SEKILAS TENTANG DIREKTORAT JENDERAL MINYAK DAN GAS BUMI

Minyak dan Gas Bumi merupakan sumber daya alam yang tidak dapat diperbaharui. Dalam pengelolaannya, Industri Minyak dan Gas Bumi selain bersifat pada modal dan padat teknologi juga beresiko tinggi. Namun perannya sebagai sumber pendapatan negara, memenuhi kebutuhan bahan bakar dalam negeri, sumber bahan baku industri dan menciptakan multiplier effect sangat vital untuk pembangunan nasional yang berkelanjutan. 

Kilas balik kemunculan unit kerja Direktorat Jenderal Migas tatkala Biro Minyak dan Gas Bumi termasuk dalam urusan pertambangan pada domain Kementerian Perindustrian dan berkembang menjadi Departemen Urusan Minyak dan Gas Bumi pada kabinet Dwikora pada tahun 1965.

Tokoh nasional Migas, Ibnu Sutowo di bulan Maret 1966 telah membagi tugas pembantu menteri ke meliputi pengolahan dan pemasaran dalam negeri (Ir. Wijarso), urusan pemasaran luar negeri (Dr. E. Sanger), urusan produksi dan operasi dinas - dinas bantuan (Kolonel J.M. Pattiasina), urusan personalia dan kesedjahteraan dan keamanan (Brigjen. Moeljosoedjono), urusan adminisrasi dan Finansial ( Ir. Anondo) 

Perubahan Kabinet Dwikora menjadi Kabinet Ampera pada tahun 1966,melebur Departemen Minyak dan Gas Bumi dan Departemen Pertambangan menjadi Departemen Pertambangan. 

Sarwono Kusumaatmadja, Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara menyetujui organisasi dan tata kerja Departemen Pertambangan Energi sesuai pola yang berlaku melalui surat nomor B-1489/I/92 tanggal 31 Desember 1992.

Sejumlah lima unit organisasi eselon 1 yakni  Sekretariat Jenderal, Inspektorat Jenderal, Ditjen Pertambangan Umum, Ditjen Geologi dan Sumber Daya Mineral, Ditjen Minyak dan Gas Bumi, dan Ditjen Listrik dan Pengembangan Energi. 

Ginandjar Kartasasmita, Menteri Pertambangan dan Energi menetapkan dengan Kepmen Nomor 1748 tahun 1992 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Pertambangan dan Energi yang mencabut keputusan serupa dengan nomor 1092 tahun 1984.

Susunan Organisasi Departemen seperti halnya Departemen Pertambangan dan Energi yang sering disingkat dengan DPE merupakan pelaksanaan lebih lanjut dari ketentuan Keppres Nomor 67 tahun 1992. 

Tugas Pokok Ditjen Migas 1992 ialah melaksanakan sebagian tugas Pokok Departemen di bidang pertambangan minyak dan gas bumi serta pengusahaan panas bumi berdasarkan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Menteri. 

Untuk menyelenggarakan tugas tersebut, Ditjen Migas mempunyai susunan organisasi

Sekretariat Direktorat Jenderal, Direktorat Eksplorasi dan Produksi, Direktorat Pengolahan dan Pemasaran, Direktorat Teknik Pertambangan Migas, Direktorat Pembinaan Pengusahaan Migas, PPPTMGB "LEMIGAS" dan Pusat Pelatihan Tenaga Perminyakan Gas Bumi Cepu

Saat ini Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi sebagai unsur pelaksana Kementerian ESDM sebagai perumus kebijakan, juga bertindak sebagai regulator. Peran - peran regulasi antara lain meliputi Kontrak kerjasama dan Perizinan, Penetapan Harga Jual, Penetapan Harga Jual Jenis BBM Tertentu, Fasilitasi Hubungan Komersial Migas, Insentif, Pembinaan dan Pengawasan. 

Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi mempunyai tugas dan fungsi sebagai pembinaan dan pengawasan baik dalam kegiatan usaha hulu maupun hilir serta penunjang Migas. 

Penjabaran tugas dan fungsi Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi tersebut diatur lebih lanjut dalam peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 13 tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.

Tugas dan fungsi termaksud adalah perumusan dan pelaksanaan kebijakan, penyusunan NPSK

(norma, standar, prosedur dan kriteria), pemberian bimbingan teknis dan supervisi dibidang pembinaan, pengendalian, dan pengawasan pengusahaan, keteknikan, keselamatan kerja, lingkungan, dan pembangunan sarana dan prasarana tertentu, serta pengelolaan penerimaan negara bukan pajak (PNBP) sektor minyak dan gas bumi sesuai dengan perundang-undangan.

UU RI No. 22 tahun 2001 tentang Migas merupakan landasan hukum penataan atas penyelenggaraan, pembinaan, pengawasan, pengaturan terhadap pelaksanaan dari kegiatan pengusahaan migas Indonesia.

Atas landasan tersebut, institusi penyelenggara migas terbagi sesuai peran dan wewenang dalam kegiatan usaha migas yakni Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi, Satuan Kerja Khusus Migas (SKK Migas), dan Badan Pengatur Hilir Migas (BPH Migas). 

SKK Migas menjadi institusi pengawas dan pengendali kegiatan usaha hulu migas melalui kontrak kerjasama, agar pengambilan sumber daya minyak dan gas bumi milik negara dapat memberikan manfaat dan penerimaan negara secara maksimal.

BPH Migas merupakan institusi yang mengatur penyediaan dan pendistribusian bahan bakar minyak dan kegiatan usaha pengangkutan gas bumi melalui pipa.

🌟 Direktur Jenderal Minyak Dan Gas Bumi

Bertengger nama antara lain Djoko Siswanto 2019, Ego Syahrial 2019, IGN. Wiratmaja 2015 - 2018, Edy Hermantoro 2013 - 2015, Evita Herawati Legowo 2008 - 2012, Luluk Sumiarso 2006 - 2008, Iin Arifin Tahyan 2002 - 2006, Rachmat Sudibjo melalui Kepres 88/M tahun 1999 tanggal 22 Maret ttd BJ Habibi, Soepraptono Soeleiman, Keppres No. 374/M Tahun 1995 23 Nov, Suyitno Patmosukismo, Keppres No. 131/M tahun 1988, tanggal 25 Mei, Brigadir Jenderal TNI (Purn) Ir. Soedarno Martosewojo, Keppres 151/M tahun 1984, tanggal 26 Juni, sampai dengan 1988, dan Ir. Wijarso 1978 - 1984

🌟 MIGAS DUA, 

Jabatan keramat sebagai persinggahan menuju puncak karir ASN . Sebutan tersebut bisa jadi disandang pada jabatan Sekretaris Direktorat Jenderal Migas (SDM). Tampuk kursi Pimpinan Tinggi Pratama di Direktorat Jenderal Migas ini telah menjadi jalan beberapa pejabat ke kursi Migas Satu/Direktur Jenderal MIGAS. 

Sebut saja Bapak Edy Hermantoro yang kemudian Migas Satu. Sebelumnya tercatat Bapak Rida Mulyana yang kemudian menjadi Dirjen EBTKE, sedangkan Bapak Waryono Karno dan Teguh Pamudji ke KESDM 3, atau Sekretaris Jenderal KESDM. 

Tercatat pula Bapak Rachmat Sudibjo melaju ke Migas Satu bahkan ke Kepala BPMigas. Tak lama ini, Bapak Susyanto melaju ke Sekretaris Kementerian BUMN. 

🌟 Direktorat Teknik Migas

Numenkelatur teknik dan pertambangan migas berkembang ke Teknik dan Lingkungan Migas. Berjejer enam belas nama Direktur pada masanya. Dua nama yakni Soepraptono Soeleiman dan Djoko Siswanto Promosi ke Jabatan Direktur Jenderal Migas. 

Berikut urut urutannya: Oetoyo Benyamin, R.O Hutapea, Soepraptono Soeleiman, Marzuan, Widartomo, Rivai hamzah, I Wayan Suryana, Indrayana, Suyartono, Bambang sumarsono, Edi Purnomo, Nariyanto Wagimin, Djoko Siswanto, Alfon Simanjuntak, Soerdjaningsih, Adi Wibowo

Otomasi Persuratan Kementerian ESDM

Integrasi persuratan dinas seluruh unit kerja di Lingkungan KESDM. 

[23/1 14.10] "Rul, sibuk ra kowe?. sek tak telp" kata senior melalui pesan singkat. Isi obrolan via telpon terkait penggunaan aplikasi persuratan. 

Singkatnya, Bapak Sekjen KESDM mengharap agar aplikasi persuratan dinas dapat segera di pergunakan di kantor Ditjen Migas. 

Jumat, 24 Januari 2020, aku pun memandu jalannya diskusi penggunaan aplikasi persuratan yang dihadiri lebih dari 20 orang sekretaris pimpinan dan petugas persuratan. 

Hasilnya adalah kesepakatan penggunaan aplikasi persuratan Versi PUSDATIN KESDM terhitung mulai hari Senin 27 Januari 2020. 

Berdasarkan arahan Bapak Sesditjen Migas (pembantu PLT Dirjen Migas dalam mendisposisi surat), "distribusi disposisi Menteri ESDM segera melalui aplikasi termaksud". Pun info dari para sekretaris pimpinan tinggi pertama dimana pejabat terkait telah mulai mempergunakan (konsekuensi PLT Dirjen Migas yang diisi oleh Bapak Sekjen KESDM) 

Mengurus surat berbasis aplikasi dapat dimulai dengan mengetikan alamat https://nadine.esdm.go.id/index.html

Manajemen pengguna pada aplikasi ini terbagi menjadi level penginput data surat (operator), level pemverifikasi surat masuk (pengawas), level user sekretaris dan level user pimpinan sampai dengan pelaksana.

Alur surat masuk

1. Operator surat masuk melakukan input data sesuai melalui jendela pemasukan data yang telah disediakan bersama file Pdf. Hal yang perlu diperhatikan Operator antara lain:

1.a. Surat masuk yang tertulis tujuan sesuai numenkelatur jabatan di lingkungan Ditjen Migas akan diterima oleh petugas persuratan di Gedung Ibnu Sutowo lantai 4 dan diproses di lantai 15 dibawah pengawasan jabatan kasubag tata usaha Ditjen Migas. 

1.b Surat masuk yang bersifat tembusan untuk Ditjen Migas, secara otomatis diterima pada username Pengawas Ditjen Migas.

 1.c Surat masuk dengan kondisi beberapa tujuan surat, diinput oleh operator surat pada kesempatan pertama. 

