Pembenahan Arsip Keuangan

Jumat, 15 Oktober 2021. Naila, Nabila, Nurmaini, dan Wardah mulai membenahi arsip keuangan. berkas pembayaran yang diberikan identitas Nomor SPM, tak juga mampu bertahan. Nomor SPM atau dulu di kenal SP2D yang mengendalikan urutan arsip pembayaran, ditinggal begitu saja seiring dengan pergantian tahun anggaran.

Petugas anggaran tak terhubung dengan petugas kearsipan. Disaat itulah muncul kebutuhan baru dalam pendokumentasian bukti rekaman kegiatan. Meski butuh, faktanya hanya mengisi ruang kosong hingga tak ditengok hingga memenuhi ruang simpan arsip. 

"Kunci kunci 📍❓" Kata dua orang staf unit keuangan yang mencari akses pembuka ruangan kecil ukuran 4 meter X 1 Meter. Perintah atasan yang sebelumnya berbincang denganku, mengawali bertemunya ruangan yang lama tak terjamah.

Ruang tambahan berdinding kaca tepat pada koridor tangga otomatis, dipenuhi kontainer plastik dan berkas kertas. Tak jauh dari ruang itu, kami disiapkan satu ruang kecil sebagai tempat pengolahan arsip sementara. 

"Kira kira berapa lama, arsip dalam ruangan tersebut dapat terselesaikan" tanya pemilik kerja kepadaku. Gelagapan pun melingkupi otaku. Aku kurang yakin dapat segera terselesaikan. Ketidakteraturan arsip bercampur dengan bahan lain yang akan menyukitkan proses pendataan bagi mereka yang masih bersemangat kerja saja.

Namun setidaknya,dengan modal ijazah kuliah di diploma sekretaris, diploma keuangan dan pendidikan matematika, menjadi modal untuk  pendalaman pendataan arsip inaktif. "Nomor SPM, Jenis Belanja, Uraian Pembayaran, Penerima pembayaran, urutan folder, urutan boks, tahun, asli dan copy" Arah ku kepada mereka berempat untuk menyusun daftar arsip. 

Akhirnya tulisan ini mengiring episode pembenahan arsip inaktif di instansi jantung demokrasi Indonesia. Bersamaan itu, nyatanya kearsipan telah membuka lapangan pekerjaan. Semoga menjadi bagian pembangunan manusia indonesia seutuhnya. 

Penilaian Arsip

Wisma Energi Bogor, 14 Oktober 2021. Unit kearsipan tingkat 2 pada Kementerian ESDM menginisiasi diskusi untuk menghidupkan kembali babak akhir dari roda kehidupan Arsip. Penyusutan menjadi enggel ketiga setelah penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan.

Wakil Biro Umum KESDM memaparkan taktis penyusutan yang harus dilewati. Sejak pembentukan panitia penilai, penyeleksian arsip dan nanti akan menghasilkan surat pertimbangan penilaian yang disiarkan melalui tanda tangan.

Tim Arsip Ditjen Migas memaparkan kondisi 10.172 boks yang menjadi koleksi Arsip simpan. Arsip yang tersusun sejak fond, seri, dan item menjadi perhatian para pekerja kearsipan. Susunan berkas menjadi indikator kemudahan analisa nilai guna Arsip. 

Pada bagian lain, ongkos penyimpanan yang mencapai ratusan juta berhadapan dengan manfaat faktual penelusuran informasi rekaman kegiatan. Pun standar penyusutan Arsip yang berada pada lima tahun sebelumnya, mendasari terkumpulnya bukti penilaian kinerja kearsipan dari lembaga kearsipan. 

Akhirnya, Siklus hidup Arsip perlu sentuhan manusia. Arsip yang bukan sekedar media rekam, menjadi permasalahan manusia. Media rekam konvensional seperti kertas, memantik manusia mengintervensi bergeraknya siklus hidup Arsip. Tersisa tanya dalam diri "akankah perlu keabadian? di saat informasikan menakhodai peradaban manusia"

Buku Kearsipan, Azmi

Gak bisa bayangin, 17 kali jebolnya redaktur media khayalak ramai bahkan dengan artikel kearsipan. Penasaran? Ya..kekuatan percaya diri untuk tegak berdiri di kearsipan, terbitlah buku kearsipan di bulan September tahun 2021. Judul buku: Menggapai Asa, Arsip untuk Indonesia yang Maju, Sejahtera dan Berkeadilan. 

