Tata Cara Penataan Arsip Dinamis (contoh olah data arsip keuangan)

Penataan arsip pada tahapan Mengolah Data Arsip, kegiatan mengolah data arsip terdiri atas beberapa tahapan antara lain.

a.             Editing Data;

Kegiatan editing data arsip merupakan proses melakukan konsistensi dan kelengkapan data yang sudah terkumpul. Proses tersebut menyangkut kelengkapan, kejelasan dari

-           pencipta yakni unit kerja sebagai pengusul program atau penanggungjawab kegiatan,

-      pencipta arsip yakni pejabat pembuat komitmen penandatangan dokumen keuangan(P2K PJDGB, P2K Non Fisik, P2K Fisik dan P2K penunjang)

-   kelengkapan berkas antara lain, kontrak, laporan, berita acara serah terima pekerjaan, dokumen pendukung seperti kuitansi, pajak

b.             Pengembangan variable

Spesifikasi dari sebuah data arsip keuangan yakni klasifikasi belanja, perusahaan/pihak ketiga yang menjalankan kegiatan terkait. Variable yang dikembangkn untuk jalan masuk atau akses pencarian arsip serta untuk penganalisa data adalah nomor SP2D, Unit Kerja, Nomor Boks, Nomor Folder, Klasifikasi Belanja, Mata Anggaran, nilai pekerjaan, bulan, dan tahun.

c.             Pengkodean data

Untuk dapat dipindahkan ke dalam sarana penyimpanan misalnya boks, rak, folder. Dengan data sudah ditandai dalam sarana penyimpanan maka pengelompokkan data dokumen keuangan dapat menjadi satu kesatuan. Pengkodean lokasi folder terdapat di kode pelaksana (inisial petugas pencatat dokumen). Kode unit kerja disesuaikan dengan unit kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi.

d.             Cek kesalahan

Pengecekan kesalahan sebelum dilakukan maneuver fisik. Maneuver fisik arsip adalah pemindahan dari sarana simpan sementara atau nomor urut sementara ke sarana yang baru sesuai dengan urutan baru.

e.             Membuat struktur data

Verifikasi memastikan data sebelum dilakukan maneuver fisik arsip harus sesuai dengan fisik arsip baik uraian atau informasi arsip sesuai dengan lokasi simpan sementara. Selain itu juga konsistensi dari struktur data misalnya kurun waktu dari termuda ke tertua atau sebaliknya. Konsistensi struktur data adalah penomoran dengan 4 digit. Serta memberikan nomor bantuan untuk pengolahan data pada setiap progress.

f.              Tabulasi.

Tabulasi data menggambarkan data arsip sesuai dengan keadaan setelah dilakukan maneuver fisik. Data kemudian disesuaikan dengan pengurutan lokasi simpan sementara dan kemudian diurutkan sesuai dengan lokasi simpan baru setelah fisik arsip dilakukan maneuver.

tahapan selain dari yang tersebut, bisa juga melalui tahapan berikut:

a)        Penggabungan deskrepsi arsip

Kegiatan ini adalah kegiatan menjadikan satu data dari masing masing pelaksana untuk dijadikan satu sesuai dengan dasar pengelompokan adalah

-         Lelang atau bernilai lebih dari 100 juta

-         PJDGB (Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi)

Hasil dari kegiatan ini dapat terlihat dari table berikut ini

No	Kelompok Data	Jumlah data
1	PJDGB	69 data
2	Lelang	476 Data

b)        Merapikan deskrepsi arsip

Rekaman atau tulisan yang menjelaskan isi, kegiatan, jenis, struktur arsip adalah makna dari deskrepsi arsip. Menyamakan pengetikan atau mengedit kesalahan pengetikan serta membuat standarisasi yang berdasarkan kontek, konten dan struktur arsip sehingga menciptakan Info yang dapat dipergunakan agar arsip mudah diidentifikasi dan diakses.

c)        Verifikasi deskrepsi arsip

Untuk uraian informasi arsip yang tidak jelas, maka yang dilakukan adalah mengecek kepada fisik arsipnya. Keteledoran dari pelaksana pada waktu mengentri data, dapat dilakukan koreksi sehingga mendapat kalimat yang benar. Elemen elemen dari data yang antara lain jenis naskah, pencipta arsip, uraian informasi, kurun waktu, jumlah dan nomor berkas harus diverifikasi sesuai dengan fisik arsip.

