Harapan Arsiparis pada Peraturan Kearsipan,

Penyelenggaraan kegiatan di birokrasi/adminstrasi pemerintahan memerlukan dasar landasan aturan. Urutan tata peraturan perundangan dari Undang undang, peraturan pengganti undang undang, peraturan pemerintah, peraturan presiden, keputusan presiden, peraturan menteri/lembaga non kementerian, keputusan menteri/lembaga non kementerian, keputusan direktur jenderal dan seterusnya.

Pun dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan, memerlukan peraturan perundangan sebagai landasan pelaksanaannya. Dalam presepsi pelaksanaan, aturan diperlukan sebagai kesepakatan bersama di antara pemangku kepentingan sehingga dapat diterima. Salah satu pemangku kepentingan adalah petugas arsip atau arsiparis.

Tulisan berikut merupakan presepsi petugas arsip atau arsiparis terhadap peraturan kearsipan. Menurut Penulis , aturan merupakan kesepakatan dalam berbagai sudut pandang yang salah satunya adalah sudut pandang pelaksana kearsipan dalam hal ini arsiparis dan petugas kearsipan.

1. Hal hal yang diinginkan arsiparis atau petugas kearsipan  terhadap peraturan kearsipan adalah:

1.a. Adanya aturan bidang kearsipan menjadi solusi permasalahan kearsipan

1.b. Aturan mempermudah pelaksanaan kerja kearsipan

1.c. Adanya pembagian kewenangan kerja, bukan ego unit kerja

1.d. Aturan melindungi petugas kearsipan, pencipta arsip atau unit pengolah

1.e. Sebagai landasan penyusunan anggaran

1.a. Permasalahan kearsipan yang sering kita jumpai disekitar aktifitas birokrasi atau pemerintahan antara lain adalah:

1.a.1. Duplikasi yang tidak terkendali

1.a.2. Dokumen memenuhi ruangan kerja

1.a.3. Ruangan kerja tidak nyaman karena penuh dokumen

1.a.4. Kebutuhan ruang penyimpanan yang tidak dapat dipenuhi oleh unit

1.a.5. Kesulitan menemukan kembali

1.a.6. Kurangnya sumberdaya (anggaran, manusia, sapras)

Dari permasalahan di atas, penulis merumuskan akar masalah kearsipan di atas adalah sebagai berikut:

o   Teknologi informasi yang memudahkan menduplikasi arsip

o   Tidak ada kegiatan pemindahan dari ruang kerja ke ruang arsip

o   Penuhnya ruangan karena tidak ada program one day for document dalam tiap bulannya

o   Ruang kerja di jakarta semakin hari semakin mahal

o   Belom ada standarisasi pendataan arsip dan pemberkasan arsip

o   Pengadaan arsiparis yang terkendala dengan peta jabatan (konsekuensi fungsi organisasi yang melaksanakan fungsi kearsipan)

Hal – hal yang menjadi akar masalah kearsipan tersebut sudah tidak bisa ditinggalkan lagi dalam kegiatan administrasi pemerintah. Untuk menyikapi akar permasalahan tersebut, bidang kearsipan seyogyanya bersahabat bukan untuk mengindari bahkan menolaknya. Sebagai contoh kehadiran teknologi informasi komputer yang memudahkan duplikasi. Kemajuan teknologi yang mempunyai efek peningkatan pertumbuhan arsip arsip di birokrasi. Pada sisi yang lain, duplikasi membantu kecepatan dalam koordinasi pelasanaan proses pekerjaan. Namun pada sisi kearsipan, hal tersebut akan menciptakan pertumbuhan arsip dan menambah volume penyerta arsip, yang sebetulnya duplikasi bukan arsip jika terdapat bentuk aslinya.

1.b. Mempermudah pelaksanaan pekerjaan kearsipan

Aturan kearsipan hendaknya mengatur secara komprehensif mengenai manajemen kearsipan sehingga pola pikir pelaksana kearsipan tidak menjadi terpotong potong.  Manajemen kearsipaan terdiri atas

Penciptaan (registrasi surat), Penggunaan , Pemeliharaan dan penyusutan. Penyusutan antara lain mengatur:

1.b.1. Pemindahan dari unit pengolah ke unit kearsipan

1.b.2. Pemilahan dan pemusnahan arsip dan non arsip oleh unit pengolah

1.b.3. Pemusnahan arsip

1.b.4. Penyerahan asrip ke lembaga kearsipan

1.c. Aturan kearsipan memuat pembagian kewenangan dan pendelegasian kepada unit kerja dan arsiparis secara jelas.

Kewenangan dalam kearsipan tercermin dalam organisasi kearsipan yang membagi dua unsur yakni unit kearsipan dan unit pengolah. Unit kearsipan dilaksanakan oleh lini organisasi yang sering dijumpai dalam aturan Struktur Organisasi dan Tugas Fungsi suatu organisasi hanya lini terkecil. Misalnya di kementerian ESDM, terdapat satu numenkelatur kearsipan yakni kasubag kearsipan yang hanya terdapat di secretariat jenderal KESDM.

