Konservasi dan preservasi informasi

Sambutan Kepala Pusat Survey Geologi sebagai Koordinator Pustakawan di Kementerian ESDM, mengawali catatan perjalanan sehari di Kota Bandung.

Penjagaan informasi oleh pejuang melawan lupa, menatap perubahan peradaban. Belum tuntas pada area preservasi, pengaturan pustaka berada pada dunia tanpa batas. Pelayanan prima dan keterbukaan informasi publik menjadi triger pustakawan. 

Penemuan pdf, membawa perubahan dunia. Termasuk di area bahan pustaka. Kecepatan akses dan keterbacaan pdf telah memukau pencari bahan bacaan. Bahkan bisa jadi mengubur konsep sajian ratusan ribu koleksi konvensional di perpustakaan. 

Cerita yang tak luput dari perhatian ku adalah tatkala Jepang sebagai negara maju, mencuri koleksi Pustaka dari Pusat Survey Geologi Bandung. Tentu dalam banyak tanda kutip. Penuturan kisah perjalanan dinas luar negeri di tahun 2005 dari seorang ASN, menjadi insight nyata betapa penting nya informasi yang terawat dengan baik. 

Hal yang lain ialah, mencuatnya klaim bahwa informasi dalam bentuk peta menjadi obyek material pustaka. Sajian informasi berformat gambar atau peta itu sangat diminati oleh publik. 

Peran Sekretariat

Rabu, 27 Oktober 2021, tim petugas sekretariat pada Direktorat Jenderal Migas bertatap muka di Ruang rapat A, Gedung Arsip KESDM. Arahan Pimpinan Tinggi Madya sepeka lalu mendasari bersua antar sekretaris dengan sub koordinator tatausaha Menteri. 

Sub Koordinator tatausaha Ditjen Migaa membuka forum, dilanjutkan dengan pemaparan pengisian log book disposisi menteri. Format tabel Excel yang menggambarkan perjalanan naskah dinas dari hari ke hari menjadi fokus forum tersebut. Alur turun/disposisi turun dari TU Menteri sampai dengan Staf pelaksana. 

Alur turun pun bergabung sambut dengan alur naik. "Fokus bapak ibu adalah history surat" Adalah arahan Bapak Tetuko yang terngiang di memoriku. Sedangkan untuk urusan substansi penyelesaian tindak lanjut surat menjadi domain pekerjaan substansial. 

Selama lebih dari dua jam, diskusi persuratan berjalan. Diskusi pun mengerucut pada penyesuaian fitur aplikasi untuk pengguna "Sekretaris". Monitoring penyelesaian tindak lanjut surat menjadi enggel peningkatan kinerja organisasi. 

Sertifikasi Arsiparis

LSP, Lembaga Sertifikasi Profesi kearsipan versi Badan Nasional Sertifikasi Profesi merupakan satu diantara pilar Sumber Daya Manusia Berbasis Kompetensi. Menurut Ibu Henny S. Widyaningsih, LSP tersebut berkategori P1 untuk UI, P2 untuk Polri, Dinkes DKI, dan Kemendikbud. Sedangkan untuk P3 untuk Asosiasi Profesi dipegang oleh APSI.

Ibu Henny selaku Komisioner BNSP menyampaikan hal tersebut dalam Seminar Kearsipan bertajuk "Kompetensi kearsipan mengahadapi Transformasi Digital" diselenggarakan oleh Kantor Arsip dan Program Studi Rekod dan Arsip Universitas Indonesia. 

Seminar secara virtual digelar pada tanggal 18 Oktober 2021 diikuti ratusan peserta. Sejak jam 9 pagi, aku pun mulai terhanyut dengan jalannya acara. Selain menghadirkan pihak BNSP, lembaga Kearsipan Nasional pun turut menjadi pembicara tamu. 

Tulisan ini hanya sekedar catatan kecilku, arsiparis yang berada dalam komunitas pembelajaran. Hari ini mulai memahami apa itu sertifikasi. Selembar kertas berwujud sertifikat sebagai bukti kompetensi. Apa itu Kompetensi ?? merupakan kemampuan tiap arsiparis yang mencakup pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja sesuai standar yang disepakati dan disiarkan Kementerian Ketenagakerjaan RI. 

