JENIS DAN SERI ARSIP PEMBINAAN USAHA HULU MINYAK DAN GAS BUMI

21	Penyiapan dan Penawaran Wilayah Kerja (WK) Minyak dan Gas Bumi Melalui Lelang Reguler		Aktif	Inaktif	Keterangan
	a.	Penyiapan Wilayah Kerja	2 Tahun	5 Tahun	Dinilai kembali
	b.	Penawaran Wilayah Kerja	2 Tahun	5 Tahun	Permanen
	c.	Pengajuan Permintaan Wilayah Kerja (WK) Oleh Badan Usaha	1 Tahun	2 Tahun	Permanen
	d.	Bid Info Untuk Penawaran Wilayah Kerja	2 Tahun	5 Tahun	Musnah
	e.	Berita Acara Pelaksanaan Konsultasi Daerah dalam rangka Penawaran Wilayah Kerja (WK) Minyak dan Gas Bumi	5 Tahun	30 Tahun	Permanen
	f.	Penangguhan Proses Usulan Wilayah Kerja (WK) Baru	1 Tahun	2 Tahun	Musnah
	g.	Perpanjangan Kontrak Kerja Sama	5 Tahun setelah ditentukan kontraktor baru	2 Tahun	Permanen
	h.	Penetapan Wilayah Kerja (WK), Bentuk dan Ketentuan Pokok KKS	2 Tahun setelah disetujui	5 Tahun	Permanen
	i.	Dokumen Kontrak Kerjasama Migas	2 Tahun setelah penandatangan kontrak	2 Tahun	Permanen
	j.	Promosi  Wilayah Kerja (WK) Minyak dan Gas Bumi	2 Tahun	5 Tahun	Dinilai kembali
	k.	Pengumuman Tender Wilayah Kerja (WK) Minyak dan Gas Bumi	2 Tahun	5 Tahun	Permanen
	l.	Izin Survey Umum	2 Tahun setelah izin selesai	3 tahun	Dinilai kembali
	e.	Berita acara klarifikasi Titik Koordinat Wilayah Kerja (WK) Minyak dan Gas Bumi/KP Batubara/PKP2B	1 Tahun setelah penandatangan kontrak	2 Tahun	Dinilai kembali
	f.	Pertimbangan BPMIGAS	6 Tahun	30 Tahun	Dinilai kembali
	g.	Penetapan Badan Usaha/Bentuk Usaha Tetap KKS	2 Tahun setelah penandatangan kontrak	2 Tahun	Permanen
	h.	Penetapan Wilayah Kerja (WK), Bentuk dan Ketentuan Pokok KKS	2 Tahun setelah disetujui	5 Tahun	Permanen
	i.	Dokumen Kontrak Kerjasama Migas	2 Tahun setelah penandatangan kontrak	2 Tahun	Permanen
23	Penyiapan dan Penawaran Wilayah Kerja Gas Metana Batubara		aktif	inaktif	keterangan
	a.	Pengajuan Joint Evaluation (JE) / Joint Study (JS)	2 Tahun setelah disetujui	5 Tahun	Musnah
	b.	Presentasi Pra, Mid dan Final JE/JS:
		Presentasi Pra JE/JS	2 Tahun	5 Tahun	Musnah
		Presentasi Mid JE/JS	2 Tahun	5 Tahun	Musnah
		Presentasi Final JE/JS	2 Tahun	5 Tahun	Dinilai Kembali
	c.	Persetujuan Dirjen atas JE/JS	2 Tahun	5 Tahun	Permanen
	d.	Dokumen Klarifikasi Titik Koordinat Wilayah Kerja (WK) Minyak dan Gas Bumi/KP Batubara/PKP2B	1 Tahun	2 tahun	Dinilai Kembali
	e.	Laporan Final JE/JS	2 Tahun setelah disetujui	5 Tahun	Permanen
	f.	Rekomendasi Term & Condition KKS	2 Tahun setelah disetujui	5 Tahun	Musnah
