STANDAR PELAYANAN KEARSIPAN

Bagaimana Menyusun Standar Pelayanan Kearsipan?? sebelum menjawab pertanyaan tersebut, perlu kiranya untuk memahami apakah pelayanan kearsipan? Apakah produk - produk  pelayanan kearsipan itu?

Jika kita cari kata "pelayanan atau layanan" di dalam Peraturan Pemerintah Nomor 82 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU RI nomor 43 tentang Kearsipan maka akan diketemukan beberapa kata kunci

1. Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dalam pelayanan arsip.
2. Alihmedia arsip statis untuk kepentingan pelayanan arsip
3. Akses arsip statis untuk kepentingan layanan arsip
4. JIKN merupakan sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan untuk arsip dinamis dan arsip statis
5. Penggunaan arsip dinamis dilakukan untuk memenuhi layanan kepentingan publik
6. Tugas dan fungsi arsiparis adalah menyediakan informasi guna meningkatkan pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Perlu kiranya untuk selanjutnya memahami arti Standar Pelayanan dan Pelayanan Publik yang terdapat dalam UU Republik Indonesia Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik adalah sebagai berikut:

1. Standar pelayanan (tolak ukur yang dipergunakan sebagai pedoman penyelenggaraan pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janjì penyelenggara kpd masyarakat dlm rangka pelayanan yg berkualìtas, cepat, mudah, terjangkau dan terukur).
2. Pelayanan publik merupakan Kegiatan atau rangkaian kegìatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagì setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif yang disedìakan oleh penyelenggara pelayanan publik.

Standar pelayanan kearsipan dapat terkait erat dengan pemahaman standar pelayanan, pelayanan publik dan produk - produk pelayanan. Selain itu juga yang tak kalah penting adalah mengenali kondisi dan mengetahui sejauh mana kondisi kemampuan dari unsur - unsur organisasi seperti sumberdaya manusia, pembeayaan, peralatan, sarana dan prasarana (fungsi manajemen).

Rancangan disusun oleh TIM berdasarkan keputusan pimpinan yang dijelaskan tugas dari masing masing unsur tim.

Setelah Rancangan Standar Pelayanan Kearsipan haruslah dikomunikasikan oleh publik kearsipan. Siapakah publik kearsipan tersebut?. Publik Kearsipan antara lain adalah pengguna produk - produk layanan kearsipan, orang atau kumpulan orang yang memiliki kepedulian mengenai kearsipan. Arsiparis dan lembaga kearsipan baik pusat dan daerah disesuaikan dengan kedudukan.

sumber bacaan:

1. Draft Per. MENPAN & RB  tentang Juknis penyusunan, penetapan, dan penerapan standar pelayanan
2. Bahan Ajar lokakarya penyusunan standar pelayanan oleh Kabid Standarisasi Pelayanan Deputi Pelayanan Publik

SEJARAH PERTAMBANGAN DAN ENERGI

—

PERIODE PENJAJAHAN HINDIA BELANDA

Pada tahun 1885 untuk pertama kali berhasil diprodukaiskan minyak bumi secara komersial di sumur Telaga Tunggal-1, Sumatera utara. Daerah konsensi ini kemudian secara resmi dinamakan Telaga Said.

—Pada tahun 1928 Pemerintah Hindia Belanda mulai membangun gedung Geologisch Laboratorium yang terletak di jalan Wilhelmina Boulevard untuk kantor Dienst van den Mijnbouw, Gedung ini sekarang bernama Museum Geologi, yang beralamat di jalan Diponegoro.

—Selama Perang Dunia ke II, tempat tersebut kerap dipergunakan sebagai tempat pendidikan Assistant Geologent Cursus (Kursus Asisten Geologi), dengan  peserta hanya beberapa orang saja diantaranya, Raden Soenoe Soemosoesastro dan Arie Frederik Lasut.