Mudah, jika hanya mengutarakan arsip dan good governance. Begitu juga arsip dan nilai kebangsaan. Mudah, karena dalam kesamaan komunitas yakni kearsipan. Pemerhati arsip, arsiparis, dosen dan mahasiswa kearsipan, dan administrator ketatausahaan. 

Namun, bagaimana jika berada di lintas komunitas? Bahkan mungkin akan berpikir pikir lagi, mensejajarkan kepercayaan diri untuk berbicara kearsipan di khayalak umum? 

Jadul, berlindung di balik guyonan demi menyemai rasa Percaya Diri, Akeh Resikone Sepi Ing Pandum yang disingkat dengan kata "ARSIP". Pesimis, hanya menghibur diri dengan tulisan curahan hati dalam buku diary. Mulai berani, merangkai tulisan di media sosial atau platform menulis seperti wordpress dan blogspot. Standar aja, menyampaikan ide gagasan di jurnal, majalah dan terbitan yang berada dalam komunitas kearsipan. 

Inilah ceritaku, sejak bertemu dengan artikel yang berjudul "arsip supersemar" rilisan Kompas 10 Maret 2015. "Berani dan mampu berdiri tegak di ranah Kearsipan (principle of Provenance)" Pikirku saat itu lepas dramatisasi birokrat tinggi antar lembaga terkait. 

Sentul Bogor, tempat aku dipertemukan sosok yang berani dan cakap dalam merangkai kata kata kearsipan. Bukan terbang dari komunitas kearsipan, percaya dirinya menjebol jaring jaring redaktur media pemberitaan nasional. 

"Your Story is Our Memory from Azmi for Nurul, 24 Sept 2021", goresan tangan penulis Bungai rampai terbitan Gramedia Pustaka Utama. 

arahan Kepala Unit Kearsipan

"Coba briefing saya , apa yang bisa dikerjakan untuk arsip lebih baik" tutur Bapak Alimuddin Baso, JPT dukungan administrasi pada Direktorat Jenderal Migas. Kamis 30 September 2021, kudapat kalimat tersebut di ruang beliau. Kepala Unit Kearsipan Ditjen Migas, yang berada di Lantai 15 gedung Ibnu Sutowo. 

Aku pun harus merespon "digitalisasi" yang kutangkap dari arahan beliau tatkala beberapa kali menghadiri acara kearsipan Migas. Dalam pemahamanku yang terbatas, digitalisasi merupakan pendekatan kolaborasi. Selain pruden sejak kebijakan, pelibatan berbagai pihak menjadi pijakan.

Kata "Kolaborasi" Satu diantara Core Value ASN. Ingatanku kembali pada obrolan di pantry mushola bersama satu diantara administrator di Lembaga Sandi Negara yang turut mengawal bergeser e gov menjadi SPBE. Bagiku, digitalisasi kearsipan menjadi bagian terkecil implementasi SPBE. 

Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik atau disingkat SPBE) yang dituangkan ke dalam Peraturan Presiden Nomor 95 tahun 2018, menjadi bentuk kolaborasi beberapa lembaga negara seperti BBPT, BSSN, Kemenpan RB, Kominfo, ANRI. Dari lembaga tersebut lah digulirkan kebijakan yang dapat diacu dan diimplementasikan ke seluruh instansi pemerintah. 

Akhirnya, Digitalisasi yang beliau sampaikan berbuah pada berujung permintaan laporan output kerja kearsipan. Berikut poin per poin corak gambaran untuk Kepala Unit Kearsipan dengan mendasarkan pada BAB III organisasi Kearsipan, Lampiran II Permen ESDM 2/2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan KESDM dimana Unit Sekretariat Direktorat Jenderal Migas sebagai Unit Kearsipan II. 

Fungsi Kearsipan dilekatkan pada urusan ketatausahaan Direktorat Jenderal dengan tugas antara lain pengelolaan arsip inaktif dari seluruh Unit kerja, Pengolahan dan penyajian informasi internal, pemusnahan arsip untuk retensi sampai dengan 5 tahun, dan pemindahan arsip ke Pondok Ranji. 