Elemen klasifikasi belanja merupakan elemen unik di dalam deskrepsi dokumen keuangan. Klasifikasi belanja antara lain adalah

-       Lainnya

-       Konsultansi

-       DN (Perjalanan Dinas Dalam Negeri)

-       LN (Perjalanan Dinas Luar Negeri)

-       Tunjangan Diklat

-       Sewa

-       Sewa Lahan

-       Pemeliharaan

-       Oprasional

-       Non Operasional

-       Modal Peralatan dan Mesin

-       Modal Gedung dan Bangunan

-       Honorarium

-       Gaji dan Tunjangan

d)        Verifikasi Pencipta Arsip

Kegiatan ini dimaksudkan untuk mendokumentasikan hubungan diantara pencipta arsip dengan arsip(informasi). Tersebarnya arsip dapat dihubungkan dengan pencipta arsip. Verifikasi pencipta arsip sebagai jalur akses yang mengkontrol penggunaan.

Unit pencipta arsip dapat bersifat unit kerja atau bersifat fungsional. Pencipta tersebut adalah

-       Unit Kerja Eselon III di Lingkungan Ditjen Migas

-       Pejabat pembuat komitmen yakni penunjang, non fisik dan fisik.

e)        Verifikasi peristilahan resmi

                     Istilah resmi yang terdapat dalam informasi antara lain adalah istilah unit kerja
                     eselon III

STANDAR PELAYANAN KEARSIPAN

Bagaimana Menyusun Standar Pelayanan Kearsipan?? sebelum menjawab pertanyaan tersebut, perlu kiranya untuk memahami apakah pelayanan kearsipan? Apakah produk - produk  pelayanan kearsipan itu?

Jika kita cari kata "pelayanan atau layanan" di dalam Peraturan Pemerintah Nomor 82 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU RI nomor 43 tentang Kearsipan maka akan diketemukan beberapa kata kunci

1. Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dalam pelayanan arsip.
2. Alihmedia arsip statis untuk kepentingan pelayanan arsip
3. Akses arsip statis untuk kepentingan layanan arsip
4. JIKN merupakan sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan untuk arsip dinamis dan arsip statis
5. Penggunaan arsip dinamis dilakukan untuk memenuhi layanan kepentingan publik
6. Tugas dan fungsi arsiparis adalah menyediakan informasi guna meningkatkan pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Perlu kiranya untuk selanjutnya memahami arti Standar Pelayanan dan Pelayanan Publik yang terdapat dalam UU Republik Indonesia Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik adalah sebagai berikut:

1. Standar pelayanan (tolak ukur yang dipergunakan sebagai pedoman penyelenggaraan pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janjì penyelenggara kpd masyarakat dlm rangka pelayanan yg berkualìtas, cepat, mudah, terjangkau dan terukur).
2. Pelayanan publik merupakan Kegiatan atau rangkaian kegìatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagì setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif yang disedìakan oleh penyelenggara pelayanan publik.

Standar pelayanan kearsipan dapat terkait erat dengan pemahaman standar pelayanan, pelayanan publik dan produk - produk pelayanan. Selain itu juga yang tak kalah penting adalah mengenali kondisi dan mengetahui sejauh mana kondisi kemampuan dari unsur - unsur organisasi seperti sumberdaya manusia, pembeayaan, peralatan, sarana dan prasarana (fungsi manajemen).

Rancangan disusun oleh TIM berdasarkan keputusan pimpinan yang dijelaskan tugas dari masing masing unsur tim.

Setelah Rancangan Standar Pelayanan Kearsipan haruslah dikomunikasikan oleh publik kearsipan. Siapakah publik kearsipan tersebut?. Publik Kearsipan antara lain adalah pengguna produk - produk layanan kearsipan, orang atau kumpulan orang yang memiliki kepedulian mengenai kearsipan. Arsiparis dan lembaga kearsipan baik pusat dan daerah disesuaikan dengan kedudukan.

sumber bacaan:

1. Draft Per. MENPAN & RB  tentang Juknis penyusunan, penetapan, dan penerapan standar pelayanan
2. Bahan Ajar lokakarya penyusunan standar pelayanan oleh Kabid Standarisasi Pelayanan Deputi Pelayanan Publik

SEJARAH PERTAMBANGAN DAN ENERGI

—

PERIODE PENJAJAHAN HINDIA BELANDA

Pada tahun 1885 untuk pertama kali berhasil diprodukaiskan minyak bumi secara komersial di sumur Telaga Tunggal-1, Sumatera utara. Daerah konsensi ini kemudian secara resmi dinamakan Telaga Said.

