Klasifikasi Arsip Fasilitatif

"Klasifikasi sebagai dasar pengarsipan yang sistematis, dan utuh" tutur Bapak Tukiran di Klinik Virtual Arsip Migas. Meski Purna tugas dari jabatan Arsiparis Madya Kementerian ESDM, beliau menyempatkan menyapa generasi penerusnya. Sapaan khas dengan gelak bicara yang renyah tak luput dari kobaran semangat  kearsipan di lingkungan Kementerian ESDM. 

Klasifikasi arsip Fasilitatif yang dikodekan PR, KU, HK, KA, TU, RT menjadi tema belajar bareng di forum Virtual tersebut. 27 participants untuk pertemuan yang kesebelas, cukup untuk dibilang satu kelas Choaching Kearsipan. 

Klasifikasi arsip di Kementerian ESDM berubah secara fundamental di tahun 2020. Perubahan dari mahzab DDC/Numeric yakni membatasi kode 0-9 ke sistem Alfa-numerik. Kode Alfa mewakili kelompok masalah tertentu, PR untuk Perencanaan, KU untuk Keuangan dan seterusnya. Sedangkan nomor yang mengikuti kode huruf (alfa) merupakan urutan proses bisnis. 

Sebut saja sejak KP. 01 untuk pedoman kepegawaian, KU. 01 untuk tata kelola keuangan KA. 01 untuk sistem kearsipan. Urutan nomor selanjutnya memperlihatkan masalah sebagaimana proses bisnis pada tiap urusan. Sistematika tersebut yang kemudian menjadi dasar dalam pengelompokan ,penyimpanan, sampai nanti penilaian untuk penyusutan arsip. 

Dinamika penentuan kode klasifikasi arsip menjadi hal yang perlu di diskusikan. Bisa jadi terdapat perbedaan dalam penentuan kode klasifikasi ole beberapa pegawai untuk naskah yang berisi sama. Sampai disini, diskusi bersama secara Virtual tersebut sampai pada paham "arsip tersusun dari kontek (kegiatan), konten(masalah/isi dalam arsip), dan struktur (format naskah)". 

Tiga hal tersebut melekat erat di dalam kearsipan, pun dalam penentuan kode klasifikasi. Misalnya untuk menjawab pertanyaan, apakah kode klasifikasi untuk SK kenaikan pangkat, apakah kode HK atau kode KP? Kemudian untuk menentukan SK Dirjen Migas tentang Harga Minyak Mentah Lainnya, apakah kode HK atau Kode MG? 

Selain format dan isi, klasifikasi pun memerlukan keterkaitan kegiatan. Contohnya, kegiatan pembayaran pencetakan mempergunakan kode KU, meski kode klasifikasi TU. 03 untuk pencetakan. Presisi kontek kegiatan , perlu ditinjau agar mendapatkan pilihan kode klasifikasi arsip yang tepat. 

Klasifikasi Pengarsipan

Saudara Tunjung selaku Inspektur Migas mengunggah surat keluar pada aplikasi NADINE tidak hanya memilih kode klasifikasi MG (Minyak dan Gas Bumi), namun dapat mempergunakan kode KP (Kepegawaian) karena isi surat terkait kepegawaian. 

Saudari Anisa selaku petugas registrasi surat masuk menerima surat dari Jogmec yang ditujukan ke Direktorat Hulu Migas. Anisa memilih kode klasifikasi bukan MG (Migas) melainkan yakni DL (Diklat) karena Jogmec menyampaikan undangan diklat teknis. 

Saudara Ahmad selaku staf Kepegawaian, menyimpan rekaman kegiatan perihal diklat, mempergunakan kode klasifikasi DL (Pendidikan dan Latihan) 

Ketiga orang tersebut telah mempergunakan klasifikasi arsip sebagai instrumen wajib dalam pelaksanaan kearsipan. Saudara Tunjung, meski berada di Subdit Keteknikan dan Lingkungan Migas mempergunakan kode klasifikasi bukan hanya MG. 

