Kenapa kemudian arsip diberikan kode klasifikasi? kode klasifikasi masalah seperti MG.06. Sejak Tahun 2021, Kode MG.06 adalah klasifikasi untuk arsip teknik dan lingkungan minyak dan gas bumi.
Misalnya, Direktur Teknik dan Lingkungan selaku Kepala Inspeksi Migas menunjuk kepala teknik sesuai kontrak kerjasama atau izin usaha migas, diberikan kode klasifikasi MG.06.
Kepala Teknik Migas mempunyai wewenang dalam melaksanakan tugas dalam menaati ketentuan keselamatan migas yang diantaranya pekerja, umum, instalasi, dan lingkingan.
Perkembangan Kode Klasifikasi di Kementerian ESDM ditentukan melalui mekanisme tata naskah dinas dimana sebelumnya mempergunakan sistem numerik. Sebelum tahun 2021, kode "18" merupakan kode teknik migas.
Melalui arsip kode MG.06, rekaman kegiatan keselamatan migas terdokumentasi melalui kewenangan kepala inspeksi migas dan pelaksanaan fungsi Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas.
Direktur Teknik dan Lingkungan Migas:
Oetoyo Benyamin (16 Agustus 1978 - 5 Februari 1991)
RO.Hutapea (5 Februari 1991- 27 Februari 1993)
Soepraptono Soleiman ( 27 Februari 1993 - 27 September 1993)
Marzuan (27 September 1993-18 Oktober 1995)
Widartomo Wirdjatmojo ( 18 Oktober 1995 - 1 Mei 1998)
Rivai Hamzah (1 Mei 1998 - 9 Maret 2001)
Soebijanto (9 Maret 2001 - 31 Januari 2002)
I Wayan Suryana ( 31 Januari 2002 - 28 September 2005)
Indrayana Chaidir ( 28 September 2005 - 17 Juli 2007)
Suyartono (17 Juli 2007 - 18 Maret 2010)
Bambang Sumarsono (18 Maret 2010 - 5 Juli 2012)
Edi Purnomo ( 5 Juli 2012 - 13 November 2015)
Naryanto Wagimin ( 13 November 2015 - 15 Juli 2016)
Djoko Siswanto (15 Juli 2016 - 29 Maret 2017)
Alfon Simanjuntak ( 29 Maret 2017 - 8 Januari 2018)
Soerjaningsing ( 6 Maret 2018 -
Adhi Wibowo (
Wakhid Hasyim (30 Januari 2021- 8 April 2022
Mirza Mahendra ( 8 April 2022 - sekarang
Sampai hari Rabu, 15 November 2023, terdapat 1.034 boks arsip pengurusan surat (surat masuk dan keluar), yang dikelompokkan ke klasifikasi KA/ seharusnya KA.02. dan disimpan di offstorage yakni di ruang Sewa ANRI.
Kelompok arsip ini berasal dari aktivitas pengarsipan atau hasil filling yang dilakukan sekretaris dan pengadministrasi di seluruh unit kerja pada Ditjen Migas sejak tahun 2003 dan telah dipindahkan ke unit kearsipan. Selain itu, sejak adanya aplikasi nadin yang efektif sejak tahun 2020, kelompok klasifikasi KA.02 bertambah semakin masif. kenapa?
Karena surat yang disampaikan ke unit kerja hanya berupa pdf(digital) sedangkan surat fisik diarsipkan di unit tata usaha ditjen migas.
Arsip KA.02 ini masih ditandai dengan kode TU atau tata usaha sehingga memerlukan kegiatan pengolahan dengan mengganti kode klasifikasi pada 1.034 boks.
Selain itu penggantian kode klasifikasi ke KA.02, agar memudahkan dalam pencarian, maka penyimpanan boks KA.02 memerlukan pengurutan pada rak dimana saat ini di offstorage menempati lokasi rak 1-6 dan sebagian lain masih tersebar ke rak yang lain.
