Registrasi Surat / Pencatatan surat

Surat masuk wajib dilakukan registrasi. Registrasi surat dilakukan dengan sistem buku agenda surat masuk. Pada era Teknologi Informasi, Buku Agenda Surat masuk telah digantikan dengan Aplikasi database/aplikasi komputer. Registrasi yang dilakukan dengan aplikasi komputer cukup dilakukan sekali yakni pada unit kearsipan / unit tata usaha pada unit kerja. Hal ini berbeda dengan sistem buku agenda. Sistem buku agenda, registrasi surat yang telah dicatat oleh unit kearsipan atau tata usaha akan dicatat kembali oleh unit pengolah.

Registrasi yang berulang inilah menyebabkan pekerjaan administrasi kurang efisien. Oleh karena itu, pemanfaatan teknologi informasi akan menciptakan pekerjaan administrasi efisien dengan meregister surat hanya di unit kearsipan/unit tata usaha. Registerasi surat hanya sekali dan tidak berulang. Unit pengolah melakukan updating berdasarkan disposisi pimpinan.

Aplikasi komputer yang menggantikan cara meregister surat dengan sistem buku agenda yang kemudian disebut komputerisasi. Komputerisasi tersebut akan bekerja dengan baik jika tersedia jaringan komputer. Jika di suatu instansi telah tersedia jaringan komputer yang merata ke seluruh sub unit kerja, maka registrasi dengan sistem komputer adalah terobosan untuk mempermudah pelaksanaan administrasi.

Registrasi surat dilaksanakan di unit kearsipan atau unit tata usaha memuat antara lain adalah nomor register (nomor agenda), tanggal, klasifikasi arsip, isi ringkas, tanggal surat, pengirim dan penerima.

Sekretariat Pimpinan Satuan kerja (Direktur Jenderal) melakukan input penerusan/disposisi ke pimpinan unit kerja (Direktur). Sekretariat Unit Kerja (Direktur) menginput penerusan/disposisi kepada sub unit kerja (Subdit/Unit Pengolah). Proses disposisi dan penerusan surat harus senantiasa diinput pada aplikasi.

Updating data register surat pada aplikasi disebut dengan pengendalian surat. Keberadaan surat dapat terlacak.

Perlindungan dan Penyelamatan Arsip

Amanah secara khusus yang diemban Negara dalam perlindungan dan penyelamatan arsip adalah pada arsip yang berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah masalah pemerintah yang strategis. Instansi Pemerintah Pusat yang merekam kegiatan termaksud mempunyai kewajiban dalam menjalankan amanah secara khusus tersebut.

Instansi Pemerintah Pusat tersebut adalah:

1. Rekaman Kegiatan/peristiwa kontrak karya di Kementerian ESDM & Kementerian Pekerjaan Umum
2. Rekaman Kegiatan/peristiwa kependudukan di BKKBN cq. Ditjen Kependudukan dan Kementerian Dalam Negeri Cq. Ditjen Pencatatan Sipil
3. Rekaman kegiatan/peristiwa kwilayahan, kepulauan dan perbatasan di Badan Survey Pemetaan Nasional dan Kementerian Dalam Negeri Cq. Badan Nasional Pengelolaan Perbatasan
4. Rekaman Kegiatan/peristiwa Perjanjian Internasional di Kementerian Luar Negeri
5. Rekaman Kegiatan/peristiwa masalah pemerintahan yang strategis di Kementerian Pertahanan dan Lembaga Ketahanan Nasional

Amanah Perlindungan dan Penyelamatan Arsip ini bersumber dari UU Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009. Apakah yang melandasi munculnya poin-poin tersebut? Inilah yang masih perlu digali dan selayaknya didiskusikan. Sebagai contoh, arsip terkait degan kependudukan belum berperan optimal karena belum bisa memberikan kepastian Daftar Pemilih dalam pemilu Pilkada. Seperti kita ketahui bersama bahwa Daftar Pemilih Tetap (DPT) menjadi isu utama dalam setiap pemilu.

