aktif dan arsip inaktif.

Arsip aktif disimpan dan didokumentasikan di unit kerja melalui daftar berkas. Tatkala telah selesai masa simpan aktif, bersama dengan fisik arsip, daftar berkas tersebut diserah terima kan dengan bukti berita acara yang ditandatangani pimpinan unit kerja.

Hal tersebut dalam Peraturan ANRI yang diterbitkan pada delapan tahun lalu telah memberikan panduan bagi Sumber Daya Manusia Kearsipan untuk mengolah arsip. Peraturan Kepala ANRI tentang Tata Cara Penyediaan Arsip sebagai Informasi Publik, bab ketentuan umum disebutkan bahwa mengolah arsip inaktif adalah membuat daftar arsip, menyimpan, dan mendokumentasikannya sedangkan arsip aktif ditekankan untuk kegiatan pemberkasan dan pembuatan daftar berkas.

Bagi penulis, peraturan tersebut menjadi menarik karena sesuai dengan tuntutan instansi publik. Mengolah arsip dilakukan dengan memberkaskan, menata, dan menyusun daftar secara tematik.

Beban pekerjaan yang seharusnya dilaksanakan pada saat arsip berada di unit kerja adalah membuat daftar arsip. Namun demikian, tatkala perpindahan arsip dari unit kerja ke ruang arsip inaktif tidak disertakan daftar arsip, maka yang terjadi adalah beban kerja yang tidak sesuai dengan panduan di atas.

Untuk itu, direncanakan pertemuan para pengadministrasi pada hari Kamis, 12 September 2019, di ruang Strategis lantai 16, Gedung Migas yang akan melakukan workshop pembuatan daftar berkas.

Tatkala aktivitas pembuatan daftar berkas aktif tidak pernah dilaksanakan, maka akan sangat membebani petugas pada ruang arsip inaktif. Selain perpindahan arsip tidak dapat meninggalkan bukti administrasi, dampak lainnya adalah kelengkapan berkas yang seharusnya diperiksa menjadi terlewatkan.

Beberapa kasus penelusuran arsip harus kandas dan tidak menemukan fisik arsip. Penelusuran peta koordinat salah satu wilayah kerja pada delapan belas tahun yang lalu, tidak teridentifikasi bahkan dari daftar arsip.

Permintaan arsip oleh penegak hukum menjadi momok bagi pejabat yang masih aktif tatkala hanya sebagai penerus pejabat lama. Arsip yang tidak diperkirakan sebelumnya menjadi lokus para penegak hukum terus berkembang seiring perubahan kondisi birokrasi.

Yang terbaru adalah penelusuran pegawai pada kelompok kerja pengadaan, berita acara salah satu pengadaan infrastruktur, belum dapat teridentifikasi. Atau juga salah satu pejabat pengawas yang mencari Keputusan Direktur Jenderal tahun 1999.

Meski kita dihadapkan dengan kondisi arsip yang bervariasi. Kondisi tidak teratur dan harapan dapat lebih teratur sebelum datang masa inaktif. Penulis yang setiap harinya berhadapan dengan berkas inaktif masih harus berjibaku untuk membuat daftar arsip.

Puluhan berkas inaktif yang kupilah setiap harinya. Ratusan item arsip yang memaksa diri membacanya. Begitulah kira kira gambaran aktivitas pekerjaan kearsipan setiap harinya. Kerja mengolah salah satu media yang merekam informasi pastilah identik dengan aktivitas membaca.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/17/inovasi-ketatalaksanaan/

Kalo mau disurvey, berapa orang arsiparis yang secara full mengolah arsip????. Tentunya tidak semua arsiparis full mengolah arsip. Untuk menyederhanakan persamaan definisi “mengolah arsip”, tulisan ini akan mengajak pembaca bersepakat pada salah satu pekerjaan kearsipan .

Filling Arsip Aktif

Pembuatan daftar berkas demi meraih perubahan wajah perkantoran terus dimonitor oleh Pejabat pengawas urusan ketatausahaan Direktorat Jenderal Migas. Sebagai tindak lanjut pertemuan tanggal 17 Oktober 2019 dengan kesepakatan membuat 🏡 rumah berkas dengan judul sesuai daftar berkas telah dilaksanakan oleh unit kerja di Lingkungan Ditjen Migas.

Langkah teknis setelah tersedia media simpan sesuai dengan judul daftar berkas adalah pemberkasan naskah kedinasan yang tercipta dan ditempatkan di media simpan yang telah di tentukan.

