Pedoman Retensi Arsip sebagai norma dasar penetapan
seri arsip dalam penyusunan Jadwal Retensi Arsip
Studi kasus urusan pertambangan dengan seri arsip
minyak dan gas bumi
1. LATAR BELAKANG
Dalam suatu diskusi, seseorang
menafsirkan Jadwal Retensi Arsip yang telah dituangkan dalam suatu peraturan
menteri akan tergantikan dengan keberadaan pedoman retensi. Seseorang lagi
menafsirkan pedoman retensi akan berfungsi sama dengan Jadwal Retensi Arsip
(sebagai dasar penyusutan) yang diberlakukan nasional.
Orang yang menafsirkan sebagaimana
penafsiran pertama, maka akan mengkhawatirkan JRA yang telah disusun tidak akan
terpakai atau tergantikan dengan pedoman retensi. Sedangkan penafsiran kedua,
pedoman retensi akan menjadi simpul pemberlakukan JRA secara nasional
(menghasilkan benefit yakni akses penyusutan sampai ke daerah). Kedua
penafsiran tersebut menurut penulis belum sesuai dengan amanah Peraturan
Pemerintah Tahun 2012 terkait penyusunan JRA yang berpedoman retensi.
Pedoman retensi harus dimaknai sebagaimana amanahkan Peraturan Pemerintah tahun
2012 tentang pelaksanaan UU kearsipan tahun 2009. Peraturan termaksud
mengamanahkan bahwa penyusunan JRA harus mengacu pada pedoman retensi. Jadi
pedoman retensi berbeda dengan Jadwal Retensi Arsip. Pedoman retensi tidak
dapat menggantikan keberadaan jadwal retensi arsip (sebagai dasar penyusutan).
Pedoman retensi arsip bukanlah jadwal retensi arsip yang diberlakukan nasional.
Pedoman retensi merupakan acuan
penyusunan Jadwal Retensi Arsip untuk setiap kementerian dan lembaga.
Penyusunan pedoman retensi menjadi tanggungjawab ANRI dan lembaga/kementerian
terkait.
Penulis setuju jika landasan filosofi
pedoman retensi adalah agar menjadi pintu masuk dalam penyelamatan arsip. Retensi
arsip yang termuat di dalam pedoman retensi dan jadwal retensi arsip menjadi
instrument penting dalam penyelamatan arsip bernilai tinggi.
Penulis sepakat jika pedoman retensi
memberi peringatan kepada tim penyusun JRA agar memperhatikaan daluarsa
punututan hukum. Kondisi saat ini, masih adanya kasus hukum (terkait pejabat
public) memberikan pretensi instrument pengelolaan arsip.
Penulis sependapat jika pedoman
retensi menegaskan kembali norma peraturan perundangan dalam bidangnya yang
mewajibkan arsip harus disimpan. Penyimpanan arsip yang harus memperhatikan
nilai administrasi, keuangan dan hokum, edukasi serta penelitian
Penulis juga mengiyakan agar penentuan
jumlah tahun retensi suatu seri arsip bukan karena firasat atau tebakan tim
penyusun JRA. Jumlah tahun arsip bukan pula kesepakatan rapat yang serta merta.
Kesepakatan tersebut harus berdasarkan norma pengelolaan arsip.
Penulis belum melihat adanya isu dalam
penyelematan arsip harus mempertahankan reabilitas yang terkait dengan kontek, konten,
dan struktur arsip. Sebagai indikator reabilitas suatu arsip adalah
diterapkannya prinsip aturan asli dan prinsip asal usul sesuai kurun waktu
terciptanya arsip.
Pada akhir latar belakang ini, penulis
mengambil kesimpulan sementara bahwa pedoman tersebut harus memberikan norma dan
menjadi acuan penyusunan atau revisi JRA. Pedoman yang memberikan memberikan
solusi permasalahan JRA. Pedoman tersebut akan menjaga agar kualitas JRA bukan
hanya sekedar JRA dapat tersusun.
2. RUMUSAN
MASALAH
Berdasarkan latar belakang di atas
maka penulis merumuskan masalah “Sejauhmanakah
pedoman retensi dapat memberikan acuan serta norma yang diperhatikan dalam
menyusun Jadwal Retensi Arsip?”
3. BATASAN
MASALAH
Dari rumusan masalah di atas, penulis
membatasi masalah yakni “Bagaimana pedoman retensi dapat memberikan norma dalam
menentukan seri arsip untuk penyusunan JRA?”, dan “Bagaimana pedoman retensi
dapat memberikan norma dalam menentukan jumlah tahun retensi arsip dalam
penyusunan JRA”.
4. PEMBAHASAN
4.1. Proses
penyusunan
ANRI sebagai pemrakarsa penyusunan
pedoman retensi telah melaksanakan
ekspose dengan mengundang perwakilan kementerian dan lembaga. Pada forum
tersebut disampaikan sesi brainstorming terkait dengan rencana penyusunan
konsep Pedoman Retensi.