2. Pengawas melakukan verifikasi dan mengkategorikan isi surat. Jika terdapat perbaikan data surat, maka alur surat masuk kembali ke user operator untuk dilakukan perbaikan. Jika telah sesuai dengan Tata Naskah dinas, maka surat diteruskan ke user Pimpinan. 

3. User Sekretaris menerima pemberitahuan surat masuk yang telah diteruskan oleh user pengawas ke user pimpinan terkait. Notifikasi jumlah surat pada kotak masuk menunjukkan bahwa user pimpinan belum mendisposisi surat kepada jabatan setingkat dibawah.

Dalam hal surat telah terdisposisi, user sekretaris dapat memonitor melalui fitur jurnal disposisi.

Pengguna di atas yakni operator, sekretaris dan pengawas menjadi satu komunitas persuratan KESDM. 

Kumpulan beberapa peran diatas akan tertuju pada efektivitas dan efisiensi persuratan dalam mendukung berjalannya birokrasi.

Seiring berjalan penggunaan aplikasi oleh seluruh pegawai di Lingkungan Kementerian ESDM, akan mengantarkan pada kondisi perbaikan secara berkelanjutan.

Hal tersebut juga dilegitimasi dengan terbitnya Surat Edaran Sekretaris Jenderal KESDM tanggal 7 Januari 2020 tentang penggunaan aplikasi naskah dinas elektronik. 

Semua unit organisasi di lingkungan KESDM menggelar sharing session untuk komunitas persuratan. Pada bulan Februari 2020 pemanfaatan teknologi informasi komunikasi (TIK) untuk urusan persuratan berpusat pada ttta cara implementasi aplikasi berbasis Web yang diyakini dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas persuratan di seluruh lingkup KESDM. 

Ekspektasi para pengguna begitu tinggi, hingga pada Selasa 28 Januari 2020 menemukan kesepakatan untuk lebih bersabar dengan memberikan kepercayaan kepada PUSDATIN untuk terus melakukan penyesuaian kebutuhan sesuai alur persuratan di Lingkungan Ditjen Migas. 

Kendala yang mencuat dari setiap pertanyaan anggota komunitas persuratan KESDM dijelaskan oleh Pranata Komputer Pusdatin. Ujicoba aplikasi pada menu register surat menjadi dasar kesepakatan para pelaksana persuratan di Lingkungan Ditjen Migas. 

Pusdatin KESDM pun lebih membuka komunikasi untuk menerima masukan demi perbaikan dan pengembangan aplikasi selanjutnya.

Kesepakatan akhir Januari di Ruang Stretegis Lantai 16 Gedung Ibnu Sutowo, "penomoran surat keluar berada di user operator yang dapat diperankan oleh user sekretaris. 

Kepercayaan pengguna atau komunitas persuratan KESDM pada aplikasi perkantoran yang telah diinisiasi oleh PUSDATIN KESDM menjadi momentum peningkatan efektivitas dan efisiensi perkantoran khususnya terkait pengurusan surat. 

Kepercayaan tersebut tentunya mempunyai harapan besar terkait integrasi antar unit utama yang terdiri dari Sekretariat Jenderal, Direktorat Jenderal dan Badan usaha serta pusat di lingkungan KESDM. Terutama integrasi Ditjen Migas dengan BPH Migas dan SKK Migas. 

Kebutuhan kecepatan distribusi surat sampai dengan arahan pimpinan di sektor migas dipengaruhi pada lokasi empat perkantoran migas yang melekat pada Gedung yang berbeda alamat. 

Gedung Kementerian dimana Menteri ESDM berkantor, Gedung Wisma Mulia dimana SKK Migas berada, Gedung BPH Migas di Tendean dan Gedung Ibnu Sutowo sebagai perkantoran Ditjen Migas. 

Jumat, 7 Februari 2020 menjadi kali ketiga, berdiskusi bersama komunitas persuratan lingkup Ditjen Migas. Topik alur diskusi tentang alur surat masuk dan surat keluar yang menjadi tugas user operator.

Operator merupakan istilah yang dipergunakan di aplikasi naskah dinas elektronik untuk mewakili pengadministrasi persuratan/arsiparis. Operator tersebar di tiap jenjang unit organisasi lingkup Kementerian ESDM. 

Sebelum terjadi integrasi persuratan atau penggunaan aplikasi persuratan, benar dan tidak nya hasil kerja penginputan data surat masuk dan register Surat keluar dikoreksi oleh Kasubag Tata Usaha pada unit yang membawahi petugas operator. 

Contohnya pengadministrasi persuratan/arsiparis (yang bertindak selaku user operator) di Ditjen Migas hanya diawasi oleh Kasubag Tata Usaha Ditjen Migas.

Kini, setelah adanya integrasi persuratan, bukan hanya kasubag tata usaha di Ditjen Migas saja, namun kasubag tata usaha unit lain (bertindak sebagai user pengawas) dapat mengawasi benar dan tidaknya proses input data surat dan register Surat. 

Pengadministrasi persuratan (User operator) mempunyai banyak atasan langsung. Bukan satu orang Kasubag tata usaha, namun beberapa kasubag tata usaha di Lingkup Kementerian (yang bertindak selaku user pengawas) 

Alur persuratan pada aplikasi persuratan secara online di Kementerian ESDM, menampakkan gejala di atas. Tentunya kejadian di atas melebihi dari standar baku tata naskah dinas yang saat ini disepakati. 

Sebagai data perbaikan, tulisan ini akan menjadi usulan perbaikan alur surat masuk dengan pengkondisian tertentu. 

Contoh: Data input Surat masuk yang telah dikoreksi oleh Kasubag TU Ditjen migas masuk ke ke operator Ditjen Migas. Meski penginput data surat berada di operator pada unit kerja lain. 

Kondisi saat ini, misalnya pak sumarjo selaku operator di Sekretaris Jenderal melakukan kesalahan penginputan data surat yang ditujukan ke Direktur Jenderal Migas, maka koreksi oleh Kasubag Tata Usaha Ditjen Migas kembali ke pak sumarjo (selaku operator Sekjen) 

Pada surat yang ditujukan Ditjen Migas, Operator Ditjen Migas lah yang harus memperbaiki kesalahan data input. Dengan pengkondisian alur surat masuk tersebut,  operator Ditjen Migas selaku penerima surat akan memudahkan dalam pengecekan fisik surat. Surat yang datang ke kantor Migas dalam bentuk fisik kertas pun perlu segera didistribusikan ke unit terkait (jika sangat penting). 

ALUR SURAT KELUAR

Pada alur surat keluar,  user operator yang mempunyai kewenangan mentransmisi atau menyampaikan surat tanpa melalui pengawasan kasubag tata usaha, menjadi kasus penyimpangan tata naskah dinas. 

Otomasi transmisi/distribusi surat yang telah ditandatangani oleh pimpinan, tentunya perlu pengaturan dalam sistem agar terlebih dahulu diawasi oleh Kasubag Tata Usaha sebagai user pengawas.

Rabu, 12 Februari 2020

Di Gd Pusat Arsip Kementerian ESDM, terjadi forum komunitas persuratan lingkungan KESDM. Para peserta dalam kedudukan tenaga suporting manajemen /layanan perkantoran berasal dari satuan kerja atau unit utama antara lain, Sekretariat Jenderal KESDM, Ditjen Migas, Ditjen Ketenagalistrikan, Ditjen Minerba, Ditjen EBTKE, BPSDM, Balitbang, Sekretariat Jenderal Dewan Energi Nasional, SKK Migas, dan BPH Migas. 

Babak baru persuratan KESDM dalam kerangka pelaksanaan urusan ketatausahaan dengan Pemanfaatan Teknologi Informasi Komunikasi (TIK) untuk meraih integrasi birokrasi yang efektif dan efisien. 

Kehadiran sarana mail Handling berupa aplikasi berbasis Web pada pekan kedua menerabas kebiasaan pengurusan surat di masing masing satuan kerja di Lingkup KESDM. 

Selain itu, integrasi persuratan dengan TIK menjadi arena pengujian norma standar dan kriteria yang bukan hanya dikuasai ilmu terapan tertentu atau hasil kesepakatan para pemilik bisini proses namun juga menghadirkan PARADIGMA baru yakni pendekatan intelegensia. 

Aplikasi yang digawangi Pusdatin dengan counterpart pemilik proses bisnis Biro Umum KESDM ini menjadi wujud nyata paradigma intelegensia. 

Babak baru dengan tantangan yang berbeda tatkala menempatkan kapasitas Pusdatin sebagai unit IT level Kementerian.

Konsep E Gov yang telah lama terdengar sejak tahun 2003 akan terus tergerus jika tanpa mempersilahkan Unit Pusdatin untuk mengambil peran dari tiap pengembangan aplikasi perkantoran di birokrasi.

istilah "intelegensia" sebagai paradigma, semakin berkembang setelah paradigma kekuasaan (era orde baru), paradigma kesekapakat bersama /regulasi (era reformasi) . Belum lama ini kita juga denger dan baca di media tentang diskusi "artifisial intelegensi" yang jadi topik diskusi sebagai pengganti pejabat administrator (3&4) tatkala kebijakan pemangkasan birokrasi disampaikan oleh Presiden RI. 

Pengaruh Teknologi Informasi dalam wujud aplikasi begitu sangat masif hingga mampu merubah wajah sebut saja di area tukang ojek, belanja, traveling, kuliner. 

Begitu juga nantinya akan terjadi di persuratan KESDM dimana tergambar dari forum hari ini. Semangat kebersamaan petugas suporting manajemen lintas satker dalam menyambut integrasi persuratan dengan pemanfaatan TIK sebagai sarana mail Handling.

Register surat masuk 

[21/2 18.48] Kasubag TU Menteri "coba itu WAG dicarikan solusi, setiap hari permasalahannya sama..hanya pelakunya aja yg bergantian..🤦🏻‍♂" 

Membaca pesan tersebut, logikaku berjalan sebab dan akibat. Nalarku pun sampai pada keterhubungan antara solusi dengan masalah. Bahkan mempergunakan prasangka, jangan jangan kita masih bermasalah dalam mendefinisikan tujuan dengan metode dan sarana yang kita tetapkan. 

Apa sih tujuan pengurusan surat itu? Bagaimana menyikapi integrasi persuratan via aplikasi berbasis web sebagai satu metode dalam pencapai tujuan persuratan? Untuk tujuan apa menerjang norma kesepakatan (permen esdm terkait tata naskah dinas eksisting) dengan sarana pemanfaatan teknologi komunikasi? Atau masihkah kita punya cara baca aturan teknis tata naskah dinas yang otoriter dan terlalu kaku serta belum siap berubah? 

