Pada bulan Januari di tiap tahunnya, arsiparis akan dievaluasi untuk pelaksanaan tugas jabatan arsiparis pada tahun sebelumnya sesuai jenjang jabatan (peraturan ANRI no. 4 tahun 2017).
Namun demikian sayang sungguh sayang, habit penyusunan DUPNK masih mempergunakan sistem lebut beberapa hari.
Pun aku, pikiran sudah tidak bisa konsen lagi untuk mengolah arsip. Terlebih setelah secara resmi mendapat kiriman surat pemberitahuan dari analis kepegawaian di kantorku.
Kebiasaan menenggelamkanku diri pada pengolahan arsip belum dibarengi dengan penyusunan dokumentasi kegiatan di tiap akhir bulan atau ditiap akhir pengolahan pada jenis arsip tertentu.
Meski tahun 2018 pernah mendokumentasikan kegiatan kearsipan di dalam buku kerja arsiparisn, namun terlewat untuk tahun 2019. Semakin dekat dengan batas waktu penyerahan ke analis kepegawaian pada tanggal 20 januari 2019, membuatku melepaskan tumpukan arsip arsip di ruang olah.
Untuk itulah pada minggu ini kuberi judul penyusunan DUPAK. Mungkin akan sama dengan temen temen pembaca sesama arsiparis. Atau bisa jadi kalian sudah selesai dimana pada umumnya paling telat berada pada tanggal 10 Januari.
“Paling banyak hanya butuh 2 hari saja untuk menyusun Dupak” pikirku sembari terus memilah arsip di ruang olah. Eh ternyata hari ini, ku sentuh isian buku kerja arsiparis melalui jejak digital blog yang biasa kuunggah tiap hari, cukup melenyapkan setengah hari kerja.
Selain harus memperhatikan jadwal atasanku karena butuh tanda tangan untuk Pengesahan. Aku masih harus menerima penugasan untuk rapat di luar kantor.
Pada tahun 2018, aku senantiasa mencatat setiap kegiatan ke dalam buku kerja arsiparis. Namun sejak fokus ke ruang olah, aku jarang membuka komputer. Risih dalam otaku meski jejak digital dapat aku telusuri kembali rekaman kegiatan ku selama tahun 2019.
Jeda siang ini kusempatkan untuk kembali meninggalkan jejak digital, bercerita tentang evaluasi pelaksanaan tugas jabatan arsiparis, mungkin ada yang lupa kalo keberadaan arsiparis di instansi pemerintahan dipayungi oleh Peraturan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi nomor 48 tahun 2014 dan diubah kembali dengan nomor 13 tahun 2016???
Teman teman pastinya sudah sering membaca Peraturan termaksud y… Aturan yang mau tidak mau harus sering dibuka kembali meski masih ada dua peraturan ANRI pada tahun 2017 sebagai aturan teknis nya.
Pada bulan Oktober 2019, aku turut mengikuti acara kearsipan yang diselenggarakan oleh Biro Umum KESDM yang mengulas dan berisikan workshop tata cara pengajuan DUPAK arsiparis melalui tautan 👇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/31/kinerja-arsiparis-itu-melayani/
Penyampaian Daftar Usul Penetapan Nilai Kinerja arsiparis melampirkan SKP Arsiparis yang telah disetujui/ditetapkan pimpinan unit kerja, rincian bukti kerja arsiparis sesuai dengan Standar Kualitas Hasil Kerja sebagai realisasi target kinerja dan surat pernyataan melakukan kegiatan (SPMK) yang ditandatangani oleh pejabat penilai sesuai pelaksanaan tugas pokok dan tugas tambahan.
BAGIAN 2
📚 Buku Kerja Arsiparis atau Catatan yang berisikan tabel dengan isian kolom “hari dan tanggal”, kolom “kegiatan” kolom “kuantitas//kualitas//waktu” dan kolom “persetujuan pimpinan unit kerja” akan menjadi penghibur kala tidak mendapatkan nilai kerja kearsipan.