Contoh 1: nota dinas permintaan pengadaan barang yang diajukan oleh pelaksana kegiatan kepada pimpinan unit kerja disimpan pada media simpan tersebut. Kemudian dokumen tagihan pengadaan pun perlu diberkaskan pada media simpan tersebut. Tidak lupa juga pertanggungjawaban pengguna barang nya.

Contoh 2: nota dinas dan surat tugas pengajuan perjalanan dinas diberkaskan sesuai dengan media simpan yang sesuai dengan judul daftar berkas. Kemudian tagihan perjalanan dinas dan Laporan perjalanan dinas pun diberkaskan dan disimpan pada media sesuai dengan judul daftar berkas.

Contoh 3: nota dinas dan surat penyelenggaraan rapat di dalam maupun di luar kantor dalam pelaksanaan kegiatan anggaran. Arsip tagihan pembayaran hotel beserta laporan rapat, daftar hadir rapat, notulen rapat, undangan rapat, permintaan narasumber, pembayaran honor narasumber tidak luput untuk diberkaskan pada media simpan sesuai dengan judul daftar berkas.

Pelaksanaana contoh tersebut pastinya akan menemukan kendala dalam pemberkasan karena tidak semua dipegang oleh petugas surat/pengadministrasi umum/penata arsip. Realitas saat ini, arsip berada di masing masing PIC pelaksana kegiatan. Bahkan, karena penugasan yang didasarkan pemerataan pekerjaan, keberadaan arsip dengan kesamaan kegiatan akan berada di beberapa staf.

Dari hal hal diatas, memunculkan pertanyaan tugas baru untuk dilakukan. Beberapa respon orang, pastinya membuat ribet dan susah karena beberapa kondisi.
1. apakah petugas surat/pengadministrasi umum /penatalaksana arsip harus meminta arsip yang dipegang masing masing staf tersebut??

2. Apakah perlu menggandakan atau memfotokopi arsip yang dipegang oleh pelaksanaan kegiatan untuk diberkaskan pada media simpan sesuai dengan judul daftar berkas?

3. Apakah perlu meminta berkas pengadaan dan pembayaran dari bagian keuangan untuk diberkaskan?

4. Apakah perlu menggandakan dan memfotokopi berkas pengadaan dan pembayaran karena yang asli harus dikelola oleh Bagian keuangan dan para Pejabat Pembuat Komitmen/PPK

Pertanyaan diatas tentunya menyelimuti para petugas surat/pengadministrasi umum/penatalaksana arsip dalam melanjutkan kegiatan penyusun daftar berkas.

Melalui tulisan ini, penulis akan mengajak berfikir sejenak terkait tujuan pengarsipan yakni untuk menjaga keutuhan dan kelengkapan rekaman kegiatan dalam rangka menjamin ketersediaan arsip.

Jika mendasarkan tujuan pengarsipan diatas, maka hendaknya pertanyaan diatas harus dilaksanakan. Namun demikian, jika belum dapat meminta berkas dari para pelaksana kegiatan, belum bisa mengandalkan berkas pengadaan dari Pejabat Pembuat Komitmen /PPK dan berkas pembayaran dari Bagian Keuangan, maka yang dapat dilakukan adalah menulis dalam daftar isi berkas.

Sebagai analogi, daftar isi berkas itu sama halnya daftar isi buku. Buku yang tebal pasti memiliki daftar isi yang menunjukkan informasi keberadaan halaman.

Maka yang dilakukan oleh petugas surat/pengadministrasi umum/penatalaksana arsip, disiplin untuk mengisi daftar isi berkas yang dibuat dan diletakkan pada setiap media simpan sesuai judul daftar isi berkas.

Jangan lupa untuk menuliskan dan mengkonfirmasi keberadaan setiap arsip.
Contohnya:
1. Nota dinas permintaan pengadaan barang yang dikonsep oleh pelaksana kegiatan. Setelah ditandatangani tuliskan nomor nota dinas dan keberadaan arsip sesuai nama pegawai di daftar isi berkas
2. Surat undangan rapat dan permintaan narasumber yang dikonsep oleh pelaksana kegiatan. Setelah ditandatangani, tuliskan nomor surat dan keberadaan arsip sesuai nama pegawai pengonsep di daftar isi berkas.
3. Laporan perjalanan dinas, harus diminta dari pegawai yang melaksanakan tugas.
4. Notulen rapat dan Laporan rapat kepada, harus diminta dari pengkonsep.