Sampai disini, otaku terlumuri nuansa peran Lembaga Sertifikasi Profesi yang sering disingkat dengan LSP. Peran dalam pengujian serta menerbitkan sertifikat sebagai tanda penguasaan kompetensi pada tiap okupasi jabatan. 

Apa itu okupasi? Jika menengok KBBI, arti kata yang paling relevan adalah "penggunaan". Dalam paparan Komisioner BNSP digambarkan bahwa penggunaan kompetensi utama profesi arsiparis yang didasarkan pada kesepakatan yakni SKKNI (Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia). Dari peta okupasi dan SKKNI atau SKKI kemudian terskemakan sertifikasi yang menyasar kepastian kemampuan dan pemeliharaan kompetensi dari hasil pembelajaran formal dan non formal, pelatihan kerja dan pengalaman kerja para arsiparis yang dibuktikan di depan assesor. 

Pembenahan Arsip Keuangan

Jumat, 15 Oktober 2021. Naila, Nabila, Nurmaini, dan Wardah mulai membenahi arsip keuangan. berkas pembayaran yang diberikan identitas Nomor SPM, tak juga mampu bertahan. Nomor SPM atau dulu di kenal SP2D yang mengendalikan urutan arsip pembayaran, ditinggal begitu saja seiring dengan pergantian tahun anggaran.

Petugas anggaran tak terhubung dengan petugas kearsipan. Disaat itulah muncul kebutuhan baru dalam pendokumentasian bukti rekaman kegiatan. Meski butuh, faktanya hanya mengisi ruang kosong hingga tak ditengok hingga memenuhi ruang simpan arsip. 

"Kunci kunci 📍❓" Kata dua orang staf unit keuangan yang mencari akses pembuka ruangan kecil ukuran 4 meter X 1 Meter. Perintah atasan yang sebelumnya berbincang denganku, mengawali bertemunya ruangan yang lama tak terjamah.

Ruang tambahan berdinding kaca tepat pada koridor tangga otomatis, dipenuhi kontainer plastik dan berkas kertas. Tak jauh dari ruang itu, kami disiapkan satu ruang kecil sebagai tempat pengolahan arsip sementara. 

"Kira kira berapa lama, arsip dalam ruangan tersebut dapat terselesaikan" tanya pemilik kerja kepadaku. Gelagapan pun melingkupi otaku. Aku kurang yakin dapat segera terselesaikan. Ketidakteraturan arsip bercampur dengan bahan lain yang akan menyukitkan proses pendataan bagi mereka yang masih bersemangat kerja saja.

Namun setidaknya,dengan modal ijazah kuliah di diploma sekretaris, diploma keuangan dan pendidikan matematika, menjadi modal untuk  pendalaman pendataan arsip inaktif. "Nomor SPM, Jenis Belanja, Uraian Pembayaran, Penerima pembayaran, urutan folder, urutan boks, tahun, asli dan copy" Arah ku kepada mereka berempat untuk menyusun daftar arsip. 

Akhirnya tulisan ini mengiring episode pembenahan arsip inaktif di instansi jantung demokrasi Indonesia. Bersamaan itu, nyatanya kearsipan telah membuka lapangan pekerjaan. Semoga menjadi bagian pembangunan manusia indonesia seutuhnya. 

Penilaian Arsip

Wisma Energi Bogor, 14 Oktober 2021. Unit kearsipan tingkat 2 pada Kementerian ESDM menginisiasi diskusi untuk menghidupkan kembali babak akhir dari roda kehidupan Arsip. Penyusutan menjadi enggel ketiga setelah penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan.

Wakil Biro Umum KESDM memaparkan taktis penyusutan yang harus dilewati. Sejak pembentukan panitia penilai, penyeleksian arsip dan nanti akan menghasilkan surat pertimbangan penilaian yang disiarkan melalui tanda tangan.