	g.	Konsultasi Daerah dalam rangka Penawaran Wilayah Kerja (WK) Gas Metana Batubara	2 Tahun setelah disetujui	5 Tahun	Permanen
	h.	Pertimbangan BPMIGAS	2 Tahun setelah disetujui	5 Tahun	Musnah
	i.	Penetapan Wilayah Kerja (WK), Bentuk dan Ketentuan Pokok KKS	2 Tahun setelah disetujui	5 Tahun	Permanen
	j.	Penetapan Badan Usaha/Bentuk Usaha Tetap KKS	2 Tahun setelah disetujui	5 Tahun	Permanen
	k.	Dokumen Kontrak Kerja Sama Gas Metana Batubara	5 Tahun setelah kontrak selesai	5 Tahun	Permanen
	l.	Jaminan Pelaksanaan Komitmen Pasti 3 Tahun Pertama	2 Tahun setelah disetujui	5 Tahun	Permanen
	m.	Penetapan Wilayah Kerja Gas Metana Batubara	2 Tahun setelah penandatangan kontrak	2 Tahun	Permanen
	n.	Dokumen Kontrak Kerja Sama Gas Metana Batubara	2 Tahun setelah penandatangan kontrak	2 Tahun	Permanen
24	Monitoring Work Program & Budget (WP&B) KKKS		2 Tahun setelah disetujui	5 Tahun	Permanen
25	Fasilitasi Pelaksanaan Partisipasi Interest		2 Tahun setelah disetujui	5 Tahun	Permanen
26	Penyelesaian Tumpang Tindih Lahan
	Rekomendasi Penggunaan Wilayah Kerja (WK) Minyak dan Gas Bumi untuk kegiatan  selain Minyak dan Gas Bumi		2 tahun setelah rekomendasi dilaksanakan	5 Tahun	Permanen
27	Perpanjangan Kontrak KKS
	a.	Dokumen Permohonan Perpanjangan Dokumen Kontrak KKS	2 Tahun setelah masa perpanjangan kontrak selesai	3 Tahun	Permanen
	b.	Surat Persetujuan Perpanjangan Kontrak KKS Dari Menteri ESDM	2 Tahun setelah masa perpanjangan kontrak selesai	3 Tahun	Permanen
	c.	Kontrak Perpanjangan KKKS	2 Tahun setelah masa perpanjangan kontrak selesai	3 Tahun	Permanen
28	Penilaian Rencana Pengembangan Lapangan (POD Pertama)
	a.	Dokumen Permohonan Persetujuan  POD Pertama/Revisi POD Pertama	2 Tahun setelah masa kontrak selesai	3 Tahun	Permanen
	b.	Surat Persetujuan POD Pertama/Revisi POD Pertama Dari Menteri ESDM	2 Tahun setelah masa kontrak selesai	3 Tahun	Permanen
29	Penetapan Harga Gas
	a.	Evaluasi Permohonan Penetapan Harga Gas	2 Tahun setelah Penetapan Harga Gas yang baru	2 Tahun	Musnah
	b.	Surat Persetujuan Harga Gas oleh Menteri ESDM	2 Tahun setelah Penetapan Harga Gas yang baru	2 Tahun	Permanen
30	Pelayanan Eksploitasi Minyak dan Gas Bumi
	a.	Rekomendasi Penggunaan Data Eksploitasi (publikasi makalah, analisa laboratorium, Reprocessing)	1 Tahun	10 Tahun	Musnah
	b.	Penetapan Pengusahaan Minyak Bumi dari Sumur Tua	2 Tahun setelah masa penetapan berakhir	10 Tahun	Permanen
	c.	Penetapan Pengusahaan Lapangan Produksi yang Dikembalikan Kepada Pemerintah	5 Tahun setelah masa penetapan berakhir	10 Tahun	Permanen
