A. Pendahuluan
1. Umum
Dokumen keuangan adalah arsip yang berkaitan
dengan pengelolaan keuangan yang meliputi kegiatan perencanaan, pelaksanaan,
pengawasan, pertanggungjawaban keuangan.
Dokumen SP2D terkait dokumen dengan PPK
antara lain: Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa , perjanjian/kontrak dengan Penyedia Barang/Jasa , surat bukti mengenai hak
tagih kepada negara ,
dokumen/surat keputusan yang menjadi
persyaratan/kelengkapan pembayaran belanja pegawai , dan SPP.
v
Arsip
pendukung SPP-GUP / SPP-GUP Nihil sebagai berikut:
a.
Daftar Rincian
Permintaan Pembayaran;
b.
Bukti pengeluaran;
c.
SSP yang telah
dikonfirmasi KPPN; dan
d.
faktur pajak (jika ada)
v
Arsip
pendukung SPP-TUP
meliputi:
a. Rincian penggunaan
dana yang ditandatangani oleh KPA/PPK dan Bendahara Pengeluaran;
b. Surat Pernyataan dari
KPA/PPK yang menyatakan bahwa TUP digunakan dan dipertanggungjawabkan paling
lama 1 (satu) bulan sejak tanggal SP2D diterbitkan dan tidak digunakan untuk
kegiatan yang harus dilaksanakan dengan pembayaran LS;
c. Surat permohonan TUP
yang telah memperoleh persetujuan TUP dari Kepala KPPN.
v
Arsip
pendukung SPP-PTUP:
a. Daftar rincian
penerimaan pembayaran;
b. Bukti pengeluaran:
Ø
Kuitansi/bukti
pembelian yang telah disahkan PPK beserta fatur pajak dan SSP; dan
Ø
Nota/bukti
penerimaan barang/jasa atau dokumen pendukung lainnya yang diperlukan yang
telah disahkan PPK
c.
SSP
yang telah dikonfirmasi KPPN
2. Maksud dan Tujuan
a)
merapikan
arsip di ruang bagian keuangan
b)
mengamankan
fisik arsip keuangan
c)
memudahkan
penemuan kembali
3. Ruang Lingkup
Penataan dilaksanakan pada dokumen
pelaksanaan anggaran (belanja). Sesuai dengan klasifikasi dokumen keuangan,
ruang lingkup penataan ini adalah dokumen pembayaran untuk pengadaan barang dan
jasa Direktorat Jenderal Migas.
4. Dasar
- Peraturan Pemerintah nomor 82 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU RI nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan yang menyebutkan bahwa kewajiban untuk melaksanakan pengelolaan arsip dinamis;
- Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 tentang Tata Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan Dan Belanja Negara yang menyebutkan bahwa kewajiban PPK menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan kegiatan
- Peraturan MESDM nomor 056 tahun 2006 tentang Tata Persuratan dan Kearsipan yang mengatur Ditjen Migas merupakan unit kearsipan yang harus mengelola arsip dinamis (aktif dan inaktif)
B. Kegiatan yang
Dilaksanakan
Penataan dokumen
keuangan terdiri atas kegiatan pemindahan, pendataan, pemindaian, pengelompokkan,
penyimpanan serta pembuatan daftar. Kegiatan pemindahan terdiri atas pemindahan
dari ruang kerja bagian keuangan (Gd. Plaza centris lantai 16) ke ruang pengolah (gd. Plaza centris lantai
12) dan pemindahan dari ruang pengolah ke ruang penyimpanan (gedung O lantai 4
Arsip Nasional RI Jl. Ampera Raya no.7 Cilandak jaksel).
Kegiatan pendataan
disebut juga dengan kegiatan deskrepsi arsip. Deskrepsi arsip adalah menuangkan
informasi arsip kedalam formulir yang telah ditentukan. Kegiatan deskrepsi
dilanjutkan dengan entri data ke dalam aplikasi MS Excel.
Kegiatan penyimpanan
terdiri atas penyimpanan di dalam boks arsip, dan di dalam rak atau roll opeck.