Pada urusan ketatausahaan pula bertugas melakukan pembinaan, pengawasan, dan evaluasi pelaksanaan Kearsipan di lingkungan Direktorat Jenderal Migas. 

Pengelolaan arsip inaktif mencapai 5.200 boks berada di ruang offstorage (kerjasama sewa ruang dengan Pusat Jasa Kearsipan ANRI), 4.800 boks berada di Lantai 4 Gedung Ibnu Sutowo sebagaimana (matrik terlampir) 

Pengolahan dan penyajian informasi diberikan kepada seluruh pejabat dan pegawai di lingkungan Ditjen Migas sebagai data dukung pelaksanaan kegiatan dan mencukupi informasi ke luar melalui Unit kerja di Ditjen Migas (matrik terlampir) 

Pemusnahan arsip dilaksanakan terakhir sesuai penetapan sekretaris jenderal kesdm nomor 400.K/95/SJN/2017 tanggal 17 November 2017 untuk 3. 982 berkas arsip.

Pemindahan arsip ke Pondok Ranji menyesuaikan pengaturan kapasitas simpan di Gedung Pusat Arsip dalam kewenangan Biro Umum selalu Unit Kearsipan I ( matrik terlampir) 

Pembinaan dan pengawasan kearsipan dilakukan kepada seluruh pegawai di Lingkungan Ditjen Migas untuk memastikan rekaman kegiatan dapat terkelola sesuai dengan kaidah kearsipan yakni (penomoran, penyusunan, mailhanding, dan dokumentasi, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan) 

Selain tugas diatas, pada tahun ini secara gradual kami telah menindaklanjuti program kearsipan KESDM yakni Pengawasan Kearsipan Internal, proses penyusunan Petunjuk Teknis, arsip terjaga sebagai program penilaian kinerja dan akreditasi kearsipan KESDM daei ANRI dan monitoring Implementasi SPBE berupa aplikasi persuratan NADINE (sisi proses bisnis dalam pendamping Biro Umum) yang saat ini terpusat di Sekretariat Jenderal. 

Kami laporkan pula bahwa Sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kearsipan Di Ditjen Migas sebanyak 11 pegawai dengan rincian PNS dalam jabatan sub koordinator ketatausahaan 1 orang, arsiparis 3 orang, pengadministrasi Umum 2 orang, pramu Bhakti 4 orang, tenaga lepas/temporary 3 orang, dan siswa/mahasiswa magang sesuai dengan permintaan (matrik job deskripsi terlampir)

 

Terbaik dan Teladan, Arsiparis Kab. Magelang, Mbak Titin

"Ayo kita gumbregah menyajikan arsip agar menjadi  andalan manajemen birokrasi" Ucap Arsiparis berprestasi. Panggilannya adalah Mbak Titin, Terbaik Pertama Tingkat Nasional Tahun 2021. Perempuan inspiratif, ASN Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu atau disingkat DPMPTSP Kabupaten Magelang. 

Dari Kota Mungkid, anjangsua ajakan penuh makna. Tabir sang pemenang kontestasi rutin "pemilihan arsiparis teladan nasional" yang di gulirkan Lembaga Kearsipan Nasional /ANRI periode bulan Agustus tahun 2021.

Sembilan puluh menit obrolan memenuhi rongga tanya. Peran individu arsiparis di salah satu Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Kota Militer (Magelang). Bukan saja menjadi bukti prestasi, bahkan memantik nalar "betapa arsip memiliki kekhasan untuk berkontribusi demi kinerja organisasi birokrasi. 

"Kui tatanen, terserah piye carane" Terangnya kepadaku dalam bahasa jawa yang intinya kalimat tugas dari pimpinan. Mendengar itu, aku pun masih menganggap biasa saja. Perintah pimpinan kepada arsiparis untuk mengelola gudang penuh tumpukan kertas. "Sama" lirihku dalam hati

Tanpa terduga, bisik lirihku dalam hati diatas itu pun porak poranda dengan cerita yang dilakukan nya selama sepuluh tahun terakhir oleh arsiparis keterampilan jebolan pendidikan sekretaris. Meski mengaku lemah dalam kognitif kearsipan, dan serba keterbatasan sarana dan prasarana, tapi telah menunjukkan bukti kontribusi kearsipan kepada manajemen instansi. 

