Buku kerja arsiparis

#arsiparis #kearsipan

Masuk triwulan kedua (April) tahun 2019, khazanah dan koleksi arsip, daftar arsip, data arsip, boks arsip, berkas dan jenis arsip semakin bertambah sebagai hasil beberapa aktivitas yang mengisi hari hari di unit kearsipan Ditjen Migas.

Senin, 1 april 2019
1. melakukan stock opname yakni mengisi ruang simpan offstorage dengan menggantikan arsip yg pernah diolah pada 5 tahun yang lalu (2014)
2. Melanjutkan proses manuver berkas untuk jenis arsip niaga Migas.
3. Mengolah berkas Pegawai aktif
4. Penerimaan pemindahan arsip jargas
5. Deskrepsi arsip hasil kajian tenaga ahli (laporan pekerjaan pihak ketiga)
6. Pemilihan dan mensortir berkas ke kelompok eselon 3

STOCK OPNAME
Meski mempergunakan istilah yang biasa dipergunakan dan kita bisa dengar di dalam manajemen gudang, stock opname pada tulisan ini dimaksudkan untuk menggambarkan aktivitas menyimpan arsip di ruang offstorage dengan menukar dg arsip yang direncanakan untuk dilakukan pengolahan kembali.

Gondo dan Avis memindahkan arsip dari Gedung 🏢 Migas ke ruang simpan sistem sewa yang berjarak kurang lebih 10KM dengan mempergunakan mobil operasional yang dibawakan sopir bernama Angga.

Stock Opname hari ini dilaksanakan untuk mengirim 100 boks dan menarik arsip sebanyak 50 boks (arsip pada jenis/seri yang berbeda untuk dilakukan Manuver berkas)

MANUVER BERKAS
Berkas aktif untuk jenis arsip niaga Migas, memuat judul nama perusahaan. Berkas aktif yang berada di central file (penguasaan unit pengolah), telah berubah menjadi inaktif dan diterima di ruang arsip (unit kearsipan).

Agar memudahkan dalam penyimpanan di ruang arsip (penguasaan unit kearsipan) maka berkas tersebut diolah kembali. Skema penataan yang dipergunakan untuk menyimpan berkas niaga Migas bukan berdasarkan nama perusahaan, namun berdasarkan jenis izin usaha niaga Migas secara urut per tahun.

Perubahan skema penataan pada central file ke records center didasarkan pada status arsip yang sudah jarang untuk dirujuk atau menurun tingkat penggunanya. Perubahan skema penataan terwujud dari penamaan berkas.
Contohnya:
Berkas niaga umum BBM tahun 2014 adalah berkas permohonan izin yang terdiri dari kumpulan berkas tiap nama perusahaan yang mengajukan dan telah menerima sertifikat izin usaha.

Manuver berkas Niaga Migas dilaksanakan oleh dinda dibantu oleh empat orang siswi magang yakni Tania & Zaenab dari SMKN 51 Jakarta, dan Farah & Nadia dari SMKN 47 Jakarta.

BERKAS Niaga Migas sejumlah 311 boks telah dimanuver menjadi kurang lebih 180 boks.

BERKAS PEGAWAI AKTIF
Dampak renovasi yang dilaksanakan di Gd. Migas pada tahun 2018, menyisakan berkas kepegawaian yang tidak dapat dibawa serta pada ruang kerja saat ini. Konsekuensi dari dampak tersebut adalah berkas Pegawai aktif dipasrahkan oleh unit kepegawaian Ditjen Migas kepada unit kearsipan.

Sejak di unit kepegawaian, penyimpanan berkas Pegawai mempergunakan map gantung dan ditempatkan pada rol opek yang digantung. Rol opek yg dibongkar saat renovasi ruang kerja tidak dipasang kembali di ruang kerja unit kepegawaian.

Pengolahan berkas Pegawai aktif yang dilakukan oleh unit kearsipan saat ini adalah menggunakan plastik pocket yang diletakkan pada odner. Aktivitas tersebut dilaksanakan kasmari dan junaidi alfin. Pemindahan file kepegawaian dari map gantung ke plastik pocket sesuai dengan berkas perorangan pegawai aktif. Sampai hari ini telah selesai 40 berkas perorangan yang dikerjakan.

PENERIMAAN PEMINDAHAN ARSIP
Sejak pagi hari senin 1 april 2019 , seorang staf subdit pembangunan infrastruktur Migas pada Direktorat Infrastruktur Migas bernama Imam, menghubungi arsiparis di ruang arsip. Atas arahan dari pimpinan staf tersebut berkoordinasi dalam rangka pemindahan arsip. Arsip yang semula masih berada di kontraktor (PT Adhi Karya).