Begitu juga Saudara Ahmad yang berada pada Sub Bagian Kepegawaian, mempergunakan kode DL. Perihal atau isi surat menjadi dasar penentuan kode klasifikasi Arsip. Sampai disini perlunya internalisasi bersama diantara staf teknis, pengadministrasi umum, staf sekretariat pimpinan dan para pengelola Arsip.

Kode berupa alfa numerik telah disepakati sebagai klasifikasi Arsip. Contohnya, Minyak dan Gas Bumi di kodekan MG. Kode ini akan menjadi titik pertemuan berbagai naskah kedinasan sebagai rekaman kegiatan unit organisasi. 

Hipotesis berbagai kalangan mendudukkan klasifikasi arsip sebagai pertemuan antara rubrik, sisir dan seri. Registrasi surat masuk dengan pemberian klasifikasi diwujudkan dalam nomor agenda. Pun, registrasi surat keluar mencantumkan klasifikasi yang dapat ditengarai pada nomor. 

Berdasarkan Keputusan Menteri Nomor 167 tahun 2020, praktik penentuan klasifikasi Arsip menjadi prasarat atau intrumen dalam pengarsipan. Struktur penomoran agenda masuk dan nomor surat keluar dituntut memenuhi persyaratan atau instrumen klasifikasi Arsip.

Akhirnya, perlunya Internalisasi Klasifikasi Arsip akan memperjelas tinjauan kontek kegiatan yang teridentifikasi numenklatur instansi penerbit/pengirim dan penerima naskah dinas. Ketidaktahuan klasifikasi Arsip terkadang membelenggu kebebasan penentuan klasifikasi Arsip. 

Klasifikasi Arsip (masalah) Pertambangan dan Energi1984

Menteri Pertambangan Soebroto
didampingi Dirjen Migas Wijarso
 pada sidang OPEC. 1980 di Bali

Aturan yang terkandung dalam prinsip kearsipan yakni principel of provenance, arsip seyogyanya dikembalikan kepada unit pencipta. Klasifikasi arsip (masalah) di departemen ESDM yang berlaku sebagaimana yang termuat dalam Permen ESDM nomor 056 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas dan kearsipan disusun sebagaimana aturan prinsip kearsipan termaksud (belom terdapat produk yang lebih baru). 

Klasifikasi arsip tersebut mencerminkan unit kerja “Departemen Pertambangan Energi” . Keputusan Menteri Pertambangan dan Energi Nomor 1092 Tahun 1984 tentang Organisasi dan Tata Kerja Depertemen ESDM. Masalah Pertambangan dan energi dibingkai dengan nomenkelatur sebagaimana organisasi telah mengaturnya. Ketika eselon II menjadi Level 1 (masalah) maka untuk level 2 (sub masalah) dicerminkan dari eselon III. Hal tersebut ,masalah pencerminan level 2 dan 3 yakni level eselon II dan III. 

Sejarahnya, sebelum berubah menjadi Depertemen Energi dan Sumber Daya Mineral (sampai dengan tahun 2009), nama depertemen adalah Pertambangan dan Energi. Salah satu menteri yang memimpin depertemen ini adalah Bapak Susilo Bambang Yudoyono (Presiden RI Periode 2004 - 2009 dan Periode 2009 – 2014) pada masa pemerintahan Megawati.

Melalui Keputusan Presiden nomor 44 tahun 1974 tentang pokok pokok Organisasi Departemen , Kepres No. 45/M Tahun 1983 tentang Pembentukan Kabinet Pembangunan IV dan Keputusan Presiden nomor 15 tahun 1984 tentang susunan organisasi departemen maka dirumuskanlah kedudukan, tugas, fungsi dan susunan tata kerja unit – unit organisasi di lungkungan depertemen Pertambangan Energi. Perumusan tersebut melalui sebuah keputusan yang disyahkan oleh Menteri Pertambangan dan energi yang mendapat persetujuan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara pada tanggal 24 Oktober tahun 1984. Menteri Pertambangan yakni bapak Subroto menandatangai pada tanggal 5 Nopember 1984 dengan Nomor 1092 Tahun 1984.