Berawal pendataan manual dan membawa laptop pribadi demi kemudahan penelusuran arsip di tahun 2010, pembawaan yang supel dan komunikatif mampu mengkoordinasikan hibah sarana berupa boks dan folder dari LKD Kabupaten Magelang.

Pun berbarengan dengan peran penugasan sebagai pengurus BMN, telah mampu menggaet kepercayaan pimpinan dalam peruntukkan komputer guna urusan kearsipan. Begitu juga berbarengan dengan kepercayaan pimpinan atas integritas pada instansi, keterlibatan dalam pelaksanaan program kegiatan anggaran telah mampu berkontribusi dalam pelebaran ruang arsip dan pengadaan rol opek. 

Gagasan yang santun dan bukti kinerja dalam supporting manajemen instansi terus berkembang dan berpuncak saat pelantikan sebagai arsiparis di tahun 2016. Bahkan bisa jadi melebihi kompetensi dasar dalam jenjang jabatan sebagai arsiparis terampil. 

Tak mengherankan jika perempuan bernama Lengkap Agustina Dwi Krismayanti ditetapkan sebagai Juara kedua Kontestasi Arsiparis Teladan Tingkat Provinsi Jawa Tengah pada tahun 2019. Peran arsiparis dalam implementasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) untuk OPD urusan penanaman modal dan perijinan di Kabupaten Magelang sejak 2017, berhasil mendokumentasikan dan menyajikan data arsip secara digital. 

Mbak Titin bercerita saat datangnya kebutuhan data mendesak yang berasal dari Pimpinan Instansi. Arsiparis dapat menyajikan arsip kepada kepada Dinas dengan kronologis lengkap bahkan saat posisi di luar gedung kantor. Tentu saja permintaan data berbasis arsip surat yang telah  terrekam dalam aplikasi SIKD menjamin tingkat kepercayaan di mata manajemen birokrasi. 

"Mboh piye carane, aku harus memberi porsi kepada kearsipan" Tutur arsiparis yang juga diberikan amanah Tuhan dengan tiga anak. Seolah nalarku terkapar dengan kalimat yang berapi api tersebut. Sifat pekerjaan layanan birokrasi yang terkesan serabutan atau ragam penugasan pimpinan yang menuntut lintas urusan, mampu dia lakoni tanpa meninggalkan semangat kearsipan. 

Sampai disini, friksi peran yang terlalu mengemuka antar urusan dalam dukungan manajemen instansi, mampu dia elaborasi menjadi sebuah kekuatan dalam mengkontribusikan kearsipan. Riilnya saja, sejak adanya program nasional terkait OSS perizinan yang ia ikutin, tak membelenggu peran kearsipan yang dia yakini sebagai andalan manajemen birokrasi. 

Akhirnya, melalui Arsiparis yang berkantor tak jauh dari Wisata Candi Borobudur terselip asa besar Kearsipan Indonesia. Apa itu? Seluruh OPD menjadi penyumbang data andalan manajemen birokrasi, informasi berkualitas tinggi demi sejarah Kabupaten Magelang.

"Belom kecentok aja" Katanya. Riwayat kegiatan instansi yang seolah nampak biasa saja, bisa jadi menjadi informasi bernilai guna tinggi dan bahkan dicari cari

Korelasi dan Relasi Arsip Negara

"Selain kebutuhan manajemen, korelasi dan relasi antar unit kerja, Arsip memegang andil dalam memprofile peradaban suatu bangsa" Tutur Bapak Alimuddin Baso, Pimpinan Tinggi Pratama pada dukungan administrasi Ditjen Migas. Lebih lanjut dalam arahan rapat teknis pembahasan inisiasi penyelamatan arsip, beliau menekankan bahwa rekaman kegiatan institusi secara tematik yang berpijak pada dua kaki yakni actual dan lampu adalah modal kuat dalam menghadapi perubahan dunia termasuk pada sektor energi. 

Sambutan singkat diantara kesibukan beliau pada acara yang digelar pada hari jumat, 24 September 2021 di Lor In Hotel Sentul memantik penghargaan dari Direktur Kearsipan Pusat pada Deputi Pembinaan ANRI.

