IDENTIFIKASI ARSIP VITAL

Arsip penetapan Terms and Conditions (T&C) yang nantinya akan dituangkan dalam Kontrak Kerja Sama (KKS) / kontrak karya Di Ditjen Migas

I. PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Identifikasi arsip vital merupakan kebutuhan untuk menyusun program arsip vital / prioritas perlindungan dari ancaman bencana. Program arsip vital mendasarkan pada kebutuhan unit pengolah terhadap informasi dalam menjalankan tugas dan fungsi / pengelolaan trasaksi aktivitas kerja pada kondisi yang tidak normal. Program arsip vital juga membuat perlindungan terkait hukum dan kerugian financial serta memberikan arahan agar unit pengolah mengarahkan pegawai dalam bentuk sistem kerja / intruksi kerja.

Dalam rangka memulai dan menjalankan pengusahaan gas di suatu wilayah kerja maka perlu dibuat bentuk syarat dan ketentuan (Terms and Conditions) pokok kontrak kerja sama berupa bagi hasil atau split, bonus, FTP, Relinquishment dan minimum komitmen eksplorasi. Terms and Conditions akan ditungkan ke dalam KKS dan sifatnya mengandung hak dan kewajiban kontraktor.

Adapun hak yang didapat kontraktor adalah bagi hasil, biaya cost recovery dari kegiatan eksplorasi, serta biaya investasi dan operasional pada masa eksploitasi. Adapun kewajiban kontraktor adalah ketentuan yang tertuang di dalam terms and conditions serta pembangunan sarana umum atau comunity development.

Untuk menentukan terms and conditions terlebih dahulu Ditjen Migas mengevaluasi kembali hasil studi/evaluasi bersama potensi pada wilayah yang akan ditawarkan. Evaluasi diutamakan pada asumsi perhitungan keekonomian berdasarkan perkiraan jumlah cadangan gas in place (GIP) yang didapat dari perhitungan secara teknik geologi dan geofisik. Berdasarkan asumsi perhitungan keekonomian akan ditentukan bagi hasil atau split sehingga perbandingan penerimaan negara dan penerimaan kontraktor serta besaran ceiling cost untuk membayar biaya cost recovery dapat dihitung. Dalam hal ini juga ditjen Migas mengundang pihak SKMIGAS untuk dapat memberikan bahan pertimbangan mengingat SKMIGAS adalah suatu badan yang melakukan pengendalian kegiatan usaha hulu bidang minyak dan gas bumi. Hal-hal lain yang akan dituangkan juga adalah sanksi-sanksi untuk kontraktor apabila kontraktor lalai dalam melaksanakan kewajiban-kewajiban yang tertuang di dalam KKS atau pemutusan kontrak secara sepihak oleh Pemerintah.

Rangkaian aktivitas kerja yang harus dilakukan agar proses penetapan T&C dan KKS dapat dilakukan setelah ditentukan syarat-syarat dan segala ketentuan yang berlaku dengan memperhatikan keuntungan bagi negara juga keuntungan untuk kontraktor atau bagi hasil (split), komitmen-komitmen yang wajib dilakukan kontraktor baik masa eksplorasi maupun masa eksploitasi, pengembalian sebagian wilayah kerja kepada Pemerintah dan peraturan yang terkait dengan perpajakan disamping tetap memberikan iklim investasi yang kondusif bagi investor migas

.

1.2. Rumusan Masalah

Pada penulisan ini dapat dirumuskan “Apakah arsip penetapan T&C merupakan arsip Vital?”

II. Pembahasan

2.1 Hasil dan Analisa

Analisa untuk mengidentifikasi arsip vital dapat dilihat dari poin poin sebagai berikut:

1.	Organisasi / unit pengolah serta keterkaitan dengan unit pencipta yang lain	:	1.  Menteri ESDM cq. Biro Hukum dan Kerjasama beralamat di medan Merdeka Selatan no.18 2.  Ditjen Migas cq. Direktorat Pembinaan Usaha hulu Migas beralamat di Gedung Plaza centris Jl HR Rasuna Said 3.  Satuan Kerja Khusus Miga (SKK Migas) beralamat di gedung Wisma Mulia Jl. Gatot Subroto 4.  Perusahaan minyak (K3S) atau Kontraktor beralamat sesuai dengan kontraktor yang telah ditetapkan
2.	Nasib akhir di Jadwal Retensi Arsip	:	Jangka waktu simpan aktif adalah 2 tahun setelah disetujui, Jangka waktu simpan inaktif adalah 5 tahun dan nasib akhirnya Permanen
3.	Bentuk Ancaman / Kelas	:	Hukum dan Kerugian Negara
4.	Fungsi organisasi yang tidak dapat bekerja	:	Pemerintah sebagai kuasa pertambangan
5.	Konsekuensi dari kehilangan arsip	:	Kehilangan dasar perhitungan bagi hasil, biaya cost recovery dari kegiatan eksplorasi, serta biaya investasi dan operasional pada masa eksploitasi.
6.	Kesulitan yang akan dihadapi	:	Rusaknya iklim investasi bagi investor migas.
7.	Berapa beaya dan waktu serta tenaga yang dibutuhkan untuk penciptaan arsip, dapat dijadikan dasar untuk merekonstruksi kembali jika arsipnya hilang/rusak	:	Terdapat 4 unit yang terkait dengan penciptaan arsip untuk mendapatkan kembali arsip tersebut, Waktu yang dibutuhkan 63 hari kerja yakni: 1.    21 hari kerja untuk mereview oleh ditjen migas 2.    21 hari kerja untuk pembahasan bersama 3.    7 hari kerja untuk melakukan rekomendasi dan pelaporan 4.    14 hari kerja untuk mendapat pertimbangan dari SKKMIGAS dan pelaporan ke Menteri ESDM
8	Informasi yang dapat mengganti	:	1.      Review /Evaluasi pada asumsi perhitungan keekonomian berdasarkan perkiraan jumlah cadangan gas in place (GIP) yang didapat dari perhitungan secara teknik geologi dan geofisik. 2.      Berupa data bagi hasil atau split, bonus, FTP, Relinquishment dan minimum komitmen eksplorasi
9	System apakah yang dipergunakan Computer, disc,	:	Sistem informasi computer / database dan MS Excel
10	Hubungan arsip dengan arsip lain	:	1.    Jenis / seri arsip: Penyiapan dan Penawaran Wilayah Kerja 2.    Laporan Final studi Wilayah Kerja 3.    Dokumen Kontrak Kerja Sama 4.    Arsip / berkas Konsultasi Daerah dalam rangka Penawaran Wilayah Kerja

III. Kesimpulan

Presentase arsip vital atau jumlah arsip vital sangat sedikit yakni terbagi dalam tiga kategori yakni essential, usefull, dan non essential. Kategori essential jika arsip tidak dapat digantikan dengan arsip lain dan untuk mendapatkan kembali informasi memerlukan beaya mahal dan tingkat kesulitan tinggi. Kategori usefull jika informasi dapat tergantikan dan arsip dapat diketemukan pada lokasi dan unit pencipta lainnya. Kategori non essential jika berupa catalog, brosur sebagai data pendukung

Arsip penetapan T&C yang akan dituangkan di dalam kontrak karya sumber daya alam, secara umum dikategorikan di dalam arsip vital. Arsip tersebut menjadi vital karena sifat yang tidak dapat digantikan oleh sumber lain jika sudah disetujui. Arsip tersebut menjadi bagian dari dokumen kontrak karya yang termasuk kategori arsip terjaga.

Dari hasil analisa dapat disimpulkan, tidak semua seri arsip penetapan T&C memiliki kategori essential, karena jika berupa hasil pembahasan, laporan rekomendasi dapat diketemukan di Kantor Menteri ESDM cq. Biro Hukum dan Kerjasama, diketemukan di Perusaan minyak/kontraktor. Sedangkan untuk pertimbangannya dapat diketemukan di kantor SKMIGAS

Kategori essential terletak pada bahan Review /Evaluasi pada asumsi perhitungan keekonomian berdasarkan perkiraan jumlah cadangan gas in place (GIP) yang didapat dari perhitungan secara teknik geologi dan geofisik, Berupa data bagi hasil atau split, bonus, FTP, Relinquishment dan minimum komitmen eksplorasi. Bahan atau data ini merupakan data olahan yang berada di basisdata yang telah diolah dan memerlukan waktu bertahun tahun. Walau dapat diketemukan sumber data lain yakni sumber daya laporan studi bersama wilayah kerja dan berkas Konsultasi Daerah dalam rangka Penawaran Wilayah Kerja namun memerlukan waktu yang lama yakni 21 hari kerja dan beaya yang tinggi.