“kalo telat ngumpulin sama dengan tidak dinilai alias seolah setahun tidak kerja (contohnya saia😅)” tulis arsiparis Mahkamah Konstitusi.
Aku pun pernah, namun bukannya telat. Daftar Usulan Penetapan Angka Kredit (DUPAK) ditolak karena kurangnya persyaratan administrasi.
Tidak diterima nya DUPAK (saat itu, sebelum sekarang yang diberi nama DUPNK) di meja penilai, maka disampaikan kembali kepadaku oleh tim Sekretariat tim penilai. Baik nya temen temen tim Sekretariat penilai kepadaku
Kejadian itu membuat berasa diri “seolah olah tidak melakukan apa apa di kantor”. Aku pun merasa bersalah dengan gaji serta tunjangan yang kita dapatkan. Endingnya menjadi tekanan batin y…😄 😄
Berbagai usaha untuk membela “rasa bersalah” akhirnya didampingi pejabat pengawas kepegawaian menyambangi kantor pembina kepegawaian (kantor tim sekretariat penilai instansi) dengan hasil tetap tidak dapat diterima berkas pengajuan DUPAK dan disarankan diajukan secara lengkap pada penilaian periode berikutnya. toh waktu penilaian juga sudah berakhir
Itu dulu y….ternyata sekali mengalami penolakan tidak berasa bersalah di kedua kalinya. DUPNK ku ditolak karena waktu itu masa transisi. Aku stel yakin kalo tim penilai instansi telah menerapkan sistem penilaian arsiparis yang baru.
Ternyata format terbaru dari DUPAK ke DUPNK akan diterapkan pada periode berikutnya. Berkas pun kembali ke tangan saya. Aku tak merubah namun menyampaikan pada periode penilaian berikutnya.
Ternyata y…. Berasa seolah tidak kerja itu hanya perasaan. Hasil kerja yang telat diajukan atau ditolak dapat kita ajukan pada penilaian periode berikutnya. Dan buku kerja arsiparis yang telah ditandatangani pimpinan unit kerja sebagai penghibur rasa “bersalah” tatkala tidak mendapatkan nilai angka kredit.
Dalih dapat diajukan pada penilaian periode berikutnya menjadi harapan bagi buku kerja yang senantiasa kita isi secara rutin. Meski terasa rugi disaat penilaian kinerja kearsipan hanya berlangsung sekali dalam satu tahun. Berbeda dengan rezim DUPAK yang tidak menunggu lama karena dua kali masa penilaian.
Wajar tatkala berasa ganjil di dalam hati, dikarenakan tidak mengajukan DUPAK atau di kearsipan disingkat dengan DUPNK, kemudian akan menyisakan tekanan batin karena gaji dan tunjangan sudah dipergunakan untuk menopang hidup keluarga.
Namun demikian, jika kita telat atau ditolak sehingga urung terevaluasi pelaksanaan tugas jabatan kita sebagai arsiparis, tak perlu ada lagi rasa seolah tidak kerja selama satu tahun. Buku kerja dan periode penilai berikutnya menjadi pelipur perasaan itu😊
Otak ini kemudian berfikir agak keluar kotak dan memikirkan lebih dalam makna penilaian kerja arsiparis. Otak ini mencari justifikasi untuk semakin memantabkan semangat kerja kearsipan.
Tatkala arsiparis tidak mendapatkan nilai, toh layanan kearsipan sudah berjalan. Meski bukti kerja tidak diajukan sebagai DUPNK, toh kearsipan dikantor tetap bergerak sesuai kedudukan kearsipan di masing masing unit kerja.
Kemudian terdengar di kuping 👂 dan terlihat dengan mata kepala sendiri bahwa bukti kerja yang tertulis di DUPNK dan sampai ke meja tim penilai, belum tentu mencerminkan realitas kearsipan sebenarnya.
Kenapa?