"Meskipun kalimat yang tidak begitu panjang, tersirat kepedulian yang bijaksana untuk arsip negara sebagai penguat pembangunan manusia Indonesia seutuhnya" Kata Bapak Azmi dari Lembaga Kearsipan Nasional ANRI, sebelum menyerahkan Buku yang berjudul "Menggapai Asa, Arsip Untuk Indonesia Yang Maju, Sejahtera dan Berkeadilan.

Sebuah buku reportase karangan Drs. Azmi M. S.i sebagai Arsiparis dan birokrat di ANRI selama sepuluh tahun terakhir (2011-2021) yang tersebar pada surat kabar nasional dan majalah kearsipan di Indonesia. 

Meski singkat, pertemuan dua Pimpinan Tinggi Pratama pada sektor energi dan sumber daya mineral dan administrasi pemerintahan umum tersebut menyiratkan pentingnya penjagaan simpul pemersatu bangsa demi menjaga memori kolektif organisasi negara.

Nyatanya korelasi dan relasi sebagai sambutan Sekretaris Ditjen Migas di atas, dituntut mampu menerobos bukan hanya antara unit organisasi kementerian, namun lintas sektoral.

Rapat teknis pembahasan penyusunan daftar inventarisasi arsip tidak sebatas dalam kerangka dukungan manajemen birokrasi, namun berpikir panjang adanya backup rekaman kegiatan sub sektor Migas yang memiliki durasi puluhan tahun. 

Gelaran tersebut senafas dengan mandat pasal 34 Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, dimana diperlukan monitoring, penilaian, dan pendampingan oleh Lembaga Kearsipan Nasional terhadap lembaga negara yang berpotensi menciptakan arsip yang berhubungan dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya dan masalah pemerintah yang strategis. 

Pembahasan tersebut merupakan Kolaborasi antar unit organisasi di Kementerian ESDM  Ditjen Migas dimana Sekretariat Ditjen Migas sebagai Unit Kearsipan Tingkat II, Direktorat Pembinaan Usaha Hulu Migas sebagai Unit Pengolah, Sekretariat Jenderal KESDM Cq. biro Umum sebagai Unit Kearsipan Tingkat I KESDM dengan Lembaga Kearsipan ANRI merupakan inisiasi dua pijakan baik lampau maupun actual demi penjagaan informasi negara bernilai tinggi. 

Dialog Kinerja Kearsipan

Internalisasi Penyusunan SKP Arsiparis yang di selenggarakan UK 1 KESDM menghadirkan Direktur SDM dan Sertifikasi, ANRI. Pemaparan dua jam itu telah menginfokan bahwa regulasi yang ada, masih mengikuti Per ANRI Nomor 5 dan Nomor 23 Tahun 2017.

Update terbaru yang sedang dijalankan oleh Instansi Pembina Arsiparis (ANRI), memberikan kabar proses pengayaan butir rincian kegiatan arsiparis sebagai Peraturan ANRI tersebut di atas. 

Sedangkan untuk aturan yang mendasari JFT Arsiparis oleh Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan RB, masih proses revisi. Namun demikian, beredar format SKP yang telah disesuaikan dengan regulasi terbaru. Sampai disini, muncul pertanyaan "bagaimana SKP untuk bukan Juni - Desember 2021 dan tahun tahun mendatang? "

Sebelum menjawab pertanyaan tersebut, yang pasti, format SKP format sebelumnya untuk bulan Januari-Juni 2021 adalah bahan penilaian kinerja untuk tahun 2021. Spesial nya di JFT arsiparis, selain format DUPAK mendasarkan SKP, penilaian dilakukan sekali satu tahun. Tahun yang berlalu, dinilai di awal tahun berjalan. 

Jawaban pertanyaan di atas, sederhananya adalah penyesuaian format SKP saja dari format lama ke format baru dengan mempertimbangkan hal hal sebagai berikut:

1. SKP arsiparis disusun berdasarkan kinerja kearsipan pada UK dan UP dimana JFT ditempatkan dengan memperhatikan RKT dan PK dari JPT, JA sebagai atasan langsung

2. Penyusunan Rencana SKP melalui pembahasan atau dialog antar pegawai dengan pejabat penilai kinerja dan atau tim penilai kinerja/pengelola kinerja dan wajib mencerminkan penyelarasan dan penjabaran sasaran kinerja, organisasi, tim kerja, unit kerja, dan atasan langsung. 

