Layanan telusur bukti BMN

Dari Gedung Ibnu Sutowo, Direktorat Jenderal Migas, hari Jumat 26 November 2021 terlaksana layanan Arsip BMN. Pembuktian pelepasan Barang Milik Negara (BMN) merupakan harapan pengelola BMN dari layanan kearsipan. 

" Siang mas nurul, mau tanya terkait BAST, kalo kami bantu cari bast di arsip migas bisakah mas?Kalo siang ini bisa kah mas, jam 2an gitu" Tulis Taufik, staf di Pusat PBMN KESDM (26/11 12.05) 

Sebelumnya, komunikasi melalui WA menjadi penyelaman atas kebutuhan Arsip BMN tahun 2009. Pun melalui surat bertanda tangan JPT di unit kerjanya, Taufik menerima layanan penelusuran Berita Acara Serah Terima (BAST) untuk satu diantara jutaan BMN eks KKKS yang tersebar di seluruh nusantara. 

Selain arsip BAST yang telah diterimanya, melalui layanan yang awalnya jarak jauh ke layanan tatap muka di Gedung Ibnu Sutowo itu mendapati satu naskah lainnya sebagai pelengkap bukti administrasi yakni SK penetapan pelepasan BMN persis barang yang dimaksud. 

Bagi pengelola arsip, meski tak melakukan namun harus perlu meraba info bisnis proses, periodesasi dan regulasi serta organisasi pengelolaan BMN. Melalui proses mendata berkas, terkelompok sedari unit informasi yaitu pelaku, pengguna barang, penerima barang, jenis barang, pemilik bisnis proses, pihak terkait yang dapat membaca bermanfaat dalam pememberian layanan. 

Tantangan pelayanan penelusuran adalah penyelaman keterkaitan antar berkas kerja sebagai rekaman transaksi pengelolaan BMN. Kebanyakan ASN yang menelusuri arsip, bukan staf yang melaksanakan kegiatan pada masanya.

Bisa jadi pula, permasalahan dari masa transisi kewenangan antar unit kerja. Pencabutan kewenangan suatu unit kerja untuk dipindah ke unit kerja lain sebagai konsekuensi perubahan regulasi dan peraturan perundang-undangan terkait BMN.

Bahkan, perubahan nomenklatur unit kerja, menjadi keterangan tambahan dalam penelusuran arsip. Tak jarang, unsur instrinsik yang tertulis dalam arsip masih menggunakan nama unit pada periodesasi sebelumnya. 

Akhirnya, tulisan ini menjadi dokumentasi dan bukti kinerja kearsipan. Kebutuhan penelusuran bukti pengelolaan BMN yang masih mengemuka disaat umur transaksi telah lebih dari 10 tahun. 

Layanan Kearsipan, UKL&UPL Depot BBM Rewulu

Upaya Pengelolaan Lingkungan dan Upaya Pemantauan Lingkungan, disingkat UKL dan UPL kembali dilayankan kepada Inspektur Migas. Kali ini pada depot BBM Rewulu yang berada di Kecamatan Sedayu, Kabupaten Bantul provinsi DIY. Arsip bertahun 1996 tersebut cukup lama, 25 lima tahun yang lalu. Ibaratnya manusia, cukup berumur / dewasa. 

"Mas Nurul, klo mau dokumen ukl upl taun lama, di pusat arsip dgn siapa ya? Ada kah yg bisa dikontak? Maturnuwun " Tulis WA Sigit DMTL. 

Permintaan Mas Sigit selaku JFT IM tersebut, menghidupkan peran Unit Kearsipan Ditjen Migas. Dokumen lama tersebut, bisa jadi melebihi masa kerja pegawai sebagai penggunanya. 

Akhirnya, tulisan ini menjadi bukti kinerja layanan kearsipan. Tim Arsip Ditjen Migas melayangkan file PDF kepada Inspektur Migas sebagai pengguna internal. Selain bukti formulir penelusuran, nyatanya bentuk layanan jarak jauh dengan pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi telah merubah wajah kearsipan. 

Dokumen UKL dan UPL Depot BBM Rewulu Tahun 1996 yang masih dalam bentuk cetak buku, dialihmediakan bersamaan dengan permintaan layanan peminjaman. Sampai di sini, terdapat tiga layanan yakni menelusuri daftar, mengambil dokumen cetak, dan mengalihmedia ke format PDF. 

Dari tulisan di atas, makan dapat dikatakan kesunyian birokrasi yang tergambar pada Unit Kearsipan Ditjen Migas masih mengkontribusi pelaksanaan intansi pembina industri Migas di Indonesia. Semoga berguna. 

Berkas Perseorangan PNS

"Siang pak Nurul, Saya mau meminta karis/karsu". Sapa Aulia unit DMT di pagi hari 26 Agustus 2021. Inovasi BKN dalam penyusunan data nasional PNS, menambah keterhubungan arsiparis dengan para pegawai sebagai penggunaan Arsip. 

Di minggu ini layanan oleh Unit Kearsipan Ditjen Migas cukup ramai. Alhamdulillah sebelum siang sudah ditindaklanjuti "Sdh dkasih oleh tim SDM pak 👍🏽" Tulisnya Aulia melalui Whatsapp sebelum istirahat siang. 

Permintaan berkas perseorangan meningkat pesat seiring dengan kebijakan nasional dari Badan Kepegawaian Negara (BKNi) "Ini bnyk PNS yg tanya SK no 822 ttg JFU buat mysapk, kira2 ada soft file pdf ngga ya di arsip. krn kpegawaian kehilangan jejak fisiknya, pas pindah2, itu SK thn 2015" Tanya Ardian Kusuma (staf pengelola Kepegawaian)melalui gawai selaku staf pada tanggal 23/8 08.54 WIB

Akhirnya, kearsipan pun berada pada perannya dalam mendukung berjalannya organisasi. Berkas pribadi PNS berteriak lantang untuk terus di perbaharui. Begitu juga pembaruan dalam pemberkasannya. 

Berikut berkas perorangan PNS untuk update My SAPK BKN yang perlu dialihmedia dari kertas ke dalam bentuk file pdf dalam mempermudah layanan kearsipan:

1. KTP

2. Kartu Keluarga

3. Buku Nikah (bagi yg sudah berkeluarga) 

4. Akta Lahir anak (bagi yg punya anak)

5. KTP orang tua bila ada

6. Ijazah terakhir

7. Transkrip nilai/NEM terakhir

8. Kartu Taspen

9. KARIS/KARSU

10. Sertifikat Prajab

11. SK CPNS

12. SK Pengangkatan PNS

13. SK Jabatan terakhir (bagi struktural dan Fungsional tertentu)

14. SK Kenaikan Pangkat Terakhir

15. Sertifikat Diklat terakhir yg pernah diikuti

16. Sertifikat penghargaan /SLKS

17. Karpeg (Kartu Pegawai)

18. Kartu BPJS / Kartu Indonesia Sehat(KIS) / ASKES