Register Nomor Pelumas Terdaftar

Peraturan MESDM nomor 18 tahun 2011 tentang Jadwal Retensi Arsip Minyak dan Gas bumi mengatur umur simpan ketika arsip berada di unit kerja dan juga kapan waktunya berada di unit peryimpanan (unit kearsipan) sampai dengan nasib akhir dari keberadaan berkas hasil pelaksanaan kegiatan ditjen Migas.

Jenis / seri arsip register Register Nomor Pelumas Terdaftar terdiri atas berkas permohonan, berita acara hasil evaluasi, Salinan sertifikat NPT dan register NPT. Menurut permen termaksud bahwa berkas permohonan NPT memiliki umur simpan aktif selama satu tahun. Artinya berkas permohonan disimpan unit Subdit Standarisasi Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas selama satu tahun setelah permohonan selesai. Dan pada tahun ke-2 setelah permohonan selesai dilaksanakan, berkas permohonan tersebut harus dipindah ke Unit Kearsipan (Bagian Umum dan Kepegawaian). Bagian umum akan menyimpan selama satu tahun dan selanjutnya akan diusulkan untuk dimusnahkan.

Untuk jenis berita acara evaluasi.

Nilai administrative jenis / seri arsip NPT adalah dalam rangka pembinaan dan pengawasan terhadap mutu pelumas yang beredar di dalam negeri maka dianggap perlu menerbitkan Sertifikat Nomor Pelumas Terdaftar (NPT).

Ditjen Migas memiliki tujuan dalam merwujudkan jaminan mutu dan perlindungan  konsumen, keselamatan migas dan lindungan lingkungan terhadap produk yang langsung digunakan konsumen dan produk-produk yang digunakan industri perminyakan dalam kegiatan usaha hulu dan hilir migas.

Nomor pelumas akan dicantumkan pada kemasan pelumas yang akan dipasarkan. Sebelum didapatkan nomor, maka perusahaan yang akan memasarkan pelumas termaksud harus melakukan uji laboratorium agar didapat kesesuaian spesifikasi teknis. Laporan Hasil Analisa dikeluarkan oleh Labioratorium Pusat Pengembangan Teknik Minyak dan gas Bumi PPTMGB “Lemigas”. Tersebut akan menjadi dasar Ditjen Migas Cq. DMT untuk menerbitkan sertifikat Nomor Pelumas Terdaftar,

Dasar Hukum pelaksanaan register Nomor Pelumas Terdaftar yakni Permen Energi dan Sumber Daya Mineral No. 2808.K/20/M.EM/2006 Tentang Standar dan Mutu (spesifikasi) Pelumas Yang Dipasarkan di Dalam Negeri. Kemudian Ditjen Migas sebagai Unit pelaksana teknis mengeluarkan keputusan yang melimpahkan kewenangan penanganan register Nomor Pelumas Terdaftar kepada Direktur teknik dan Lingkungan Migas melalui nomor 9087.K/80/DJM/2007

Perusahaan mengajukan permohonan kepada DMT dengan melengkapi kelengkapan berkas antara lain adalah……

Dalam konsep pelayanan prima, maka kelengkapan yang belum lengkap tidak dapat diterima oleh DMT karena menghambat proses administrative, untuk itu jika kelengkapan sudah lengkap, maka dapat diterima oleh petugas investasi dan kemudian Subdt DMTS akan mengundang Perusahaan termaksud untuk melaksanakan presentasi.

Presentasi dan evaluasi dokumen administrasi dan data teknis dituangkan dalam Berita Acara yang menjadi dasar penerbitan Sertifikat bertanda tangan Direktur Teknik dan Lingkungan Migas. Nasib akhir dari dokumen “berita acara” ini adalah dinilai kembali. Penilaian kembali ini dikarenakan ada pertimbangan agar dokumen tidak dimusnahkan terkait dengan dasar apakah nantinya terdapat permasalahan pada sertifikat yang telah dikeluarkan oleh dir. DMT.

