Pelimpahan Kewenangan Penandatanganan Surat

Pimpinan Organisasi melimpahkan sebagian kewenangan kepada pejabat setingkat atau dua tingkat dibawah disebabkan oleh jumlah tugas yang besar. Pada tulisan pengorganisasian surat, hal tersebut akan mempengaruhi sentral atau desentralisasi dalam pengurusan surat. Pada tulisan ini akan dibahas mengenai kewenangan penandatanganan surat dan garis kewenangan. Perkembangan tata laksana pada organisasi pemerintah terlihat dalam bidang bidang yang berbeda beda. Walaupun surat merupakan bidang administrasi namun sifat administrasi pada keuangan, kepegawaian, aset, dan administrasi perkantoran memunculkan kekhususan masing masing. Semua mendasarkan pada peraturan yang telah disyahkan oleh pimpinan lembaga. 

Pelimpahan Kewenangan penandatangan surat yang terdapat di Peraturan masing masing lembaga negara baik kementerian, lembaga non kementerian:

1. Pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah dapat menyerahkan atau melimpahkan kepada pimpinan organisasi di setiap tingkat eselon atau pimpinan organisasi lini yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi dengan bidang masing - masing mempergunakan surat kuasa atau keputusan tertulis. (sumber : PerMenpan RI nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas). Penandatanganan surat mempergunakan atas nama (a.n.)
2. Sepanjang tidak ditentukan secara khusus oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku, kewenangan penandatanganan dapat dilimpahkan kepada pejabat bawahannya. Pelimpahan wewenang hanya ditujukan untuk pejabat yang secara struktural berada di bawahnya. Pelimpahan wewenang dimaksudkan untuk menunjang kelancaran tugas dan ketertiban jalur komunikasi yang bertanggung jawab. Pelimpahan harus mengikuti jalur struktural  dan paling banyak hanya dua rentang jabatan struktural di bawahnya. (sumber :PerMenhukum dan HAM nomor M-03.UM.04.10 tahun 2006). Penandatangan surat mempergunakan atas nama (a.n.) jika yang berwenang menandatangani surat/dokumen melimpahkan wewenang kepada pejabat di bawahnya Persyaratan yang harus dipenuhi adalah (a) Pelimpahan wewenang tersebut dalam bentuk tertulis. (b) Materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan tanggung jawab yang dilimpahkan. (c) Tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan surat berada pada pejabat yang diatasnamakan.
3. Kewenangan  untuk melaksanakan dan menandatangani naskah dinas yang tidak bersifat kebijakan/keputusan/arahan dapat diserahkan/dilimpahkan kepada pimpinan unit organisasi di setiap tingkat eselon atau pejabat lain yang diberi kewenangan untuk menandatangani di lingkungan Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia dilaksanakan sebagai berikut: Sekretaris Utama, Inspektur  Utama, Deputi, dapat memperoleh pelimpahan kewenangan penandatanganan surat menyurat tentang pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidang masing-masing; Pimpinan unit eselon II yaitu para Kepala Biro,  Inspektur, Direktur, Kepala Pusat, dan Kepala Kanwil, dapat memperoleh pelimpahan kewenangan penandatanganan surat menyurat tentang pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidang masing masing;Pimpinan unit eselon III dan IV yaitu para Kepala Kantor yang karena sifat tugasnya otonom, dapat memperoleh pelimpahan kewenangan penandatanganan surat menyurat tentang pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidang masing (Badan Pertanahan Nasional /BPN)
4. Atas nama yang disingkat a.n. merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat setingkat di bawahnya. Atas nama dan untuk beliau dilakukan setelah mendapat persetujuan dari pejabat yang digunakan namanya melalui naskah dinas. tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang harus mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang melimpahkan(sumber: Peraturan menteri dalam negeri Nomor 55 tahun 2010 Tentang Tata naskah dinas di lingkungan Kementerian dalam negeri) 
5. Merupakan jenis pelimpahan wewenang secara mandat. Atas nama (a.n.)digunakan jika yang menandatangani surat telah diberi wewenang oleh pejabat yang bertanggung jawab berdasarkan bidang tugas, wewenang dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan. Pejabat yang bertanggung jawab melimpahkan wewenang kepada pejabat di bawahnya, paling banyak hanya 2 (dua) rentang jabatan struktural di bawahnya. Persyaratan pelimpahan wewenang ini adalah: (sumber: BPK)