3. Membagi peran koordinator/ketua atau anggota tim/kelompok kerja sesuai matrik pembagian peran dan hasil dengan menggunakan metode direct dan non direct cascading

Akhirnya, kegelisahan para arsiparis baik dengan istilah "tulen", penyetaraan atau inpassing, dan transformasi akan bergelut pada skema Organisasi Kearsipan yang mengatur kinerja kearsipan. 

Selain itu, tafsir dialog kinerja bakal berkaitan dengan perdebatan dialog dokumen kinerja yang tersurat pada Penetapan Kinerja (PK) JPT dimana arsiparis ditempatkan. Terutama metode cascading yang menjabarkan pembagian peran tiap arsiparis untuk mendukung JPT sebagai Kepala Unit Kearsipan atau Kepala Unit Pengolah.

Setidaknya regulasi yang ada di KESDM diantaranya Permen ESDM 15/2021, Permen ESDM 2/2020, Permen 155/2020, Kepmen ESDM 90/2019, SK Menteri atas nama sekjen terkait pengawasan kearsipan, menjadi bahan dialog kinerja. Bahkan dapat menjadi dasar justifikasi rincian butir kegiatan sesuai jenjang jabatan yang dituangkan dalam format SKP. 

Kemudian dalam dialog kinerja yang bermetode cascading dapat didasarkan dari arahan/disposisi JPT atas surat Kepala biro umum selaku Kepala UK I terkait arsip terjaga dan juknis tata naskah dinas, pengawasan kearsipan, SE Sekjen terkait penggunaan Nadine dan seterusnya. 

Akhirnya, interlisasi penyusunan SKP dengan menghadirkan narasumber yang berasal dari Instansi Pembina JFT Arsiparis , memantik diskusi pengukuran kinerja dan pertangungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi JFT Arsiparis

Apa itu tugas JFT Arsiparis, adalah pengelolaan arsip dinamis, pembinaan kearsipan, dan pengolahan Arsip menjadi informasi. Yang kemudian harus diperhatikan oleh arsiparis adalah peran yang nanti akan tergambar pada dialog kinerja baik dengan atasan langsung, dalam tim kerja, dan dalam Unit kerja. 

E-Arsip Terintegrasi

Akankah nadine ESDM bakal mati suri? Apakah rekomendasi Kementerian PAN dan RB, Kementerian Kominfo, dan BSSN menjadi nyawa sambung bagi aplikasi persuratan elektronik di instansi pemerintah? Adakah previlage bagi lebih lima ribu pengguna nadine untuk mengintegrasikan praktik tata naskah dinas elektronik ke dalam Sistem Informasi Kearsipan Nasional/Srikandi? 

Pertanyaan yang menarik untuk dibicarakan. Begitu juga dengan pernyataan seperti, "nadine bakal digantikan dengan srikandi". pemberlakuan kebijakan terpusat aplikasi bagi pakai menyasar urusan kepemerintahan umum seperti diantara perencanaan, keuangan, kearsipan, pengadaan, dan kepegawaian. 

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/10/27/srikandi/

Sederhananya, pendekatan aplikasi demi layanan publik terpusat bukan saja pada Pusdatin tiap Kementerian dan Lembaga. Resiko pengembangan aplikasi yang sejenis berada pada kelestarian aplikasi yang memerlukan pembiayaan. Sampai disini, memunculkan pertanyaan "cut off" tanggal berlaku nya kebijakan. 

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/11/26/spbe-nadine-dan-srikandi/

Bisa jadi aplikasi sejenis yang telah terbangun sebelum 2018 (Perpres 95/2018), diberikan sela untuk dapat terintegrasi dengan aplikasi yang telah ditetapkan sebagaimana kebijakan nasional. Yang kemudian perlu dikomunikasikan adalah standar  proses bisnis, meta data serta output atau format produk nya. 

"Pertahankan nadine👍👍" Tukisku melalui telepon pintar kepada satu di antara perempuan dalam peran dukungan teknis nadine. Pesan emosional, kepada seorang Pranata Komputer sehari sebelum terlaksana rapat penjajagan integrasi NADINE dan Srikandi, Jumat 17 September 2021.