Arsip – arsip Eksplorasi Minyak dan Gas Bumi

Rekaman kegiatan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi dapat dilakukan Identifikasi dari standar operasional prosedur (SOP). SOP pada tiap penyelesaian pekerjaan menggambarkan alur kegiatan dan peran dari pegawai. Alur tersebut membutuhkan dokumen atau arsip sebagai dasar bekerja. Hasil kerja berupa data yang kemudian dikompilasi menjadi produk berupa surat keputusan, berupa berita acara, surat dinas, nota dinas, surat perjanjian, notulensi presentasi yang akan mendapatkan pengesahan dari pimpinan organisasi berupa tandatangan dan cap dinas.

Di dalam JRA Migas (Permen ESDM nomor 18 Tahun 2011), seri arsip terdiri dari pelayanan ekplorasi migas dan pemantauan eksplorasi migas. pelayanan eksplorasi migas terdiri atas rekomendasi presentasi makalah, rekomendasi publikasi makalah, izin pembukaan data, izin pengiriman data ke luar negeri, pengalihan interest, penyisihan wilayah kerja dan pengembalian WK ke Pemerintah atau pengakhiran kontrak. Nasib akhir dari seri pelayanan eksplorasi migas adalah permanen kecuali presentasi dan publikasi makalah. Nasib permanen akan disimpan dalam jangka waktu yang lama (tidak dimusnahkan sebelum terbitnya peraturan JRA yang baru).

A.    Pembukaan Data Migas dalam rangka mencari calon Mitra pengelola blok Migas

1. Surat berikut lampiran berkas permohonan dari Deputi perencanaan BPMIGAS mengenai proposal KKKS. Proposal termaksud antara lain berisi lingkup pekerjaan (maksud dan tujuan, lokasi pembukaan data, jenis data)
2. Surat penunjukkan petugas ditjen migas untuk menandatangani  proses pembukaan data
3. Berita Acara Pembukaan data/berita acara serah terima data
4.  Undangan kepada petugas ditjen migas untuk menjadi saksi
5. Berkas presentasi dan evaluasi teknis pembukaan data
6. perjanjian tertulis (confidentiality agreement) mengenai kerahasiaan data wilayah kerja.
7. Surat izin pembukaan data yang ditandatangani oleh Direktur Pembinaan Usaha hulu Migas (Pelimpahan dari Dirjen Migas kepada Dir. DME tahun 2007). Masa berlaku izin adalah 3 bulan setelah disyahkan.

Beberapa contoh pada tahun 2009 , pencarian mitra dilakukan oleh pertamina EP ke PTBA dan Arrow Energy untuk Blok Sumbagsel, Petronas Cagliari kepada samudra energy pada Blok Muriah, Pertamina_Hess ke PGN pada Blok Jambi Merang, Santos ke Murphy Oil untuk Blok Donggala, dan masih banyak blok lain.

B.     Penyisihan wilayah Kerja Migas kepada Pemerintah RI berdasarkan Kontrak Kerjasama Production Sharing Contract (PSC)

1.  Surat berikut lampiran berkas permohonan dari Kepala BPMIGASantara lain surat dan dokumen berupa : peta, koordinat dan luas wilayah yang disisihkan dan dipertahankan, peta prospek dan lead daerah yang disisihkan, hasil kajian dan evaluasi potensi migas, laporan realisasi pelaksanaan komitmen eksplorasi

2.  Berita acara serah terma data yang disisihkan (BPMIGAS dengan kontraktor/operator)

3.  Berkas evaluasi teknis dan presentasi KKKS

4.  Surat persetujuan penyisihan wilayah kerja ditandatangani oleh Direktur Jenderal Migas (pelimpahan kewenangan menteri Pertambangan dan energi tahun 1996). Surat ditujukan kepada Kepala BPMIGAS dan perusahaan bersangkutan

Contoh dasar pada kontrak PSC Section III Blok Citarum antara BPMIGAS dengan PT Bumi Parahyangan Ranhill oktober 2005, PSC Section III Blok west Kampar antara BPMIGAS dengan PT Sumatera Persada energy. PSC section III clause 3.3 Blok Madura Offshore antara Pertamina dengan talisman tahun 2001

C.     Pengembalian wilayah Kerja Migas kepada pemerintah RI berdasarkan kontrak kerjasama PSC berakhir tidak menemukan cadangan migas melalui BPMIGAS