Kategori non essential yakni berupa data dukung yakni laporan final studi bersama wilayah kerja dan berkas Konsultasi Daerah dalam rangka Penawaran Wilayah Kerja

Sumber:

1.    Permen ESDM nomor 18 Tahun 2011 tentang JRA Substantif Minyak dan Gas Bumi

2.    SOP Ditjen Migas diberlakukan di Direktorat Pembinaan Usaha Hulu Migas tahun 2009 tentang penetapan Terms and Conditions (T&C)

3.    Vital Records and Records Disaster Mitigation and Recovery: An Instructional Guide tahun 1999 Web Edition Washington University

4.    Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral No. 035 Tahun 2006 tentang Tatacara Penetapan dan Penawaran Wilayah Kerja Minyak dan Gas Bumi.

5.    Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral No. 036 Tahun 2008 tentang Pengusahaan Gas Metana Batubara.

6.    Keputusan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 1203K/10/MEM/2009 tanggal 29 April 2009 tentang Pelimpahan Sebagian Wewenang Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral di Bidang Minyak dan Gas Bumi.

PENATAAN ARSIP/DOKUMEN KEUANGAN (BERKAS SP2D) DI DITJEN MIGAS

A. Pendahuluan

1. Umum

Dokumen keuangan adalah arsip yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan yang meliputi kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, pertanggungjawaban keuangan.

Dokumen SP2D terkait dokumen dengan PPK antara lain: Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa , perjanjian/kontrak dengan Penyedia Barang/Jasa , surat bukti mengenai hak tagih kepada negara , dokumen/surat keputusan yang menjadi persyaratan/kelengkapan pembayaran belanja pegawai , dan SPP.

v  Arsip pendukung SPP-GUP / SPP-GUP Nihil sebagai berikut:

a.    Daftar Rincian Permintaan Pembayaran;

b.    Bukti pengeluaran;

c.    SSP yang telah dikonfirmasi KPPN; dan

d.    faktur pajak (jika ada)

v  Arsip pendukung SPP-TUP meliputi:

a.  Rincian penggunaan dana yang ditandatangani oleh KPA/PPK dan Bendahara Pengeluaran;

b.  Surat Pernyataan dari KPA/PPK yang menyatakan bahwa TUP digunakan dan dipertanggungjawabkan paling lama 1 (satu) bulan sejak tanggal SP2D diterbitkan dan tidak digunakan untuk kegiatan yang harus dilaksanakan dengan pembayaran LS;

c.  Surat permohonan TUP yang telah memperoleh persetujuan TUP dari Kepala KPPN.

v Arsip pendukung SPP-PTUP:

a.  Daftar rincian penerimaan pembayaran;

b.  Bukti pengeluaran:

Ø Kuitansi/bukti pembelian yang telah disahkan PPK beserta fatur pajak dan SSP; dan

Ø Nota/bukti penerimaan barang/jasa atau dokumen pendukung lainnya yang diperlukan yang telah disahkan PPK

c.  SSP yang telah dikonfirmasi KPPN

2. Maksud dan Tujuan

a)      merapikan arsip di ruang bagian keuangan

b)      mengamankan fisik arsip keuangan

c)      memudahkan penemuan kembali

3. Ruang Lingkup

Penataan dilaksanakan pada dokumen pelaksanaan anggaran (belanja). Sesuai dengan klasifikasi dokumen keuangan, ruang lingkup penataan ini adalah dokumen pembayaran untuk pengadaan barang dan jasa Direktorat Jenderal Migas.