Penyimpanan dilaksanakan secara berututan sesuai dengan nomor arsip dan nomor
boks arsip.
Kegiatan
pengelompokkan atau pengklasifikasian dilaksanakan dengan membuat skema
penataan sesuai dengan metode pengadaan yakni pengelompokkan bidang Ke-PPK an.
Pengolahan data
adalah kegiatan untuk mendapatkan data yang seragam baik dalam pengetikan. Setelah
data dilakukan penyeragaman, maka dapat dikelompokkan sesuai dengan skema
penataan yang telah ditetapkan.
Melaksanakan update
daftar arsip dengan memverifikasi ulang data data serta fisik arsip yang telah
disimpan di ruang penyimpanan arsip. Update daftar arsip merupakan verifikasi
data arsip dan penyimpanan arsip.
Pelayanan peminjaman
adalah kegiatan melakukan penelusuran sampai arsip yang diminta diketemukan,
dalam peminjaman dipergunakan formulir peminjaman sebagai bukti keberadaan
arsip. selama kegiatan penataan, arsip dibutuhkan dalam mendukung pemeriksaan
yang dilaksanakan oleh BPK dan Itjen.
C. Hasil yang Dicapai
1.
Total
jumlah boks sebanyak 1070 atau 214 meter Linear dalam bentuk boks arsip ukuran
20 X 40 cm dengan rincian sebagai berikut:
a)
Penataan
Kelompok Arsip SP2D Tahun 2012 sebanyak 194
Boks
No.
|
Unit Pengolah
|
Pejabat
Penandatangan
|
Jumlah
Boks
|
Jumlah Folder/Data
|
1
|
PJDGB
|
|||
2
|
PIGBT
|
|||
3
|
LPG
3 Kg
|
|||
4
|
Non Fisik
|
|||
5
|
Fisik
|
|||
6
|
Penunjang
|
|||
Jumlah
boks
|
||||
b)
Verifikasi
Kelompok arsip SP2D dengan metode pengadaan pelelangan yang disimpan di ANRI sebanyak
221 boks
No.
|
Kurun Waktu
|
Jumlah
Data
|
Jumlah
Boks
|
Keterangan
|
1
|
2010
|
28
|
||
2
|
2009
|
20
|
||
3
|
2008
|
41
|
||
4
|
2007
|
34
|
||
5
|
2006
|
98
|
Bercampur
dengan dokumen lelang
|
|
Jumlah
boks
|
221
|
|||
c)
Verifikasi
Kelompok arsip SP2D dengan metode pengadaan langsung yang disimpan di ANRI sebanyak
boks 282 boks
No.
|
Seri Arsip
|
Kurun
Waktu
|
Jumlah
Boks
|
Keterangan
|
1
|
Belanja Inventaris Kantor
|
2008 -
2009
|
4
|
|
2
|
Belanja barang Pakai Habis
|
2007 -
2010
|
42
|
|
3
|
Belanja Honor
|
2007 –
2010
|
24
|
|
4
|
Belanja jasa Lainnya
|
2007 –
2010
|
79
|
|
5
|
Belanja Perjalanan
|
2007 –
2010
|
127
|
|
6
|
Belanja Sewa
|
2007 –
2010
|
6
|
|
Jumlah
boks
|
282
|
|||
d)
Verifikasi
Kelompok Arsip SP2D yang disimpan di ANRI jumlah total sebanyak ....... boks
e)
Verifikasi
SP2D Tahun 2011
No.
|
Ruang
simpan
|
Jumlah
Boks
|
Keterangan
|
1
|
SP2D
disimpan di Ruang Arsip Lantai 8
|
||
2
|
SP2D
yang dipindahkan ke ruang Sewa (Gedung ANRI)
|
||
Jumlah
boks
|
|||
2.
Pemindaian
atau scanning SP2D Tahun 2012
sebanyak 30.000 lembar;
3.
Penyimpanan
sebanyak sebanyak 1070 buah boks arsip. Penyimpanan arsip berada di 3 ruangan
yakni 2 ruang di Gedung Plaza Centris dan 1 ruang sewa di Gedung ANRI.