Kasus hilangnya Pulau Sipadan dan Ligitan mungkin melatarbelakangi dari fokus perlindungan dan penyelamatan arsip terkait kewilayahan, kepulauan, dan perbatasan. Betapa tidak, dalam pengadilan internasional, Indonesia dikalahkan dengan dokumen yang diajukan Malaysia. Dokumen tersebut berisikan survey satwa liar di pulau Sipadan dan Ligitan berbahasa Inggris. Praktis , Hakim menafsirkan kebenaran Malaysia sebagai daerah jajahan Negara Inggris menjadi pemenang dalam kasus Sipadan dan Ligitan.

Bagaimana dengan rekaman kegiatan/peristiwa kontrak karya? Bagaimana kasus peninjauan kembali Kontrak Karya mineral batu bara di Papua? Mengapa masih mencuat isu adanya penambangan emas di Papua, sedangkankan dalam kontrak karya tersebut disebutkan batubara? Isu kontrak pembangunan Istora senayan Jakarta, dan lain sebagainya...

Apakah arsip terkait kontrak karya memang perlu diberikan perlindungan secara khusus oleh negara? Penafsiran kebenaran itu bukan dari arsipnya, namun penafsiran kebenaran itu dapat didukung dan dilakukan dengan adanya rekaman kegiatan/peristiwa.

Pengembangan SDM Kearsipan

Suatu hal yang muncul pada bulan September sampai dengan November adalah penerimaan CPNS. Tak sedikit kita lihat dan kita jumpai formasi kearsipan di suatu intansi pemerintah baik pusat maupun daerah. Formasi Calon Arsiparis yang dipersyaratkan dengan ijasah D III Kearsipan. Yang pada dasarnya, jalur jabatan fungsional menjadi cara andalan bagi pengelola kepegawaian di suatu instansi untuk mendapatkan pegawai. Karena, belum tentu di suatu instansi yang membuka formasi Calon Arsiparis telah melaksanakan pembinaan jabatan fungsional arsiparis. Atau dengan kata lain, nantinya calon pegawai yang mengisi formasi Calon arsiparis tersebut secara langsung dapat diangkat sebagai pejabat fungsional arsiparis. Para calon pegawai yang telah diterima, akan banyak dimanfaatkan untuk pekerjaan adminitratif.

Meskipun demikian, pada sisi yang lain, kita dapat mengambil perpektif baiknya, atau bisa juga dikatakan sebagai tanda tanda pembangunan bidang kearsipan di Indonesia. Alasannya adalah, beban kerja kearsipan di suatu institusi memungkinkan untuk mengadakan pegawai. Dengan adanya para pegawai yang memiliki bigroun pendidikan kearsipan, bidang kearsipan di suatu institusi dapat terpikirkan. Dengan seperti itu, tinggal menunggu waktu saja, apakah kemudian calon arsiparis dan penyelenggaraan kearsipan dapat terbina baik secara kepegawaian dan secara institusional melalui ANRI.

Semoga hal ini memang menjadi sinyal yang baik untuk pengembangan bidang kearsipan di Indonesia. Seiring hal tersebut, minat lulusan SMA untuk mengambil jurusan kearsipan pun semakin baik. Semoga perkembangan selanjutnya pendidikan kearsipan dapat menuju jenjang strata Sarjana (S1).

SKEMA ARSIP

Skema arsip adalah tata urutan dalam pengelompokan arsip yang disusun secara logis. Skema Arsip dapat disusun dari analisa kegiatan yang dilaksakan oleh organisasi. Skema Arsip dapat disusun dengan analisa Tupoksi (Tugas Pokok dan Fungsi) organisasi. Skema Arsip diperlukan untuk merekontruksi arsip sehinga arsip dapat ditata sesuai dengan prinsip aturan asli maupun Unit pencipta/provenance.