PERIODE PENJAJAHAN JEPANG

Pada masa penjajahan Jepang (1942-1945), Mijnbouw dengan segala sarana dan dokumennya diambil alih oleh Jepang dan namanya diganti menjadi Chisitsu Chosasho. Pihak Jepang melanjutkan pemboran dari Desember 1943-Desember 1944 sehingga menemukan endapan minyak di lokasi sumur Minas-1.

PERIODE KEMERDEKAAN RI 1945

Proklamasi Kemerdekaan Indonesia pada tanggal 17 Agustus 1945 mengantarkan perubahan yang sangat besar di segala bidang, termasuk bidang pertambangan. Setelah disiarkan melalui radio. Berita tentang proklamasi dapat diterima secara luas oleh masyarakat di seluruh Indonesia. Pegawai pribumi di kantor Chisitsu Chosasho yang sebagian besar masih muda, menerima berita itu dan mereka langsung mempersiapkan diri untuk mengambil langkah yang diperlukan.—

Pada tanggal 25 September 1945 keluarlah pengumuman dan Pemerintah Pusat yang menyatakan bahwa semua pegawai negeri adalah pegawai Republik Indonesia dan wajib menjalankan perintah dari Pemerintah Republik Indoinesia. Dengan mengacu kepadA PERINTAH Pemerintah Pudsat itu, komite Nasional Indonesia Kota Bandung yang baru terbentuk, pada tanggal 27 September 1945 malam mengumumkan lewat radio agar keesokan harinya semua kantor dan perusahaan yang ada di Bandung diambil alih dari kekuasaan Jepang.—

Pada hari Jum’at pukul 11.00 tanggal 28 September 1945, sekelompok pegawai muda di kantor Chisitsu Chosasho pun bertindak, mereka dipelopori oleh Raden Ali Tirtosoewirjo, A.F. Lasut, R. Soenoe Soemosoesastro dan Sjamsoe M. Bahroem yang mengambil alih dengan paksa kantor Chisitsu Chosasho dari pihak Jepang dan sejak saat itu nama kantor diubah menjadi Poesat Djawatan Tambang dan Geologi.—

Selanjutnya setelah terjadi beberapa kali pergantian pimpinan, A.F. Lasut sebagai Kepala Poesat Djawatan, pada tanggal 20 oktober 1945 mengeluarkan pengumuman yang pertama bahwa semua perusahaan pertambangan ditempatkan di bawah pengawasan Poesat Djawatan Tambang dan Geologi, bernaung di Kementerian Kemakmuran.—

PERIODE SAMPAI DENGAN 1949

Selama perang kemerdekaan Desember 1945-Desember 1949, kantor Poesat Djawatan Tambang dan Geologi dalam pengungsian dan berpindah-pindah. Untuk mengembangkan Poesat Djawatan Tambang dan Geologi, A.F. Lasut bersama dengan R. Soenoe Soesastro membuka Sekolah Pertambangan-Geologi Tinggi (SPGT), Sekolah Pertambangan-Geologi Menengah (SPGM), dan Sekolah Pertambangan-Geologi Pertama (SPGP).—

PERIODE MENUJU UNDANG UNDANG PERMINYAKAN NASIONAL

Meskipun Indonesia sudah memproklamirkan kemerdekaan, masih banyak perusahaan minyak asing yang operasinya di bumi Indonesia  sehingga bertentangan dengan UUD 1945 pasal 33 ayat 2 dan ayat 3.

  Chairul Saleh sebagai Menteri Perindustrian Dasar dan Pertambangan (PERDATAM) mengusulkan RUU Pertambangan Nasional yang akhirnya melahirkan UU No. 44 PrP tahun 1960 sebagai UU Pertambangan Migas di Indonesia menggantikan IMW, kemudian disusul dengan lahirnya tiga perusahaan : P.N. PERTAMIN (PP No. 3/1961), P.N. PERMINA (PP No. 198/1961), P.N. PERMIGAN (PP No. 199/1961)

  Pada tanggal 15 September 1971, DPR mensahkan Undang-Undang No. 8 tahun 1971 yang menetapkan PERTAMINA sebagai satu-satunya Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang ditugasi untuk melaksanakan pengusahaan minyak dan gas bumi.