—Pada tahun 1928 Pemerintah Hindia Belanda mulai membangun gedung Geologisch Laboratorium yang terletak di jalan Wilhelmina Boulevard untuk kantor Dienst van den Mijnbouw, Gedung ini sekarang bernama Museum Geologi, yang beralamat di jalan Diponegoro.

—Selama Perang Dunia ke II, tempat tersebut kerap dipergunakan sebagai tempat pendidikan Assistant Geologent Cursus (Kursus Asisten Geologi), dengan  peserta hanya beberapa orang saja diantaranya, Raden Soenoe Soemosoesastro dan Arie Frederik Lasut.

PERIODE PENJAJAHAN JEPANG

Pada masa penjajahan Jepang (1942-1945), Mijnbouw dengan segala sarana dan dokumennya diambil alih oleh Jepang dan namanya diganti menjadi Chisitsu Chosasho. Pihak Jepang melanjutkan pemboran dari Desember 1943-Desember 1944 sehingga menemukan endapan minyak di lokasi sumur Minas-1.

PERIODE KEMERDEKAAN RI 1945

Proklamasi Kemerdekaan Indonesia pada tanggal 17 Agustus 1945 mengantarkan perubahan yang sangat besar di segala bidang, termasuk bidang pertambangan. Setelah disiarkan melalui radio. Berita tentang proklamasi dapat diterima secara luas oleh masyarakat di seluruh Indonesia. Pegawai pribumi di kantor Chisitsu Chosasho yang sebagian besar masih muda, menerima berita itu dan mereka langsung mempersiapkan diri untuk mengambil langkah yang diperlukan.—

Pada tanggal 25 September 1945 keluarlah pengumuman dan Pemerintah Pusat yang menyatakan bahwa semua pegawai negeri adalah pegawai Republik Indonesia dan wajib menjalankan perintah dari Pemerintah Republik Indoinesia. Dengan mengacu kepadA PERINTAH Pemerintah Pudsat itu, komite Nasional Indonesia Kota Bandung yang baru terbentuk, pada tanggal 27 September 1945 malam mengumumkan lewat radio agar keesokan harinya semua kantor dan perusahaan yang ada di Bandung diambil alih dari kekuasaan Jepang.—

Pada hari Jum’at pukul 11.00 tanggal 28 September 1945, sekelompok pegawai muda di kantor Chisitsu Chosasho pun bertindak, mereka dipelopori oleh Raden Ali Tirtosoewirjo, A.F. Lasut, R. Soenoe Soemosoesastro dan Sjamsoe M. Bahroem yang mengambil alih dengan paksa kantor Chisitsu Chosasho dari pihak Jepang dan sejak saat itu nama kantor diubah menjadi Poesat Djawatan Tambang dan Geologi.—

Selanjutnya setelah terjadi beberapa kali pergantian pimpinan, A.F. Lasut sebagai Kepala Poesat Djawatan, pada tanggal 20 oktober 1945 mengeluarkan pengumuman yang pertama bahwa semua perusahaan pertambangan ditempatkan di bawah pengawasan Poesat Djawatan Tambang dan Geologi, bernaung di Kementerian Kemakmuran.—

PERIODE SAMPAI DENGAN 1949

Selama perang kemerdekaan Desember 1945-Desember 1949, kantor Poesat Djawatan Tambang dan Geologi dalam pengungsian dan berpindah-pindah. Untuk mengembangkan Poesat Djawatan Tambang dan Geologi, A.F. Lasut bersama dengan R. Soenoe Soesastro membuka Sekolah Pertambangan-Geologi Tinggi (SPGT), Sekolah Pertambangan-Geologi Menengah (SPGM), dan Sekolah Pertambangan-Geologi Pertama (SPGP).—

PERIODE MENUJU UNDANG UNDANG PERMINYAKAN NASIONAL

Meskipun Indonesia sudah memproklamirkan kemerdekaan, masih banyak perusahaan minyak asing yang operasinya di bumi Indonesia  sehingga bertentangan dengan UUD 1945 pasal 33 ayat 2 dan ayat 3.