Pada tingkat satuan kerja yang kondisi gedung kantor secara terpisah, seyogyanya disiratkan pada aturan kearsipan unit kerja manakah yang melaksanakan fungsi unit kearsipan. Apakah kewenangan unit kearsipan?, dan bagaimanakah hubungan kerja dengan unit pengolah. Manakah unit pengolah juga harus disiratkan dalam aturan kearsipan, agar peraturan mudah dalam implementatif tidak menimbulkan penafsiran.

Sebagai ilustrasi berikut pembagian kewenangan

1.c.1. Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip;

1.c.2. Mendapat persetujuan tertulis dari Ka. ANRI.

1.c.3. Duplikasi dan non arsip dimusnahkan oleh unit pengolah

1.c.4. PIC pemusnahan dan penyerahan arsp oleh Sekretariat Utama Lembaga Negara/ sekretaroat jenderal di kementerian sebagai unit kearsipan I

1.d. Aturan melindungi petugas kearsipan, pencipta arsip atau unit pengolah

Perlindungan dari aturan kearsipan antara lain adalah

1.d.1. Perlindungan terhadap kepastian hukum (pidana dan perdata)

1.d.2. Menjaga lingkungan kearsipan yang sehat

1.d.3. Extra fooding untuk petugas kearsipan

1.d.4. Keselamatan gedung dan ruang arsip

1.d.5. Standarisasi sarana dan prasarana kearsipan

1.e. Sebagai landasan penyusunan anggaran

Perencanaan anggaran kearsipan akan lebih dapat terakomodir jika instrument peraturan telah terbentuk. Keadaan bahwa tingkat alokasi anggaran kearsipan yang masih minim salah satunya dikarenakan belum ada aturan yang disepakati. 

Evaluasi dan Penilaian Pengelolaan Arsip Dinamis

Portofolio Kearsipan Ditjen Migas Semester I Tahun  2015

Unit kearsipan Ditjen Migas dilaksanakan oleh Sub Bagian Tata Usaha pada Bagian Umum dan Kepegawaian Sekretarian Ditjen Migas dengan tugas pokoknya melaksanakan urusan tata usaha. Jumlah koleksi arsip Ditjen Migas adalah 5795 boks (status November 2014). Sampai dengan bulan Juli 2015 jumlah tersebut  terkoreksi menjadi 8192 boks. Rincian jumlah arsip dapat dilihat pada table berikut:

Table 1.  Jumlah arsip

No	Gedung penyimpanan	Jumlah boks	Jumlah daftar
1	Gedung Migas	1254	18
2	Gedung Pusat Arsip KESDM	1438	10
3	Gedung ruang sewa ANRI	3500	43
4	Gedung Arsip Lemigas	2000	1
Total Boks		8192	72

Sebagai unit yang melaksanakan menganai layanan di dukung dengan Sumber daya manusia kearsipan sebanyak 9 orang dengan rincian sebagaimana table berikut:

Table 2.  Sumber Daya Manusia

No	Jabatan	Jumlah
1	Pejabat Administrator/Kasubag tata usaha	1
2	Arsiparis ahli	1
3	Arsiparis terampil	2
4	Petugas arsip	4
5	Office Boy/Pembantu Umum	1
Total Orang		9

Layanan Kearsipan diberikan kepada unit pengolahan. Unit pengolah di lingkungan Ditjen Migas terdiri dari unit pengolah struktural dan fungsional sebanyak 36 unit dengan rincian sebagaimana table berikut:

Table 3.  Unit Pengolah

No	Kelompok Unit Kerja	Jumlah
1	Sekretariat eselon I	1
2	Sekretariat eselon II	5
3	Eselon III	24
4	Kelompok Kerja Pengadaan Barang/ULP	5
5	Pejabat Pembuat Komitmen	6
Total unit pengolah		36

Bentuk pelayanan kearsipan diberikan untuk memberikan dukungan manajemen teknis kepada pimpinan dan organisasi. Layanan kearsipan yang telah dilaksanakan sebagaimana table berikut:

Table 4.  Layanan

No	Jenis Layanan Kearsipan	Jumlah	satuan
1	Pendataan arsip aktif	1	Unit kerja
2	Pemindahan Arsip inaktif ke ruang arsip	13	ruangan
3	Pemilahan arsip dan non arsip	11	Unit kerja
4	Pendataan/deskrepsi arsip	11	Unit kerja
5	Penyimpanan arsip	3	gedung
6	Pemeliharaan ruang arsip	3	gedung
7	Pemindahan arsip ke Gd. Pusat Arsip KESDM	1	angkutan
8	Sosialisasi /ceramah kearsipan	1	pertemuan
9	Penelusuran / Peminjaman arsip	40	kesempatan
10	Aplikasi / system informasi arsip	1	sistem
12	Penyusunan daftar arsip	72	daftar
13	Penilaian arsip	0	rapat
14	Penggandaan / fotocopy arsip	0	mesin
15	Scanning/pemindaian arsip	3	pemindai
16	Editing data pada aplikasi arsip	15	kali
17	Maneuver (penggabungan/pengambilan) berkas dan boks	3	kali
18	Evaluasi dan Penilaian Pengelolaan arsip	1	laporan
Total layanan		179