(Sumber: Ditjen Migas)

TERTUTUPNYA ARSIP ZAMAN KETERBUKAAN

Klasifikasi keamanan dan penentuan hak akses arsip Dinamis

Pada dasarnya arsip bersifat tertutup. Perkembangan Tata kelola Pemerintahan dari akibat perkembangan  politik serta perkembangan konstitusi di Indonesia mempengaruhi sifat dasar arsip dinamis yang tertutup tersebut.

Pengkategorian dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik dan perorangan jika Arsip diakses (Klasifikasi Keamanan). Jika arsip disalahgunakan, dampak apakah yang akan timbul???, untuk itu diperlukan ketetapan pimpinan organisasi publik yang menyatakan tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan jika arsip disalahgunakan yang disertai dengan alasan.

Sifat Informasi yang berasal dari Organisasi Publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap pengguna informasi publik. Hal tersebut dikarenakan informasi merupakan kebutuhan pokok dan hak asasi manusia yang mencirikan negara demokratis.Setiap warganegara atau badan hukum yang mengajukan permohonan untuk mengakses arsip dinamis di organisasi publik wajib untuk dilayani.

Namun demikian, Pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip dinamis dengan alasan tertentu. Dasar hukum yang perlu difahami dari petugas dan organisasi publik untuk tetap melaksanakan "tertutupnya arsip di zaman keterbukaan". antara lain 

1. UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 44 ayat 1, 
2. UU No.14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan informasi publik pasal 17, 
3. UU No.11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik pasal 27, 29, 30, 31, 32, 35, 36 dan 37.
4. UU No.8 Tahun 1999 tentang Perlindungan Konsumen pasal 3 ayat 4
5. UU No. 36 tentang Kesehatan pasal 7, 8, 168, 169 dan pasal 189
6. UU No, 36 tentang Komunikasi pasal 18, 20, 40, 41, 42 dan 43
7. UU No. 30 tahun 2000 tentang Rahasia Dagang pasal 2 dan 3

Petugas arsip/organisasi publik harus juga memahami analisa fungsi unit kerja antara lain fungsi organisasi, Uraian Jabatan,  analisa resiko, penentuan sangat rahasia, rahasia dan terbatas, penggolongan pengguna (internal dan eksternal), penyampaian dan penyimpanan.

Oleh karena itu, penyusunan ketetapan organisasi mengenai klasifikasi keamanan dan akses informasi haruslah terdiri dari para pejabat fungsional seperti analis kepegawaian yang mempunyai keahlian dalam analisa jabatan dan analisa organisasi, Perancang Perundang undangan yang mempunyai keahlian pemahaman Perundang undangan, auditor yang mempunyai keahlian analisa resiko, pranata kehumasan yang mempunyai keahlian dalam penyampaian dan arsiparis yang mempunyai keahlian penyimpanan arsip serta penentuan klasifikasi

SANKSI KEARSIPAN (Administratif dan Pidana)

Pelanggaran kearsipan yang menimbulkan sanksi administratif antara lain adalah:
sumber: UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