Bagiku, ide pengarsipan elektronik yang terdengar darinya terlihat terjal inovasi kearsipan instansi.  Gagasannya, mengusik nalar masuk ke kupingku saat adegan penyusunan draft landasan formil Nadine KESDM pada Bulan Oktober 2020 di Bandung. Baca 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/11/27/ide-pengarsipan-elektronik/

Akhirnya, tulisan diatas menjadi catatan ku setelah berdiskusi terkait persuratan secara elektronik  Nadine KESDM bersiap integrasi dengan SRIKANDI. Acara yang diselenggarakan oleh Unit Kearsipan Ditjen Migas berhasil mendatangkan bapak Irwanto Eko Saputro, ST, MMSI selaku Koordinator Kelompok Pengelolaan Perangkat TIK dan SI pada Pusat Data dan Informasi ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).

Sharing session dipandu Arsiparis Muda selalu Sub Koordinator Tata Usaha Kementerian, Sofyan M.I.Kom menghidupkan jalan diskusi. Peserta yang mendekati angka 100 orang dalam jaringan zoom dan luar jaringan. 

Nyatanya, zoom meet telah meluaskan sebaran unit organisasi yang mengikuti acara tersebut. Bukan hanya Biro Umum beserta arsiparis sebagai pemilik bisnis proses, namun pranata komputer yang memiliki keberpihakan pada urusan ketatausahaan cq. Kearsipan. 

Arsip Terjaga, Dinamis atau Statis?

Bagaimana pendapat pembaca dengan bunyi  pasal 51 ayat 1 "memberkaskan dan melaporkan arsip yang termasuk dalam kategori terjaga kepada ANRI paling lama satu tahun setelah pelaksanaan kegiatan"

Kata " Setelah pelaksanaan kegiatan " seolah mengaburkan esensi penyelamatan fisik dan informasi arsip sejak ditandatangani. Berawal dari kejadian dalam menjawab pertanyaan dari beberapa PNS yang menangani penyusunan naskah kontrak. Aku pun harus berulang kali merujuk kata kata yang tertulis dalam Peraturan Pemerintah tersebut.

Inisiasi penyelamatan warisan budaya bangsa melalui arsip tentu menjadi tujuan bersama. Namun demikian, masih banyak yang harus digali lebih dalam untuk mengurai maksud Peraturan Pemerintah yang satu diantara wujud memori kolektif instasi yang juga warisan bangsa tersemat dalam klaster arsip terjaga.

"Saya juga sepakat dengan Bapak Direktur bahwa pentingnya backup rekaman kegiatan pengelolaan sumber daya alam" kata Sub Koordinator Penawaran Wilayah Kerja Migas. Mengawali pemaparan alur kontrak bagi hasil yang menggambarkan distribusi kontrak kerjasama Migas ke berbagai pihak, telah di atur sejak adanya UU Migas tahun 2001. 

"Ini menarik, bisa saya langsung ikut diskusi..." potong Bapak Rudi Anton selaku Direktur Akuisisi ANRI. Seolah bertemu dengan realitas, lepas 20 menit memaparkan atawa orasi kebijakan arsip terjaga. Bisa jadi terjawab, pernyataan "sulitnya mengakses kontrak karya". Konon katanya, kegelisahan anggota dewan dalam mengakses arsip pengawasan urusan pemerintahan sektor sumber daya alam manjadi pijakan dalam penyematan klaster arsip terjaga pada Undang Undang Kearsipan tahun 2009.

Secara gamblang, dipaparkan oleh wakil unit penyusunan naskah kontrak bagi hasil Migas bahwa setelah ditandatangani dan disyahkan oleh Pemerintah, naskah kontrak pun didistribusikan kepada DPR melalui SKK Migas. Pun, melalui Badan Pengelola Migas Aceh (BPMA), Pemerintah pun menyampaikan kepada Gubernur Aceh. 

Bertempat di Sahira Butik Bogor, Kamis, 9 September 2021 terlaksana forum pendalaman kewajiban pemberkasan dan pelaporan arsip terjaga bersama Direktorat Hulu Migas, Biro Umum KESDM, dan Lembaga Kearsipan Nasional RI. Forum yang diselenggarakan oleh Sekretariat Ditjen Migas Jakarta. 