4. Dasar

• Peraturan Pemerintah nomor 82 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU RI nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan yang menyebutkan bahwa kewajiban untuk melaksanakan pengelolaan arsip dinamis;
• Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 tentang Tata Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan Dan Belanja Negara yang menyebutkan bahwa kewajiban PPK menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan kegiatan
• Peraturan MESDM nomor 056 tahun 2006 tentang Tata Persuratan dan Kearsipan yang mengatur Ditjen Migas merupakan unit kearsipan yang harus mengelola arsip dinamis (aktif dan inaktif)

B. Kegiatan yang Dilaksanakan

Penataan dokumen keuangan terdiri atas kegiatan pemindahan, pendataan, pemindaian, pengelompokkan, penyimpanan serta pembuatan daftar. Kegiatan pemindahan terdiri atas pemindahan dari ruang kerja bagian keuangan (Gd. Plaza centris lantai 16)  ke ruang pengolah (gd. Plaza centris lantai 12) dan pemindahan dari ruang pengolah ke ruang penyimpanan (gedung O lantai 4 Arsip Nasional RI Jl. Ampera Raya no.7 Cilandak jaksel).

Kegiatan pendataan disebut juga dengan kegiatan deskrepsi arsip. Deskrepsi arsip adalah menuangkan informasi arsip kedalam formulir yang telah ditentukan. Kegiatan deskrepsi dilanjutkan dengan entri data ke dalam aplikasi MS Excel.

Kegiatan penyimpanan terdiri atas penyimpanan di dalam boks arsip, dan di dalam rak atau roll opeck. Penyimpanan dilaksanakan secara berututan sesuai dengan nomor arsip dan nomor boks arsip.

Kegiatan pengelompokkan atau pengklasifikasian dilaksanakan dengan membuat skema penataan sesuai dengan metode pengadaan yakni pengelompokkan bidang Ke-PPK an.

Pengolahan data adalah kegiatan untuk mendapatkan data yang seragam baik dalam pengetikan. Setelah data dilakukan penyeragaman, maka dapat dikelompokkan sesuai dengan skema penataan yang telah ditetapkan.

Melaksanakan update daftar arsip dengan memverifikasi ulang data data serta fisik arsip yang telah disimpan di ruang penyimpanan arsip. Update daftar arsip merupakan verifikasi data arsip dan penyimpanan arsip.

Pelayanan peminjaman adalah kegiatan melakukan penelusuran sampai arsip yang diminta diketemukan, dalam peminjaman dipergunakan formulir peminjaman sebagai bukti keberadaan arsip. selama kegiatan penataan, arsip dibutuhkan dalam mendukung pemeriksaan yang dilaksanakan oleh BPK dan Itjen.

C. Hasil yang Dicapai

1.      Total jumlah boks sebanyak 1070 atau 214 meter Linear dalam bentuk boks arsip ukuran 20 X 40 cm dengan rincian sebagai berikut:

a)    Penataan Kelompok Arsip SP2D Tahun 2012 sebanyak 194 Boks

No.	Unit Pengolah	Pejabat Penandatangan	Jumlah Boks	Jumlah Folder/Data
1	PJDGB
2	PIGBT
3	LPG 3 Kg
4	Non Fisik
5	Fisik
6	Penunjang
Jumlah boks

b)    Verifikasi Kelompok arsip SP2D dengan metode pengadaan pelelangan yang disimpan di ANRI sebanyak 221 boks

No.	Kurun Waktu	Jumlah Data	Jumlah Boks	Keterangan
1	2010		28
2	2009		20
3	2008		41
4	2007		34
5	2006		98	Bercampur dengan dokumen lelang
Jumlah boks			221

c)    Verifikasi Kelompok arsip SP2D dengan metode pengadaan langsung yang disimpan di ANRI sebanyak boks 282 boks

No.	Seri Arsip	Kurun Waktu	Jumlah Boks	Keterangan
1	Belanja Inventaris Kantor	2008 - 2009	4
2	Belanja barang Pakai Habis	2007 - 2010	42
3	Belanja Honor	2007 – 2010	24
4	Belanja jasa Lainnya	2007 – 2010	79
5	Belanja Perjalanan	2007 – 2010	127
6	Belanja Sewa	2007 – 2010	6
Jumlah boks			282

d)    Verifikasi Kelompok Arsip SP2D yang disimpan di ANRI jumlah total sebanyak    ....... boks

e)    Verifikasi SP2D Tahun 2011

No.	Ruang simpan	Jumlah Boks	Keterangan
1	SP2D disimpan di Ruang Arsip Lantai 8
2	SP2D yang dipindahkan ke ruang Sewa (Gedung ANRI)
Jumlah boks

2.      Pemindaian atau scanning SP2D Tahun 2012 sebanyak 30.000 lembar;

3.      Penyimpanan sebanyak sebanyak 1070 buah boks arsip. Penyimpanan arsip berada di 3 ruangan yakni 2 ruang di Gedung Plaza Centris dan 1 ruang sewa di Gedung ANRI.