Tim Arsip Ditjen Migas memaparkan kondisi 10.172 boks yang menjadi koleksi Arsip simpan. Arsip yang tersusun sejak fond, seri, dan item menjadi perhatian para pekerja kearsipan. Susunan berkas menjadi indikator kemudahan analisa nilai guna Arsip. 

Pada bagian lain, ongkos penyimpanan yang mencapai ratusan juta berhadapan dengan manfaat faktual penelusuran informasi rekaman kegiatan. Pun standar penyusutan Arsip yang berada pada lima tahun sebelumnya, mendasari terkumpulnya bukti penilaian kinerja kearsipan dari lembaga kearsipan. 

Akhirnya, Siklus hidup Arsip perlu sentuhan manusia. Arsip yang bukan sekedar media rekam, menjadi permasalahan manusia. Media rekam konvensional seperti kertas, memantik manusia mengintervensi bergeraknya siklus hidup Arsip. Tersisa tanya dalam diri "akankah perlu keabadian? di saat informasikan menakhodai peradaban manusia"

Buku Kearsipan, Azmi

Gak bisa bayangin, 17 kali jebolnya redaktur media khayalak ramai bahkan dengan artikel kearsipan. Penasaran? Ya..kekuatan percaya diri untuk tegak berdiri di kearsipan, terbitlah buku kearsipan di bulan September tahun 2021. Judul buku: Menggapai Asa, Arsip untuk Indonesia yang Maju, Sejahtera dan Berkeadilan. 

Mudah, jika hanya mengutarakan arsip dan good governance. Begitu juga arsip dan nilai kebangsaan. Mudah, karena dalam kesamaan komunitas yakni kearsipan. Pemerhati arsip, arsiparis, dosen dan mahasiswa kearsipan, dan administrator ketatausahaan. 

Namun, bagaimana jika berada di lintas komunitas? Bahkan mungkin akan berpikir pikir lagi, mensejajarkan kepercayaan diri untuk berbicara kearsipan di khayalak umum? 

Jadul, berlindung di balik guyonan demi menyemai rasa Percaya Diri, Akeh Resikone Sepi Ing Pandum yang disingkat dengan kata "ARSIP". Pesimis, hanya menghibur diri dengan tulisan curahan hati dalam buku diary. Mulai berani, merangkai tulisan di media sosial atau platform menulis seperti wordpress dan blogspot. Standar aja, menyampaikan ide gagasan di jurnal, majalah dan terbitan yang berada dalam komunitas kearsipan. 

Inilah ceritaku, sejak bertemu dengan artikel yang berjudul "arsip supersemar" rilisan Kompas 10 Maret 2015. "Berani dan mampu berdiri tegak di ranah Kearsipan (principle of Provenance)" Pikirku saat itu lepas dramatisasi birokrat tinggi antar lembaga terkait. 

Sentul Bogor, tempat aku dipertemukan sosok yang berani dan cakap dalam merangkai kata kata kearsipan. Bukan terbang dari komunitas kearsipan, percaya dirinya menjebol jaring jaring redaktur media pemberitaan nasional. 

"Your Story is Our Memory from Azmi for Nurul, 24 Sept 2021", goresan tangan penulis Bungai rampai terbitan Gramedia Pustaka Utama. 

arahan Kepala Unit Kearsipan

"Coba briefing saya , apa yang bisa dikerjakan untuk arsip lebih baik" tutur Bapak Alimuddin Baso, JPT dukungan administrasi pada Direktorat Jenderal Migas. Kamis 30 September 2021, kudapat kalimat tersebut di ruang beliau. Kepala Unit Kearsipan Ditjen Migas, yang berada di Lantai 15 gedung Ibnu Sutowo. 

Aku pun harus merespon "digitalisasi" yang kutangkap dari arahan beliau tatkala beberapa kali menghadiri acara kearsipan Migas. Dalam pemahamanku yang terbatas, digitalisasi merupakan pendekatan kolaborasi. Selain pruden sejak kebijakan, pelibatan berbagai pihak menjadi pijakan.

