Catatan monitoring dan evaluasi persuratan Ditjen Migas yang diselenggarakan di Wisma Energi merupakan pertemuan ketiga kali dalam tahun 2019.
Pertama kali pada tahun 2019 dilaksanakan pada akhir bulan Mei yang dipicu dari tuntutan Penilaian Reformasi Birokrasi sebagaimana tautaan berikut:
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/06/01/291/
Kamis, 22 Agustus 2019 sebanyak 42 orang pengadministrasi umum dan sekretaris pimpinan serta petugas arsip di lingkungan Ditjen Migas mengikuti forum diskusi dalam kerangka pemberian dukungan administrasi direktorat jenderal.
Bu Ike, Kasubag Tata Usaha Ditjen Migas membuka acara diskusi yang diawali dengan brainstorming alur proses persuratan. Proses persuratan yang diawali dengan proses registrasi dilaksanakan oleh petugas penerima surat di ruang Mailing Room untuk surat masuk yang berasal dari luar instansi Ditjen Migas. Sedangkan untuk surat yang berasal dari dalam instansi Ditjen Migas, registrasi surat dilaksanakan oleh para sekretaris dan pengadministrasi pada unit eselon III.
Bu Hening, Kasubag Kepegawaian dan organisasi mempertegas kembali bahwa di tahun 2019, posisi aplikasi persuratan menjadi salah satu produk administrasi untuk dimasukkan pada Zona Integritas (ZI). Bersama dengan aplikasi yang lain di antara aplikasi perencanaan anggaran (IRAMA), aplikasi pengukuran kinerja (SIMERAK), dan Call Center Hallo MIGAS.
Predikat yang diberikan kepada instansi pemerintah yang pimpinan dan jajarannya mempunyai komitmen untuk mewujudkan WBK/WBBM melalui reformasi birokrasi, khususnya dalam hal pencegahan korupsi dan peningkatan kualitas pelayanan publik menjadi tujuan dari pelaksanaan Zona Integritas (ZI).
Melalui edaran Seskretaris Ditjen Migas pada bulan Mei 2019, aplikasi persuratan yang dimaknai sebagai sarana perkantoran dengan pendekatan pemanfaatan teknologi informasi untuk meraih perubahan pada area ketatalaksanaan.
Sebagai salah satu sarana dalam melakukan registrasi, disposisi serta dokumentasi persuratan, aplikasi persuratan atau e surat Ditjen Migas dapat mendekati kebutuhan para pimpinan sampai dengan pengadministrasi.
Kondisi perkantoran saat ini, disaat kebutuhan kecepatan konektivitas antar unit, hubungan antar jabatan untuk mengimbangi kecepatan pelaksanaan tugas organisasi, dibutuhkan pendekatan sistemik antara pegawai dan sarana kerja yang berbentuk teknologi informasi dan jaringan internet.
Untuk itu, forum diskusi monitoring evaluasi persuratan terus diinisiasi oleh Sekretariat Ditjen Migas untuk mengukur implementasi sarana kerja berupa aplikasi e surat. Forum sebagai kelanjutan pertemuan kedua pada bulan Juli sebagaimana tautan berikut
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/05/419/
Dinamika forum pun menunjukkan kemanfaatan implementasi e surat sebagai disampaikan oleh Ganjar perwakilan peserta yang hadir. Selaku sekretaris direktur perencanaan dan pembangunan infrastruktur Migas, merasakan sangat terbantu dalam melakukan monitoring disposisi pimpinan melalui fasilitas jurnal disposisi. Mail handling atau pengurusan surat mulai dari registrasi, distribusi, pengendalian sampai dengan penelusuran dapat terbantu dengan sarana perkantoran berupa aplikasi e surat.
Meski demikian, kejadian e surat pada sebulan terakhir saat beberapa kendala yang mempengaruhi performa aplikasi perlu dipahami oleh seluruh pegawai yang mempergunakan fasilitas tersebut.
Pada tautan berikut menggambarkan proses maintenance dan pelaksanaan optimasi aplikasi e surat yang telah berhasil berpindah ke server baru dengan OS LINUX.
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/08/13/perawatan-aplikasi-persuratan/
Akhirnya, selaku tim persuratan melalui tulisan ini mengucapkan terimakasih atas kerjasamanya kepada unit IT Ditjen Migas up. Agus Mendrova, unit kepegawaian dan organisasi Ditjen up. Hening setya para pengadministrasi dan sekretaris pimpinan di lingkungan Ditjen Migas
Semoga urusan persuratan direktorat jenderal dalam kendali pengawasan Bu Ike dan penanggung jawab administrator bapak Mukti Yunarso, dapat terus mengawal bentuk layanan perkantoran untuk penyediaan dukungan manajemen internal Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi.
Semoga bermanfaat