Masuk pekan ketiga, integrasi persuratan KESDM berwajahkan kendala registrasi surat masuk. Kendala tersebut menjadi dampak perubahan kebiasaan registrasi naskah dinas yang menjadi persyaratan keabsahan (UU. No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan). 

Apakah perubahan itu?

Kondisi sebelumnya : kewajiban untuk meregister arsip/surat dibatasi oleh unit organisasi. Pada tiap unit organisasi melaksanakan pengagendaan surat masuk. 

Pada kondisi ini, kriteria keabsahan arsip/surat dalam tinjauan unit organisasi. Adalah menjadi fungsi unit tata usaha pada tiap unit organisasi untuk menjaga keabsahan arsip/surat dengan usaha meregister/pencatatan. 

Kondisi saat ini (Integrasi persuratan) : metode mail Handling atau pengurusan surat berbasis aplikasi Web menuntut pembatasan satu kali register untuk lintas unit organisasi (seluruh unit utama di lingkungan KESDM). Proses pengagendaan surat hanya dilaksanakan pada peran pengguna yang disebut "operator". Si penginput surat harus berhadapan dengan sistem komputer yang dapat membaca jika surat telah teregistrasi.

Penulis berpendapat bahwa secara kebijakan persuratan yang berlaku di KESDM, satu pencatatan surat untuk lintas unit organisasi merupakan kesalahan penterjemahan norma ke dalam sistem persuratan berbasis web. Jika konsep integrasi persuratan lebih diutamakan untuk tujuan yang lebih baik ketimbang norma dalam kebijakan teknis persuratan, maka diperlukan antisipasi kondisi pada sistem komputer. 

Sistem komputerisasi dengan integrasi yang terhubung dengan Internet merubah paradigma seluruh aspek kehidupan. Penulis mendukung integrasi untuk meraih perubahan persuratan KESDM ke arah yang lebih baik. 

Namun demikian, perlu pendalaman konsep batasan unit organisasi yang menjadi kriteria keabsahan arsip/surat. Semua orang pun akan menerima bahwa tradisional method dalam persuratan pun harus berganti kepada modern method. 

Dalam integrasi persuratan, bisa jadi sudah tidak lagi mengenal batasan unit organisasi dalam pengagendaan/register surat masuk. Satu data register surat masuk akan secara otomatis ditransmisikan dan dapat dipergunakan oleh eluruh unit organisasi.

Sampai disini, aku pun mendapat kesimpulan sementara tentang tujuan persuratan via integrasi atau metode aplikasi berbasis web yakni memangkas pekerjaan staf tata usaha di seluruh unit organisasi pada lingkup KESDM. 

Jika kondisi tersebut merupakan tujuan adanya integrasi persuratan KESDM, maka kondisi saat ini telah berada pada jalur yang tepat. Pekerjaan pencatatan surat masuk akan semakin berkurang dengan kedudukan pengguna yang disepakati sebagai "operator" yang tersebar bukan hanya di unit tata usaha saja, namun dapat berada di tiap level organisasi pada Kementerian ESDM.

Data pengalaman empirik pengembangan aplikasi surat berbasis web di Ditjen Migas :

Sebelum 2015, Unit organisasi Ditjen Migas telah mengalami hal yang serupa dengan gambaran kondisi kendala register surat masuk. Meski telah diatur pada norma persuratan internal Ditjen Migas dan keberadaan sistem informasi persuratan dinas (tahun 2003 s.d.2014), praktik pencatatan/register arsip/surat masih terlihat berulang. 

Petugas surat pada ruang kerja Dirjen/Direktur/Sesditjen Migas, melakukan pengagendaan surat masuk meski telah diregistrasi oleh unit tata usaha Ditjen Migas dengan sistem persuratan berbasis web (intranet). Bukti pencatatan tersebut adalah terdapat buku agenda surat masuk yang penulis dapati di tiap ruang kerja pimpinan tinggi. 

Bukti selain buku agenda, pada arsip surat masuk sebelum tahun 2014 melekat dua formulir penyelesaian surat masuk /selendang surat yakni versi unit tata usaha Ditjen Migas dan versi sekretariat pimpinan tinggi (madya dan pratama) 

Jika dikembalikan pada norma di kebijakan teknis persuratan, terjadi ketidaksesuaian praktikregistrasi /pencatatan arsip/surat. Namun demikian, praktik pencatatan tersebut menjadi benar tatkala alur surat internal. 

Berdasarkan pengalaman tersebut, pengembangan aplikasi persuratan berbasis web di tahun 2011 - 2014 menetapkan tujuan untuk mencegah terjadinya duplikasi register/pencatatan arsip/surat.

Munculnya user level yang kemudian disebut dengan "operator", "pengawas" dan "sekretaris" memiliki latar belakang dari permasalahan duplikasi register/pencatatan arsip atau surat masuk.

Meski terdiri dari tiga peran, sejatinya hanya pendefinisian kewenangan tata usaha Ditjen Migas. Ketiga user level tersebut menjadi pintu pertama dari keabsahan arsip sebelum data surat ditransmisikan pada pengguna sebenarnya. 

Karena tujuan sebenarnya dari urusan persuratan adalah bentuk dukungan manajemen internal pimpinan tinggi atau unit organisasi. Inti urusan persuratan berada di user pimpinan, bukan di tingkatan unit ketatausahaan. 

Untuk tujuan yang lebih besar yakni bentuk dukungan manajemen internal maka ditentukan peran petugas Sekretariat pimpinan tinggi untuk ikut dalam proses pelaksanaan urusan ketatausahaan cq. Pencatatan surat masuk 

Pekerjaan pencatatan surat masuk pada buku agenda di tiap Sekretariat pimpinan tinggi sampai dengan sekretariat pejabat administrator oleh petugas persuratan diterjemah dengan user "sekretaris" dan user "pengadministrasi unit eselon 3" .

Kemudian peran pengguna yang disebut "operator" hanya dimiliki oleh kelompok kerja pada unit tata usaha Ditjen Migas semata. Peran operator ini dilaksanakan oleh 4 sampai dengan 8 orang dengan jabatan dan tingkat pendidikan serta pengalaman kerja yang berbeda beda. Hasil kerja berupa data register surat/arsip. 

Data register surat/arsip  staf tata usaha Ditjen Migas akan diawasi dan dikoreksi oleh pejabat pengawas atau Pejabat eselon 4 sebelum nantinya diteruskan kepada penerima surat sesuai tujuan surat melalui user sekretaris dan user pengadministrasi eselon 3. 

Kesimpulan

Di tulisan yang terbatas ini, aku hanya akan menarik satu kesimpulan sempit dari pertanyaan seorang Kasubag TU Menteri. Mungkin tidak akan menjawab dan memberi solusi atas permasalahan integrasi persuratan KESDM yang baru berumur 3 pekan. 

Berikut poin poin kesimpulan umum, semoga dapat memberi gambaran dan dapat menyampaikan apresiasi kepada Kasubag TU Menteri yang terus berharap bertemunya solusi atas permasalahan register/pencatatan arsip atau surat masuk. 

Perlunya menilik kembali tujuan integrasi persuratan KESDM. Apakah hanya bertujuan pemangkasan pekerjaan ketatausahaan? 

Pengembangan aplikasi harus disesuaikan dengan tingkat kebutuhan ketatausahaan, bukan hanya mengurangi beban pekerjaan pencatatan arsip/surat yang berulang, namun lebih kepada penyediaan sarana dalam mempercepat dan mendokumentasikan data register /pencatatan arsip atau surat.

Yuk.. kembali kita diskusikan tentang alur data surat dengan pembatasan unit organisasi. Kebijakan teknis persuratan sejak dulu yang berlaku di KESDM berpegangan pada batasan perkantoran yang tercermin pada unit utama eselon 1. Bisa jadi nanti akan berubah, namun kondisi saat ini, keberadaan kasubag tata usaha dan stafnya tersebar di tiap unit organisasi. 

Menunjuk poin ke-3, apakah iya...kita langsung menggabungkan tugas dan fungsi masing masing kasubag tata usaha lintas unit organisasi. Sedangkan ada norma organisasi dan kepegawaian pada kedudukan unit tata usaha untuk tiap jenis unit organisasi yang berbeda beda. 

Faktanya, bentuk organisasi sangat berpengaruh pada mekanisme penyelesaian pekerjaan ketatausahaan. Beberapa bentuk organisasi di KESDM antara lain Direktorat Jenderal, Sekretariat Jenderal, Badan, dan inspektorat Jenderal. Coba perhatikan kedudukan kasubag tata usaha pada tiap bentuk organisasi tersebut, pastinya akan berbeda. 

Akhirnya, aku pun terus mengajak untuk menikmati proses integrasi persuratan KESDM. Sebagai penutup, beberapa saran berikut ini pasti akan sama yang ada di benak para pejabat urusan ketatausahaan. 

Hidupkan lagi tim kecil yang terus mengawal dengan diskusi perbaikan sistem maupun proses bisnis (Biro Umum & Pusdatin)

Dokumentasikan tiap kesalahan bukan hanya menjadi pelajaran, namun perlu dikroscek langsung kepada staf penanggungjawab user/pengguna

Segera implementasi perbaikan bisnis proses kepada sistem dengan otorisasi Bapak Sekretaris Jenderal (dapat melalui surat edaran) 

Terus berkarya dalam menangkap perubahan untuk kemajuan meski harus merevisi kebijakan teknis persuratan(permen/kepmen/surat edaran) 

Selasa, 25 Februari 2020 

Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) memerlukan proses pembiasaan dan pemahaman oleh si pengguna. Adanya sharing session yang rutin digelar menjadi forum untuk menembus proses pembiasaan dan pemahaman antar pengguna.

Hal tersebut menjadi tujuan dari gelaran sosialisasi pengguna aplikasi naskah dinas elektronik pada unit organisasi Ditjen Migas. Aplikasi persuratan berbasis web versi Pusdatin KESDM yang telah di otorisasi oleh Sekretaris Jenderal KESDM sebagai sarana perkantoran untuk seluruh unit organisasi di instansi /KESDM

Sebagai bentuk perhatian pelaksanaan arahan pimpinan, sub bagian tata usaha pada bagian umum kepegawaian dan organisasi Ditjen Migas melalui Surat Undangan Sesditjen Migas mengundang seluruh pelaksana teknis dalam penggunaan sarana mail handling atawa pengurusan surat yang terintegrasi lintas unit organisasi di lingkungan KESDM. 