  Chairul Saleh sebagai Menteri Perindustrian Dasar dan Pertambangan (PERDATAM) mengusulkan RUU Pertambangan Nasional yang akhirnya melahirkan UU No. 44 PrP tahun 1960 sebagai UU Pertambangan Migas di Indonesia menggantikan IMW, kemudian disusul dengan lahirnya tiga perusahaan : P.N. PERTAMIN (PP No. 3/1961), P.N. PERMINA (PP No. 198/1961), P.N. PERMIGAN (PP No. 199/1961)

  Pada tanggal 15 September 1971, DPR mensahkan Undang-Undang No. 8 tahun 1971 yang menetapkan PERTAMINA sebagai satu-satunya Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang ditugasi untuk melaksanakan pengusahaan minyak dan gas bumi.

(Sumber: Ditjen Migas)

TERTUTUPNYA ARSIP ZAMAN KETERBUKAAN

Klasifikasi keamanan dan penentuan hak akses arsip Dinamis

Pada dasarnya arsip bersifat tertutup. Perkembangan Tata kelola Pemerintahan dari akibat perkembangan  politik serta perkembangan konstitusi di Indonesia mempengaruhi sifat dasar arsip dinamis yang tertutup tersebut.

Pengkategorian dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik dan perorangan jika Arsip diakses (Klasifikasi Keamanan). Jika arsip disalahgunakan, dampak apakah yang akan timbul???, untuk itu diperlukan ketetapan pimpinan organisasi publik yang menyatakan tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan jika arsip disalahgunakan yang disertai dengan alasan.

Sifat Informasi yang berasal dari Organisasi Publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap pengguna informasi publik. Hal tersebut dikarenakan informasi merupakan kebutuhan pokok dan hak asasi manusia yang mencirikan negara demokratis.Setiap warganegara atau badan hukum yang mengajukan permohonan untuk mengakses arsip dinamis di organisasi publik wajib untuk dilayani.

Namun demikian, Pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip dinamis dengan alasan tertentu. Dasar hukum yang perlu difahami dari petugas dan organisasi publik untuk tetap melaksanakan "tertutupnya arsip di zaman keterbukaan". antara lain 

1. UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 44 ayat 1, 
2. UU No.14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan informasi publik pasal 17, 
3. UU No.11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik pasal 27, 29, 30, 31, 32, 35, 36 dan 37.
4. UU No.8 Tahun 1999 tentang Perlindungan Konsumen pasal 3 ayat 4
5. UU No. 36 tentang Kesehatan pasal 7, 8, 168, 169 dan pasal 189
6. UU No, 36 tentang Komunikasi pasal 18, 20, 40, 41, 42 dan 43
7. UU No. 30 tahun 2000 tentang Rahasia Dagang pasal 2 dan 3

Petugas arsip/organisasi publik harus juga memahami analisa fungsi unit kerja antara lain fungsi organisasi, Uraian Jabatan,  analisa resiko, penentuan sangat rahasia, rahasia dan terbatas, penggolongan pengguna (internal dan eksternal), penyampaian dan penyimpanan.

Oleh karena itu, penyusunan ketetapan organisasi mengenai klasifikasi keamanan dan akses informasi haruslah terdiri dari para pejabat fungsional seperti analis kepegawaian yang mempunyai keahlian dalam analisa jabatan dan analisa organisasi, Perancang Perundang undangan yang mempunyai keahlian pemahaman Perundang undangan, auditor yang mempunyai keahlian analisa resiko, pranata kehumasan yang mempunyai keahlian dalam penyampaian dan arsiparis yang mempunyai keahlian penyimpanan arsip serta penentuan klasifikasi

SANKSI KEARSIPAN (Administratif dan Pidana)

Pelanggaran kearsipan yang menimbulkan sanksi administratif antara lain adalah:
sumber: UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

