Menjadi buah pembicaraan dan mencuri perhatian pimpinan tinggi merupakan dambaan urusan kearsipan. Untuk itu pengorganisasian kearsipan yang berjenjang antara Unit Kearsipan dapat diinisiasi melalui Program kearsipan. Bahwa kesamaan program kearsipan akan terlihat masif tatkala terlaksana di keseluruhan unit kearsipan 2 di lingkungan KESDM.
Kiranya hal tersebut menjadi salah satu konsen Bagian Tata Usaha Biro KESDM, bapak Achmad Sudaryanto dalam slide presentasi yabg yang berjudul Sinkronisasi program kearsipan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
Dalam kurun waktu 10 tahun terakhir sejak diundangkan pada tahun 2009 dan pengaturan dan penetapan kebijakan Pemerintah, kebijakan Arsip Nasional sampai dengan pengaturan di Kementerian dan lembaga belum signifikan dalam mengubah wajah kearsipan.
Seolah kearsipan berjalan di tempat, bahkan kondisi kurangnya anggaran, kearsipan tidak ada di tataran prioritas pimpinan organisasi, kurang nya sumber daya manusia kearsipan terus mengungkung semangat komunitas kearsipan.
Pemahaman kita selama ini terkait “Organisasi tanpa arsip, ibarat tentara tanpa senjata, dokter tanpa obat, saksi bisu tak terpisahkan, handal dan abadi kesaksian keberhasilan” hanya menjadi kalimat manis tanpa ada perwujudan dalam konteks institusional.
Pun misalnya, pendapat para pakar dan realitas keadaan seperti indikasi kejahatan dokumen berupa pemalsuan, kebocoran informasi, menyimpan dokumen yang bukan hak nya, merahasiakan yang terbuka, pemusnahan tanpa prosedur masih berupa informasi tanpa ada tindak lanjut.
Begitu pentingnya kearsipan tersebut mungkin belum terasa saat peran kearsipan sebagai pengungkit penataan tata laksana di Reformasi Birokrasi memiliki bobot 1% saja.
Padahal, ketentuan pidana sebagai ancaman berdasarkan undang undang misalnya Sengaja menguasai arsip dengan kurungan 5 tahun penjara telah terbukti memakan korban.
Penyimpanan arsip memang bukan hanya berada di pemerintahan saja. Namun juga berada di Pihak ketiga sebagai penyedia barang dan jasa. Menjadi delik pidana tatkala pihak terkait yg tidak menyerahkan dokumen pelaksanaan kegiatan anggaran kepada negara.
Saat ini ramai juga dibicarakan bahwa mulai tahun 2021 pengawasan arsip akan menggandeng pihak penegak hukum. Diharapkan dapat melakukan penerapan sangsi pidana terkait penghilangan dokumen.
Alih alih, otak ini masih belum bisa memahami kondisi kearsipan. Disaat permasalahan pengelolaan dihadapkan dengan segala keterbatasan, insan kearsipan seolah dibuat spaneng dan penuh kekhawatiran dengan penegakan peraturan berbasis ancaman pidana.
Realitas di Sekjen KESDM, seperti yang disampaikan kabag TU dan Kearsipan KESDM, Potensi pertumbuhan komunikasi kedinasan semakin hari semakin meningkat seiring pengguna ANGGARAN.
Menjadi pertanyaanku, Apakah secara regulasi sudah mulai mengantisipasi dampak pertumbuhan arsip terkait karakteris bentuk kertas yang memakan biaya simpan dan pengelolaan????
Lagi lagi, kebijakan kearsipan di tataran Kementerian merupakan kebutuhan mendesak untuk segera di penuhi. Target tahun 2019 terkait revisi tata naskah dinas, dan JRA harus menunggu keterhubungan antar instansi.
Tidak mengherankan jika target tersebut dapat terselesaikan di tahun 2023. Penetapan empat instrumen kearsipan yang wajib yakni tata naskah dinas, Jadwal Retensi Arsip, Sistem Klasifikasi Keamanan Akses dan Klasifikasi melalui pimpinan Kementerian memerlukan dua sampai tiga tahun lagi.
Fokus pada sisi penyediaan sistem melalui penetapan kebijakan kearsipan ternyata melupakan sejenak urusan pengelolaan arsip. Inti pengelolaan yang sejatinya pelaksanaan penyusutan berkala, urung terlaksana. Fakta tersebut didukung dengan penampakan setara 200 ton arsip yang masih dalam kondisi tidak teratur di satu lokal Gedung Pusat Arsip.
Sisi yang lain, gelegar Penyiapan kebijakan kearsipan yang sepenggal sepenggal ternyata bukan hanya melupakan fokus pengelolaan arsip, namun juga indikasi gagal paham terkait sumber daya manusia kearsipan. Sumber Daya manusia kearsipan bukan hanya arsiparis, namun masih terjebak pemenuhan 159 formasi arsiparis.
Cita cita meraih predikat Unit Kearsipan terbaik nasional bukan melulu adanya sistem, terpenuhi kebutuhan arsiparis bahkan akreditasi kearsipan yang sempurna, namun adanya Harmonosasi program kearsipan nasional bersama Lembaga Kearsipan,ANRI.
Akhir tulisan, penulis hanya mengilustrasikan masih banyak pekerjaan rumah yg dapat dipikir bersama sama. Dilakukan secara berkelanjutan dan komprehensif bukan sepotong sepotong bak ibarat gagap informasi dan tuntunan kondisi kearsipan.
Penulis selaku arsiparis berusaha memaknai positif adanya Sinkronisasi program kearsipan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral sebagaimana paparan pejabat terkait di forum para arsiparis. Semoga lekas tergambar wajah kearsipan KESDM yang cerah dan indah.
Sadar atau tidak, begitu berat pekerjaan rumah kearsipan, belum tentu saya pun sanggup menyelesaikan dalam waktu 5 tahun.
Semoga bermanfaat