Bertempat di Wisma Energi, pertemuan/forum para pelaksana teknis persuratan tersebut menjadi keempat. Kesimpulan yang disepakati adalah perlunya penyamaan persepsi dan pemahaman fungsi fungsi aplikasi persuratan dari pengguna "operator" dan "sekretaris" serta "pengawas" sehingga dapat memetakan permasalahan yang lebih tepat. 

Asumsi yang dipergunakan adalah, barangkali para pengguna belum secara maksimal dalam memahami fungsi yang melekat pada aplikasi sehingga masih memunculkan banyak permasalahan dalam pengurusan surat. Dengan kata lain, pertemuan keempat ini lebih menggali pemahaman dari tiap tiap pengguna sesuai level manajemen user untuk dapat dijadikan bahan sharing session

Selain itu, pada kesempatan hari ini, unit tata usaha Ditjen Migas menyampaikan hasil pertemuan pada tanggal 12 Februari 2020 yang diadakan oleh Biro Umum. 

Berikut riwayat pertemuan/forum persuratan tahun 2020 yang terselenggara sebagai bagian dari proses menyambut integrasi persuratan KESDM. 

1. 24 Januari 2020 bertempat di Ruang Rapat Wijarso yang menghasilkan kesepakatan terhitung mulai tanggal 27 Januari 2020 beralihnya sarana persuratan dari aplikasi Versi Migas ke versi Pusdatin KESDM
2. 28 Januari 2020 di Ruang Strategis Gd. Ibnu Sutowo yang menghasilkan kesepakatan pencatatan surat masuk dan keluar oleh pengguna yang disebut dengan "operator". Para sekretaris pun mempunyai 2 peran yakni sebagai pengguna "sekretaris" dan pengguna "operator" 
3. 7 Februari 2020, di tempat yang sama disepakati oleh para pelaksana teknis persuratan pada sekretariat pimpinan untuk lebih memperhatikan pemilihan jenis naskah dinas
4. 12 Februari 2020 di Gedung Pusat Arsip Pondok Ranji melalui inisiasi Biro Umum KESDM, menginventarisir permasalahan dari setiap unit organisasi di lingkungan KESDM

Integrasi persuratan KESDM, 2 Maret 2020 

Menapaki sebulan berlangsungnya integrasi Persuratan KESDM via aplikasi berbasis web, memunculkan kegemesan baik sebagian pihak. "gemes" untuk menyikapi harapan CeCeP (Cepat Cermat dan Produktif) terhadap perubahan fundamental pada urusan administrasi perkantoran.

Harapan kehandalan sarana mail handling dapat menjadi alternatif oleh pengguna yang notabene aparatur sipil negara di Kementerian ESDM. 

Kemudian muncul lah suatu pertanyaan, bagaimanakah monitoring kehandalan sarana mail handling berbasis Web yang terhubung secara Internet tersebut untuk disebut CeCep?? 

Berikut sedikit sudut pandang terkait hal tersebut. Aku mulai dari kehadiran aplikasi persuratan dinas secara elektronik yang dilaunching dengan surat edaran bertanda tangan atas nama menteri ESDM pada awal tahun 2020. 

Pada redaksi Surat Edaran termaksud, secara lugas tertulis mewajibkan seluruh pejabat dan pegawai di Lingkungan KESDM dalam pengelolaan naskah dinas. Dasar hukum terbitnya surat edaran tersebut adalah Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tahun 2011 dan tahun 2018 terkait Pedoman Tata Naskah Dinas Elektronik di Instansi Pemerintah dan Pedoman Sistem Evaluasi Pemerintahan berbasis Elektronik. 

Sedikit menyinggung dasar hukum termaksud, menurutku sebetulnya urusan naskah Dinas di Intansi Pemerintah seyogyanya bergeser kepada Peraturan Pemerintah nomor 28 tentang Pelaksanaan UU RI Nomor 43 tentang Kearsipan. Atau kemudian di tahun 2018 harus merujuk pada Perpres nomor 95 tahun 2018 tentang sistem pemerintahan berbasis elektronik (SPBE).

Pun halnya jika kita sedikit menengok kebelakang di tahun 2008 terkait dengan UU tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Dan di penghujung tahun 2019, disahkan aturan pelaksana yakni Peraturan Pemerintah Nomor 71 tahun 2019 yang mengubah PP sebelumnya tahun 2012 terkait Penyelenggaraan dan Sistem Transaksi Elektronik. 

Dalam tulisan ini, aku tidak memperdalam dan mempermasalahkan dasar hukum namun agar sarana persuratan tersebut cepat dipergunakan oleh pejabat dan pegawai di lingkungan KESDM.

Setelah cepat dipergunakan, apakah dapat membantu kecermatan para pengguna untuk melakukan registrasi, distribusi surat dinas??? 

Kebutuhan para pengguna atas sarana mail handling atau yang lebih tenar dengan sebutan panatausahaan persuratan berasal bukan hanya dari para pegawai urusan surat dinas.

Pada level manajerial, untuk tujuan kecepatan penyampaian informasi surat, bisa jadi masih belum dapat menggantikan dari penggunaan Whatsapp. Tatkala kemampuan Whatsapp tidak dapat di Adobe oleh sarana mail handling, maka jangan terlalu berharap lebih.

Pegawai dan pejabat pada level manajerial di KESDM lebih banyak memanfaatkan aplikasi Whatsapp. So, apalagi yang akan dituju dengan integrasi persuratan KESDM? 

Kecermatan dalam mendisposisi pun masih terkendala dengan pengaturan sistem. Misalnya saja untuk satu pejabat pengawas dalam unit eselon 3 yang sama dalam memberikan disposisi kepada bawahan meski lintas unit kerja level eselon 4.

Sarana persuratan termaksud belum lah mengakomodir (proses development oleh Pusdatin) Perbaikan sistem untuk menunjang distribusi persuratan dinas perlu dipertegas kembali. Tatkala beberapa masukan telah disepakati, maka seharusnya tidak menunggu lama untuk dimplementasikan ke dalam sistem komputer.

Kita perlu mendudukan kembali bahwa pemahaman alur surat dari atas ke bawah disebut dengan alur disposisi. Sedangkan alur surat ke samping pada level manajerial yang sama disebut dengan alur penerusan surat.

Bahkan kedepan, seiring dengan perubahan organisasi, alur persuratan pun diprediksi dapat bergerak secara diagonal (dalam koordinasi kelompok kerja yang sama). 

Kecermatan tim pengembang (Pusdatin dan Biro Umum KESDM) untuk menyediakan sarana persuratan dituntut bermuara pada produktifitas kinerja organisasi. Bukan semata pada batasan organisasi namun berbasis kebutuhan para pengguna. 

5 Maret 2020 

Akun pengguna aplikasi persuratan 

[2/3 12.02] putri Fikdiani: "siang Mas Nurul, terkait SK Mutasi dari Biro Hukum pada Sekretariat Jenderal ke Direktorat Jenderal Migas, Pak kepala Bagian Hukum Sesditjen Migas meminta agar akun ku di aplikasi persuratan disesuaikan 🙏, terima kasih"

Pesan singkat tersebut membawa asumsiku bahwa integrasi aplikasi perkantoran di Lingkungan KESDM masih butuh proses. Sampai kapan kita harus menunggu wujud integrasi dengan hasil otomatisasi????

Sesuai data personal yang dilampirkan untuk permintaan penyesuaian akun, SK Mutasi terhitung mulai tanggal 1 Maret 2020. Sehari selepasnya pun, pegawai yang bersangkutan menyampaikan kepadaku dan langsung aku teruskan ke petugas admin aplikasi persuratan pada Pusdatin KESDM. 

[2/3 13.08] Admin Aplikasi Persuratan: Dr sipeg aj hrsnya ud update si pak, Blm berubah kah? Saya cek dari db replikasi, di sipegnya blm Update. 

Pemikiran ku menjadi benar, bahwa aplikasi persuratan dinas memerlukan konfirmasi dari admin SIPEG. Sejauh mana konfirmasi tersebut agar tiap pegawai mendapat kecepatan penyesuaian akun pada aplikasi persuratan? 

Apakah secara otomatis atau perlu dikonfirmasi kembali oleh admin aplikasi persuratan dinas? Dari permintaanku sebelumnya dimana atas nama arif yang mendapat SK mutasi antar unit eselon 4 pada unit kerja eselon 3 yang sama, telah di kabulkan oleh admin aplikasi persuratan dinas. Itu pun, sang admin harus menghubungi admin SIPEG. 

Pun hari ini, [5/3 14.28] "Siang om nurul, ini ada satu staf yang belum terdaftar di aplikasi persuratan dinas. Atas nama Pribadi IF di bawah pejabat pengawas kasie pengolahan minyak bumi. 

Pada akhir tulisan ini, pantaskah kita bertanya kembali, apa yang akan dituju, dengan menetapkan single ID aplikasi persuratan sesuai dengan SIPEG? Masihkah relevan dengan tujuan otomatisasi?? Dinamika cepatnya rotasi Mutasi pegawai di lingkungan KESDM pun tak dapat tertangkap oleh otomasi persuratan via Integrasi persuratan KESDM. 

Meluncurnya SK Mutasi atau SK pengangkatan PNS seorang pegawai harus menunggu konfirmasi dari admin SIPEG. Terang butuh pengaturan dan konfirmasi, namun apakah perlu tiap kali ada perubahan harus diawali dengan menyampaikan pesan ke admin aplikasi persuratan?? 

Kapan otomasi dapat membantu pegawai? Selain aplikasi persuratan dinas, terjadi juga pada aplikasi perjalanan dinas yang belum terintegrasi dengan SIPEG. Pencatatan perjalanan dinas belum secara otomatis mengirimkan notifikasi perbaikan kehadiran pegawai.

Si pegawai yang bersangkutan masih harus dituntut untuk mengajukan perbaikan kehadiran. Bisakah otomatisasi membantu pegawai agar tidak memunculkan beberapa kejadian potongan nilai tunjangan kinerja pada pegawai???

17 Maret 2020 

Konsep Otomasi

Gagal Paham nya pemanfaatan teknologi informasi komunikasi (TIK) adalah mis dalam memahami konsep otomasi. Sejak awal taun dua ribuan, konsep otomasi telah menjadi hit sebagai sarana menggapai efektif proses bisnis. 

Pun pada kearsipan Cq. Persuratan, otomasi dimanfaatkan sebagai sarana untuk membantu dalam pengendalian surat (Mail Handling). Beban kerja persuratan yang ditangani beberapa orang dapat ditangani dengan satu petugas yang dilengkapi sarana otomasi.

Sarana otomasi akan mereduksi beban pencatatan surat masuk pada surat yang begitu banyak. Pun dengan kontrol sistem komputer, pencatatan surat keluar pun lebih mudah teratur.