Akhirnya, tulisan ini menjadi catatan arsiparis dalam melaksanakan pengelolaan records center. sebanyak 5.300 boks memerlukan pengolahan sehingga arsip dapat menjadi bukti hukum di kemudian hari.
Yogyakarta, 20 Oktober 2023.
Dalam rangka implementasi Budaya Sadar dan Tertib Arsip guna mewujudkan regulator kemigasan yang handal dan terpercaya, Ditjen Migas menyelenggarakan diskusi kearsipan dengan tema Pengantar Kebijakan Kearsipan dalam Pembangunan Nasional.
Diskusi menghadirkan narasumber tunggal, Sekretaris Utama ANRI, penajam diskusi Perencana Madya dan Pranata Humas Muda untuk memggali lebih dalam peran kearsipan guna bentik dukungan perencanaan, laporan, kehumasan, dan PPID. Acara dilaksanakan secara hibrid dan dibuka oleh Plt. Sekretaris Ditjen Migas yang diwakili oleh Kepala Bagian Umum, Sri Wisnuaji pada tanggal 20 Oktober 2023.
Lebih dari empat puluh pegawai di lingkungan Ditjen Migas dan komunitas kearsipan KESDM mengikuti melalui zoom dan dua puluhan peserta megikuti secara Luring di Yogyakarta. Dalam jejaring (Daring), Sri Wisnuaji menyampaikan perlunya dorongan dan kampanye secara konsisten dan masif agar sadar pentingnya nilai guna dan tertib mengelola arsip menjadi budaya yang dimiliki oleh seluruh pegawai sampai pejabat di lingkungan Ditjen Migas.
Pentingnya arsip karena Informasi kedinasan memiliki nilai guna administrasi, hukum, keuangan, dan pelayanan publik yang melekat pada unit kerja atau unit pencipta di lingkungan Ditjen Migas sebelum arsip berpindah ke ruang arsip, tambah Sri Wisnuaji. Sejatinya, kewajiban mengelola arsip merupakan kewajiban seluruh pejabat dan pegawai sejak masih bersifat aktif dan dipergunakan secara langsung oleh unit kerja dan pegawai/pejabat sampai nanti dapat dikelola oleh unit kearsipan sebagai dokumentasi, referensi penelitian dan memori kolektif kemigasan.
Mengawali pemaparannya, Sekretaris Utama ANRI, Rini Agustiani menyampaikan Profil ketersediaan Jabfung Arsiparis secara nasional yang menghadapi tantangan diantaranya kekurangan 89.477 arsiparis dari total kebutuhan 100.808 (status september 2023). Selain itu, sekitar 58% arsiparis yang ada beusia kategori Gen X(44-58 th) yang dihadapkan pada tantangan peningkatan kompetensi Teknologi Informasi penyesuaian era digitalisasi.
Kegiatan Kearsipan Prioritas Nasional 2020-2024 berada di PN.4 yakni Revolusi Mental dan pembangunan kebudayaan dengan proyek prioritas peningkatan akses dan kualitas layanan, yaitu kegiatan pelayanan dan pemanfaatan arsip sebagai memori kolektif bangsa dan jati diri bangsa.
Pada PN.7 yakni memperkuat stabilitas polhukhankam dan transformasi pelayanan publik menetapkan program prioritas penataan kelembagaan dan proses bisnis yang diterjemahkan dengan kegiatan pengawasan kearsipan dan monitoring tindak lanjut pengawasan kearsipan, serta penerapan SPBE terintegrasi melalui SIKN dan JIKN
Revitalisasi peran ANRI sebagai lembaga kearsipan menetapkan terobosan urusan dengan program nasional antara lain program tertib arsip, transformasi digital, dan pemajuan kebudayaan dengan program Memori Kolektif Bangsa.