Ajang yang mempertemukan pemilik bisnis proses Kearsipan ESDM dalam hal ini Sekretariat Jenderal KESDM Cq. Biro Umum untuk meraih capaian kinerja dengan salah Unit kerja yang diajukan sebagai Penyusunan Naskah Arsip Terjaga Migas. 

Melalui PP 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU RI 43/2009, Pemerintah telah memberikan mandat kepada ANRI.  Peraturan ANRI tahun 2015 terkait pemberkasan dan pelaporan arsip terjaga yang menyasar kontrak bagi hasil Migas merupakan penjelas pelaksanaan PP tentu memerlukan keselarasan pemahaman bersama.

Forum tersebut memperjelas kembali bahwa arsip terjaga adalah arsip dinamis. Terobosan penyelamatan melalui salinan autentik, bisa jadi tetap mendudukkan Lembaga kearsipan yang tetap berada pada domain obyek arsip statis (memori kolektif organisasi negara) 

Kemudian tatkala arsip terjaga menjadi arsip dinamis yang harus dilaporkan kepada Lembaga Kearsipan, maka memberi alert tanda awal bahwa klaster arsip tersebut potensial menjadi statis. Mungkin bukan lagi pilihan antara dinamis (berada di Kementerian) atau Statis (berada di Lembaga Kearsipan). 

Klasifikasi Arsip Fasilitatif

"Klasifikasi sebagai dasar pengarsipan yang sistematis, dan utuh" tutur Bapak Tukiran di Klinik Virtual Arsip Migas. Meski Purna tugas dari jabatan Arsiparis Madya Kementerian ESDM, beliau menyempatkan menyapa generasi penerusnya. Sapaan khas dengan gelak bicara yang renyah tak luput dari kobaran semangat  kearsipan di lingkungan Kementerian ESDM. 

Klasifikasi arsip Fasilitatif yang dikodekan PR, KU, HK, KA, TU, RT menjadi tema belajar bareng di forum Virtual tersebut. 27 participants untuk pertemuan yang kesebelas, cukup untuk dibilang satu kelas Choaching Kearsipan. 

Klasifikasi arsip di Kementerian ESDM berubah secara fundamental di tahun 2020. Perubahan dari mahzab DDC/Numeric yakni membatasi kode 0-9 ke sistem Alfa-numerik. Kode Alfa mewakili kelompok masalah tertentu, PR untuk Perencanaan, KU untuk Keuangan dan seterusnya. Sedangkan nomor yang mengikuti kode huruf (alfa) merupakan urutan proses bisnis. 

Sebut saja sejak KP. 01 untuk pedoman kepegawaian, KU. 01 untuk tata kelola keuangan KA. 01 untuk sistem kearsipan. Urutan nomor selanjutnya memperlihatkan masalah sebagaimana proses bisnis pada tiap urusan. Sistematika tersebut yang kemudian menjadi dasar dalam pengelompokan ,penyimpanan, sampai nanti penilaian untuk penyusutan arsip. 

Dinamika penentuan kode klasifikasi arsip menjadi hal yang perlu di diskusikan. Bisa jadi terdapat perbedaan dalam penentuan kode klasifikasi ole beberapa pegawai untuk naskah yang berisi sama. Sampai disini, diskusi bersama secara Virtual tersebut sampai pada paham "arsip tersusun dari kontek (kegiatan), konten(masalah/isi dalam arsip), dan struktur (format naskah)". 

Tiga hal tersebut melekat erat di dalam kearsipan, pun dalam penentuan kode klasifikasi. Misalnya untuk menjawab pertanyaan, apakah kode klasifikasi untuk SK kenaikan pangkat, apakah kode HK atau kode KP? Kemudian untuk menentukan SK Dirjen Migas tentang Harga Minyak Mentah Lainnya, apakah kode HK atau Kode MG? 

Selain format dan isi, klasifikasi pun memerlukan keterkaitan kegiatan. Contohnya, kegiatan pembayaran pencetakan mempergunakan kode KU, meski kode klasifikasi TU. 03 untuk pencetakan. Presisi kontek kegiatan , perlu ditinjau agar mendapatkan pilihan kode klasifikasi arsip yang tepat.