Yang patut menjadi perhatian dari otomasi adalah dokumentasi persuratan yang selama ini mengandalkan buku agenda sebagai metode konvensional dapat lebih berjalan lebih lengkap. 

Dokumentasi persuratan via sarana otomasi, mempermudah dalam penelusuran surat. Untuk kepentingan filling pun, lebih memudahkan. Filling yang bertujuan kecepatan akses, bukan filling sebagai usaha pelaksanaan kearsipan konvensional. 

Sebetulnya, apa sih otomasi itu????  Dan apa beda dengannya dengan persuratan elektronik?. Proses bisnis surat elektronik secara total tidak menggunakan media konvensional berupa kertas dan tinta pulpen (sebagai pengesahan surat). 

Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dalam proses persuratan yang belum secara total meninggalkan media konvensional berupa kertas, dapat disebut otomasi. 

Akhirnya, tulisan ini mengantarkan pemahaman pribadi bahwa konsep otomasi berbeda dengan persuratan elektronik atau naskah dinas elektronik. Apapun sebutan aplikasi persuratan jika masih mempergunakan metode konvensional, sepatutnya untuk memperhatikan Norma Standar Prosedur dan Ketentuan (NSPK) persuratan atau tata naskah dinas yang berlaku. 

Toh otomasi hanya suatu pendekatan dan bukan menjadi proses bisnis yang baru dimana sebelumnya belum pernah ada. 

Semoga berguna 

Daftar Usul Penetapan Nilai Kinerja (DUPNK) ARSIPARIS

Noto Serif", serif; width: auto !important; height: auto !important;">Bagian 1

Pada bulan Januari di tiap tahunnya, arsiparis akan dievaluasi untuk pelaksanaan tugas jabatan arsiparis pada tahun sebelumnya sesuai jenjang jabatan (peraturan ANRI no. 4 tahun 2017).

Namun demikian sayang sungguh sayang, habit penyusunan DUPNK masih mempergunakan sistem lebut beberapa hari.

Pun aku, pikiran sudah tidak bisa konsen lagi untuk mengolah arsip. Terlebih setelah secara resmi mendapat kiriman surat pemberitahuan dari analis kepegawaian di kantorku.

Kebiasaan menenggelamkanku diri pada pengolahan arsip belum dibarengi dengan penyusunan dokumentasi kegiatan di tiap akhir bulan atau ditiap akhir pengolahan pada jenis arsip tertentu.

Meski tahun 2018 pernah mendokumentasikan kegiatan kearsipan di dalam buku kerja arsiparisn, namun terlewat untuk tahun 2019. Semakin dekat dengan batas waktu penyerahan ke analis kepegawaian pada tanggal 20 januari 2019, membuatku melepaskan tumpukan arsip arsip di ruang olah.

Untuk itulah pada minggu ini kuberi judul penyusunan DUPAK. Mungkin akan sama dengan temen temen pembaca sesama arsiparis. Atau bisa jadi kalian sudah selesai dimana pada umumnya paling telat berada pada tanggal 10 Januari.

“Paling banyak hanya butuh 2 hari saja untuk menyusun Dupak” pikirku sembari terus memilah arsip di ruang olah. Eh ternyata hari ini, ku sentuh isian buku kerja arsiparis melalui jejak digital blog yang biasa kuunggah tiap hari, cukup melenyapkan setengah hari kerja.

Selain harus memperhatikan jadwal atasanku karena butuh tanda tangan untuk Pengesahan. Aku masih harus menerima penugasan untuk rapat di luar kantor.

Pada tahun 2018, aku senantiasa mencatat setiap kegiatan ke dalam buku kerja arsiparis. Namun sejak fokus ke ruang olah, aku jarang membuka komputer. Risih dalam otaku meski jejak digital dapat aku telusuri kembali rekaman kegiatan ku selama tahun 2019.

Jeda siang ini kusempatkan untuk kembali meninggalkan jejak digital, bercerita tentang evaluasi pelaksanaan tugas jabatan arsiparis, mungkin ada yang lupa kalo keberadaan arsiparis di instansi pemerintahan dipayungi oleh Peraturan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi nomor 48 tahun 2014 dan diubah kembali dengan nomor 13 tahun 2016???

Teman teman pastinya sudah sering membaca Peraturan termaksud y… Aturan yang mau tidak mau harus sering dibuka kembali meski masih ada dua peraturan ANRI pada tahun 2017 sebagai aturan teknis nya.

Pada bulan Oktober 2019, aku turut mengikuti acara kearsipan yang diselenggarakan oleh Biro Umum KESDM yang mengulas dan berisikan workshop tata cara pengajuan DUPAK arsiparis melalui tautan 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/31/kinerja-arsiparis-itu-melayani/

Penyampaian Daftar Usul Penetapan Nilai Kinerja arsiparis melampirkan SKP Arsiparis yang telah disetujui/ditetapkan pimpinan unit kerja, rincian bukti kerja arsiparis sesuai dengan Standar Kualitas Hasil Kerja sebagai realisasi target kinerja dan surat pernyataan melakukan kegiatan (SPMK) yang ditandatangani oleh pejabat penilai sesuai pelaksanaan tugas pokok dan tugas tambahan.

BAGIAN 2

📚 Buku Kerja Arsiparis atau Catatan yang berisikan tabel dengan isian kolom “hari dan tanggal”, kolom “kegiatan” kolom “kuantitas//kualitas//waktu” dan kolom “persetujuan pimpinan unit kerja” akan menjadi penghibur kala tidak mendapatkan nilai kerja kearsipan.

“kalo telat ngumpulin sama dengan tidak dinilai alias seolah setahun tidak kerja (contohnya saia😅)” tulis arsiparis Mahkamah Konstitusi.

Aku pun pernah, namun bukannya telat. Daftar Usulan Penetapan Angka Kredit (DUPAK) ditolak karena kurangnya persyaratan administrasi.

Tidak diterima nya DUPAK (saat itu, sebelum sekarang yang diberi nama DUPNK) di meja penilai, maka disampaikan kembali kepadaku oleh tim Sekretariat tim penilai. Baik nya temen temen tim Sekretariat penilai kepadaku 

Kejadian itu membuat berasa diri “seolah olah tidak melakukan apa apa di kantor”. Aku pun merasa bersalah dengan gaji serta tunjangan yang kita dapatkan. Endingnya menjadi tekanan batin y…😄 😄

Berbagai usaha untuk membela “rasa bersalah” akhirnya didampingi pejabat pengawas kepegawaian menyambangi kantor pembina kepegawaian (kantor tim sekretariat penilai instansi) dengan hasil tetap tidak dapat diterima berkas pengajuan DUPAK dan disarankan diajukan secara lengkap pada penilaian periode berikutnya. toh waktu penilaian juga sudah berakhir

Itu dulu y….ternyata sekali mengalami penolakan tidak berasa bersalah di kedua kalinya. DUPNK ku ditolak karena waktu itu masa transisi. Aku stel yakin kalo tim penilai instansi telah menerapkan sistem penilaian arsiparis yang baru.

Ternyata format terbaru dari DUPAK ke DUPNK akan diterapkan pada periode berikutnya. Berkas pun kembali ke tangan saya. Aku tak merubah namun menyampaikan pada periode penilaian berikutnya.

Ternyata y…. Berasa seolah tidak kerja itu hanya perasaan. Hasil kerja yang telat diajukan atau ditolak dapat kita ajukan pada penilaian periode berikutnya. Dan buku kerja arsiparis yang telah ditandatangani pimpinan unit kerja sebagai penghibur rasa “bersalah” tatkala tidak mendapatkan nilai angka kredit.

Dalih dapat diajukan pada penilaian periode berikutnya menjadi harapan bagi buku kerja yang senantiasa kita isi secara rutin. Meski terasa rugi disaat penilaian kinerja kearsipan hanya berlangsung sekali dalam satu tahun. Berbeda dengan rezim DUPAK yang tidak menunggu lama karena dua kali masa penilaian.

Wajar tatkala berasa ganjil di dalam hati, dikarenakan tidak mengajukan DUPAK atau di kearsipan disingkat dengan DUPNK, kemudian akan menyisakan tekanan batin karena gaji dan tunjangan sudah dipergunakan untuk menopang hidup keluarga.

Namun demikian, jika kita telat atau ditolak sehingga urung terevaluasi pelaksanaan tugas jabatan kita sebagai arsiparis, tak perlu ada lagi rasa seolah tidak kerja selama satu tahun. Buku kerja dan periode penilai berikutnya menjadi pelipur perasaan itu😊

Otak ini kemudian berfikir agak keluar kotak dan memikirkan lebih dalam makna penilaian kerja arsiparis. Otak ini mencari justifikasi untuk semakin memantabkan semangat kerja kearsipan.

Tatkala arsiparis tidak mendapatkan nilai, toh layanan kearsipan sudah berjalan. Meski bukti kerja tidak diajukan sebagai DUPNK, toh kearsipan dikantor tetap bergerak sesuai kedudukan kearsipan di masing masing unit kerja.

Kemudian terdengar di kuping 👂 dan terlihat dengan mata kepala sendiri bahwa bukti kerja yang tertulis di DUPNK dan sampai ke meja tim penilai, belum tentu mencerminkan realitas kearsipan sebenarnya.

Kenapa?

1. tidak semua aktivitas kearsipan yang telah dilaksanakan sesuai dengan jenjang jabatan, namun tetap dilakukan demi berjalannya layanan kearsipan

2. Ketiadaan arsiparis pada jenjang jabatan yang sesuai dengan aktivitas kearsipan namun ada penugasan pimpinan /organisasi

3. Tidak dapat diajukan sebagai bukti kerja pada DUPNK karena perbedaan kelompok jabatan arsiparis

4. Banyak penugasan pimpinan meski tidak terkait dengan kearsipan yang harus tetap dilaksanakan

5. Rincian tugas arsiparis telah dibatasi sesuai jenjang jabatan jabatan dan dipersyaratkan uji kompetensi demi menjamin kualitas hasil kerja.

6. Banyak arsiparis yang hanya mengumpulkan bukti kerja demi kepentingan mendapat nilai saja tanpa menyentuh aktivitas kearsipan

7. Ketidakberdayaan pembinaan fungsional terhadap penetapan penilaian yang ditengarai hanya mengada ada (ada bukti kerja, tapi tiada konfirmasi lapangan)

Dan masih banyak lagi sebagai alasan untuk menganggap bahwa evaluasi pelaksanaan tugas arsiparis hanya menjadi salah satu area untuk merengkuh evaluasi kearsipan secara keseluruhan.