Isu stategis pembangunan kearsipan di tahun 2023 dengan Perpindahan Ibu Kota Negara, ANRI menetapkan program antara lain implementasi SRIKANDI, digitalisasi arsip, dan penyelamatan arsip statis, arsip terjaga, dan arsip asset. Isu stategis pembangunan kearsipan selanjutnya yakni pengelolaan penyelamatan arsip pertanahan, arsip kemaritiman, perbatasan, arsip Covid-19, MKB dan Tertib Arsip.
Pemaparan narasumber menghigligt ekosistem kearsipan yang harus dibangun antara lain Leadhership, pendanaan meyakinkan output tercapai, Big Data, dan Digitalisasi Masif.
Pada sesi pendalaman diskusi, Mochamad Imron, Perencana Madya Ditjen Migas mengharapkan adanya produk kearsipan secara tematik yang mendalam dan menyeluruh sehingga tersaji informasi yang menunjang fungsi perencanaan dan laporan.
Pranata Humas Muda, Akhmad Fauzi Budiman menyampaikan bahwa persuratan elektronik melalui aplikasi nadine KESDM, sudah cukup membantu pengelolaan informasi. Meski demikian, perlu peningkatan peran kearsipan khususnya terkait informasi yang wajib disediakan, dan informasi dikecualikan serta perlunya keselarasan struktur dokumen yang saat ini tergambar pada Kepmen ESDM tentang Sistem Klasifikasi dan Keamanan Akses Arsip Dinamis dan Jadwal Retensi arsip Kementerian ESDM.
Acara Diskusi Kearsipan dilanjutkan dengan Kunjungan Diorama Arsip Sejarah Yogyakrta sebagai pendalaman program memori kolektif sebagai hasil tertib arsip yang disajikan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan pada Pemerintah Provinsi Yogkarta.
Sleman, 2 Oktober 2023
Dalam rangka implementasi Program Nasional Sadar dan Tertib Arsip, Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi pada Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, melaksanakan Sharing Knowledge Kearsipan dan studi tiru best practice peraih penghargaan terbaik tingkat nasional kategori Kabupaten/kota pada Ajang Pengawasan Kearsipan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Sleman Yogyakarta.
Sub Koordinator Tata Usaha mewakili Kepala Bagian Umum Sekretariat Ditjen Migas, Dunung Prastyoaji menyampaikan tujuan kegiatan adalah sebagai sarana meningkatkan pemahaman dan keterampilan kepada ASN dan non ASN pada urusan ketatausahaan dan pengadministrasi umum Direktorat Jenderal.
Momentum Best Practice dapat menjadi shortcut langkah Direktorat Jenderal Migas menuju Sadar dan Tertib Arsip, tambah Dunung sebagai pimpinan rombongan Unit Kearsipan II Ditjen Migas Kementerian ESDM.
Sharing Knowledge pengawasan kearsipan berlangsung di auditorium Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Badan Geologi, Kementerian ESDM, dan di rangkau demgan visitasi ke kantor di Kantor Dinas Persputakaan dan Kearsipan, di Sleman Yogyakarta.
Ibu Sri Wantini, Kepala Dinas bertindak sebagai narasumber tunggal memberikan sharing session kepada tiga puluh peserta yang sebagian besar sebagai pengelola persuratan dan administrasi umum pada unit Kerja di lingkungan Ditjen Migas.
Penetapan Jargon Sleman Sadar dan Tertib Arsip dari Bupati, Wakil Bupati menjadi momentum keberhasilan program pengawasan kearsipan, kata Kepala Bidang Kearsipan, Dra Sari Respatiningtyas. Pun dengan SK Kepala Dinas tentang Arsiparis pendamping untuk 46 organisasi perangkat daerah.
Arsiparis Muda KPAD Sleman, Catur Heni Priana menambahkan bahwa Forum Komunikasi arsiparis se kabupaten Sleman yang terdiri 29 arsiparis dan 4 PPPK turut mengkontribusi program Pengawasan Kearsipan Internal.