Tuangkan perbandingan dalam tabel yang berisikan kegiatan organisasi dengan kegiatan yang dilakukan organisasi dalam setiap tahun anggarannya. Cari dan kelompokan kegiatan manakah yang berperan menjalankan tupoksi (Tugas Pokok dan Fungsi) organisasi. Cari dan Kelompokkan kegiatan mana yang bersifat penunjang atau program pengayaan.

Kegiatan dapat pula dilihat dari dua sisi, yakni yang bersifat manajemen operasional atau bisa disebut manajemen suport, dan kegietan utama atau subtantif atau yang menjadi tupoksi (Tugas Pokok dan Fungsi)organisasi terkait.

Perhatikan periodesasi pergantian struktur organisasi. Perhatikan pergantian perubahan kepeminpinan. perhatikan perpindahan tempat kerja. Perhatikan peralatan office dan media yang dipergunakan, perhatikan kebiasaan organisasi. semua akan berpengaruh dengan fisik dokumen. Volume Arsip tidak berpengaruh dalam penentuan Skema Arsip.

Pengelolaan Arsip untuk mendukung Pelayanan Publik

Peraturan Menpan RI nomor 7 tahun 2010 tentang Pedoman Penilaian Kinerja Unit Pelayanan Publik mengatur bahwa Pengelolaan berkas/dokumen merupakan salah satu Istrumen penilaian dalam sistem prosedur baku internal pelayanan. Kondisi yang diharapkan dalam pengelolaan berkas/dokumen adalah

1. adanya tempat berkas/dokumen. Keberadaan tempat berkas/dokumen dalam suatu intansi pemerintah dapat dibuktikan dengan ruangan khusus untuk berkas/dokumen;
2. adanya petugas yang ditunjuk untuk mengelola berkas/dokumen. Penunjukkan petugas bersifat tertulis dengan naskah penetapan/surat keputusan.
3. adanya Petunjuk laksana/juklak pengelolaan berkas/dokumen. Petunjuk laksana/juklak dijelaskan dalam petunjuk teknis dan tata cara pengelolaan berkas/dokumen. keterukurannya adalah adanya kesesuaian antara juklak dan tata cara pengelolaan dan penerapan. penerapan yang terukur adalah petugas yang mengelola dapat memberikan penjelasan.
4. adanya media pencatatan dalam pengelolaan berkas/dokumen.

Undang-undang kearsipan No 43 tahun 2009 tentang kearsipan, menyebutkan bahwa dalam penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan arsip yang autentik dan terpercaya. Artinya penyelenggaraan yang komprehensif dan terpadu dengan dukungan sumber daya manusia yang profesional serta prasarana dan sarana yang memadai akan meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Akhirnya Pengeloaan Arsip dapat mendukung Pelayanan Publik karena Ketersediaan Arsip yang utuh, faktual, sistematis, autentik, dan terpercaya yang terukur dan dapat dibuktikan.

Arsip Terjaga dan Arsip Umum

Istilah baru yang masih asing dan kurang familier yakni arsip terjaga. Istilah ini terdapat di dalam UU Kearsipan nomor 43 tahun 2009.
Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
Apakah istilah ini menggantikan istilah arsip permanen?
Arsip terjaga memiliki kriteria yang kemudian membedakan dengan arsip lainnya. Apa saja yang menjadikan kriteria arsip sehingga menjadi arsip yang terjaga?, apakah sama dengan kriteria arsip permanen?

Kriteria Arsip Permanen adalah berada pada nilai yang terkandung. Apakah munculnya istilah arsip terjaga dilatarbelakangi oleh sebuah prinsip penjagaan Struktur, Kontek, dan Conten dari arsip sehingga arsip dapat terpercaya keautentikannya?
Penilaian arsip yang kemudian menjadikan nasib akhir arsip permanen atau tidak, salah satunya adalah nilai informasional. Ketika nilai informasional itu tidak diikat dengan struktur dan konteknya, maka akan menjadi sangat liar dan tidak terkendali. Nilai Informasional yang disangkutkan atau diikat dengan struktur arsip, dan kontek kegiatan/unit pencipta maka akan didapatkan arsip yang terjaga.

Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kriteria arsip terjaga.

Tata Naskah Dinas

Pedoman di dalam membuat dokumen administrasi termuat di dalam tata naskah dinas. Penyebutan naskah mencerminkan keluasan makna. Naskah dinas dapat ditinjau dari bentuk, sifat, jenis, bahasa, dan kewenangan penandatangan.

Naskah menurut bentuk dapat berupa korespondensi, laporan, formulir, dan bentuk lainnya. Jenis bentuk korespondensi antara lain adalah surat, nota dinas, memorandum, fax dan email, sms, mms. Bentuk korespondensi dipergunakan untuk menyampaikan usulan, permohonan, tanggapan, tindak lanjut, koordinasi, sinkronisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dalam mencapai tujuan yang ditetapkan.

Naskah ditinjau dari sifat yakni pengaturan, penetapan, tidak mengatur, dan khusus(kepegawaian & keuangan). Naskah menurut yang bersifat pengaturan antara lain adalah Undang-undang, Peraturan Pengganti Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan Menteri, Peraturan Daerah. Naskah bersifat penetapan antara lain Keputusan, Edaran, Pemberitahuan, Pengumuman,dan Edaran.

Naskah Dinas dalam tinjauan kewenangan penandatangan dapat dibedakan menjadi Naskah intern dan ekstern. Pada umumnya, naskah ini berbentuk surat. Surat Intern dipergunakan sebagai alat berkomunikasi antara pejabat satu dengan pejabat yang lain dalam rangka pelaksanaan kegiatan dalam satu instansi/organisasi. Salah satu jenis dari surat intern adalah Nota Dinas.

Jenis korespondesi yang dipergunakan untuk berkomunikasi antar instansi yakni surat atau surat ekstern. Pejabat yang memiliki kewenangan menandatangani surat keluar adalah pejabat yang memiliki fungsi dan tugas organisasi. (bersambung)

Asa penyelenggaraan kearsipan

Sesuai UU nomor 43 tahun 2009, asas penyelenggaraan kearsipan adalah kepastian hukum, keautentikan dan keterpercayaan, keutuhan, asal-usul (principle of provenance), aturan asli(principle of original order), keamanan dan keselamatan, keprofesionalan, keresposifan, keantisipatifan, akuntabilitas, kemanfaatan, aksesibilitas, dan kepentingan umum.

asas kepastian hukum adalah adanya landasan bagi penyelenggaraan kegiatan kearsipan oleh karena setiap kegiatan pemerintahan harus dilandasi dengan peraturan perundangan.

asas keautentikan dan keterpercayaan, menyangkut tingkat perkembangan arsip, yakni asli, jika copy maka harus terpercaya. dan dalam pelaksanaan arsip dapat dijadikan bahan akuntabilitas.

asas keutuhan arsip yakni, arsip tidak dapat dikurangi, ditambahkan baik dari fisik maupun informasinya. arsip yang utuh akan mendukung keautentikan dan keterpercayaan.

asas asal usul yakni arsip difile sesui dengan penciptanya, tidak dicampur dengan pencipta yang lain gitu loh.....nah setelah dikumpulkan berdasarkan penciptanya, silahkan saja kalo mau dikelompokkan berdasar permasalahan. ini terlihat ketika arsip di kumpulkan atau di simpan di pusat arsip. jadi yang nampak jelas terlihat pembagian kavling penyimpanan adalah nama pencipta.