	d.	Buku Cadangan Minyak dan Gas Bumi	1 Tahun setelah diupdate	10 Tahun	Permanen
	e.	Kajian Eksploitasi Minyak dan Gas Bumi	2 Tahun setelah pelaksanaan	5 Tahun	Permanen
	f.	Presentasi Makalah/Sambutan	1 Tahun	5 Tahun	Musnah
31	Pemantauan Eksploitasi Minyak dan Gas Bumi
	a.	Laporan Evaluasi Sumur Pengembangan	2 Tahun	3 Tahun	Dinilai Kembali
	b.	Laporan Hasil Pemantauan Reservoir Produksi	2 Tahun	3 Tahun	Dinilai Kembali
	c.	Laporan Evaluasi Pengembangan Lapangan	2 Tahun	3 Tahun	Dinilai Kembali
	d.	Laporan Hasil Pemantauan Data Produksi Minyak Bumi	2 Tahun	3 Tahun	Dinilai Kembali
	e.	Laporan Hasil Pemantauan Data Produksi Gas Bumi	2 Tahun	3 Tahun	Dinilai Kembali
	f.	Laporan Hasil Inventarisasi Mutu Minyak dan Gas Bumi	2 Tahun	3 Tahun	Dinilai Kembali
	g.	Laporan Hasil Pemantauan Data Harga Minyak dan Gas Bumi
		Laporan Triwulan	1 Tahun setelah terbitnya Laporan yang baru	2 Tahun	Musnah
		Laporan Semesteran	1 Tahun setelah terbitnya Laporan yang baru	2 Tahun	Musnah
		Laporan Tahunan	2 Tahun	3 Tahun	Permanen
	h.	Laporan Produksi Minyak ke JODI/OPEC	2 Tahun	3 Tahun	Dinilai Kembali
		Laporan Triwulan	1 Tahun setelah terbitnya Laporan yang baru	2 Tahun	Musnah
		Laporan Semesteran	1 Tahun setelah terbitnya Laporan yang baru	2 Tahun	Musnah
		Laporan Tahunan	2 Tahun	3 Tahun	Permanen
	i.	Laporan Evaluasi Permintaan Data Produksi Minyak dan Gas Bumi	2 Tahun	3 Tahun	Musnah
32	Pelayanan Eksplorasi Minyak dan Gas Bumi
	a.	Rekomendasi Presentasi Makalah	1 Tahun	2 Tahun	Musnah
	b.	Rekomendasi Publikasi Makalah	1 Tahun	2 Tahun	Musnah
	c.	Rekomendasi/Izin Pembukaan Data	1 Tahun	2 Tahun	Permanen
	d.	Rekomendasi/Izin Pengiriman Data Geologi dan Geofisika	1 Tahun	2 Tahun	Permanen
	e.	Rekomendasi/Izin Pengiriman Data ke Luar Negeri	1 Tahun	2 Tahun	Permanen
	f.	Unitisasi Lapangan Minyak dan Gas Bumi	5 Tahun setelah berakhir kontrak	5 Tahun	Permanen
	g.	Rekomendasi Pengalihan Interest	5 Tahun setelah berakhir kontrak	5 Tahun	Permanen
	h.	Rekomendasi Penyisihan Wilayah Kerja Minyak dan Gas Bumi	5 Tahun setelah berakhir kontrak	5 Tahun	Permanen
	i.	Penyiapan Dokumen Pengakhiran Kontrak	5 Tahun setelah berakhir kontrak	5 Tahun	Permanen
33	Pemantauan Eksplorasi Minyak dan Gas Bumi
	a.	Laporan Data Survei Seismik 2D, 3D, dan 4 D (per semester & tahunan)	1 Tahun	2 Tahun	Dinilai kembali
	b.	Laporan Data Pemboran Sumur Eksplorasi (per semester & tahunan)	1 Tahun	2 Tahun	Dinilai kembali
	c.	Laporan Kinerja KKS Eksplorasi/Tahunan	1 Tahun	2 Tahun	Dinilai kembali