1.  Surat Kepala BPMIGAS kepada Menteri yang dilampirkan berkas laporan terminasi, peta prospek dan lead, hasil kajian dan evaluasi potensi migas, laporan keuangan dan realisasi pelaksanaan komitmen eksplorasi dan laporan asset

2.  Disposisi Menteri kepada Direktur Jenderal Migas

3.  Berkas Evaluasi Teknis dan Presentasi

4.  Rekomendasi Direktur Jenderal Kepada Menteri yakni berupa nota dinas ke menteri dilampirkan draft surat persetujuan yang akan ditandatangani oleh Menteri ESDM

Contoh pengakhiran kontrak  adalah PSC Binjai, PSC Blok Nila west natuna pada tahun 2006, Blok Salikili oleh KKKS Total pada 2009, PSC Blok Tanjung Utara tahun 2009, PSC Blok Tanjung Jabung tahun 2008

D.    Pengembalian anggaran yang disediakan KKKS sebagai jaminan 2 tahun untuk membiayai kegiatan eksplorasi

1.  Surat Kepala BPMIGAS kepada Menteri yang dilampirkan berkas berupa dokumen dari proses lelang di media atau joint survei dengan Kontraktor lainnya sampai penunjukan pemenang, WP&B, AFE.

2.  Berkas Evaluasi Teknis dan Presentasi

3.  Nota dinas direktur pembinaan usaha hulu migas kepada Direktur Jenderal Migas

4.  Surat persetujuan yang ditandatangani oleh Dirjen migas

E.     Pengalihan interest (kepemilikan sebagian atau seluruhnya dari nilai asset terhadap hak dan kewajiban Kontraktor dalam melaksanakan komitmen di Kontrak Kerja Sama) untuk mendukung kegiatan eksplorasi

1.    Surat Kepala BPMIGAS kepada Dirjen Migas yang dilampirkan Perjanjian kerahasiaan kerahasiaan data yang telah ditandatangani apra pihak, berita acara pembukaan data yang ditandatangani antara ditjen migas dengan pembuka data, profil perusahaan BU?BUT yang menerima pengalihan interest, akte pendirian perusahaan dan perubahannya, bukti afiliasi berupa daftar pemegang daham (registered of shareholders) atau akta pendirian/anggaran dasar (memorandum incorporation/article of association) dalam bentuk notarial deed, perjanjian pengalihan interest/deed assignment/fam in-out agreement, laporan nilai ekivalen kuantitatif besaran prosentasi interest, surat kesedian untuk mengambil tanggung jawab kegiatan eksplorasi dan eksploitasi diatas materai yang ditandatangani pimpinan tertinggi antara perusahaan yang melakukan pengalihan interest dengan calon mitra kerja

2.    Berkas Evaluasi Teknis dan Presentasi

3.    Nota dinas direktur pembinaan usaha hulu migas kepada Direktur Jenderal Migas

4.    Surat persetujuan yang ditandatangani oleh Dirjen migas (pelimpahan kewenangan Menteri Tamben tahun 2000 kepada Dirjen migas)

F. Pengiriman data ke luar negeri dalam rangka analisis lebih lanjut (processing) yang tidak dapat dilakukan di Indonesia untuk mendukung kegiatan eksplorasi

1. Surat Kepala BPMIGAS kepada Dirjen Migas yang dilampirkan lingkup pekerjaan (mencakup maksud dan tujuan pengiriman data, daerah tujuan/lokasi pelaksanaan, bentuk dan cara pengiriman, tata waktu), perjanjian kerahasiaan data antara pengirim dan penerima data, daftar data, copy WP&B, copy AFE, surat pernyataan kesediaan untuk mengembalikan data ke Indonesia dan surat pernyataan diatas materai yang ditandatangani pimpinan KKS bahwa kegiatan tersebut tidak dapat dilaksanakan di dalam negeri serta penjelasan dari penyedia jasa dalam negeri tidak dapat melaksanakan kegiatan dimaksud.
2. Berkas evaluasi teknis dan presentasi
3. Surat persetujuan yang ditandatangani oleh Direktur pembinaan usaha hulu migas (pelimpahan kewenangan Dirjen Migas tahun 200t kepada dir DME)