Bahkan disaat kita memperhatikan standar kualitas hasil kerja kearsipan , kita akan diperlihatkan ketidaksesuaian antara norma hasil kerja dengan ketersediaan beban kerja di unit kearsipan.

Munculnya pertanyaan “Apakah evaluasi pelaksanaan tugas jabatan fungsional dapat menggambarkan penyelesaian beban kerja di unit kearsipan???

Aku coba membuat simulasi sederhana di unit kearsipan Ditjen Migas yang memiliki beban kerja kurang lebih penyimpanan dan penataan 8.000 boks arsip.

CONTOHNYA

Norma waktu sebagaimana yang tercantum pada Standar Kualitas Hasil Kerja Arsiparis (Peraturan ANRI nomor 23 tahun 2017) dapat dipenuhi jika seorang arsiparis menuliskan secara konsisten ke dalam buku kerja.

Misalnya norma waktu pada item kegiatan “penataan dan penyimpanan arsiparis” yang dilaksanakan oleh arsiparis penyelia di unit kearsipan adalah 30 nomor per hari.

Dengan demikian, standar hasil kerja penataan dan penyimpanan arsip inaktif untuk 200 hari kerja selama setahun adalah daftar arsip yang terdiri dari 200X 30 nomor = 6.000 nomor.

Jika kita asumsi kan setiap boks arsip berisi 10 nomor arsip, maka selama satu tahun dapat menghasilkan 600 boks arsip.

KESIMPULAN

Hasil kerja dari seorang arsiparis penyelia selama satu tahun hanya mampu menghasilkan 600 boks. Bagaimana bisa menyelesaikan beban kerja 8.000 boks?

Diakhir tulisan ini kembali kutegaskan bahwa tak perlu merasa diri seolah tidak kerja. Toh KITA selaku arsiparis berbuat dengan setulus hati, sekuat tenaga demi layanan kearsipan terus bertahan. Meski kita tertinggal atau menerima penolakan penilaian /DUPNK, kita anggap saja bahwa itu hanya salah satu arena dalam mengevaluasi kearsipan secara keseluruhan.

Terimakasih mbakyu, Arsiparis di Mahkamah Konstitusi atas komentar pada tulisanku sebelumnya.

Baca juga

https://wp.me/pa4ylH-eK

Bagian 3

Demi meraih rapor berbentuk PAK Tahunan dan PAK Komulatif, arsiparis mengajukan DUPNK yang terdiri dari isian formulir sasaran kinerja pegawai, isian form pengukuran kinerja pegawai, buku kerja, rincian bukti kerja dan surat pernyataan melakukan kegiatan (Bab III Tata Cara Penilaian, Peraturan ANRI No. 5 tahun 2017).

Sebanyak 277 viewer sejak di posting, tulisan berjudul “DUPNK” memperlihatkan gairah para arsiparis dalam membersamai pencapaian nilai rapor tersebut. Pun tanggapan atas tulisan dari beberapa temen sesama ARSIPARIS yang disampaikan baik melalui pesan singkat, atau komentar di WAG cukup beragam dalam menangkap dua tulisan DUPNK.

Tanggapan pertama dari Arsiparis Kemendikbud dimana menyampaikan, PAK singkatan dari Penetapan Angka Kredit ( tahunan dan komulatif) merupakan mekanisme yang wajib dipenuhi sebagai salah satu persyaratan untuk kenaikan jabatan, pangkat dan golongan.

Hal tersebut pastinya sesuai dengan norma dalam pembinaan karir aparatur sipil negara pada jabatan fungsional arsiparis.

Tanggapan kedua adalah merasa dirugikan terkait perubahan aturan main, dimana awalnya sistem bernama DUPAK dengan dua kali periode penilaian, namun di jabatan arsiparis diberikan nama DUPNK dengan satu kali masa penilaian yakni di awal tahun.

[15/1 14.15] arsiparis ANRI: Kalo aku bukan di tolak, tapi bakal di NOL kan, jadi ngumpulin berapapun yo gak akan dihitung, gak tau brp tahun yg akan di NOL kan untuk alih jenjang ke kelompok keahlian. Seperti di SPBU saja, “mulai dari NOL ya”.

Aturannya gak banget…. merugikan arsiparis kelompok terampil yang akan alih jenjang ke tingkatan kelompok keahlian. Iya mulai dr NOL. Penilaian sebelum nya jadi seperti tidak mengerjakan sesuatu….

######

Pendapat ku terkait itu, bisa jadi sih, namun perlu di perhatikan apakah memang konversi angka kredit tidak diperhitungkan jika akan mengikuti penjenjangan dari kelompok terampil ke kelompok keahlian?

Tanggapan ketiga terlihat senada terkait waktu untuk dapat menjalani kenaikan pangkat dan golongan.

[15/1 14.53] ARSIPARIS BPOM: iya…setiap perubahan itu memang selalu ada yg dirugikan dan di untungkan….rugi ketika berusaha seperti apapun naik pangkat lazimnya 4 tahun sekali 😅 itu juga klo si arsiparis rajin melakukan penilaian SKP.

#####

Meski demikian, arsiparis BPOM tersebut masih ada sikap permisif dan berusaha menghibur nasib di NOL kan, tatkala memperhatikan nasib sesama arsiparis. 👇

[15/1 14.54] arsiparis BPOM: kenyataannya masih banyak juga lho arsiparis yg tidak menilaikan bukti kerja…bahkan sejak dia diangkat mjd arsiparis.

Tanggapan keempat adalah 👇

[15/1 14.55] arsiparis BASARNAS: Iyo, meskipun nilai 2x sangat baik dan 1x baik itu tetep 4 tahun krn SKP dinilai akhir tahun, kemungkinan 3 tahun untuk dapat memenuhi target nilai.

####

Terasa senang kiranya, menarik kesimpulan tanggapan temen temen seprofesi di kearsipan. Diakhir tulisan ini, seiring dengan keterbatasan pertemuan, media Literasi menjadi bagian untuk dapat saling memberi semangat dalam kearsipan.

Memaknai DUPNK sebagai raihan rapor arsiparis masih belum bisa move on dari perspektif mekanisme wajib sebagai persyaratan pembinaan karir. Diskusi yang tercipta antar arsiparis pun tergambar sebagaimana lingkup penilaian prestasi yang terdiri dari laporan kinerja, tim penilai, tata cara penilaian, angka kredit komulatif dan penetapan nilai kinerja.

Menjadi pekerjaan rumah diskusi selanjutnya adalah “bagaimana jika pembahasan masuk ke dalam substansi isi rincian bukti kerja yang dikaitkan penyelesaian beban kerja kearsipan pada masing masing unit.

Semoga berguna.

Asosiasi Arsiparis

Siapa arsiparis yang belum mengenal satu satunya wadah organisasi profesi kearsipan ini?

Meski telah tersebut di dalam Undang Undang Republik Indonesia tahun 2009 tentang Kearsipan, baru di tahun 2019 memiliki Pengesahan Badan Hukum dari Kementerian Hukum dan HAM.

Saya pun mengirim pesan singkat untuk mengkonfirmasi kepada salah seorang pengurus dengan kedudukan sebagai wakil Sekretariat Jenderal AAI. Karena Setahuku, AAI telah dibentuk pada empat belas tahun yang lalu tepatnya di tahun 2005.

Berdasarkan jawaban singkat, di iya kan bahwa, baru di tahun 2019 Asosiasi Arsiparis Indonesia memiliki badan hukum secara syah.

Sebagaimana UU RI pada Bab ketujuh tertulis Organisasi Profesi dan Peran Serta Masyarakat. Pasal 70 ayat (1) arsiparis dapat membentuk organisasi profesi, (2) Pembinaan organisasi profesi arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh Pemerintah dan pemerintah daerah. (3) Ketentuan lebih lanjut mengenai organisasi profesi arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dalam anggaran dasar dan anggaran rumah tangga berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Namun demikian, pada Peraturan Pemerintah tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009, tak jua kudapati perihal organisasi profesi.

Menjadi menarik tatkala beberapa kali undangan sertifikasi jabatan fungsional yang dilayangkan Deputi Pembinaan Kearsipan ANRI, pada poin portofolio mempersyaratkan copy keanggotaan organisasi profesi arsiparis (Asosiasi Arsiparis Indonesia).

Tentu saja bagi arsiparis yang akan menempuh sertifikasi kenaikan jenjang jabatan lebih tinggi atau arsiparis yang beralih dari kategori keterampilan ke dalam ketegori keahlian, merasa terpanggil untuk mendapat keanggotaan organisasi profesi.

Namun yang menjadi pertanyaan, sejauh manakah kewajiban arsiparis untuk menjadi anggota AAI??

Tulisan ini menjadi ketiga setelah tautan 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/06/23/aai-asosiasi-arsiparis-indonesia/

Diakhir tulisan ini, aku pun hanya mengilustrasikan pekembangan wadah para profesional kearsipan yakni Asosiasi Arsiparis Indonesia.

Beredar dokumen Pengesahan badan hukum dari Kementerian Hukum dan HAM Republik Indonesia Indonesia kepada Perkumpulan AAI dan terlaksana nya Munas ke-7 di Jawa Timur pada pertengahan bulan Desember 2019 menyisakan banyak pekerjaan bersama.

Salah satunya, rilis kode etik arsiparis yang sampai saat ini belum juga beredar. Di tahun 2004, pada seminar nasional kearsipan yang diselenggarakan oleh Mahasiswa Program Studi Kearsipan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta, Djoko Utomo selaku Kepala ANRI sempat membawakan paparan terkait kode etik arsiparis.

Harapan ku sebagai seorang arsiparis, meski belum mempunyai bukti keanggotaan AAI, semoga dapat dirilis kembali Kode Etik Arsiparis yang ditanda tangani Pengurus Nasional AAI sebagaimana akte Pengesahan tertanggal 20 November 2019.

Semoga bermanfaat 

Gedung Ibnu Sutowo

Selalu berada di balik Gedung 🏢 yang dimiliki Badan Usaha, begitu kiranya keberadaan Gedung kantor ku. Lepas dari Gedung Dharma Niaga, Direktorat Jenderal Migas menempati Gedung Plaza Centris yang sebelumnya bernama Lukitha Plaza. Dari penelusuran via mbah google, aku mendapati sumber informasi pada tautan

https://www.setiapgedung.web.id/2019/04/plaza-centris.html?m=1

Sejak tahun 2001, unit kerja di bawah naungan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral urusan minyak dan gas bumi berpindah di Gedung perkantoran sebelumnya yang saat ini bernama GRAHA PPI (Perusahaan Perdagangan Indonesia).

