Klinik Virtual Arsip, 60 orang

Jumat, 27 Agustus 2021 Klinik Virtual Arsip Migas berhasil mencatatkan enam kali pertemuan nya. Enam puluh participants menunjukkan penerimaan yang baik atas inisiasi menuju tertib arsip. "Forum virtual ini sengaja diperlebar ke seluruh staf admin se Kementerian ESDM" ucapku dalam forum tersebut

Topik yang dibahas masih seputar praktik penyusunan daftar arsip aktif. Novi selaku staf admin pada subdit usaha penunjang Migas telah menyampaikan hasil penyusunan daftar isi berkas yang menjadi bahan uji praktek yang dibahas menjadi contoh untuk unit pengolah lainnya.

Dihari sebelum nya, tata cara pemberkasan yang diawali dengan pemeriksaan, pengkodean, pengindekan sampai dengan penyusunan daftar arsip menjadi sarana diskusi. Forum pun sepakat untuk membalik tahap pemberkasan. Daftar berkas dan isi berkas sesuai dengan format excel, perlu disusun terlebih dahulu. 

"Ikut bergabung mas nurul" Jawab bu krismiyati dari Direktorat Jenderal Mineral dan Batubara, saat kusapa beliau. Beliau pun sepakat bahwa daftar arsip aktif menjadi kunci dalam pelaksanaan unit kearsipan tingkat dua. Berdasarkan daftar Arsip aktif yang tersusun pada tiap unit pengolah (direktorat) maka pelaksanaan pelaporan berkas kepada unit kearsipan tingkat satu (Biro Umum) menjadi lancar. 

Klinik virtual kali ini diikuti 31 staf ditjen Migas dan 29 pegawai yang tersebar sejak Ditjen Minerba, Ditjen Ketenagalistrikan, PPSDM Bandung, PPSDM KEBTKE, Pusdatin sampai dengan SKK Migas. "Hebat keren pak nurul👍🙏🏻, Ngak yangka ya banyak pesertanya hebat👍" Pena Bu Ike selalu Sub Koordinator Tata Usaha Ditjen Migas. 

Akhirnya, dengan menghidupkan ekosistem sejak komunitas kecil staf admin dan arsiparis di KESDM berharap menggiatkan penyusunan daftar arsip aktif untuk menuju bukti akuntabilitas kinerja organisasi serta menjadi data dukung layanan informasi publik sektor energi dan sumber daya mineral. 

Dengan kehadiran 60 orang, tentu menjadi pemacu semangat, bahwa staf admin, pengadministrasi dan arsiparis yang tersebar ke seluruh unit dapat mengambil peran demi berlangsungnya manajemen kementerian

Menjadi Pelaku Kearsipan

Pada tulisan yang lalu, penulis sempat mengilustrasikan secuil semarak nya kegiatan pembinaan kearsipan. Pada tulisan ini mencoba menguraikan kembali lagi memperdalam pemahaman pembinaan kearsipan sebagai salah satu lingkup penyelenggaraan kearsipan.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/04/pembinaan-kearsipan/

Meski tidak bermaksud membingungkan temen2 yang sedang anget anget nya dalam semangat kearsipan, namun tulisan pada blog ini hanya sekedar memberikan opini saja. Opini dari sudut pandang penulis tentang bagaimana kita memposisikan diri dari semarak nya even even kegiatan kearsipan pada kurun waktu dua bulan terakhir dan pada akhir tahun anggaran.

Berikut adalah tanggapan dari tulisan sebelumnya, yang berasal dari dua orang arsiparis di instansi (lembaga non Kementerian /LPNK). Rani dan Heri di foto 👇

” Logis👍🏻👍🏻”

“Tulisan mu menggelitik pengen komen je pakde 😁 😁 bagi para new be dalam dunia kearsipan pasti awalnya menjadi objek”

“mereka yg bertahan dan mampu menunjukkan kinerja biasanya yg menjadi pelaku…seperti pak nurul, pak setyo edi dan pakar kearsipan yg lain 😊”

“Bagaimanapun wujud bimtek dan semacamnya kembali lagi kepada motivasi peserta mengikuti acara tersebut…”

” materi pelatihan pun pada umumnya seputaran hal yg terus berulang dan belum cukup signifikan dalam peningkatan kualitas penyelenggaraan kearsipan..”

” tapi segala sesuatu yg berulang itu akhirnya bisa juga menjadi pemicu para arsiparis dan pengelola arsip untuk memberikan kontribusi pada dunia kearsipan dan sedikit mengatasi permasalahan kearsipan di lokus nya 😁😁”

Penulis mengucapkan terimakasih dan merasa tersanjung dg respon tersebut. Jika boleh mengambil perumpamaan Kearsipan sebagai panggung besar yang terdiri dari beberapa lakon, maka respon tersebut bener bener berasal dari para pelaku kearsipan yang terus menggalang kebersemangatan.

Yang menjadi poin adalah, tanggapan yang positif untuk memaknai bahwa ada kesadaran kearsipan dalam kedaulatan memposisikan diri. Begitu juga hampir sama dengan maksud tulisan ini, bahwa penulis memberikan sudut pandang yang secara proporsional, selaku subyek kearsipan. Bahwa arsiparis dituntut terus sadar dalam kedaulatan bertindak dalam mengimplementasikan Peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Selain pembinaan kearsipan , masih ada dua hal lagi sebagai lingkup penyelenggaraan kearsipan yakni kebijakan kearsipan dan pengelolaan arsip.

Semarak pembinaan kearsipan saat ini, pastinya untuk melanjutkan satu lingkup penyelenggaraan kearsipan yang menurut penulis butuh perhatian yakni “Pengelolaan arsip”.

Pembinaaan kearsipan cukup kaya konten karena melaksanakan 19 pasal dalam Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 (pasal 9 s.d pasal 28). Tatkala BAB pembina kearsipan pada awal tahun 2019 sempat terpentok pada guyonan dalam obrolan emperan para arsiparis dengan istilah plesetan yakni “pembinasaan kearsipan”, kini pembinaan kearsipan terus bergerak untuk menampakan keberpihakkan pada arsiparis.

Meski kaya Konten, namun itu tidak seberapa jika di banding BAB pengelolaan arsip yang mencapai 90 pasal (pasal 29 s.d. Pasal 108).

Jika dibandingkan dengan Bab lain pada Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012, memang masih unggul secara jumlah pasal. Coba para pembaca perhatikan Bab SIKN dan JIKN yang mencapai 16 pasal (109 s.d. 125). Artinya hanya selisih 3 pasal saja dengan BAB pembinaan kearsipan.

Namun karena lebih prospektif dari sudut pandang komoditas (bisa jadi), maka gaung dan semarak pelaksanaan kegiatan pembinaan kearsipan mendominasi pertukaran informasi pada media sosial seperti WAG.

Bahkan jika dibandingkan dengan BAB sumber daya kearsipan yang terdapat paragraf sumber daya manusia kearsipan masih kalah dalam jumlah pasal yang mencapai 35 pasal (pasal 127 s.d. 162).

Diakhir tulisan ini, terus berperan sesuai dengan kapasitas masing masing, asal itu menggelorakan semangat penyelenggaraan kearsipan, bagi penulis sudah OK bingit lah.

Yang menjadi bijak ketika disposisikan secara proporsional saja. Porsi yang lebih banyak sebagaimana tugas pokok arsiparis adalah pengelolaan arsip secara fisik. So, demi menepati sumpah janji yang melekat pada jabatan arsiparis, kesetiaan terhadap ruang arsip untuk usaha pengelolaan arsip harus nomor satu.

Semoga bermanfaat.