Arsip Usaha Penunjang Migas

Masa simpan aktif dokumen usaha penunjang minyak dan gas bumi sesuai Peraturan Menteri ESDM Nomor 18 tahun 2011 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif Minyak dan Gas Bumi, KESDM  Arsip atau dokumen ini adalah 3 tahun.  
Berikut beberapa analisa yang terkait dengan dokumen usaha Penunjang Minyak dan Gas Bumi

1. Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) Ditjen Migas yang berubah mengikuti Permen 030 Tahun 2005 menyebabkan perubahan kewenangan penandatanganan Dokumen Usaha Penunjang Migas. terhitung mulai tanggal 9 Februari 2006, kewenangan tersebut berpindah dari Direktur Pembinaan Program (DMB) kepada Direktur Teknik dan Lingkungan (DMT)
2. Pelaksanaan didasarkan pada peraturan MESDM nomor 27 tahun 2008 tentang Kegiatan usaha Penunjang Migas dan SK Dirjen nomor 15784.K/10/DJM.S/2010 tentang pedoman pemberian surat keterangan terdaftar yang menimbang bahwa dalam rangka kelancaran dan ketertiban pelayanan memutuskan Direktur jenderal Migas melimpahkan kepada Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas. Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas melalui Subdit Usaha Penunjang meneliti dan mengevaluasi permohonan dan data yang disampaikan oleh perusahaan atau perseorangan.
3. Untuk mengetahui kemampuan dari perusahaan jasa penunjang, surat permohonan ditujukan ke direktur teknik dan lingkungan migas dengan melampirkan data - data antara lain : Biodata Perusahaan  (fotokopi Akte Pendirian, Neraca terkini, NPWP, SIUP/SIUJK, sertifikat Kadin/Asosiasi, SITU/domisili, SP BKPM bagi perusahaan PMA/PMDN, dan SKT Migas lama bagi pendaftar ulang), Daftar tenaga ahli  (struktur organisasi, fotokopi ijazah/curiculum vitae, dan IKTA jika mempekerjaan tenaga kerja asing), Sarana dan Prasarana (daftar peralatan yang digunakan, dan/atau workshop yang dimiliki/dipakai),  Pengalaman usaha perusahaan  (yang terkait dengan bidang usahanya, dan fotokopi kontrak kerja/SPK), Keterangan/izin khusus  (Izin BATAN untuk usaha Radiographic Inspection, dan Izin Perla untuk usaha Pekerjaan Bawah Air), dan fotokopi agreement untuk yang bekerjasama dengan pihak asing), Surat pernyataan tentang kebenanaran dokumen, dan Surat Kuasa Direksi perusahaan yang bersangkutan bila pengurusan SKT Migas  (Registrasi Perusahaan Usaha Penujang Migas  didelegasikan kepada orang lain (selain Direksi)
4. Alur sesuai dengan SOP penerbitan SKT Migas menciptakan arsip antara lain adalah Lembar disposisi Direktur Teknik ke Subdit Usaha Penunjang Migas;  Inspektur Migas/Verifikator langsung melakukan interview tentang bidang usaha yang diinginkan perusahaan serta kesiapan pendukung usaha yang akan dilakukan baik permodalan, peralatan / fasilitas dan SDM dituangkan dalam suatu Berita Acara Verifikasi; Berdasarkan Berita Acara Verifikasi, Subdit Usaha Penunjang Migas mengajukan Nota Dinas usulan/rekomendasi kepada Direktur DMT tentang bidang usaha yang akan diterbitkan dalam SKT Migas disertai pengajuan konsep SKT Migas untuk jangka waktu 3 (tiga) tahun; Direktur DMT atas nama Direktur Jenderal Migas memberikan persetujuan / menandatangani SKT Migas.