Catatan:
🌟 Kedepan, nanti akan dibuatkan edaran dan diingatkan kembali bahwa konsep surat harus dibuat dan ditandatangani lebih dari satu karena kepentingan untuk dikirim, dan untuk diberkaskan.

🌟 Untuk arsip yang menjadi domain tugas PPK dan Bagian Keuangan, sebaiknya secara aktif digandakan untuk diberkaskan dan ditempatkan pada media simpan sesuai judul daftar berkas.

Semoga bermanfaat

Filling arsip aktif(2)

“kondisi ketersediaan arsip yang terpercaya sebagai dukungan manajemen pada subdit, bisa dibilang hanya dikuasai beberapa orang saja” kata bos ku saat beberapa pekan setelah dilantik menduduki jabatan pengawas yang menaungi urusan kearsipan Ditjen Migas.

Kala itu, keikutsertaan arsiparis selaku pendamping pejabat pengawas dalam forum kearsipan yang diinisiasi oleh Biro Umum KESDM, muncul ide kecil dalam menggapai perubahan birokrasi (RB)

Setelah satu forum yang terlaksana di ruang strategis lantai 16 Gedung Ibnu Sutowo pada bulan lalu, maka hari ini Kamis, 17 Oktober 2019 di Ruang Rapat SG2 Gedung Arsip KESDM, Pondok Ranji Tangerang Selatan terlaksana sharing session penyusunan Daftar Berkas.

Meski nafas terendah engah dan mulut seperti berbusa, untuk lebih dari 120 menit berbicara di depan forum, tak ada dalih kuat untuk menyebut diri sebagai narasumber. Aku lebih bisa jika memaknai diri sebagai pemandu sharing session atau pemandu suara di ruangan rapat berkapasitas 30 orang.

Sebagaimana Undangan Bapak Sesditjen Migas pada sepuluh hari yang lalu, para sekretaris pimpinan eselon 1 dan 2, para ASN pada jabatan pengadministrasi umum serta petugas persuratan yang berstatus non ASN mendapatkan kesempatan kembali untuk membahas kembali terkait kearsipan dengan topik yang berkaitan langsung dengan pengelolaan arsip aktif di luar kota.

Kalimat yang terucap kepada peserta forum dengan nada penekanan setelah pembukaan acara oleh Kasubag Tata Usaha Ditjen Migas adalah “apa tujuan bapak ibu mendatangi forum ini?”

Menampik anggapan bahwa rapat di luar kota hanya sebagai sarana refreshing atau mendapatkan tambahan penghasilan, adalah poin penting agar diri ini selaku pemandu acara semakin sadar akan adanya arah dan tujuan kegiatan. Terlebih kegiatan berbasis anggaran.

Pun halnya terkait kearsipan, arah tujuan kegiatan kearsipan yang telah disepakati secara nasional sejak 48 tahun yang lalu. Kala itu Undang Undang tentang Pokok Pokok Kearsipan di Tahun 1971, kemudian di revisi pada tahun 2009 yang diberikan nama Undang Undang tentang Kearsipan menjadi satu kegiatan yang jelas mempunyai arah dan tujuan.

Arah dan tujuan kearsipan yang PERTAMA ialah menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya pada instansi publik termasuk di lingkungan Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi. Untuk itu diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan serta sesuai peraturan perundangan yang berlaku.

Poin tersebut penulis sampaikan untuk menjadi landasan berfikir bagi para petugas surat dan arsip (audien) yang sebagian besar diisi oleh pegawai non ASN.

Pun dalam pelaksanaan pekerjaan sehari hari, tidak bisa tidak seorang pegawai pada instansi pemerintah berpijak pada landasan peraturan perundangan yang berlaku.

Tujuan kearsipan Yang KEDUA adalah mendukung manajemen organisasi dan meningkatkan ketertiban pengelolaan arsip pada birokrasi. Salah satunya perlu dilakukan penataan kembali pemberkasan arsip aktif di lingkungan Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi.

Pada tujuan kearsipan yang kedua ini, penulis semakin mengerucutkan diskusi terkait praktik kearsipan pada unit kerja di lingkungan Ditjen Migas. Para peserta sebagai perwakilan unit level eselon 3 dimana tiap harinya melakukan dukungan administrasi diharapkan mampu memberikan gambaran kondisi kearsipan yang nyata.

Dari kondisi nyata tersebut nantinya akan melengkapi topik forum diskusi pada waktu mendatang sehingga tergambar kebutuhan kearsipan. Salah satunya kebutuhan Petunjuk Teknis Pemberkasan Arsip Aktif Di Central File Ditjen Migas sebagai acuan bagi Arsiparis dan pengelola arsip dan pengadministrasi umum dalam rangka menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya serta meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip.