4.
Penyusunan
skema Penataan dilaksanakan dengan mengikuti pembagian bidang ke-PPK an. PPK
termaksud yakni Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi (PJDGB), Pembangunan
Infrastruktur Gas Bumi untuk Transportasi (PIGBT). Jenis pekerjaan pada kedua
PPK tersebut antara lain konsultan FEED, konsultan kontruksi/pembangunan,
konsultan pengawasan, konsultan sosialisasi dan pelatihan, dan konsultan
UKL-UPL
5.
Data
Pelayanan peminjaman selama penataan adalah ........
6.
Skema
penataan untuk PPK Penunjang mengikuti akun belanja yakni berikut:
Pengurutan
berdasarkan berdasarkan akun belanja barang / jasa kemudian unit kerja eselon
III (sebagai penanggungjawab kegiatan). Dengan mendasarkan pada akun belanja
didapatkan kelompok pengadaan barang habis pakai seperti ATK, dan belanja jasa
lainnya (konsyinyering),
Pemakaian
akun belanja adalah sebagai berikut:
-
52111
untuk pembayaran langganan dan jasa sebanyak 13 data SP2D
-
521211 untuk Belanja Bahan sejumlah 154
SP2D
-
521219 Belanja Barang Non Operasional Lainnya sebanyak 85 SP2D
-
522191 Belanja Jasa Lainnya sebanyak 505 SP2D
-
5231 Belanja Pemeliharaan sebanyak 22 SP2D
-
5321 Belanja Modal Peralatan dan
Mesin sebanyak 7 SP2D
-
522141 Belanja Sewa sebanyak 36
SP2D
D. Simpulan dan Saran
Kesimpulan
Dari hasil penataan
dokumen keuangan dapat diintepretasikan bahwa berkas arsip SP2D masih
berantakan. Hal tersebut dapat dilihat dari keutuhan dokumen SP2D. masih adanya
dokumen SP2D yang belum masuk dalam pendataan/penataan ini.
Saran
Kriteria arsip untuk
menjamin akuntabilitas adalah keutuhan dokumen. Dalam penataan ini masih
terdapat arsip yang belum diketemukan. Salah satu penyebab tidak utuhnya dokumen SP2D adalah tidak langsungnya dikelola setelah arsip tersebut tercipta.
Oleh karena itu, saran yang diberikan adalah segera arsip setelah tercipta dapat
dilakukan penataan, sehingga dapat menjamin keutuhan arsip.
Contohnya pembayaran
per termin kegiatan, masih diketemukan dalam kondisi belum memberkas dan bahkan
berkas SP2D yang menjadi tahap permbayaran/termin suatu kegiatan tidak
terdeteksi keberadaannya.
Penyusunan standar
operasional dalam pengelolaan dokumen SP2D merupakan satu langkah yang dapat
dilaksanakan oleh bagian keuangan. Dengan adanya prosedur yang ditetapkan
pimpinan maka para pejabat fungsional pengelola keuangan dapat memperhatikan.
Sehingga dapat terwujud pengelolaan dokumen keuangan secara baik
Dalam rangka
mempermudah pencarian, pengelompokan arsip sesuai dengan elemen data yang
dibutuhkan di Sistem Infomrasi Kearsipan, maka format daftar disesuaikan dengan
kolom kolom sebagai berikut:
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
No. Arsip
|
Kode Klasifikasi
|
Pencipta Arsip
|
Uraian Informasi
|
Kurun waktu
|
JML
|
KET
|
Jenis Naskah
|
Tingkat Perkembangan
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
16
|
Hal/Judul
|
Klasifikasi Akses
|
Klasifikasi Keamanan
|
terjaga/umum
|
vital/tidak vital
|
Media Arsip
|
Kategori Fungsi
|
17
|
18
|
19
|
20
|
21
|
22
|
23
|
24
|
Nomor Berkas
|
Judul Berkas
|
Aktif/inaktif
|
tanggal berkas
|
retensi aktif
|
retensi inaktif
|
Jabatan Unit Pengolah
|
Nama pimpinan pengolah
|