Cerita dari beberapa senior bahwa sejak 1993 s.d 2000 menempati gedung Dharma Niaga. Saat ini, Gedung tersebut bernama GRAHA PPI

Sumber :

https://www.setiapgedung.web.id/2019/10/graha-ppi.html?m=1

Bagiku yang lebih dari sepuluh tahun menuju ke Gedung bertingkat enam belas ini pada setiap hari kerja, menjadi sangat memorial untuk dituliskan.

Bisa jadi bagi kurang lebih 600 orang pegawai, Gedung Ibnu Sutowo akan menjadi habitat dalam menghabiskan hari hari dalam episode bekerja. Meski telah berpisah dari atmosfir gedung perkantoran yang sempat diisi oleh perusahaan swasta, namun lokasi di pinggiran Jl. HR Rasuna Said Jakarta Selatan tetap berasa pada jantungnya metropolitan.

Baca juga

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/15/gedung-ibnu-sutowo/

Profil Gedung Ibnu Sutowo 👇

https://youtu.be/tnhjqFx2u6c

Kode Etik Arsiparis

Pagi ini, melalui WAG kudapati file "kode etik arsiparis" dari seorang teman. Aku pun harus menyampaikan ucapan terima kasih atas respon dari topik yang aku tuliskan pada 19 Desember 2019 tautan 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/12/19/asosiasi-arsiparis-indonesia-2019/?preview=true

Meski file termaksud bukan berasal dari pengurus AAI, dan masih belum terbaca keabsyahannya (tidak adanya tanda tangan), namun setidaknya dapat diilustrasikan substansi isi kode etik tersebut.

Adapun tujuan tulisan ini sebagai sarana pendalaman substansi isi untuk menyediakan informasi bagi pembaca pada posisi si pemilik profesi. Ya, aku pun berprofesi sebagai arsiparis.

Jika ada yang berpendapat, kenapa sih harus membahas kode etik, toh rincian tugas serta standar kualitas hasil kerja arsiparis telah ditetapkan oleh instansi pembina (ANRI). Jika kita mendalami maksud dan tujuan serta melaksanakan dengan sebaik baiknya maka kelar sudah kewajiban sebagai arsiparis.

Nanti deh y, nulis lagi kenapa harus ada kode etik profesi. Itu lo.. Kayak yg di tv atau media berita lain, bahwa kode etik profesi, sering dirujuk untuk menjadi standar perilaku para profesional yang katanya menghargai keahlian dan ketrampilan tertentu.

Setidaknya terdapat empat bab yang menjadi standar moralitas pelaksanaan profesi kearsipan. yakni

1. Etika dalam berbangsa dan bernegara

2. Etika dalam berorganisasi

3. Etika dalam bermasyarakat

4. Etika pada bidang kearsipan

Masih ada yang tertinggal? Kemungkinan sih masih ada y.... Tak dipungkiri bahwa tiga tahun terakhir ini, kondisi sosial, birokrasi, pengaruh kemajuan teknologi informasi sangat memperlihatkan kemajuan.

Contohnya misalnya era industri 4.0 yang identik dengan perubahan pendekatan konvensional menuju pendekatan digital dan berbasis aplikasi dalam pemenuhan kebutuhan manusia.

Misalnya pada etika bermasyarakat, arsiparis dituntut untuk memiliki pola hidup sederhana, tanggap atas kondisi lingkungan (disadir dari file kode etik versi termaksud). Kemudian dari sumber itu juga tertulis bahwa arsiparis dituntut untuk memiliki rasa empati, hormat, santun, tanpa pamrih dan tanpa unsur pelaksana dalmm memberikan pelayanan.

Kemudian, dalam pasal selanjutnya yang masih bersumber pada file yang sama disebutkan bahwa arsiparis harus mempertahankan mutu Profesionalisme dalam memberikan sumbangan dan pemikiran. Selain itu arsiparis harus dapat mengemban mandat dalam arti kepercayaan khusus dan menghindari penyalahgunaan wewenang secara tidak adil untuk kepentingan diri sendiri atau kelompok tertentu.

Hal diatas, jika diresapi mendalam, bisa jadi berasa sangat komplek untuk bersinggungan dengan kondisi masyarakat yang terus berkembang. Menjadi pertanyaan arsiparis adalah, bagaimana jika nantinya terjadi pelanggaran kode etik tersebut?

Pertanyaan kepada substansi isi kode etik yakni apakah etik dalam bidang kearsipan sudah sesuai dengan tantangan masyarakat di era industri 4.0???

Etika dalam bidang kearsipan tertulis antara lain arsiparis berkewajiban pengelolaan terhadap informasi, menjaga integritas bahan kearsipan untuk menjamin bukti masa lampau, menilai menyeleksi memelihara dalam konteks kesejarahan hukum administrasi dengan tetap menjaga asal usul.

Arsiparis harus melindungi otentisitas arsip selama proses kerja kearsipan, pelestarian dan penggunaan. Arsiparis mempromosikan seluas mungkin bahan kearsipan.

Etika dalam bidang kearsipan tersebut diatas bisa jadi masih debatebel diantara para pemilik jabatan kearsipan. Penulis masih teringat pada permintaan salah satu wakil sekjen AAI untuk mengilustrasikan melalui tulisan persinggungan wilayah pekerjaan kearsipan dengan pranata humas dan pranata komputer.

Baca juga

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/08/21/rincian-tugas-arsiparis/

Ilustrasi diatas memang masih kurang untuk dapat mendalami substansi isi kode etik arsiparis. Namun demikian, Diakhir tulisan ini, menjadi pekerjaan rumah bersama sebagai pemilik jabatan kearsipan untuk terus mendiskusikan sehingga dapat diperoleh kesepakatan yang dapat diterima oleh arsiparis di manapun berada.

Keberadaan arsiparis pun di instansi pemerintahan mempunyai tipikel kondisi kearsipan yang berbeda beda. Arsiparis dalam kedudukan di lembaga kearsipan, di unit kearsipan, di unit pengolah memiliki karakteristik organisasi yang beragam.

Terlebih kearsipan dituntut untuk terus mengimbangi perkembangan teknologi informasi yang begitu melesat di empat tahun terakhir ini.

Semoga berguna

Konversi BBM ke BBG

[wpvideo aQHobXZl]

10 Desember 2019

Aku pun turut mengiringi program yang menghadirkan negara untuk rakyatnya. Stimulus bantuan untuk mereka yang menutupi kebutuhan keluarga.

Mata kepalaku menyaksikan sendiri ratusan orang berkumpul di seberang kantor desa Satiung dan desa pagarruyung. Senyum mereka para kepala keluarga setelah menerima paket peralatan sarana transportasi untuk menembus aliran sungai.

Bagi mereka, sungai adalah tempat mata pencaharian dan mesin penggerak sebagai alat yang memerlukan energi Penggerak 🚢 perahu. Energi penggerak alat di tempat mata pencaharian yang selama ini bersumber dari Bahan Bakar Minyak cukup membebani sebagai modal bekerja.

Kini, 135 orang di desa Setiung dan 364 di desa Pagarruyung menemukan energi murah dan bersih dari seperangkat konventerkit yang terhubung dengan LPG 3Kg.

LPG yang masih terhitung murah dibandingkan dengan Premium menjadi alternatif pilihan untuk menekan modal kerja para nelayan.

Diatas adalah sedikit gambaran dari perjalanan pengecekan fisik BMN di Kabupaten Tanah Bumbu melalui penugasan kepada Pertamina oleh Kementerian ESDM cq. Ditjen Migas terkait bantuan Hibah kepada masyarakat nelayan kecil. Salah satu kabupaten di provinsi Kalimantan Selatan mendapatkan kesempatan kedua kalinya. Pertama pada tahun 2018 dimana lebih dari 200 orang dan kedua tahun 2009 hampir 500 orang.

Bersumber dari APBN, paket bantuan berupa seperangkat Penggerak kapal dengan kapasitas sampai dengan 5 gros ton dan dua tabung perdana LPG 3kg serta konventerkit diperuntukkan kepada 499 orang nelayan di Kabupaten Tanah Bumbu.

Akses menuju ke Kabupaten Tanah Bumbu dapat ditempuh melalui Pesawat terbang dari Bandara Cengkareng menuju ke bandar udara Syamsudin Noor Banjarmasin. Kemudian lanjut akses darat atau dapat juga dilanjut dengan maskapai Wings 07.00 WITA tujuan Makasar transit Bandar Udara Batu Licin.

Kebetulan Selasa, 10 Desember 2019 menjadi First Passenger di Bandara yang telah selesai dibangun. Bangunan baru, terkesan sangat luas berada di sebelah bangunan lama. Lalu lalang para petugas dan pegawai bandara masih terlihat tahap penyesuaian tempat.

Senin, 9 Desember 2019, lepas mendarat via Garuda, pada pintu keluar Bandara lama, para penumpang telah di hadang puluhan sopir taksi. Sopir taksi yang terlalu aktif mengurangi kenyamanan. Sebagai pengguna sarana publik seperti bandara, berharap semoga ada penataan para sopir taksi di bangunan bandara Syamsudin Noor yang baru.

Harga taksi yang senilai 75.000 untuk satu unit yang belum terinformasikan, keberadaan loket pemesanan taksi yang sangat terbuka dengan para sopir taksi mengurangi kenyamanan.

Sembari mengantar ke Novotel Hotel, tukang taksi menginfokan bangunan baru Bandara Syamsudin Noor akan diresmikan Presiden Jokowi tanggal 20 Desember 2019.

Aku dan rombongan pengecekan persiapan penghapusan BMN melalui Hibah kepada para nelayan bermalam di Hotel yang tak jauh dari Bandara. Kebetulan malam ini terlihat para pemain sepakbola asal PSM makasar yang menginap di Novotel.

Perut dan jadwal makan malam, memaksa diri ini mencari referensi makanan khas Banjarmasin. Ketemulah Soto Anang Ayam Bapulah. Kupesan jasa transportasi online dengan jarak hampir 14 Km atau 16 menit perjalanan.

Sepiring soto banjar dengan ketupat cukup cocok dengan lidah Jawa. Tak ragu mengganti 181 ribu untuk lima porsi plus minum dan kerupuk serta sepuluh tusuk sate ayam. 

Pembatalan Gedung Arsip

Merasa tersentil, mendadak ramai saat beredar pemberitaan media online, kata "gedung arsip" di jejerkan dengan perkataan seorang menteri BUMN. Para pekerja arsip di WAG berasa tidak mau menerima kalimat menteri di pemberitaan itu.