asas aturan asli. nah apa tuh aturan asli. lihatlah ketika arsip digunakan dan difile dikala masih dinamis. ini menjadi repot, kerena di lapangan, arsiparis mendapatkan arsip yang belum tertata. oleh karenanya kepentingan pengguna dalam penentuan aturan penyimpanan arsip aktif, dapat diperhatikan sehingga ketika melaksanakan aktivitas pengelolaan arsip inaktif, dapat dikembalikan kepada asal usul atau aturan asli.

asas keamanan adalah asas yang akan diberikan kepada pengelola arsip terhadap pemilik arsip. aman secara informasinya, maupun secara fisiknya.

asas keselamatan adalah antisipasi dari bencana yang tidak terduga seperti bancana alam, bencana karena kesalahan manusia seperti kebakaran, pencurian, dlsb.

asas keprofesionalan yakni kompetensi dari pengelola kearsipan mulai dari manajer arsip, arsiparis, petugas arsip, serta pembinaan kearsipan. akreditasi profesi kearsipan dan organisasi profesi arsip hars selayaknya juga untuk segera digaungkan.

asas keantisipasifan, bahwa perkembangan penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara semakin pesat, salah satunya perkembangan dunia informasi, ketatanegaraan, manajemen, dan budaya. antisipasi dari dunia kearsipan dalam menyediakan dan mengelola rekaman informasi menjadi pijakan adanya asas ini.

asas kepartisipasifan, bahwa selaras dengan paradigma penyelenggaraan negara yang berdaya saing yakni adanya partisipasi dari seluruh elemen bangsa. dunia akademik perpartisipasi, organisasi profesi arsip ikut berperan, instansi pemerintahan dengan arsiparisnya pun menjadi manajer pemperdayaan masyarakat dalam pengelolaan arsip, dan masyarakat dengan media masa nya menggaungkan kegiatan kearsipan.

Publikasi Arsip

Pengguna arsip mencari arsip dikala membutuhkan. Pengguna arsip akan meninggalkan arsip ketika tidak membutuhkan lagi. Pada kondisi ini, arsip ibarat barang rongsokan atau sampah yang tak dilihat lagi oleh penggunanya. Ibarat kata habis manis sepah dibuang.

Nilai informatif yang terkandung di dalam arsip, kurang menarik lagi bagi pengguna arsip, karena pengguna arsip membutuhkan arsip untuk mencari nilai administratif, nilai keuangan, dan nilai hukum.

Peran publikasi lah yang dapat memasarkan nilai informatif yang terkandung di dalam arsip. publikasi Arsip yang terlihat selama ini ada sseperti Pameran Arsip Foto, Pameran Khasanah Arsip, Penerbitan Arsip di Kalender, pameran monografi arsip, penerbitan buku juklak dan juknis pengelolaan kearsipan, penerbitan buletin arsip, penerbitan company profile, penerbitan buku sejarah perjalanan organisasi, penerbitan jurnal kearsipan, dan penerbitan naskah sumber.

Non Arsip dan tindak lanjutnya

Yang termasuk berkategori non arsip adalah;
1. Copy dokumen/arsip jika terdapat aslinya.
Tindak Lanjut: Simpan satu dan hancurkan yang lain.
2. Amplop surat jika alamat surat yang tertulis di amplop tertulis sama dengan yang ada di surat.
Tindak Lanjut: buang/singkirkan.
3. Bahan Cetakan seperti buku, majalah, buletin, dan brosur.
Tindak Lanjut: serahkan ke Bagian Pustaka.
4. Arsip Pribadi Pegawai/Pejabat.
Tindak Lanjut: Jika Pejabat setingkat Eselon I dan II, harap diteliti dulu.
Jika Pegawai Biasa, segera hancurkan.
5. Sampul dan Map, serta odner yang tak memberikan informasi penjelasan dari arsip/dokumen.
Tindak Lanjut : Buang jika pake aturan Fungsi arsip
Pertahankan jika pake aturan penataan aturan asli