Melakukan penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor

LAPORAN

Melakukan penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor

PENDAHULUAN

1.     Latar Belakang

Berdasarkan surat Perjanjian Kerjasama antara Direktorat Jenderal Migas dan Kepala Pusat Jasa Kearsipan nomor 286/91.04/SPK/PPKP/2012 dan HK.02/13a/2012 tanggal 1 Juni 2012, penyimpanan arsip inaktif Ditjen Migas sejumlah 2500 boks selama 6 bulan terhitung mulai bulan Juni 2012 sampai dengan Desember 2012.

Berdasarkan surat Perjanjian Kerjasama antara Direktorat Jenderal Migas dan Kepala Pusat Jasa Kearsipan Nomor : 69.1/91.01/PPKP/2013; nomor HK.02/05/2013 tanggal 25 Januari 2013 serta addendum perjanjian nomor 327.15/91.01/PPKP/2013; nomor HK.02/32/2013 tanggal 2 September 2013, penyimpanan arsip inaktif Ditjen Migas sejumlah 3400 boks selama 12 bulan terhitung mulai bulan Januari 2013 sampai dengan Desember 2013.

2.     Maksud dan tujuan

Laporan ini mempunyai maksud untuk memberikan Kerjasama antara Direktorat Jenderal Migas dan Kepala Pusat Jasa Kearsipan tentang penyimpanan arsip inaktif Ditjen Migas tahun 2012 s.d. 2013.

ISI LAPORAN

1.     Penyimpanan pada tahun 2012

Daftar arsip yang tersimpan pada tahun 2012 adalah sebagai berikut:

No	Kode Unit	Uraian Penyimpanan Arsip	Jumlah (boks)
1	DJM	Arsip Direktur Jenderal Migas	173
2	SDML	Arsip bagian Rencana dan Laporan	331
3	SDMK	Arsip Bagian Keuangan	911
4	SDMH	Arsip Bagian Hukum	23
5	SDMU	Arsip Bagian Umum dan Kepegawaian	61
6	DMBC	Arsip Subdit Penyiapan Program	11
7	DMBI	Arsip Subdit Pengembangan Investasi	46
8	DMBD	Arsip Subdit Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri	321
9	DMBK	Arsip Subdit Kerjasama Migas	81
10	DME	Arsip Direktorat Pembinaan Usaha Hulu Migas	65
11	DMOT	Arsip Subdit Harga dan Subsidi	79
12	DMOP	Arsip Subdit Pengangkutan Migas	26
13	DMOK	Arsip Subdit Pengelolaan Non Bahan Bakar Migas	67
14	DMTE	Arsip Subdit Keselamatan Usaha hulu Migas	81
15	DMTL	Arsip Subdit Teknik dan Lingkungan Migas	77
16	DMTS	Arsip Subdit Standarisasi	98
17	DMT	Arsip Direktur Teknik dan Lingkungan Migas	49
Jumlah			2500

2.     Dokumentasi penyimpanan

Boks dalam rol opec

3.     Penyimpanan pada tahun 2013 dengan daftar sebagai berikut

No	Seri Arsip	JML Boks
1	Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri	94
2	Ketenagakerjaan Migas	56
3	IMTA dan RIB serta RKBI	57
4	Dokumen lelang DMB (berasal dari Lt.11 Ditjen Migas)	16
5	Pengembangan Investasi Migas	20
6	Penyiapan Program Migas	11
7	Laporan Proyek Jargas (PJDGB) Tahun 2009	22
8	Laporan Proyek Jargas (PJDGB) Tahun 2010	96
9	Dokumen Lelang LPG tahun 2009	34
10	Dokumen Lelang LPG tahun 2010	37
11	Dokumen Lelang LPG tahun 2011	46
12	Harga dan subsidi	79
13	Pengolahan	29
14	Standarisasi Migas	38
15	Dokumen Lelang KeselamatanOperasi  hulu Migas/SPBG	134
16	Keselamatan Operasi Hulu Migas	72
17	Surat Direktur DMT	27
18	Surat – surat Direktur  Jenderal	120
19	Bahan2 rapat Direktur Jenderal	89
20	Bahan2 rapat SDM	57
21	Bahan2 rapat SDM	30
22	Hukum	23
23	Rencana dan Laporan	56
24	Laporan pekerjaan proyek (keg.DIPA)/SDMK	73
25	Laporan pekerjaan proyek (keg.DIPA)/S	19
26	Dokumen Lelang SDMU, SDML , SDMH, SDMK 2011 – 2012	135
30	Izin DMTT	45
31	Dokumen Lelang DME (dari lantai 11)	49
32	Dokumen Lelang DMT (dari Lantai 11)	79
33	Dokumen Lelang DMO (dari lantai 11)	32
34	Berkas SP2D PJDGB beserta lampirannya	26
35	Berkas SP2D Lelang beserta lampirannya	316
36	Dokumen Lelang jargas (dari lantai 11)	47
37	Keuangan (BMN/Aset)/YD	90
38	Keuangan persuratan/ WP	34
39	Umum dan Kepegawaian (MU)	61
40	Usaha Penunjang	15
41	SP2D beserta Lampirannya tahun 2011 (MK)	182
42	Laporan Proyek Jargas (PJDGB) Tahun 2011	177
43	Berkas SP2D non Lelang beserta lampirannya s.d Tahun 2010	303
44	Dokumen Lelang PJDGB Tahun 2009, 2010, 2011	231
47	Laporan Proyek Jargas (PJDGB) Tahun 2011	120
48	Standarisasi	123
	Jumlah Boks	3400