PENGAJUAN DUPAK

1.           LATAR BELAKANG

Bukti kinerja arsiparis adalah Pengajuan daftar Usulan Pengajuan Angka Kredit (DUPAK). DUPAK dikumpulkan pada tiap tahunnya 2 kali atau per semester. Di Kementerian ESDM, pengajuan DUPAK pejabat fungsional diawali dengan pengiriman surat dari Biro Kepegawaian dan Organisasi kepada sekretaris ditjen / sekretaris badan di lingkungan KESDM.

Waktu pelaksanaan Penilaian untuk semester pertama yakni di bulan Mei, dan semester kedua berada di bulan November. Biro kepegawaian dan Organisasi KESDM membentuk tim penilai instansi untuk arsiparis tingkat terampil dan arsiparis tingkat ahli pada jabatan arsiparis pertama dan muda gol III/a s.d III/d. sedangkan untuk arsiparis ahli dengan jabatan madya golongan IV/a s.d IV/e tim penilai berada di ANRI.

Para arsiparis membuat DUPAK beserta lampiran pada saat setelah menerima surat pemberitahuan pengajuan DUPAK. Batas untuk pengajuan pada semester kedua tahun 2013 adalah tanggal 6 november 2013

2.           BATASAN MASALAH

Tulisan ini mempunyai batasan masalah yakni, bagaimanakah sebaiknya seorang arsiparis dalam membuat bukti kinerja berupa pengajuan DUPAK?

3.           KERANGKA BERPIKIR

Pengajuan DUPAK sesuai dengan jenjang kepangkatan. Sesuai dengan PERMENPAN nomor dan surat keputusan bersama kepala BKN dan Kepala ANRI bahwasanya pengajuan DUPAK dapat dilaksanakan untuk satu jenjang diatas atau satu jenang dibawah. Namun demikian penilaian berbeda.

Unsur - unsur yang dinilai sesuai dengan peraturan tersebut antara lain adalah unsur utama dan unsur penunjang. Sebagai unsur utama terdiri atas pendidikan, kegiatan pengelolaan arsip, pembinaan kearsipan, dan pengembangan profesi.

Bobot nilai yakni 80% di unsur utama dan 20% di unsur penunjang. Jika melihat matrik atau tabulasi tim penilai, kebanyakan para arsiparis melakukan pengajuan DUPAK pada kegiatan pengelolaan arsip. Kegiatan pengelolaan arsip terdiri atas ketatalaksanaan kearsipan, pengolahan arsip, perawatan dan pemeliharaan kearsipan, pelayanan kearsipan, dan publikasi kearsipan.

4.           PEMBAHASAN

4.1.   Ketatalaksanaan Kearsipan

Arsiparis pelaksana lanjutan memiliki tugas untuk melakukan entri data ke dalam komputer. Bukti kerja berupa nomor dengan poin 0,0015. Pada setiap harinya, seorang arsiparis pelaksana lanjutan dapat melaksanakan entri dengan rata2 lima puluh entrian. Untuk mendapatkan satu poin, seorang arsiparis lanjutan harus mengentri sejumlah 667 surat. Dengan rata – rata per hari dapat mengentri lima puluh surat, diperlukan 13 hari kerja untuk mendapatkan satu poin angka kredit

Pekerjaan yang dapat dilaksanakan arsiparis pelaksana adalah melakukan monitoring penggunaan aplikasi sistem informasi kearsipan. Dalam menafsirkan pekerjaan monitoring tersebut, penulis berpendapat bahwa monitoring dapat dilaksanakan dengan memantau penggunaan sistem informasi sebagai sarana dalam membatu dalam pelaksanaan tugas. Monitoring dapat mempunyai output lebih memaksimalkan penggunaan TIK dalam bidang kearsipan. Misalnya saja, berapa orang yang telah paham dalam penggunaan aplikasi persuratan dinas di Ditjen Migas, sejauh mana efektifitas pelaksanaan kegiatan persuratan dengan penggunaan aplikasi persuratan. Menganalisa kekurangan dan kelebihan dalam penggunaan TIK tersebut. Dan bagaimana lebih mensosialisasikan penggunaan TIK dalam mail handling serta mail tracking.