Tak berselang waktu lama dari pancingan pemandu suara pada forum tersebut, bu Suwarti dari Direktorat Program, Pak Rusli dari Direktorat Usaha Hulu, bu Diah dan Indasah Direktorat Teknik, bu Sinta dari Sekretariat Ditjen, bu wati dari Direktorat Usaha Hilir serta bu Wiwit dari Direktorat Infrastruktur menyampaikan tanggapan. Tanggapan yang tak ayal menghidupkan suasana diskusi.

Diskusi yang memiliki cakrawala penyediaan arsip sebagai dukungan pengambilan keputusan pimpinan dengan pembatasan ruang lingkup pengelolaan arsip aktif.

Kondisi kearsipan yang masih jauh antara panggang dengan api disampaikan para perwakilan perserta mencakup prosedur pemberkasan arsip, pembuatan daftar arsip aktif yang terdiri dari daftar berkas dan daftar isi berkas, layanan penggunaan arsip aktif, sarana dan prasarana, pengamanan, dan sumber daya manusia.

Secara teoritik, penulis menyampaikan bahwa kondisi kearsipan Ditjen Migas mempergunakan azas gabungan sentral dan desentral.
1. Asas sentralisasi, digunakan dalam hal penetapan kebijakan sistem pengelolaan arsip aktif, pengorganisasian, sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta pengelolaan arsip secara elektronik.

2. Asas desentralisasi, digunakan dalam hal penataan dan

penyimpanan fisik arsip aktif yang berada di central file Sekretariat eselon I, Sekretariat eselon II dan unit kerja eselon III

Dari beberapa pertanyaan yang diajukan peserta dapat dirumuskan perlunya kesepakatan Pengorganisasian Arsip aktif di lingkungan Ditjen Migas. Arsip aktif dikelola dan disimpan secara terpusat oleh Pengelola Arsip Aktif (PAA), dan atau staf Sekretariat TU eselon I, staf Sekretariat eselon II dan Pengadministrasi umum eselon III dengan pembagian sebagai berikut:

1. Central file: Direktur Jenderal, Direktur dan Kepala Subdit, Sesditjen dan Kepala Bagian menyimpan arsip aktif yang diciptakan dan diproses secara langsung oleh Kepala subdit dan kepala bagian dan tidak berasal dari unit kerja lainnya;

2. Central file Eselon I yakni Sekretariat Direktur Jenderal Minyak dan Gas Bumi, menyimpan arsip aktif yang tanda tangani dan diproses oleh Direktur Jenderal

3. Central file Direktorat atau eselon II

menyimpan arsip aktif yang ditandatangani oleh Direktur dan Sesditjen
4. Central File pada Subdit dan bagian menyimpan arsip aktif yang diciptakan dan di proses oleh subdit dan bagian masing masing.
5.dan seterusnya sesuai jenjang jabatan dan fungsi organisasi

Pun pada tataran Tanggung Jawab, perlunya acuan yang disepakati oleh pihak manajemen (pucuk pimpinan Direktorat Jenderal Migas) untuk menyebutkan pihak terkait Pengelolaan Arsip Aktif. Sedari Pejabat eselon II, III, IV sampai dengan staf pelaksana dan berujung pada para pengadministrasi umum, petugas persuratan, sekretaris baik kategori ASN dan non ASN.

Cukup banyak yang dapat dipotret dari sharing session kearsipan pada kesempatan tersebut. Pada bagian penutup, terjaring poin kesimpulan sebagai awal kesepakatan bersama yang akan terus digulirkan pada forum selanjutnya.

Kesimpulan forum tersebut antara lain
1. daftar berkas yang telah tersusun menjadi dasar pembuatan judul berkas di seluruh unit kerja di Lingkungan Ditjen Migas
2. Dalam waktu yang tidak lama, seluruh penamaan berkas (biasa terlihat pada judul punggung odner) di subdit/bagian di Lingkungan Ditjen Migas perlu penyesuaian sebagai daftar berkas yang telah disusun.
3. Setelah tersedia judul berkas, tugas para pengadministrasi umum dan petugas persuratan di subdit/bagian adalah menempatkan arsip serta membuat daftar isi berkas sesuai format yang ditentukan.
4.Daftar berkas diambil dari numenkelatur sub komponen dalam rencana kegiatan anggaran masing masing subdit/bagian
5. Dengan penentuan judul berkas sesuai dengan RKAKL akan menyediakan data untuk pimpinan dan mendukung akuntabilitas pencapaian kinerja pimpinan unit
6. Perlu pendalaman kembali terkait adanya rancangan draft petunjuk teknis pengelolaan arsip aktif untuk dapat ditetapkan Direktur Jenderal sehingga mampu menjamin pelaksanaan pengarsipan di Ditjen Migas