1. ANRI tidak mengelola arsip statis dengan baik (Pasal 19 ayat 2)
2. Arsip Daerah atau Propinsi bila tidak mengelola arsip statis dengan baik (Pasal 22 ayat 4)
3. Kepala Arsip Daerah Kab/Kota bila tidak mengelola arsip statis dengan baik (Pasal 24 ayat 4);
4. Rektor bila tidak mengelola arsip statis perguruan tinggi dengan baik;
5. Pimpinan Kementerian/Lembaga, Gubernur, Bupati, Walikota, Dirut BUMN/BUMD bila tidak memiliki JRA;
6. Pimpinan Lembaga Kearsipan bila tidak membuat Daftar Pencarian Arsip dan mengumumkannya ke Publik.
7. Pimpinan Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Perguruan Tinggi serta BUMN/BUMD tidak melaksanakan program arsip vital
8. Pimpinan Lembaga Kearsipan yang tidak menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepentingan pengguna arsip statis
9. Lembaga pencipta arsip tidak membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip
10. Lembaga pencipta arsip tidak menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak
11. Pejabat yang bertanggungjawab dalam kegiatan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah pemerintahan yang strategis tidak memberkaskan dan melaporkan arsipnya kepada ANRI

Pelanggaran kearsipan yang menimbulkan sanksi Pidana antara lain adalah:
sumber: UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Apakah Kebijakan Kearsipan menjadi solusi bagi permasalahan Kearsipan

Perubahan era orde lama ke orde baru kemudian ke era reformasi sampai dengan era transisi/ Indonesia bersatu jilid I dan II, sudah selayaknya menuju ke arah yang lebih baik. Tidak luputnya perbaikan tersebut adalah pola pikir dalam merumuskan dan mensyahkan kebijakan. salah satu kebijakan tersebut adalah bentuk Peraturan Pemerintah.

 

Sudah seharusnya Pemerintah mengikuti perkembangan paradigma administrasi dalam menelorkan kebijakan. Kebijakan pemerintah seharusnya memberikan solusi bagi permasalahan sehari hari. kebijakan bidang kearsipan seyogyanya memberikan kontribusi dalam mengatasi permasalahan kearsipan.

Permasalahan penyimpanan seperti mahalnya sewa penyimpanan, tidak tersedianya dan atau tidak mencukupinya ruang arsip pada pencipta arsip, sarana dan prasarana ruang penyimpanan yang belom ada, sepertinya tidak diberikan solusi oleh Pemerintah. hal tersebut dapat terlihat dari kebijakan yang pada tahun 2012 mengenai kearsipan telah disyahkan dalam Peraturan Pemerintah. PP nomor 28 Tahun 2012 masih belom menjadi kebijakan yang memberikan solusi bagi permasalahan kearsipan di Indonesia. 

analisa tersebut dapat terlihat dari pertanyaan berikut ini

1. apakah tujuan dilakukan alih media arsip, kalo arsip yang dialihmediakan tetap disimpan. fakta kebutuhan ruang simpan arsip yang sangat tinggi mengakibatkan permasalahan dalam penyimpanan.  namun arsip yang dialihmediakan tetep harus disimpan.
2. rumusan yang beredar di benak pengelola arsip bahwa untuk mengatasi penyimpanan arsip adalah dengan mengalihmediakan arsip, harus terpatahkan dikarekanan ada pasal dalam kebijakan pemerintah tersebut untuk tetap menyimpan arsip yang dialihmediakan demi kepentingan hukum.
3. Mengapa Prosedur Pemusnahan Arsip harus ada Tim Penilai dan tidak diserahkan kepada Pejabat Fungsional Kearsipan/Arsiparis. seharusnya bisa saja pejabat fungsional di bidang kearsipan diberikan kewenangan untuk memusnahkan asal saja berdasarkan JRA yang disyahkan oleh Pimpinan pencipta Arsip. kebijakan pada tahun 1979 mengenai penyusutan arsip masih belom mengalami kemajuan atau bahkan semakin mempersulit dalam pemusnahan.
4. kenapa kebijakan masih bersifat prosedural dan tidak bersifat memberikan kejelasan dari tujuan atau bersifat berbelit belit. seperti halnya dalam "alihmedia" Sesuai dengan Peraturan Pemerintah nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No.43 tentang Kearsipan adalah sebuah keharusan dalam setiap pimpinan pencipta arsip menetapkan kebijakan alih media arsip. Siapakah Pencipta Arsip itu???? Pencipta Arsip diartikan sebagai organisasi (pihak) yang mempunyai sumber daya (kemandirian) dan wewenang (otoritas) dalam pelaksanaan berjalannya administrasi/manajemen untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam penetapan kebijakan oleh pencipta arsip harus mengikuti kebijakan Unit Kearsipan. Siapakan Unit Kearsipan itu???dan seterusnya sehingga terkesan memancing kebijakan kebijakan yang berlapis lapis sehingga sangat terkesan berbelit belit.

