Pengawas Internal merupakan bagian dari aktor untuk menilai kesesuaian antara sistem yang tergambar dari peraturan dengan fisik arsip.
3 September 2019, merupakan hari kedua pelaksanaan bimbingan teknis pengawasan kearsipan. Pengawasan dalam kerangka menuju akreditasi kearsipan.
Awalnya, pemahaman ku terbatas dengan pemaknaan akreditasi hanya untuk Unit Kearsipan atau Unit Pengolah yang mengajukan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Tatkala organisasi memerlukan akreditasi sebagai bukti kehandalan tata kelola administrasi , maka dapat mengajukan akreditasi kearsipan. Akreditasi kearsipan saya pahami sebagai akreditasi pada urusan lain.
Pemahaman ku semakin berkembang seiring perubahan kondisi kearsipan. Terlebih setelah mengikuti acara yang diselenggarakan oleh Biro Umum KESDM yang bekerjasama dengan Pusat Akreditasi ANRI. Hari pertama, pada tulisan ⬇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/09/02/pengawasan-kearsipan/
Dihari kedua, praktik pengisian formulir sebagai sarana evaluasi dan monitoring dalam pengawasan penyediaan arsip menjadi lebih berasa. Bahwa penyelenggara kearsipan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Hal tersebut pula karena kebutuhan instansi pemerintah atas laporan hasil pengawasan kearsipan sebagai salah satu instrumen pelaksanaan Reformasi Birokrasi.
Beberapa form isian yang diperuntukkan untuk unit pengolah, dipergunakan untuk menyelami kegiatan penciptaan, pemberkasan, layanan arsip dinamis, program arsip vital, arsip terjaga, pemindahan, arsiparis dan pengelola arsip berisikan pertanyaan yang mendasarkan norma perundangan kearsipan dan peraturan pemerintahan yang berlaku saat ini.
Meski tidak menafikan ketentuan teknis yang berlaku pada instansi masing masing, namun tetap harus memenuhi standar minimal norma Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU Kearsipan tahun 2009.
Pada form penciptaan, identifikasi pembuatan arsip disampling dengan mendasarkan tata naskah dinas yang berlaku di instansi pemerintah dan pengamanan arsip diuji dengan Sistem Klasifikasi Keamanan Arsip.
Pembuatan arsip ini terkait dengan penomoran, pencantuman kode klasifikasi, penggunaan kertas, struktur dan format naskah dinas. Sedangkan pengamanan arsip terkait dengan penulisan Rahasia, Terbatas dan Biasa.
Selanjutnya masih dalam isian form penciptaan, menguji pengendalian naskah atau mail handling baik surat masuk maupun surat keluar. Dalam praktik persuratan, kita mengenal beberapa sarana antara lain buku agenda, takah, kartu kendali dan agenda elektronik.
Formulir tentang pemberkasan untuk menguji penyusun berkas secara logis dan sistematis dengan mendasarkan klasifikasi. Keberadaan berkas dikontrol melalui mekanisme pelaporan daftar berkas dan daftar isi berkas yang dilaporkan secara rutin kepada unit kearsipan.
Menurut penulis, yang terpenting dalam formulir pemberkasan adalah poin penyimpanan arsip inaktif sesuai dengan umur simpan. Hal ini akan di uji dengan formulir pemindahan arsip. Adanya pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan menjadi penting bagi jaminan ketersediaan arsip. Untuk itu pemindahan dipersyaratkan adanya berita acara pemindahan dan daftar yang ditandatangani kedua belah pihak (pengiriman dan penerima)
Form isian tersebut diatas yang diberikan rumus rumus dengan kriteria dan diberikan nilai 10 terhadap kesesuaian kondisi fisik arsip dengan norma yang berlaku.
Hasil identifikasi melalui formulir diatas akan dituangkan dalam Risalah Hasil Audit Sementara (RHAS). Gambaran umum ketidaksesuaian praktik kearsipan dengan norma aturan kearsipan akan tergambar pada kolom kondisi faktual.
Tugas tim pengawas internal adalah menarasikan secara jelas ketidaksesuaian yang dalam hal ini disebut sebagai temuan untuk nantinya menjadi bahan rapat exit meeting.
Yang terpenting dari kegiatan pengawasan adalah penerjemah temuan pada kondisi faktual dengan pemenuhan standar mutu. Tim pengawas internal diwajibkan untuk mengisi catatan audit dan rekomendasi yang dituangkan pada formulir Uraian Hasil Pengawasan Internal.
Semoga bermanfaat
Tidak ada komentar:
Posting Komentar