Maklum saja, bagi arsiparis dan pekerja arsip, Gedung Arsip dianggap suatu entitas vital dari kearsipan. Pun definisi arsip bukan semata berkas kerja. namun tersirat gedung arsip.

Seandainya saja menteri itu mendukung rencana pembangunan gedung arsip, pasti sorak sorai diantara para insan kearsipan. Namun apakah laik mengisi pemberitaan. Bukankah suatu berita butuh unsur sensasional dan sesuatu yang berbeda.

Aku pun tertarik untuk ikut berkomentar, namun bukan picisan tanpa uraian. Aku mulai dari cara otak ini mendudukan informasi yang kita terima dari sudut pandang yang lebih luas. Kiranya perlu alur pikir yang lengkap untuk menyikapi informasi "rencana pembatalan pembangunan Gedung Arsip Kementerian BUMN". Seyogyanya juga tidak perlu berlebihan, namun perlu diliat dan dianalisa dari beberapa sudut pandang.

Misalnya saja kalimat ".... ngapain lagi bikin sesuatu yang masif lagi (di Jakarta)" . Kalimat tersebut menjelaskan dari kalimat sebelumnya ".... rencana beli tanah dan gedung arsip...." Menjadi suatu tanda tanya, berapa besar di otaku, fantastiskah nilai uang yang dialokasikan? Selain itu apakah lokasi tanah dan gedung arsip termaksud berada di Jakarta?

Tentu saja kuasa anggaran (menteri), berhak berkomentar atas hal tersebut. Terlebih disertai substansi alasan lain yakni terkait gedung perkantoran yang perlu direnovasi.

Aku jadi terbersit kondisi ruang kerja di kantorku (Gedung Migas), dibawah Kementerian ESDM. Ruang kerja yang direnovasi dilandasi dari penampakan berkas kerja yang terlalu berlebihan. Lebih dari 10 tahun menjadi ruang kerja, pemandangan kumuh menjadi dampak dimana kanan kiri meja pegawai sampai ruang file penuh dengan arsip kertas.

Branding suatu Kementerian yang berawal dari fisik bangunan gedung menjadi agenda pimpinan. Untuk itu bertemulah dengan ide ruang kerja yang berkonsep paperles office.

Namun sayang, kiranya konsep renovasi ruang kerja yang melupakan sisi urusan kearsipan. Untuk itu perlu jika arsiparis dan pemerhati arsip dapat diberikan porsi untuk ikut serta dalam perencanaan renovasi ruang kerja, sehingga dapat mengakselerasikan kearsipan.

Hal itu juga menjadi tantangan kearsipan dari sisi hulu, bukan hanya hilir yang bermuara pada Gedung Arsip.

Bagiku yg juga arsiparis, Gedung Arsip di suatu Kementerian memang diperlukan bagi kelangsungan kearsipan, namun itu hanya menjadi ruang transit sebelum diserahkan ke Lembaga Kearsipan. Gedung Arsip berada di muara sementara kearsipan. Meski pada perkembangannya, di level Kementerian dapat mengharmonisasi kebutuhan ruang serba guna seperti ruang rapat (lokasi di luar kota)

Muara sejati kearsipan berada di lembaga kearsipan. Tatkala suatu Kementerian rajin dan rutin menyetorkan arsip yang berpotensi statis, maka tidak perlu ruang transit yang begitu mewah (dalam konteks anggaran yang berlebih). Toh prinsip pengelolaan arsip mencari yang termurah.

Secara teori, memang arsip yang tersimpan hanya 20%, dan kurang dari 5% menjadi arsip statis. Tentunya prosentase tersebut tidak berbanding lurus dengan volume tertentu, karena masih ada rentang organisasi dan banyak dan strategisnya urusan yang dilaksanakan oleh suatu Kementerian.

Pun secara pragmatis, sampai dengan 10 tahun ini (pengalaman dan pengamatan penulis), gedung arsip di suatu Kementerian hanya menjadi pendaratan para penegak hukum dalam pengumpulan bukti suatu perkara.

Keringat dingin dan turut merasakan energi negatif kala melayani para penegak hukum di Gedung atau ruang arsip. Berbagai intrik tersembunyi dari rekam jejak birokrasi dalam pelaksanaan anggaran memenuhi ruang simpan di Gedung Arsip. Menyaksikan dan menjaga arsip yang menjadi rekaman kegiatan yang penuh pergumulan terkadang menyayat nurani.

Untung saja, tugas arsiparis dan pekerja arsip murni hanya sebatas penjaga gudang. Memang terbaca data arsip sebagai hasil aktivitas kearsipan. Namun demikian data arsip atau yang lebih dikenal dengan daftar pertelaan arsip atau daftar arsip, hanya salah satu bagian sarana penelusuran arsip.

Masih banyak pekerjaan rumah di kearsipan untuk dapat memasyarakatkan daftar arsip. Daftar arsip yang dapat memberikan dukungan manajemen atau sampai dengan memori kolektif Kementerian.

So, biasa saja kali, saat seorang menteri BUMN mengomentari rencana Kementerian sendiri terkait pembatalan gedung arsip.

Yang bisa jadi keliru, misalnya saja ada seorang menteri menolak rencana pengadaan gedung arsip yang diusulkan lembaga kearsipan baik pusat dan daerah. Bagi penulis, Gedung Arsip pada lembaga kearsipan memerlukan penambahan yang masif dalam bentuk Depot yang tersebar di beberapa wilayah di Indonesia. Kiranya dapat mengejar 5% arsip tiap Kementerian lembaga baik struktural maupun penugasan.

Bagiku, Menteri itu sih biasa saja, tak perlu membabibuta dalam pembelaan kearsipan. Misalnya saja, anggaran pembelian gedung arsip Kementerian BUMN dialihkan ke renovasi, maka saat kearsipan dapat tampil untuk turut serta dalam perencanaan ruang perkantoran yang dapat membawa pola pikir para pegawai atau ASN yang menghargai kearsipan sesuai dengan standar dan kaidah yang berlaku.

Kearsipan yang ruh nya sebagai memori kolektif kebangsaan, atau sebagai pemersatu bangsa, atau sebagai jangkar ingatan bersama, bahkan sampai dengan bentuk dukungan akuntabilitas birokrasi, perlu dituangkan dalam ruang perkantoran.

Tatkala ruang kerja atau working space berpengaruh pada produktifitas pelayanan publik, kiranya rencana renovasi ruang kerja Kementerian BUMN sebagai dalih pembatalan gedung arsip dapat menjaga ruh kearsipan termaksud. Sehingga ruang kantor bukan hanya memancing kratifitas dan produktifitas pegawai namun dapat membawa alur pikir kearsipan.

Diakhir tulisan, bagi diri pribadiku, kearsipan menjadi cermin kehidupan berbangsa dan bernegara. Cermin yang menerima apapun gambaran kehidupan berbangsa bernegara. Cermin yang tidak gampang berteriak kala menghadapi wajah buruk, namun juga tidak terlalu bangga jika dihadapkan dengan wajah ganteng cantik mempesona.

Semoga berguna 

Bank sampah

Sudut pandang terhadap sampah mulai berkembang dan lebih dari yang sebelumnya. Jika sebelumnya sampah menjadi buangan, pasrah sepenuhnya kepada tukang sampah, merasa risih karena terkotori pandangan, disingkiri karena identik dengan penyakit, berteduh pada layanan dinas kebersihan, maka saat ini sudah mulai muncul fenomena yang lebih baik.

Bisa jadi disebabkan tingkat pertambahan sampah yang begitu cepat kemudian memunculkan permasalahan sampah. Pada saat lalu kita dengar gerakan masyarakat terkait minimalisir penggunaan plastik dan steofoam sebagai pembungkus makanan. Di toko swalayan, plastik bukan lagi gratis melainkan sudah berbayar.

Bisa jadi karena tingkat kepedulian manusia atas lestari nya bumi sebagai habitat kehidupan. Atau karena bumi sudah mulai rusak, hingga membuka kesadaran manusia?

Gerakan kesadaran lingkungan lain adalah dengan Bank Sampah. Pun di wilayah mukim penulis, dua tahun berjalan, bank sampah menjadi cara memaknai kepedulian terhadap lingkungan.

Pada bulan April 2019, aku mengilustrasikan salah satu wujud nyata kepedulian kita terhadap lingkungan dengan menjalankan Bank Sampah 👇 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/04/30/bank-sampah-vtb/

Secara komunitas, Bank sampah menjadi usaha kongkrit tatkala pemerintah daerah dimanapun telah kewalahan dalam penyediaan lahan pembuangan sampah.

Meski lika liku bank sampah masih belum dapat menggantikan petugas sampah, namun setidaknya telah melaksanakan sedikit dari peraturan daerah depok tentang pengelolaan sampah.

Bank sampah membangun habit warga masyarakat untuk melaksanakan penanganan sampah yang pertama yakni, pemilahan.

Bahwa sesuai pasal 11 pada Perda Walikota Depok Tahun 2014 tentang pengelolaan sampah menyebutkan penanganan sampah terdiri dari aktivitas pemilahan, pengumpulan, Pengangkutan, pengolah dan pemrosesan akhir.

Ada lima kategori jenis sampah yang memang harus dilakukan pemilahan terlebih dahulu untuk kemudian diangkut ke TPS. Dua jenis yakni sampah daur ulang atau sampah yang dapat dipergunakan kembali menjadi area kegiatan dari bank sampah.

Siapakah yang harus melakukan pemilahan sampah??? Apakah pemilahan dipercayakan kepada jasa petugas pengangkut sampah?

Secara Perda termaksud, pemilahan wajib dilakukan sebelum sampah masuk ke TPS. Pemilahan sesuai kategori jenis sampah.

Sejauh manakah petugas pengangkut sampah dapat memilah tanpa peran serta warga si pembuang sampah?

Diakhir tulisan ini, saya pun menjadi semakin terbuka dalam memandang pengelolaan sampah. Peran serta masyarakat sangat dinantikan dalam pengelolaan sampah.

Pun sesuai dengan ketentuan peraturan daerah termaksud, pemerintah daerah membentuk dan memfasilitasi lembaga pengelola sampah sejak tingkatkan RT, RW, Kelurahan kecamatan sampai dengan OPD atau BLUD urusan persampahan.

Andaikan pengelola sampah sesuai tingkatannya telah menjalankan sesuai dengan fungsinya dan tersosialisasikan dengan baik, niscaya tiada RT tanpa Bank Sampah, Tiada prasangka TPS liar, dan setiap orang akan memilah sampahnya.

Semoga bermanfaat