4.2.   Pengolahan Arsip

Pekerjaan yang dapat dilakukan oleh arsiparis dalam pengolahan arsip adalah pembuatan daftar arsip inaktif per seratus nomor. Daftar tersebut dibuat untuk arsip yang teratur atau yang tidak teratur. Sebagai bukti kerja berupa daftar dengan kredit poin untuk arsip teratur yakni 0,3 dan arsip tidak teratur kredit poin 0,6. Pekerjaan lain dalam pengolahan arsip adalah membuat laporan dalam pelaksanaan penyeleksian arsip inaktif yang akan disusutkan. Poin dari pembuatan laporan tersebut adalah 0,08.

Secara perhitungan angka kredit, pekerjaan pengolahan memiliki kesempatan dalam memperbanyak perolehan jumlah poin kredit bagi arsiparis tingkat terampil. Hal tersebut karena output pekerjaan kearsipan banyak menghasilkan daftar arsip.

4.3.   Perawatan dan Pemeliharaan kearsipan

Kegiatan untuk merawat yakni melakukan penyimpanan dan penataan  setiap 100 nomor merupakan kreedit poin bagi arsiparis pelaksana. Namun demikian seorang arsiparis pelaksana lanjutan masih dapat melaksanakan kegiatan termaksud. Penafsiran 100 nomor pada kegiatan tersebut dapat berupa data arsip maupun nomor boks. Pada setiap 100 nomor arsiparis mendaoatkan kredit sebesar 0,04. Jika laporan penataan dan penyimpanan terdapat  3400 nomor bokmaka dapat diilustrasikan mendapat poin 1,36.

Kegiatan arsiparis selanjutnya dalam rangka perawatan dan pemeliharaan kearsipan adalah melakukan pemindaian atau scanning terhadap surat/naskah. Kredit poin pada butir kegiatan ini juga cukup menggiurkan, dikarenakan memiliki satuan ‘lembar’, sehingga mempercepat perolehan pundi pundi kredit poin.

4.4.   Pelayanan Kearsipan

Memberikan layanan alihmedia arsip konvensioanal. Satuan butir kegiatan ini adalah lembar dengan nilai 0,01.

5.           KESIMPULAN

Poin - poin yang dapat disimpulkan dalam membuat bukti kinerja berupa pengajuan DUPAK yakni dengan kegiatan Ketatalaksanaan Kearsipan, Pengolahan Arsip, Perawatan dan Pemeliharaan kearsipan, dan Pelayanan Kearsipan

5.1.     Pengajuan DUPAK tergantung pada pemilihan butir butir kegiatan merupakan orientasi penilaian. Hal tersebut belum dapat memotret pekerjaan sesungguhnya atau pekerjaan riil yang dilaksanakan oleh arsiparis;

5.2.     Arsiparis dengan jenjang jabatan yang lebih tinggi, akan melaksanakan pekerjaan jejang satu jenjang di atas dan dibawah, jika memang dilaksanakan, maka layak untuk dicantumkan di dalam DUPAK;

5.3.     Pekerjaan manajerial yang dilaksanakan arsiparis, walau luput dari kerangka butir butir penilaian arsiparis misalnya, melaksanakan pemindahan arsip dari central file ke records center. Melakukan pengurusan penagihan sewa ruang arsip. melakukan penganggaran dengan pembuatan TOR dan RAB Kearsipan serta melaksanakan realisasi anggaran kearsipan sebaiknya dibalut dalam kerangka butir butir sehingga dapat dicantumkan ke dalam DUPAK;

5.4.     Pembuatan bukti kerja harus mencerminkan waktu pelaksanaan. Seorang arsiparis akan membuat Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan (SPMK) bukan hanya setelah menerima surat pemberitahuan pengajuan DUPAK namun juga setelah pelaksanaan kegiatan kearsipan. Sehingga SPMK dapat menunjukkan kurun waktu sesuai dengan yang dilakukan sebenarnya.