1. tidak semua aktivitas kearsipan yang telah dilaksanakan sesuai dengan jenjang jabatan, namun tetap dilakukan demi berjalannya layanan kearsipan
2. Ketiadaan arsiparis pada jenjang jabatan yang sesuai dengan aktivitas kearsipan namun ada penugasan pimpinan /organisasi
3. Tidak dapat diajukan sebagai bukti kerja pada DUPNK karena perbedaan kelompok jabatan arsiparis
4. Banyak penugasan pimpinan meski tidak terkait dengan kearsipan yang harus tetap dilaksanakan
5. Rincian tugas arsiparis telah dibatasi sesuai jenjang jabatan jabatan dan dipersyaratkan uji kompetensi demi menjamin kualitas hasil kerja.
6. Banyak arsiparis yang hanya mengumpulkan bukti kerja demi kepentingan mendapat nilai saja tanpa menyentuh aktivitas kearsipan
7. Ketidakberdayaan pembinaan fungsional terhadap penetapan penilaian yang ditengarai hanya mengada ada (ada bukti kerja, tapi tiada konfirmasi lapangan)
Dan masih banyak lagi sebagai alasan untuk menganggap bahwa evaluasi pelaksanaan tugas arsiparis hanya menjadi salah satu area untuk merengkuh evaluasi kearsipan secara keseluruhan.
Bahkan disaat kita memperhatikan standar kualitas hasil kerja kearsipan , kita akan diperlihatkan ketidaksesuaian antara norma hasil kerja dengan ketersediaan beban kerja di unit kearsipan.
Munculnya pertanyaan “Apakah evaluasi pelaksanaan tugas jabatan fungsional dapat menggambarkan penyelesaian beban kerja di unit kearsipan???
Aku coba membuat simulasi sederhana di unit kearsipan Ditjen Migas yang memiliki beban kerja kurang lebih penyimpanan dan penataan 8.000 boks arsip.
CONTOHNYA
Norma waktu sebagaimana yang tercantum pada Standar Kualitas Hasil Kerja Arsiparis (Peraturan ANRI nomor 23 tahun 2017) dapat dipenuhi jika seorang arsiparis menuliskan secara konsisten ke dalam buku kerja.
Misalnya norma waktu pada item kegiatan “penataan dan penyimpanan arsiparis” yang dilaksanakan oleh arsiparis penyelia di unit kearsipan adalah 30 nomor per hari.
Dengan demikian, standar hasil kerja penataan dan penyimpanan arsip inaktif untuk 200 hari kerja selama setahun adalah daftar arsip yang terdiri dari 200X 30 nomor = 6.000 nomor.
Jika kita asumsi kan setiap boks arsip berisi 10 nomor arsip, maka selama satu tahun dapat menghasilkan 600 boks arsip.
KESIMPULAN
Hasil kerja dari seorang arsiparis penyelia selama satu tahun hanya mampu menghasilkan 600 boks. Bagaimana bisa menyelesaikan beban kerja 8.000 boks?
Diakhir tulisan ini kembali kutegaskan bahwa tak perlu merasa diri seolah tidak kerja. Toh KITA selaku arsiparis berbuat dengan setulus hati, sekuat tenaga demi layanan kearsipan terus bertahan. Meski kita tertinggal atau menerima penolakan penilaian /DUPNK, kita anggap saja bahwa itu hanya salah satu arena dalam mengevaluasi kearsipan secara keseluruhan.
Terimakasih mbakyu, Arsiparis di Mahkamah Konstitusi atas komentar pada tulisanku sebelumnya.
Baca juga
https://wp.me/pa4ylH-eK
Bagian 3
Demi meraih rapor berbentuk PAK Tahunan dan PAK Komulatif, arsiparis mengajukan DUPNK yang terdiri dari isian formulir sasaran kinerja pegawai, isian form pengukuran kinerja pegawai, buku kerja, rincian bukti kerja dan surat pernyataan melakukan kegiatan (Bab III Tata Cara Penilaian, Peraturan ANRI No. 5 tahun 2017).