1. ANRI tidak mengelola arsip statis dengan baik (Pasal 19 ayat 2)
2. Arsip Daerah atau Propinsi bila tidak mengelola arsip statis dengan baik (Pasal 22 ayat 4)
3. Kepala Arsip Daerah Kab/Kota bila tidak mengelola arsip statis dengan baik (Pasal 24 ayat 4);
4. Rektor bila tidak mengelola arsip statis perguruan tinggi dengan baik;
5. Pimpinan Kementerian/Lembaga, Gubernur, Bupati, Walikota, Dirut BUMN/BUMD bila tidak memiliki JRA;
6. Pimpinan Lembaga Kearsipan bila tidak membuat Daftar Pencarian Arsip dan mengumumkannya ke Publik.
7. Pimpinan Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Perguruan Tinggi serta BUMN/BUMD tidak melaksanakan program arsip vital
8. Pimpinan Lembaga Kearsipan yang tidak menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepentingan pengguna arsip statis
9. Lembaga pencipta arsip tidak membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip
10. Lembaga pencipta arsip tidak menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak
11. Pejabat yang bertanggungjawab dalam kegiatan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah pemerintahan yang strategis tidak memberkaskan dan melaporkan arsipnya kepada ANRI

Pelanggaran kearsipan yang menimbulkan sanksi Pidana antara lain adalah:
sumber: UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Apakah Kebijakan Kearsipan menjadi solusi bagi permasalahan Kearsipan

Perubahan era orde lama ke orde baru kemudian ke era reformasi sampai dengan era transisi/ Indonesia bersatu jilid I dan II, sudah selayaknya menuju ke arah yang lebih baik. Tidak luputnya perbaikan tersebut adalah pola pikir dalam merumuskan dan mensyahkan kebijakan. salah satu kebijakan tersebut adalah bentuk Peraturan Pemerintah.

 

Sudah seharusnya Pemerintah mengikuti perkembangan paradigma administrasi dalam menelorkan kebijakan. Kebijakan pemerintah seharusnya memberikan solusi bagi permasalahan sehari hari. kebijakan bidang kearsipan seyogyanya memberikan kontribusi dalam mengatasi permasalahan kearsipan.

Permasalahan penyimpanan seperti mahalnya sewa penyimpanan, tidak tersedianya dan atau tidak mencukupinya ruang arsip pada pencipta arsip, sarana dan prasarana ruang penyimpanan yang belom ada, sepertinya tidak diberikan solusi oleh Pemerintah. hal tersebut dapat terlihat dari kebijakan yang pada tahun 2012 mengenai kearsipan telah disyahkan dalam Peraturan Pemerintah. PP nomor 28 Tahun 2012 masih belom menjadi kebijakan yang memberikan solusi bagi permasalahan kearsipan di Indonesia. 

analisa tersebut dapat terlihat dari pertanyaan berikut ini

1. apakah tujuan dilakukan alih media arsip, kalo arsip yang dialihmediakan tetap disimpan. fakta kebutuhan ruang simpan arsip yang sangat tinggi mengakibatkan permasalahan dalam penyimpanan.  namun arsip yang dialihmediakan tetep harus disimpan.
2. rumusan yang beredar di benak pengelola arsip bahwa untuk mengatasi penyimpanan arsip adalah dengan mengalihmediakan arsip, harus terpatahkan dikarekanan ada pasal dalam kebijakan pemerintah tersebut untuk tetap menyimpan arsip yang dialihmediakan demi kepentingan hukum.
3. Mengapa Prosedur Pemusnahan Arsip harus ada Tim Penilai dan tidak diserahkan kepada Pejabat Fungsional Kearsipan/Arsiparis. seharusnya bisa saja pejabat fungsional di bidang kearsipan diberikan kewenangan untuk memusnahkan asal saja berdasarkan JRA yang disyahkan oleh Pimpinan pencipta Arsip. kebijakan pada tahun 1979 mengenai penyusutan arsip masih belom mengalami kemajuan atau bahkan semakin mempersulit dalam pemusnahan.
4. kenapa kebijakan masih bersifat prosedural dan tidak bersifat memberikan kejelasan dari tujuan atau bersifat berbelit belit. seperti halnya dalam "alihmedia" Sesuai dengan Peraturan Pemerintah nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No.43 tentang Kearsipan adalah sebuah keharusan dalam setiap pimpinan pencipta arsip menetapkan kebijakan alih media arsip. Siapakah Pencipta Arsip itu???? Pencipta Arsip diartikan sebagai organisasi (pihak) yang mempunyai sumber daya (kemandirian) dan wewenang (otoritas) dalam pelaksanaan berjalannya administrasi/manajemen untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam penetapan kebijakan oleh pencipta arsip harus mengikuti kebijakan Unit Kearsipan. Siapakan Unit Kearsipan itu???dan seterusnya sehingga terkesan memancing kebijakan kebijakan yang berlapis lapis sehingga sangat terkesan berbelit belit.