4.     Dokumentasi penyimpanan

PENUTUP

Demikian laporan ini disusun untuk menjadikan bahan evaluasi bagi pejabat struktural yang membidangi kearsipan. dan bukti kerja arsiparis dalam melaporkan penyimpanan arsip sebanyak 2500 bok pada tahun 2012 dan sebanyak 3400 boks pada tahun 2013.

Laporan ini belum menggambarkan secara utuh dari keadaan penyimpanan arsip Ditjen Migas, untuk itu diperlukan laporan melakukan penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor lain yang belum tercakup dalam laporan ini.

Jakarta, 15 Oktober 2013

Pembuat Laporan

Nurul Muhamad

Arsiparis Ditjen Migas

Melakukan Pemantauan Pengelolaan Arsip Ditjen Migas

LAPORAN

Melakukan Pemantauan Pengelolaan Arsip

DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

PENDAHULUAN

1.     Latar Belakang

Pembangunan dalam bidang kearsipan harus terencana dan berkelanjutan. Keberlanjutan bidang kearsipan akan tergantung kepada apresiasi pimpinan atau keadaan yang menyebabkan kearsipan itu ada dan tidak. Direktorat Jenderal migas telah mengalami evolusi yang luar biasa sehingga kearsipan tidak dapat memberikan gambaran yang lengkap atau bisa juga evalousi tersebut menghancurkan titik titik temu untuk dapat menggambarkan kearsipan di Ditjen Migas.

Fakta yang ditemukan oleh pembuat laporan ini adalah ketika Ditjen Migas mengalami perpindahan dari gedung migas di Jl. Thamrin, Gedung Dharma Niaga sampai dengan gedung Plaza Centris. Imbas yang nyata dari perpindahan gedung adalah kehilangan khasanah atau koleksi arsip.

Selain perpindahan gedung, kearsipan di Ditjen Migas ditindas dengan adanya kebutuhan ruang untuk pejabat yang bernama renovasi ruangan. Status asset gedung yang bukan kepemilikan Ditjen Migas memperparah perebutan ruang kerja sehingga fakta membuktikan bahwa ruang arsip digusur demi mencukupi kebutuhan ruang kerja.

Tahun 2009 bulan Februari, penulis laporan menjalani peran sebagai seorang calon arsiparis di Ditjen Migas. keadaan pada tahun 2009 terdapat ruangan yang penuh dengan boks boks arsip. Sekitar 2500 boks memenuhi ruangan sehingga menyulitkan dalam menelusuri arsip.

Pada tahun tersebut, arsiparis di Ditjen migas ada satu orang yakni di unit bagian Hukum, sehingga kearsipan ditjen migas praktis hanya dilaksanakan oleh staf dan pejabat kasubag TU.

Arsiparis melaksanakan kegiatan kearsipan dengan memindahkan arsip ke Pusat Arsip KESDM. Setelah mengkonsep surat bertanda tangan Sekretaris Ditjen Migas yang ditujukan kepada kepala Biro Umum. Pemindahan di tahun 2009 ini mempunyai tujuan untuk penyelamatan 2000 boks. Cek fisik yang dilakukan oleh arsiparis memang tidak semua arsip harus disimpan, untuk itu perlu dilaksanakan updating daftar arsip. Bermula dari sinilah kegiatan pengelolaan kearsipan, mulai direncakanan dan untuk dilaksanakan.

2.     Maksud dan tujuan

Laporan ini mempunyai maksud untuk memberikan gambaran kearsipan di Ditjen migas mulai tahun 2009 s.d. 2013.

ISI LAPORAN

Melakukan Pemantauan Pengelolaan Arsip

DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

1.     Kondisi Kearsipan sebelum Tahun 2009

Penulis menggambarkan bahwa sebagai seorang arsiparis, menemui ruangan arsip akibat renovasi yang telah penuh dengan boks - boks arsip. Didapatkan daftar arsip namun tidak didapatkan daftar dalam bentuk softcopy sehingga mempersulit dalam pengolahan data. Sebagai tindakan penyelamatan maka dilaksanakan pemindahan ke Pusat Arsip KESDM

2.     Hal hal yang telah dilakukan

a)    Pada tahun 2010. Melaksanakan pemanfaatan teknologi Komputer untuk kearsipan yakni dengan membangun aplikasi penyimpanan arsip Ditjen Migas berbentuk database.