Sebanyak 40 kardus berisikan dokumentasi administrasi pembangunan jaringan gas untuk rumah tangga Tahun Anggaran 2016 telah diterima di ruang arsip pada Gedung Migas.
Baca juga layanan penyimpanan pada tautan
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/07/layanan-kearsipan-untuk-infrastruktur-migas/
Baca juga layanan penelusuran
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/01/arsip-infrastruktur-migas/

DESKRIPSI ARSIP
Istilah umum deskripsi arsip adalah input data. Sejak minggu yang lalu, Mulyanto melaksanakan input data ke aplikasi arsip digital. Seri arsip yang dikerjakan adalah laporan hasil pekerjaan konsultan atau hasil kajian tenaga ahli.

Sebanyak 70 an boks yang telah selesai dilakukan input data, diberikan nomor folder dan nomor boks (boks 717 – boks 790). Jenis arsip ini yakni boks 1 – boks 716 telah dipindahkan ke Gd. Pusat Arsip KESDM (bernilai penelitian dan dokumentasi sebagaimana tautan https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/21/penyelamatan-memori-organisasi/

PEMILAHAN DAN PENYORTIRAN
Kegiatan pemilahan dan penyortiran dilaksanakan oleh penulis sebagai arsiparis penyelia. Kegiatan tersebut dilaksanakan berdasarkan uji arsip untuk mendapatkan kualitas arsip (autentitas dan reabilitas).

Arsip akan ditinjau dari segi kontek yakni kegiatan yang sesuai dengan kewenangan yang dimiliki unit asal arsip. Jika didapatkan arsip yang lepas kontek maka akan disingkirkan meski konten atau isi arsip sangat terkait. Dari tinjauan konteks, masih banyak bahan2 penyerta yang bukan menjadi produk administrasi dari unit pengolah. Hal tersebut masih bernilai administrasi jika berada di central file(unit kerja), namun akan menjadi beban penyimpanan pada records center (unit kearsipan) jika masih dipertahankan.

Kewenangan unit kerja yang berubah sesuai peraturan tata kerja yang berlaku pada masanya menjadi dasar skema penataan. Contohnya kewenangan dalam harga gas yang semula ditangani direktorat pembinaan usaha Hulu Migas Cq. Subdit Pemanfaatan Gas menjadi dasar skema penataan sampai dengan kurun waktu beralih kewenangan ke direktorat pembinaan program Cq. Subdit penyiapan program.

Dan ketika saat ini kewenangan harga gas kembali ke direktorat penbinaan usaha Hulu Cq. Subdit pengembangan dan penilaian usaha Hulu tidak akan merubah penataan arsip harga gas sesuai kurun waktu saat kewenangan berada di Direktorat penbinaan program Migas.

Selain itu arsip ditinjau dari struktur (bentuk dan kelengkapan serta bentuk fisik lain yang menunjukkan autentik). Bentuk surat masuk dikategorikan arsip jika telah terdapat tanda registrasi dari unit penerima surat dan terdapat disposisi (arahan pimpinan). Disposisi dituangkan pada formulir penyelesaian surat masuk (di KESDM disebut dengan selendang surat)

Bentuk tulisan disposisi yang terlihat copy menunjukkan duplikasi yang dapat disingkirkan. Disposisi kepada beberapa unit kerja menunjukkan duplikasi arsip (simpan asli dan singkirkan bentuk kopi)

Tulisan pada https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2018/12/05/uji-arsip-migas/menunjukkan beberapa teknis pemilahan dan penyortiran.

Arsip yang berasal dari unit pengolah bersifat teratur yang ditempatkan pada odner dengan diberikan judul (mengacu konten/isi arsip). Dengan menghubungkan dengan kewenangan yang dimiliki unit asal arsip serta pengujian struktur maka bisa jadi judul pada odner akan dipertahankan. Namun jika lepas konteks dan tidak lolos uji struktur maka akan diberikan nama dan ditempatkan sesuai dengan kelompoknya (sesuai skema penataan dan penyimpanan)

Skema penataan dan penyimpanan mendasarkan pada fungsi unit substansi dan fungsi fasilitatif(misalnya persuratan, keuangan, kepegawaian, perencanaan, pelaporan, pengadaan, perlengkapan).

Semula dengan odner dipindahkan ke map (Pada map diberikan kode unit kerja asal arsip dan judul berkas) kemudian diikat yang dibantu staf lain yakni Tatang Nurkiyawan dan Mikun untuk mengikat dan merapikan bahan non arsip & duplikasi.