Semoga bermanfaat

Filling arsip aktif

Tantangan unit kearsipan adalah menghidupkan kembali peran unit kerja sebagai bagian dari sistem pengelolaan arsip dinamis. Arsip Dinamis yang terdiri dari arsip aktif dan arsip inaktif.

Arsip aktif disimpan dan didokumentasikan di unit kerja melalui daftar berkas. Tatkala telah selesai masa simpan aktif, bersama dengan fisik arsip, daftar berkas tersebut diserah terima kan dengan bukti berita acara yang ditandatangani pimpinan unit kerja.

Hal tersebut dalam Peraturan ANRI yang diterbitkan pada delapan tahun lalu telah memberikan panduan bagi Sumber Daya Manusia Kearsipan untuk mengolah arsip. Peraturan Kepala ANRI tentang Tata Cara Penyediaan Arsip sebagai Informasi Publik, bab ketentuan umum disebutkan bahwa mengolah arsip inaktif adalah membuat daftar arsip, menyimpan, dan mendokumentasikannya sedangkan arsip aktif ditekankan untuk kegiatan pemberkasan dan pembuatan daftar berkas.

Bagi penulis, peraturan tersebut menjadi menarik karena sesuai dengan tuntutan instansi publik. Mengolah arsip dilakukan dengan memberkaskan, menata, dan menyusun daftar secara tematik.

Beban pekerjaan yang seharusnya dilaksanakan pada saat arsip berada di unit kerja adalah membuat daftar arsip. Namun demikian, tatkala perpindahan arsip dari unit kerja ke ruang arsip inaktif tidak disertakan daftar arsip, maka yang terjadi adalah beban kerja yang tidak sesuai dengan panduan di atas.

Untuk itu, direncanakan pertemuan para pengadministrasi pada hari Kamis, 12 September 2019, di ruang Strategis lantai 16, Gedung Migas yang akan melakukan workshop pembuatan daftar berkas.

Tatkala aktivitas pembuatan daftar berkas aktif tidak pernah dilaksanakan, maka akan sangat membebani petugas pada ruang arsip inaktif. Selain perpindahan arsip tidak dapat meninggalkan bukti administrasi, dampak lainnya adalah kelengkapan berkas yang seharusnya diperiksa menjadi terlewatkan.

Beberapa kasus penelusuran arsip harus kandas dan tidak menemukan fisik arsip. Penelusuran peta koordinat salah satu wilayah kerja pada delapan belas tahun yang lalu, tidak teridentifikasi bahkan dari daftar arsip.

Permintaan arsip oleh penegak hukum menjadi momok bagi pejabat yang masih aktif tatkala hanya sebagai penerus pejabat lama. Arsip yang tidak diperkirakan sebelumnya menjadi lokus para penegak hukum terus berkembang seiring perubahan kondisi birokrasi.

Yang terbaru adalah penelusuran pegawai pada kelompok kerja pengadaan, berita acara salah satu pengadaan infrastruktur, belum dapat teridentifikasi. Atau juga salah satu pejabat pengawas yang mencari Keputusan Direktur Jenderal tahun 1999.

Meski kita dihadapkan dengan kondisi arsip yang bervariasi. Kondisi tidak teratur dan harapan dapat lebih teratur sebelum datang masa inaktif. Penulis yang setiap harinya berhadapan dengan berkas inaktif masih harus berjibaku untuk membuat daftar arsip.

Puluhan berkas inaktif yang kupilah setiap harinya. Ratusan item arsip yang memaksa diri membacanya. Begitulah kira kira gambaran aktivitas pekerjaan kearsipan setiap harinya. Kerja mengolah salah satu media yang merekam informasi pastilah identik dengan aktivitas membaca.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/17/inovasi-ketatalaksanaan/

Kalo mau disurvey, berapa orang arsiparis yang secara full mengolah arsip????. Tentunya tidak semua arsiparis full mengolah arsip. Untuk menyederhanakan persamaan definisi “mengolah arsip”, tulisan ini akan mengajak pembaca bersepakat pada salah satu pekerjaan kearsipan .