Database ini menterjemahkan kegiatan pengelolaan arsip yang terdiri beberapa modul antara lain:

-       Modul penciptaan berisi toolbar pembuatan register dan penerimaan. Pembuatan mempunyai link system informasi persuratan dinas. Registrasi merupakan jendela pemasukan data arsip.

-       Modul penggunaan terdiri atas toolbar pemberkasan dan penataan arsip dinamin, pembuatan daftar arsip dinamis, penyimpanan, pemeliharaan, pencarian, pemberkasan dan pelaporan arsip terjaga, penggunaan arsip dinamis

-       Modul penyusutan merupakan modul yang memberikan rekomendasi musnah/pindah/serah. Rekomendasi tersebut secara otomatis akan muncul dalam database dengan persyaratan, telah dilakukan penginputan data mengenai klasifikasi retensi.

Berikut ini disampaikan hasil evaluasi dari kelemahan dari aplikasi penyimpanan arsip Ditjen Migas

a)      Database masih disimpan di PC / Personal Computer sehingga belum dapat dipergunakan secara masal (masih dipergunakan oleh satu orang arsiparis);

b)      Tampilan Database pada modul registasi sebaiknya berurut sesuai tanggal registrasi arsip (tampilan daftar masih dari yang paling lama, belum yang terbaru)

c)      Modul pencarian arsip masih diharapkan dari kolom uraian informasi arsip. Artinya pengisian data arsip mempersyaratkan untuk kolom uraaian informasi arsip harus lengkap

b)    Pembuatan database sistem manajemen alih media arsip surat bertanda tangan dirjen pada tahun 2011, baik yang berbentuk nota dinas dan surat dinas. Sebanyak 2377 file pdf terdapat pada database tersebut dengan kurun waktu 1995 s.d 2009

c)    Mengkonsep dan melaksanakan bersama kasubag TU dan Kagab Umum diskusi dan rapat bersama mengenai kearsipan dengan peserta penata usaha dan pengentri data dan atau perwakilan unit pengolah di lingkungan Ditjen Migas pada tanggal 11 Oktober 2011 di Audotorium Gd. Plaza centris Migas Lantai 15

d)    Menambah fitur file upload pada informasi detail surat keluar untuk penyimpanan arsip file pdf surat keluar bertanda tangan dirjen pada aplikasi system persuratan dinas Diten Migas. Dengan adanya fasilitas ini, pengarsipan untuk surat keluar bertanda tangan dirjen sejak tahun 2010 sampai dengan 2013, telah dialihmedia dan diupload sehingga memudahkan dalam penemuan kembali

e)    Melakukan penyelamatan arsip Hukum Ditjen Migas ke Pusat Arsip KESDM pada tahun 2011

f)    Kerjasama Penyimpanan arsip inaktif Ditjen Migas dengan Pusat Jasa Kearsipan ANRI pada tahun 2012

PENUTUP LAPORAN

Melakukan Pemantauan Pengelolaan Arsip

DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

Demikian laporan ini disusun untuk menjadikan bahan evaluasi bagi pejabat struktural yang membidangi kearsipan. dalam penutup ini, penulis menyampaikan kesimpulan mengenai pengelolaan kearsipan Ditjen Migas sebagai berikut;

1.    Kurangnya pegawai di bidang kearsipan baik dalam status Arsiparis atau staf yang lain, menyebabkan kearsipan di Ditjen Migas kurang tertangani dengan baik. Hal tersebut dapat terlihat pada ruang ruang kerja di lingkungan ditjen migas

2.    Peran pembinaan yang dilakukan oleh secretariat Jenderal KESDM belum menyentuh pada aspek pengolahan kearsipan. jika menilik dari bidang akuntansi terdapat rekonsiliasi data asset. Dan di ESDM pun terdapat rekonsiliasi data absensi, mengapa untuk bidang kearsipan belum mendengar pernah diadakan rekonsilisasi data arsip. Dengan adanya database mengenai daftar arsip yang disimpan di kementerian ESDM yang terhimpun dari daftar arsip yang dikelola di unit kearsipan pada unit eselon I, akan menambah peningkatan apresiasi kearsipan.

3. Laporan ini belum menggambarkan secara utuh dari keadaan kearsipan di Ditjen MIgas, untuk itu diperlukan laporan pemantauan kearsipan lain yang belum tercakup dalam laporan ini.

Jakarta, 1 September 2013

Pembuat Laporan

Nurul Muhamad

Arsiparis Ditjen Migas