4.      Penyusunan skema Penataan dilaksanakan dengan mengikuti pembagian bidang ke-PPK an. PPK termaksud yakni Pembangunan Jaringan Distribusi Gas Bumi (PJDGB), Pembangunan Infrastruktur Gas Bumi untuk Transportasi (PIGBT). Jenis pekerjaan pada kedua PPK tersebut antara lain konsultan FEED, konsultan kontruksi/pembangunan, konsultan pengawasan, konsultan sosialisasi dan pelatihan, dan konsultan UKL-UPL

5.      Data Pelayanan peminjaman selama penataan adalah ........

6.      Skema penataan untuk PPK Penunjang mengikuti akun belanja yakni berikut:

       Pengurutan berdasarkan berdasarkan akun belanja barang / jasa kemudian unit kerja eselon III (sebagai penanggungjawab kegiatan). Dengan mendasarkan pada akun belanja didapatkan kelompok pengadaan barang habis pakai seperti ATK, dan belanja jasa lainnya (konsyinyering),

Pemakaian akun belanja adalah sebagai berikut:

-         52111 untuk pembayaran langganan dan jasa sebanyak 13 data SP2D

-         521211 untuk Belanja Bahan sejumlah 154 SP2D

-         521219 Belanja Barang Non Operasional Lainnya sebanyak 85 SP2D

-         522191 Belanja Jasa Lainnya sebanyak 505 SP2D

-         5231 Belanja Pemeliharaan sebanyak 22 SP2D

-         5321 Belanja Modal Peralatan dan Mesin sebanyak 7 SP2D

-         522141 Belanja Sewa sebanyak 36 SP2D

D. Simpulan dan Saran

Kesimpulan

Dari hasil penataan dokumen keuangan dapat diintepretasikan bahwa berkas arsip SP2D masih berantakan. Hal tersebut dapat dilihat dari keutuhan dokumen SP2D. masih adanya dokumen SP2D yang belum masuk dalam pendataan/penataan ini.

Saran

Kriteria arsip untuk menjamin akuntabilitas adalah keutuhan dokumen. Dalam penataan ini masih terdapat arsip yang belum diketemukan. Salah satu penyebab tidak utuhnya dokumen SP2D adalah tidak langsungnya dikelola setelah arsip tersebut tercipta. Oleh karena itu, saran yang diberikan adalah segera arsip setelah tercipta dapat dilakukan penataan, sehingga dapat menjamin keutuhan arsip.

Contohnya pembayaran per termin kegiatan, masih diketemukan dalam kondisi belum memberkas dan bahkan berkas SP2D yang menjadi tahap permbayaran/termin suatu kegiatan tidak terdeteksi keberadaannya.

Penyusunan standar operasional dalam pengelolaan dokumen SP2D merupakan satu langkah yang dapat dilaksanakan oleh bagian keuangan. Dengan adanya prosedur yang ditetapkan pimpinan maka para pejabat fungsional pengelola keuangan dapat memperhatikan. Sehingga dapat terwujud pengelolaan dokumen keuangan secara baik

Dalam rangka mempermudah pencarian, pengelompokan arsip sesuai dengan elemen data yang dibutuhkan di Sistem Infomrasi Kearsipan, maka format daftar disesuaikan dengan kolom kolom sebagai berikut:

1	2	3	4	5	6	7	8	9
No. Arsip	Kode Klasifikasi	Pencipta Arsip	Uraian Informasi	Kurun waktu	JML	KET	Jenis Naskah	Tingkat Perkembangan

10	11	12	13	14	15	16
Hal/Judul	Klasifikasi Akses	Klasifikasi Keamanan	terjaga/umum	vital/tidak vital	Media Arsip	Kategori Fungsi

17	18	19	20	21	22	23	24
Nomor Berkas	Judul Berkas	Aktif/inaktif	tanggal berkas	retensi aktif	retensi inaktif	Jabatan Unit Pengolah	Nama pimpinan pengolah