Anita, arsiparis pada unit Badan Geologi, menanyakan kepada penulis tentang pelaporan arsip aktif ke biro umum KESDM. Begitu juga Inna Putri, pelaksana kearsipan di Sekjen Dewan Energi Nasional (DEN), mengirim pesan singkat untuk mengkonfirmasi cara pembuatan daftar arsip aktif yg akan disetorkan ke sekretariat jenderal KESDM.
Anita dan Inna Putri menerima penugasan pimpinan dalam kerangka tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan oleh ANRI kepada unit kearsipan KESDM. Dalam monitoring capaian predikat BAIK, pengawasan kearsipan, Biro Umum KESDM selaku unit kearsipan 1 telah mengirimkan surat kepada tiap sekretariat utama di lingkungan KESDM atau Unit Kearsipan 2.
Dalam surat nya, UK 1 mendasarkan amanat Peraturan Pemerintah tahun 2012 tentang implementasi UU RI no.43 tentang Kearsipan serta aturan teknis pengelolaan arsip dinamis sebagaimana peraturan ANRI no.19 tahun 2018.
Aktivitas kearsipan yg dilaksanakan Arsiparis dan unit kearsipan termaksud melatarbelakangi tulisan ini. Penulis menentukan tema pelaporan arsip aktif dalam kerangka pengawasan kearsipan yang dilaksanakan ANRI dalam kerangka pembinaan kearsipan secara nasional.
Beberapa waktu yang lalu, sempat beredar pemberitaan kearsipan di media sosial maupun berita online bahwa ANRI telah menyampaikan hasil anugerah pengawasan kearsipan untuk seluruh penyelenggaraan kearsioan baik level kementerian, level pemerintah daerah, dan lainnya.
Sudah mengarah ke tradisi bahwa penghargaan atau predikat tertentu menjadi pemantik perbaikan pada tiap urusan kehidupan berbangsa dan bernegara. Pun dalam birokrasi pemerintahan, predikat dalam pengawasan kearsipan menjadi penanda perbaikan. Selain itu pengawasan kearsipan menjadi salah satu indikator penilaian Reformasi Birokrasi.
Predikat BAIK yang dicapai oleh KESDM dalam pengawasan kearsipan pada tahun 2018, perlu dilakukan maintenance dengan monitoring dan tindak lanjut dengan mendasarkan pada perka ANRI nomor 19 tahun 2018 yakni terkait pemeliharaan arsip.
Jika kita baca dengan sesama pedoman pemeliharaan arsip sebagaimana peraturan termaksud, tiga hal yang menjadi ruang lingkup yakni
1. pemberkasan dan
penyimpanan arsip aktif,
2. penataan dan penyimpanan arsip inaktif,
3. alih media
Sebagaimana ruang lingkup pemeliharaan arsip poin satu diatas, UK 1 KESDM, telah melayangkan surat ke seluruh UK 2 di lingkungan KESDM untuk dapat melaporkan arsip aktif dalam bentuk laporan dengan format daftar berkas dan daftar isi berkas.
Meski demikian, masih menyisakan beberapa permasalahan terkait implementasi aktivitas tersebut. Permasalah mandegnya pelaporan arsip aktif ditandai dari beberapa Arsiparis yang menanyakan kepada penulis.
Menurut penulis, beberapa keadaan ditengarai menyebabkan pelaporan arsip aktif belum dapat terimplementasi secara rutin antara lain:
1. Belum terdapat kesepakatan atau penetapan organisasi kearsipan. Ketetapan Menteri tentang pelaksanaan kearsipan pada tahun 2006 terkait organisasi kearsipan perlu penyesuaian tugas yang jelas antara unit pengolah dan unit kearsipan. Salah satu penyesuaian yakni tugas dari unit pengolah untuk melaporkan arsip aktif kepada unit kearsipan secara periodik.
2. Rentang Organisasi KESDM yang luas perlu penetapan jenjang unit kearsipan. Meski secara faktual UK 1 menjadi fungsi yang melekat di sekretariat jenderal cq. Biro umum, dan UK 2 pada sekretariat Ditjen dan sekretariat badan, namun belum menjadi ketetapan Menteri. Selain itu fungsi yang melekat tersebut belum menjadi Indikator penilaian kinerja pejabat yang bersangkutan.
3. Belum adanya ketetapan terkait sistem central file untuk unit pengolah. Sistem central file yang dituangkan dengan ketetapan Menteri akan menjadi pedoman pelaksanaan pemberkasan arsip aktif. Sistem central file menetapkan rincian tugas kearsipan di unit kerja sebagai unit pengolah. Yang tidak kalah penting adalah menetapkan penugasan staf atau Arsiparis di unit pengolah.
4. Secara faktual, tidak adanya penempatan Arsiparis di unit pengolah menjadi tantangan. Penulis berpendapat bahwa masih ada alternatif solusi terkait keadaan tersebut yakni dilaksanakan workshop kepada staf pengadministrasi di unit kerja (unit pengolah). Meski demikian, tergantung pada ketersediaan pada sumber daya pada unit kearsipan.
Pada bagian penutup tulisan ini, penulis berpendapat bahwa seyogyanya diperlukan tafsir yang luas terkait pemeliharaan arsip. Pemeliharaan merupakan bagian daur hidup arsip yakni penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan dan penyusutan.
Tafsir yang luas akan membuka kemungkinan lain dalam usaha mencapai tujuan pemeliharaan arsip. Hal ini perlu disepakati antara petugas pengawasan kearsipan (asesor) dan petugas Unit kearsipan pada tiap level.
Pun dalam cara menafsirkan pedoman pemeliharaan arsip sebagaimana termuat di perka ANRI no 19 tahun 2018. Diperlukan tafsir dari tinjauan yang luas. Misalnya pada penjelasan pasal pasal untuk menegaskan tujuan pemeliharaan arsip.
Tujuan pemeliharaan arsip dalam penjaminan ketersediaan informasi arsip aktif dilaksanakan dan dipastikan dengan aktivitas pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif di unit pengolah. Sedangkan pelaporan arsip aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan adalah salah satu cara mengecek dan memastikan bahwa telah dilaksanakan pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif di unit pengolah.
Meski telah di sebut bahwa klasifikasi sebagai dasar pemberkasan untuk tujuan
Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip. Namun perlu cara pandang yang luas terkait adanya tiga model pemberkasan yakni kesamaan masalah, kesamaan bentuk dan kesamaan kegiatan.
Akhirnya, apa guna pelaporan arsip inaktif ketika lingkup pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif tidak menjadi perhatian unit pengolah. Begitu juga, pemberkasan yang memudahkan dalam proses penataan dan penyimpanan arsip inaktif.
Kenapa tidak menentukan pilihan bahwa secara faktual alihmedia dapat mendukung ketersediaan informasi arsip. Akses yang cepat dengan pemanfaatan teknologi komputer menjadi tantangan bidang kearsipan. Sehingga kesan cepat diketemukan akan mendukung pencapaian tujuan menjamin ketersediaan arsip.