• pelimpahan wewenang harus dituangkan dalam bentuk tertulis yaitu dalam bentuk Instruksi Dinas atau Surat Kuasa; 
• materi yang dilimpahkan harus merupakan tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan; pada dasarnya wewenang penandatanganan meliputi surat-surat untuk kepentingan ke luar maupun di dalam lingkungan Lembaga Negara tersebut; 
• penggunaan wewenang hanya sebatas kewenangan yang dilimpahkan kepadanya dan materi kewenangan tersebut harus dipertanggungjawabkan oleh yang dilimpahkan kepada yang melimpahkan; tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan surat berada pada pejabat yang diatasnamakan.
6. Pada hakikatnya setiap surat ke luar merupakan tanggung jawab pimpinan kementerian dan unit kerja yang bersangkutan. Surat ditandatangani oleh pejabat yang mempunyai kewenangan atau yang mendapat pelimpahan wewenang, sesuai dengan tanggung jawabnya berdasarkan ketentuan kedinasan yang berlaku, sehingga hal-hal yang diperlu diperhatikan sebagai berikut: a. kewenangan dalam penandatanganan surat harus memperhatikan kesesuaian dengan jenjang struktural pejabat yang dituju; b. untuk surat dinas, sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, diperlukan pengesahan pertanggungjawaban, baik materi maupun teknis, dari pejabat yang bersangkutan; c. pelimpahan wewenang penandatanganan dan paraf dalam naskah dinas . Sepanjang tidak ditentukan secara khusus oleh peraturan perundangundangan, kewenangan penandatanganan dapat dilimpahkan kepada pejabat bawahan.  Pelimpahan wewenang hanya ditujukan untuk pejabat yang secara struktural berada di bawahnya. (sumber:Peraturan Kementerian Kelautan no. per.03/MEN/2011)
7. Pada Kementerian DIKBUD penandatanganan keputusan dan instruksi kepada pimpinan Unit utama setelah mendapatkan  pelimpahan atau pendelegasian wewenang dari Menteri :sumber: Surat Edaran 0677/A.A5/SE/2012)
8. Sepanjang tidak ditentukan secara khusus oleh peraturan perundangan, wewenang penandatanganan surat dapat dilimpahkan kepada pejabat dibawahnya, degan syarat pelimpahan wewnang tersebut dibuat secara tertulis. pelimpahan wewenang terjadi bsia disebabkan oleh beban kerja pejabat yang bersagkutan. pelimpahan dimaksudkan agartuga tugas kedinasan tetap dapat berjalan lancar. mempergunakan bentu "atas nama (a.n.) dengan syarat pelimpahan wewenang harus dibuat secara tertulis, materi yang dilimpiahkan benar benar menjadi wewenang dan tanggungjawan pejabat yang melimpahkan dan akibat pelimpahan menjadi tanggungjawab pejabat yang melimpahkan wewenang (sumber: Keputusan kepala BPKP nomor kep-1317/K/SU/2007)
9. Atas nama, yang disingkat a.n., dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat/dokumen melimpahkan kepada pejabat di bawahnya. Persyaratan yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut: a. pelimpahan wewenang tersebut dalam bentuk tertulis; b. materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan; c. tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan naskah dinas berada pada pejabat yang diatas namakan. (sumber:PMK  NOMOR 151/PMK.01/2010 PEDOMAN TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN KEUANGAN) Tanggung jawab pelimpahan wewenang baik formil maupun materiil tetap berada pada pejabat yang memberi pelimpahan wewenang, sedangkan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang hanya bertanggung jawab sebatas aspek administrasi. Dalam hal kelancaran pelaksanaan tugas dan wewenang, Menteri Keuangan apabila dipandang perlu dapat melimpahkan wewenang secara tertulis dalam Keputusan Menteri Keuangan kepada para pejabat di lingkungan Kementerian Keuangan untuk melaksanakan tugas teknis unit organisasi masing-masing
10. Atas nama (a.n.) dipergunakan jika pejabat yang menandatangani Surat Dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yang berwenang berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan.b) Pejabat penandatangan Surat Dinas bertanggung jawab atas isiSurat Dinas kepada pejabat yang memberikan kuasa, sedangkan tanggung jawab akhir tetap berada pada pejabat yang memberikan kuasa.c) Naskah dinas yang sudah ditandatangani oleh pejabat yang diberi wewenang ditembuskan kepada pejabat yang memberikan kuasa. d) Naskah dinas dengan penandatanganan atas nama Menteri Sekretaris Negara menggunakan kop naskah dinas instansi dan dibubuhi cap dinas instansi. (sumber: PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA REPUBLIK INDONESIA)