UNIT KEARSIPAN MENURUT PERATURAN PEMERINTAH TENTANG PELAKSANAAN UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN

Organisasi kearsipan terdiri atas Unit Pencipta/unit pengolah dan Unit Kearsipan
menurut PP nomor 28 tahun 2012 bahwa, Unit kearsipan pada pencipta arsip memiliki fungsi:

1. pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;
2. pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;
3. pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;
4. penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan; dan
5. pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.

menurut PP nomor 28 tahun 2012 bahwa,Unit kearsipan pada pencipta arsip memiliki tugas:

1. melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;
2. mengolah arsip dan menyajikan arsip menjadi informasi dalam kerangka SKN dan SIKN;
3. melaksanakan pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;
4. mempersiapkan penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan;
5. melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.

Pada instansi pusat atau sekarang disebut dengan lembaga negara, unit kearsipan I berada di sekretariat lembaga negara. Unit kearsipan pada jenjang berikutnya dibentuk sesuai dengan rentang kendali organisasi pada lembaga negara masing-masing. Susunan organisasi, fungsi, dan tugas unit kearsipan pada lembaga negara termaksud ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara setelah mendapat persetujuan tertulis dari menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pendayagunaan aparatur negara.

Unit Kearsipan Di Kementerian ESDM
Unit Pusat Arsip (UPA) adalah unit penyimpanan dan pengelolaan akhir seluruh arsip inaktif Departemen energi dan Sumber Daya Mineral. Organisasai di Kementerian ESDM belum ada,  untuk sementara tugas penyelenggaraan kegiatan UPA dirangkap oleh Bagian Tata Usaha Sekretariat Jenderal KESDM.

Unit Kearsipan I di Direktorat Jenderal Migas adalah Bagian Umum Cq. Sub Bagian Tata Usaha Sekretariat Direktorat Jenderal (Kep. Dirjen Migas No.08.K/06/DJM/1999 yang mendasarkan pada Diktum kedua Kep. Menteri Pertambangan dan energi No. 99K/06/MPE/1998 tanggal 23 Januari 1998 tentang Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan)

level Unit kearsipan dimulai dari urutan paling bawah yakni 

Registrasi Surat / Pencatatan surat

Surat masuk wajib dilakukan registrasi. Registrasi surat dilakukan dengan sistem buku agenda surat masuk. Pada era Teknologi Informasi, Buku Agenda Surat masuk telah digantikan dengan Aplikasi database/aplikasi komputer. Registrasi yang dilakukan dengan aplikasi komputer cukup dilakukan sekali yakni pada unit kearsipan / unit tata usaha pada unit kerja. Hal ini berbeda dengan sistem buku agenda. Sistem buku agenda, registrasi surat yang telah dicatat oleh unit kearsipan atau tata usaha akan dicatat kembali oleh unit pengolah.

Registrasi yang berulang inilah menyebabkan pekerjaan administrasi kurang efisien. Oleh karena itu, pemanfaatan teknologi informasi akan menciptakan pekerjaan administrasi efisien dengan meregister surat hanya di unit kearsipan/unit tata usaha. Registerasi surat hanya sekali dan tidak berulang. Unit pengolah melakukan updating berdasarkan disposisi pimpinan.