Kata "Kolaborasi" Satu diantara Core Value ASN. Ingatanku kembali pada obrolan di pantry mushola bersama satu diantara administrator di Lembaga Sandi Negara yang turut mengawal bergeser e gov menjadi SPBE. Bagiku, digitalisasi kearsipan menjadi bagian terkecil implementasi SPBE. 

Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik atau disingkat SPBE) yang dituangkan ke dalam Peraturan Presiden Nomor 95 tahun 2018, menjadi bentuk kolaborasi beberapa lembaga negara seperti BBPT, BSSN, Kemenpan RB, Kominfo, ANRI. Dari lembaga tersebut lah digulirkan kebijakan yang dapat diacu dan diimplementasikan ke seluruh instansi pemerintah. 

Akhirnya, Digitalisasi yang beliau sampaikan berbuah pada berujung permintaan laporan output kerja kearsipan. Berikut poin per poin corak gambaran untuk Kepala Unit Kearsipan dengan mendasarkan pada BAB III organisasi Kearsipan, Lampiran II Permen ESDM 2/2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan KESDM dimana Unit Sekretariat Direktorat Jenderal Migas sebagai Unit Kearsipan II. 

Fungsi Kearsipan dilekatkan pada urusan ketatausahaan Direktorat Jenderal dengan tugas antara lain pengelolaan arsip inaktif dari seluruh Unit kerja, Pengolahan dan penyajian informasi internal, pemusnahan arsip untuk retensi sampai dengan 5 tahun, dan pemindahan arsip ke Pondok Ranji. 

Pada urusan ketatausahaan pula bertugas melakukan pembinaan, pengawasan, dan evaluasi pelaksanaan Kearsipan di lingkungan Direktorat Jenderal Migas. 

Pengelolaan arsip inaktif mencapai 5.200 boks berada di ruang offstorage (kerjasama sewa ruang dengan Pusat Jasa Kearsipan ANRI), 4.800 boks berada di Lantai 4 Gedung Ibnu Sutowo sebagaimana (matrik terlampir) 

Pengolahan dan penyajian informasi diberikan kepada seluruh pejabat dan pegawai di lingkungan Ditjen Migas sebagai data dukung pelaksanaan kegiatan dan mencukupi informasi ke luar melalui Unit kerja di Ditjen Migas (matrik terlampir) 

Pemusnahan arsip dilaksanakan terakhir sesuai penetapan sekretaris jenderal kesdm nomor 400.K/95/SJN/2017 tanggal 17 November 2017 untuk 3. 982 berkas arsip.

Pemindahan arsip ke Pondok Ranji menyesuaikan pengaturan kapasitas simpan di Gedung Pusat Arsip dalam kewenangan Biro Umum selalu Unit Kearsipan I ( matrik terlampir) 

Pembinaan dan pengawasan kearsipan dilakukan kepada seluruh pegawai di Lingkungan Ditjen Migas untuk memastikan rekaman kegiatan dapat terkelola sesuai dengan kaidah kearsipan yakni (penomoran, penyusunan, mailhanding, dan dokumentasi, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan) 

Selain tugas diatas, pada tahun ini secara gradual kami telah menindaklanjuti program kearsipan KESDM yakni Pengawasan Kearsipan Internal, proses penyusunan Petunjuk Teknis, arsip terjaga sebagai program penilaian kinerja dan akreditasi kearsipan KESDM daei ANRI dan monitoring Implementasi SPBE berupa aplikasi persuratan NADINE (sisi proses bisnis dalam pendamping Biro Umum) yang saat ini terpusat di Sekretariat Jenderal. 

Kami laporkan pula bahwa Sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kearsipan Di Ditjen Migas sebanyak 11 pegawai dengan rincian PNS dalam jabatan sub koordinator ketatausahaan 1 orang, arsiparis 3 orang, pengadministrasi Umum 2 orang, pramu Bhakti 4 orang, tenaga lepas/temporary 3 orang, dan siswa/mahasiswa magang sesuai dengan permintaan (matrik job deskripsi terlampir)