Menteri dibantu oleh pejabat eselon I di lingkungan Departemen Pertambangan dan Energi. Pejabat eselon I tersebut yakni Sekretaris Jenderal, Inspektorat Jenderal, Direktur jenderal Pertambangan Umum, Direktorat Jenderal Geologi dan Sumber Daya Mineral, Direktur Jenderal Minyak dan Gas Bumi, dan Direktur Jenderal Listrik dan Energi dan Terbarukan.

Matrik nomenkelatur jabatan di Departamen Pertambangan Energi yang menunjukkan fungsi Substantif Pertambangan dan energi menjadi dasar penyusunan klasifikasi arsip (subyek). Terdapat 34 unit kerja eselon II dan 165 unit kerja eselon III. 

Level	MASALAH
Eselon I	I. Pertambangan Umum	2. Geologi dan Sumber Daya Mineral	3. Minyak dan Gas Bumi	4. Listrik dan energi dan terbarukan
Eselon II	Pertambangan	Sumber Daya Mineral	Eksplorasi dan Produksi Migas	Pembinaan Program Kelistrikan
	Pembinaan Pengusahaan Pertambangan	Geologi tata lingkungan	Eksplorasi dan produksi Panas Bumi	Pembinaan Pengusahaan Kelistrikan
	Batubara	Vulkanologi	Teknik Pertambangan Migas	Pengembangan energi baru
			Pembinaan Pengusahaan Migas
Eselon III	Perijinan Pertambangan	Ekplorasi Mineral Logam	Eksplorasi dan Eksploitasi Migas	Pengaturan Jasa penunjang kelistrikan
	BImbingan Pertambangan	Eksplorasi Mineral Industri dan batuan	Pemurnian, pengolahan dan Pengangkutan Minyak bumi	Standarisasi kelistrikan
	Pengamanan Teknis	Eksplorasi Batubara dan Gambut	Pemurnian, pengolahan dan Pengangkutan Gas Bumi	Teknik Pengusahaan kelistrikan
	Keselamatan Kerja Perta	Geofisika dan Pemboran eksplorasi	Anggaran, pungutan dan Pemasaran Migas	Analisa pembeayaan kelistrikan
	Konservasi	Geokomia dan Informasi Mineral	Penataan Usaha Migas	Bina Program energy baru
	Produksi dan Pengembangan	Hidro Geologi tata lingkungan	Eksplorasi dan Eksploitasi Panas Bumi	Bina usaha energy baru
	Teknik dan Logistik	Geologi Teknik tata lingkungan	Anggaran, Pungutan dan Pemasaran Panas Bumi	Konversi energy baru
	Penanaman modal	Geologi Lingkungan Perkotaan dan daerah	Penataan Usaha Pansa Bumi	Energy pedesaan
	Analisa Pemasaran	Pemboran, Pemeliharaan Peralatan dan Geofisika	Penelaahan Migas dan Panas bumi
	Pembinaan tenaga Kerja	Analisa, dokumentasi dan Pengolahan data	Keselamatan Kerja Eksplorasi dan eksploitasi
	Bina usaha Batubara	Pegamatan Gunung Api	Keselamatan Kerja Pemurnian, Pengolahan, pengangkutan dan Pemasaran
	Evaluasi dan Pengembangan batubara	Pemetaan gunung Api	Klaibrasi Alat ukur
	Pemanfaatan dan tata lingkungan batubara	Inventarisasi Panas Bumi	Pembinaan Tenaga Kerja
		Analisa Gunung Api	Evaluasi Teknologi Peralatan
		Penyuluhan dan Dokumentasi	Perijinan dan Apresiasi
			Standarisasi Peralatan
			Bina usaha jasa Penunjang
			Pengolahan Informasi data