Aplikasi komputer yang menggantikan cara meregister surat dengan sistem buku agenda yang kemudian disebut komputerisasi. Komputerisasi tersebut akan bekerja dengan baik jika tersedia jaringan komputer. Jika di suatu instansi telah tersedia jaringan komputer yang merata ke seluruh sub unit kerja, maka registrasi dengan sistem komputer adalah terobosan untuk mempermudah pelaksanaan administrasi.

Registrasi surat dilaksanakan di unit kearsipan atau unit tata usaha memuat antara lain adalah nomor register (nomor agenda), tanggal, klasifikasi arsip, isi ringkas, tanggal surat, pengirim dan penerima.

Sekretariat Pimpinan Satuan kerja (Direktur Jenderal) melakukan input penerusan/disposisi ke pimpinan unit kerja (Direktur). Sekretariat Unit Kerja (Direktur) menginput penerusan/disposisi kepada sub unit kerja (Subdit/Unit Pengolah). Proses disposisi dan penerusan surat harus senantiasa diinput pada aplikasi.

Updating data register surat pada aplikasi disebut dengan pengendalian surat. Keberadaan surat dapat terlacak.

Perlindungan dan Penyelamatan Arsip

Amanah secara khusus yang diemban Negara dalam perlindungan dan penyelamatan arsip adalah pada arsip yang berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah masalah pemerintah yang strategis. Instansi Pemerintah Pusat yang merekam kegiatan termaksud mempunyai kewajiban dalam menjalankan amanah secara khusus tersebut.

Instansi Pemerintah Pusat tersebut adalah:

1. Rekaman Kegiatan/peristiwa kontrak karya di Kementerian ESDM & Kementerian Pekerjaan Umum
2. Rekaman Kegiatan/peristiwa kependudukan di BKKBN cq. Ditjen Kependudukan dan Kementerian Dalam Negeri Cq. Ditjen Pencatatan Sipil
3. Rekaman kegiatan/peristiwa kwilayahan, kepulauan dan perbatasan di Badan Survey Pemetaan Nasional dan Kementerian Dalam Negeri Cq. Badan Nasional Pengelolaan Perbatasan
4. Rekaman Kegiatan/peristiwa Perjanjian Internasional di Kementerian Luar Negeri
5. Rekaman Kegiatan/peristiwa masalah pemerintahan yang strategis di Kementerian Pertahanan dan Lembaga Ketahanan Nasional

Amanah Perlindungan dan Penyelamatan Arsip ini bersumber dari UU Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009. Apakah yang melandasi munculnya poin-poin tersebut? Inilah yang masih perlu digali dan selayaknya didiskusikan. Sebagai contoh, arsip terkait degan kependudukan belum berperan optimal karena belum bisa memberikan kepastian Daftar Pemilih dalam pemilu Pilkada. Seperti kita ketahui bersama bahwa Daftar Pemilih Tetap (DPT) menjadi isu utama dalam setiap pemilu.

Kasus hilangnya Pulau Sipadan dan Ligitan mungkin melatarbelakangi dari fokus perlindungan dan penyelamatan arsip terkait kewilayahan, kepulauan, dan perbatasan. Betapa tidak, dalam pengadilan internasional, Indonesia dikalahkan dengan dokumen yang diajukan Malaysia. Dokumen tersebut berisikan survey satwa liar di pulau Sipadan dan Ligitan berbahasa Inggris. Praktis , Hakim menafsirkan kebenaran Malaysia sebagai daerah jajahan Negara Inggris menjadi pemenang dalam kasus Sipadan dan Ligitan.

Bagaimana dengan rekaman kegiatan/peristiwa kontrak karya? Bagaimana kasus peninjauan kembali Kontrak Karya mineral batu bara di Papua? Mengapa masih mencuat isu adanya penambangan emas di Papua, sedangkankan dalam kontrak karya tersebut disebutkan batubara? Isu kontrak pembangunan Istora senayan Jakarta, dan lain sebagainya...