Seri ini memiliki masa simpan aktif selama 3 tahun. Setelah 3 tahun terhitung dari tahun pada dokumen, arsip harus diserahkan ke unit kearsipan (Sekretariat Ditjen Migas Cq. Bagian Umum dan Kepegawaian) untuk disimpan selama 1 tahun. dan pada tahun ke 5 arsip tersebut dapat dimusnahkan. Dasar penghitungan umur arsip atau masa simpan aktif berdasarkan masa berlaku SKT Migas yang hanya berlaku selama 3 tahun.

arsip ketenagakerjaan Migas

Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 18 tahun 2011 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif Minyak dan Gas Bumi, KESDM menyebutkan seri arsip Pembinaan Program Migas yang salah satunya berisi mengenai ketenagakerjaan.

Seri arsip mengenai ketenagakerjaan migas terdiri atas Rekomendasi Peggunaan Tenaga Kerja Asing (RPTKA), Rekomendasi Izin Mempekerjakan Tenaga Asing (IMTA). Seri arsip ini mempunyai masa aktif  selama 1 tahun dan masa inaktif selama 2 tahun dan nasib akhirnya musnah. Masa aktif adalah masih berada di ruang arsip Subdit Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri (DMBD), sedangkan untuk masa inaktif, posisi arsip harus sudah diserahkan kepada Unit Kearsipan yakni Bagian Umum dan Kepegawaian Setditjen Migas.

Analisa organisasi dan peraturan yang harus diperhatikan untuk mengelola arsip berseri ketenagakerjaan migas. Analisa tersebut adalah sebagai berikut

1. Dasar hukum pelaksanaan kegiatan ini adalah UU no 22 Tahun 2001 pasal 42 huruf i dan j dan UU no.13 Tahun 2003 serta Keputusan Menteri Tenaga Kerja Nomor kep 110 tahun 1997 tentang pelaksanaan pembatasan TKWNA di sektor Migas. 
2. Hubungan kerja antara Ditjen Migas Cq. Direktorat Pembinaan Program di Subdit Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri dan Ditjen Binapenta cq. Dit Pengendalian Penggunaan Tenaga Kerja Asing dan Kadisnakertrans Prov Seluruh Indonesia. dan Satuan Kerja Migas (eks BPMIGAS)
3. Pembinaan Tenaga Kerja Indonesia mewajibkan agar dalam mempekerjakan 5 (lima) orang TKA waib mempekerjakan 1 (satu) tenaga kerja Indonesia (fresh Graduate). Selain itu juga melaksanakan program diklat untuk TKI dalam rangka alih ketrampilan kepada tenaga pendamping
4. arsip arsip atau Data data yang dilampirkan pada surat permohonan IMTA adalah Formulir IMTA Kemnakertrans, Paspor yang berlaku, Curiculum Vitae disyahkan oleh HRD perusahaan, ijazah di legalisir oleh HRD perusahaan, Job deskrepsi, CV tenaga kerja Indonesia sebagai pendamping, ijazah TKI pendamping, Rencana Kerja Tahunan (Program Kerja) Tenaga Asing termaksud, pelaksanaan alih teknologi yang berupa keterangan telah melakukan mentoring kepada tenaga kerja indonesia sebagai pendamping, dan Rekomendasi dari BPMIGAS atau SK Migas untuk Perusahaan KKKS.

Secara nasional, seri arsip ketenagakerjaan akan berada di unit kerja atau instansi yang terkait. berkas sebagai dasar untuk mengeluarkan rekomendasi saja sudah tebal, palagi harus disampaikan ke beberapa instansi yang melaksanakan tugas terkait. contohnya saja SK Migas yang memberikan rekomendasi kepada Ditjen Migas atas TKA yang akan dipekerjakan. Ditjen Migas memberikan Rekomendasi ke Ditjen Binapenta untuk diterbitkan pengesahann rencana penggunaan tenaga kerja Asing.

Seri arsip tenaga kerja di bidang migas tumbuh dengan cepat pada instansi yang menjalankan tugas pembinaan dan pengawasan tenaga kerja. Hal tersebut dikarenakan perijinan dilakukan pada 1 jabatan atau 1 orang tenaga kerja. Pun instansi yang menjalankan pembinaan dan pengawasan tenaga kerja harus berkoordinasi, hasil koordinasi inilah yang mencipatakan pertumbuhan arsip yang cepat. SK Migas (eks BPMIGAS), Ditjen MIgas, Ditjen Binapenta, Kadisnakertrans di seluruh provinsi.