Melakukan penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor s.d. September 2016

KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL

DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

LAPORAN

Melakukan penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor

PENDAHULUAN

1.     Latar Belakang

Meskipun telah terbit aturan tentang standar kualitas hasil kerja arsiparis kategori keterampilan yang termuat dalam peraturan kepala ANRI nomor 5 tahun 2016, namun keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara belomlah diterbitkan. Maka dari itu butir kegiatan sebagaimana laporan kami, masih akan dipergunakan sebagai bahan penilaian arsiparis.

Penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor pada bulan Januari sampai dengan April tahun 2016 adalah sejumlah 812 boks arsip. Kami ajukan nilai 0.33 dengan asumsi 812 boks dibagi dengan 100 kemudian dikalikan 0,04. Angka 100 diperoleh dari judul rincian kegiatan sedangkan angka 0,04 adalah nilai tiap laporan.

Sesuai dengan Perka ANRI no.5 tahun 2016, butir kegiatan ini hanya akan menjadi kegiatan penataan dan penyimpanan arsip inaktif dengan hasil kerja daftar arsip in aktif.

Terjadi pergeseran hasil kerja yang semula bentuk laporan menjadi bentuk daftar arsip. Perka tersebut sudah tidak lagi mengakomodir penataan dan penyimpanan arsip dengan tujuan ketersediaan arsip. Namun untuk tujuan arsip mudah diketemukan.

Menurut pendapat kami bahwa perlu ditegaskan kembali bahwa butir kegiatan penyimpanan dan penataan mempunyai batasan terhadap unit kearsipan?. Butir ini mempunyai makna ganda yakni sebagai jalan agar arsip mudah diketemukan, ataukah sebagai jalan menjamin ketersediaan arsip.

2.     Maksud dan tujuan

Tujuan penyimpanan dan penataan setiap 100 nomor menjamin ketersediaan arsip di unit kearsipan. Jumlah boks yang dapat disediakan adalah 1007 boks

ISI LAPORAN

Penyimpanan dan penataan arsip setiap 100 nomor mempunyai batasan kegiatan yakni pengaturan fisik arsip di unit kearsipan. Kegiatan ini dapat berupa penataan arsip tidak teratur, penataan arsip teratur, pemindahan tempat simpan  masih dalam satu unit kearsipan, penataan kembali arsip yang telah ditata (sebelumnya arsip tidak teratur). Dapat pula berupa pengaturan fisik arsip inaktif saat persiapan dalam rangka penyusutan di unit pengolah ke dalam suatu tempat yang ditentukan.

Secara realitas, kami melaksanakan kegiatan sebagaimana table dibawah ini:

No	Tanggal	Hari	Kegiatan
1	09-Jun-16	Kamis	pemantauan penataan arsip di Ruang sewa ANRI
2	13-Jun-16	senin	arahan ke petugas arsip untuk mengedit data arsip pembayaran
3	20-Jun-16	senin	Pengarahan  ke petugas arsip Penataan Dokumen Keuangan
4	22-Jun-16	rabu	pengarahan penataan dan pemilahan arsip kepegawaian non arsip
5	20-Jul-16	rabu	pemilahan dokumen pembayaran 2016
6	27-Jul-16	rabu	pemilahan arsip bagian umum (SDMUL)
7	25-Agust-16	kamis	uji petik arsip usul musnah oleh tim biro umum
8	29-Agust-16	senin	konsep surat permohonan transip arsip usul musnah ke SJU
	30-Agust-16	selasa	konsep surat permohonan stock opname
9	08-Sep-16	kamis	pemindahan arsip ke ruang sewa (arsip DMBD)
10	09-Sep-16	jumat	penataan dalam rangka stok opname arsip (dmbd usmun)
11	13-Sep-16	selasa	Manuver usul musnah di ANRI (non lelang usmun SDMK)
12	22-Sep-16	kamis	penataan dalam rangka stok opname arsip (dmbd simpan)
13	23-Sep-16	jumat	Manuver arsip simpan di ANRI (pembayaran non lelang SDMK)

Adapun boks – boks arsip termaksud adalah sebagaimana dalam table dibawah ini;

No	Seri Arsip	Unit	Boks	Jml Boks	Lokasi simpan
1	Kepegawaian	SDMUP	70 – 79	9	Gd. Migas
2	Arsip pembayaran non lelang (usul musnah)	SDMK	1 – 84	84	Ruang Sewa
3	Arsip pembayaran non lelang (simpan)	SDMK	1 – 181	181	Ruang Sewa
4	Niaga migas	DMON	153 – 183	30	Gd. Migas
5	Arsip pembayaran (SPM) 2016	SDMK		45	Gd. Migas
6	Pemberdayaan Potensi DN (usul musnah)	DMBD	1 – 242	242	Ruang Sewa
7	Pemberdayaan Potensi DN (simpan)	DMBD	1 – 342	342	Ruang Sewa
8	Keuangan	SDMK	126 – 162	36	Gd. Migas
9	Rumah tangga dan perlengkapan	SDMUL	1 – 38	38	Gd. Migas
Total				1007

PENUTUP

Demikian laporan ini disusun untuk menjadikan bahan evaluasi bagi pejabat struktural yang membidangi kearsipan. dan bukti kerja arsiparis dalam melaporkan penataan dan penyimpanan arsip sebanyak 1007 nomor boks selama bulan Mei sampai dengan bulan September 2016.

Jakarta, 23 September  2016

Pembuat Laporan

Nurul Muhamad

Arsiparis Ditjen Migas