Apakah arsip terkait kontrak karya memang perlu diberikan perlindungan secara khusus oleh negara? Penafsiran kebenaran itu bukan dari arsipnya, namun penafsiran kebenaran itu dapat didukung dan dilakukan dengan adanya rekaman kegiatan/peristiwa.

Pengembangan SDM Kearsipan

Suatu hal yang muncul pada bulan September sampai dengan November adalah penerimaan CPNS. Tak sedikit kita lihat dan kita jumpai formasi kearsipan di suatu intansi pemerintah baik pusat maupun daerah. Formasi Calon Arsiparis yang dipersyaratkan dengan ijasah D III Kearsipan. Yang pada dasarnya, jalur jabatan fungsional menjadi cara andalan bagi pengelola kepegawaian di suatu instansi untuk mendapatkan pegawai. Karena, belum tentu di suatu instansi yang membuka formasi Calon Arsiparis telah melaksanakan pembinaan jabatan fungsional arsiparis. Atau dengan kata lain, nantinya calon pegawai yang mengisi formasi Calon arsiparis tersebut secara langsung dapat diangkat sebagai pejabat fungsional arsiparis. Para calon pegawai yang telah diterima, akan banyak dimanfaatkan untuk pekerjaan adminitratif.

Meskipun demikian, pada sisi yang lain, kita dapat mengambil perpektif baiknya, atau bisa juga dikatakan sebagai tanda tanda pembangunan bidang kearsipan di Indonesia. Alasannya adalah, beban kerja kearsipan di suatu institusi memungkinkan untuk mengadakan pegawai. Dengan adanya para pegawai yang memiliki bigroun pendidikan kearsipan, bidang kearsipan di suatu institusi dapat terpikirkan. Dengan seperti itu, tinggal menunggu waktu saja, apakah kemudian calon arsiparis dan penyelenggaraan kearsipan dapat terbina baik secara kepegawaian dan secara institusional melalui ANRI.

Semoga hal ini memang menjadi sinyal yang baik untuk pengembangan bidang kearsipan di Indonesia. Seiring hal tersebut, minat lulusan SMA untuk mengambil jurusan kearsipan pun semakin baik. Semoga perkembangan selanjutnya pendidikan kearsipan dapat menuju jenjang strata Sarjana (S1).

SKEMA ARSIP

Skema arsip adalah tata urutan dalam pengelompokan arsip yang disusun secara logis. Skema Arsip dapat disusun dari analisa kegiatan yang dilaksakan oleh organisasi. Skema Arsip dapat disusun dengan analisa Tupoksi (Tugas Pokok dan Fungsi) organisasi. Skema Arsip diperlukan untuk merekontruksi arsip sehinga arsip dapat ditata sesuai dengan prinsip aturan asli maupun Unit pencipta/provenance.

Tuangkan perbandingan dalam tabel yang berisikan kegiatan organisasi dengan kegiatan yang dilakukan organisasi dalam setiap tahun anggarannya. Cari dan kelompokan kegiatan manakah yang berperan menjalankan tupoksi (Tugas Pokok dan Fungsi) organisasi. Cari dan Kelompokkan kegiatan mana yang bersifat penunjang atau program pengayaan.

Kegiatan dapat pula dilihat dari dua sisi, yakni yang bersifat manajemen operasional atau bisa disebut manajemen suport, dan kegietan utama atau subtantif atau yang menjadi tupoksi (Tugas Pokok dan Fungsi)organisasi terkait.

Perhatikan periodesasi pergantian struktur organisasi. Perhatikan pergantian perubahan kepeminpinan. perhatikan perpindahan tempat kerja. Perhatikan peralatan office dan media yang dipergunakan, perhatikan kebiasaan organisasi. semua akan berpengaruh dengan fisik dokumen. Volume Arsip tidak berpengaruh dalam penentuan Skema Arsip.