Sebanyak 277 viewer sejak di posting, tulisan berjudul “DUPNK” memperlihatkan gairah para arsiparis dalam membersamai pencapaian nilai rapor tersebut. Pun tanggapan atas tulisan dari beberapa temen sesama ARSIPARIS yang disampaikan baik melalui pesan singkat, atau komentar di WAG cukup beragam dalam menangkap dua tulisan DUPNK.
Tanggapan pertama dari Arsiparis Kemendikbud dimana menyampaikan, PAK singkatan dari Penetapan Angka Kredit ( tahunan dan komulatif) merupakan mekanisme yang wajib dipenuhi sebagai salah satu persyaratan untuk kenaikan jabatan, pangkat dan golongan.
Hal tersebut pastinya sesuai dengan norma dalam pembinaan karir aparatur sipil negara pada jabatan fungsional arsiparis.
Tanggapan kedua adalah merasa dirugikan terkait perubahan aturan main, dimana awalnya sistem bernama DUPAK dengan dua kali periode penilaian, namun di jabatan arsiparis diberikan nama DUPNK dengan satu kali masa penilaian yakni di awal tahun.
[15/1 14.15] arsiparis ANRI: Kalo aku bukan di tolak, tapi bakal di NOL kan, jadi ngumpulin berapapun yo gak akan dihitung, gak tau brp tahun yg akan di NOL kan untuk alih jenjang ke kelompok keahlian. Seperti di SPBU saja, “mulai dari NOL ya”.
Aturannya gak banget…. merugikan arsiparis kelompok terampil yang akan alih jenjang ke tingkatan kelompok keahlian. Iya mulai dr NOL. Penilaian sebelum nya jadi seperti tidak mengerjakan sesuatu….
######
Pendapat ku terkait itu, bisa jadi sih, namun perlu di perhatikan apakah memang konversi angka kredit tidak diperhitungkan jika akan mengikuti penjenjangan dari kelompok terampil ke kelompok keahlian?
Tanggapan ketiga terlihat senada terkait waktu untuk dapat menjalani kenaikan pangkat dan golongan.
[15/1 14.53] ARSIPARIS BPOM: iya…setiap perubahan itu memang selalu ada yg dirugikan dan di untungkan….rugi ketika berusaha seperti apapun naik pangkat lazimnya 4 tahun sekali 😅 itu juga klo si arsiparis rajin melakukan penilaian SKP.
#####
Meski demikian, arsiparis BPOM tersebut masih ada sikap permisif dan berusaha menghibur nasib di NOL kan, tatkala memperhatikan nasib sesama arsiparis. 👇
[15/1 14.54] arsiparis BPOM: kenyataannya masih banyak juga lho arsiparis yg tidak menilaikan bukti kerja…bahkan sejak dia diangkat mjd arsiparis.
Tanggapan keempat adalah 👇
[15/1 14.55] arsiparis BASARNAS: Iyo, meskipun nilai 2x sangat baik dan 1x baik itu tetep 4 tahun krn SKP dinilai akhir tahun, kemungkinan 3 tahun untuk dapat memenuhi target nilai.
####
Terasa senang kiranya, menarik kesimpulan tanggapan temen temen seprofesi di kearsipan. Diakhir tulisan ini, seiring dengan keterbatasan pertemuan, media Literasi menjadi bagian untuk dapat saling memberi semangat dalam kearsipan.
Memaknai DUPNK sebagai raihan rapor arsiparis masih belum bisa move on dari perspektif mekanisme wajib sebagai persyaratan pembinaan karir. Diskusi yang tercipta antar arsiparis pun tergambar sebagaimana lingkup penilaian prestasi yang terdiri dari laporan kinerja, tim penilai, tata cara penilaian, angka kredit komulatif dan penetapan nilai kinerja.
Menjadi pekerjaan rumah diskusi selanjutnya adalah “bagaimana jika pembahasan masuk ke dalam substansi isi rincian bukti kerja yang dikaitkan penyelesaian beban kerja kearsipan pada masing masing unit.
Semoga berguna.