Konsep Pedoman retensi yang akan
disusun oleh Tim ANRI hanya membawa dua agenda dua hal , yang pertama yakni
pengaturan bagaimana pola retensi yang terdiri dari pola retensi pendek, pola
retensi menengah, dan pola retensi Panjang. Yang kedua adalah kesepakatan dalam
penentuan jenis seri arsip.
Anri telah menentukan beberapa urusan
pemerintahan yang terkordinasi dengan numenkelatur kementerian koordinator
yakni perekonomian, kesejahteraan rakyat serta politik hukum dan keamanan.
Penentuan tersebut berdasarkan kementerian yang berada dibawa kabinet Indonesia
bersatu.
Tindaklanjut dari kegiatan ekspose disampaikannya
konsep secara tertulis ke kementerian lembaga terkait dengan melampirkan format
lampiran pedoman retensi. Format lampiran hampir mirip dengan format Jadwal
Retensi Arsip. Kemiripan format ini kemudian menyebabkan salah tafsir.
Penafsiran sebagaimana yang penulis sampaikan pada paragraph latar belakang.
Tim penyusun pedoman retensi arsip tidak
menjelaskan terlebih dahulu, milestone tentang keberadaan pedoman retensi
arsip. Penjelasan dari latar belakang amanah peraturan pemerintah tahun 2012 tentang
pelaksanaan UU kearsipan 2009. Penjelasan dari asal muasal mengapa harus ada
pedoman retensi.
Pesan dari isi surat ANRI kepada
kementerian/lembaga menggambarkan tujuan pedoman retensi untuk mengcapture seri
seri arsip. Tindaklanjut oleh kementerian/lembaga yang diharapkan akan sesuai
dengan format lampiran.
4.2.
Seri
arsip urusan pertambangan
Pedoman retensi urusan pertambangan
jika dikaitkan dengan prinsip aturan asli dan prinsip asal usul maka terkait
dengan keberadaan Departemen Pertambangan dan Energi (era orde baru).
Organisasi Pemerintah
yang mengurusi urusan pertambangan adalah departemen pertambangan dan energi.
Pada tahun 2000, urusan pertambangan mengalami perubahan menjadi Energi dan
Sumber Daya Mineral (era reformasi).
Pada tahun 1984 urusan pertambangan
dan energi terbagi menjadi sector pertambangan umum, Geologi dan Sumber Daya Mineral, Minyak dan Gas Bumi, Listrik
dan Energi Terbarukan.
Tahun
1992 terjadi perubahan pada seri listrik dan energi terbarukan menjadi listrik
dan pemanfaatan energi. Penekanan urusan pemerintah untuk lebih pengembangan
energi untuk mendukung program kerja kepala pemerintahan.
Perubahan terjadi di tahun 2005 yang
memisahkan antara fungsi utama dan fungsi pendukung pada sektor pelaksana
urusan energi dan sumber daya mineral. Perubahan tersebut ditandai dengan
lahirnya badan pelatihan dan badan diklat dan badan lainnya yang mendukung
pelaksanaan fungsi utama pada setiap urusan pemerintahan.
Perubahan di 2005 yang berpengaruh
terhadap penetapan seri arsip adalah perubahan numenkelatur pertambangan umum menjadi
mineral batubara dan panas bumi. Perubahan
numenkalatur ini harus diperhatikan terkait yang dikaitkan dengan penyelamatan
arsip pada sisi reabilitas, keutuhan arsip yang sesuai konten, konteks dan
struktur arsip.
Selain munculnya seri arsip mineral
batubara dan panas bumi, perubahan di tahun 2005 adalah lahirnya badan geologi.
Pada awalnya Geologi dan Sumber
Daya Mineral merupakan fungsi utama, namun berubah menjadi fungsi pendukung
(kategori fasilitatif). Pun dengan bergesernya seri listrik dan pemanfaatan
energy menjadi listrik dan pengembangan energy. Perubahan dari pemanfaatan ke
pegembangan bukan hal yang disepelekan. Bidang kearsipan harus bias menanggkap
perubahan kata tersebut. Sekecil apapun kata dapat terkait dengan tingkat
reabilitas arsip.
Perkembangan pengurusan sektor energi
semakin terlihat pada tahun 2010 dengan lahirnya sub setor energi baru
terbarukan dan konservasi energi. Ketika tahun 1992 sektor energi dilaksanakan
dengan “pengembangan”, kemudian tahun 2005 bergeser ke “pemanfatan energi”,
akhirnya pada tahun 2010, dengan “konservasi”. Penulis berpendapat bahwa urusan
pemerintahan sektor energi, sudah sampai tahap krisis energi. Penulis berasalan
dengan pengambilan kata konservasi menunjukkan adanya krisis energi.
Sejak tahun 2010 sektor energi dan
sumberdaya mineral terdiri dari sub sektor antara lain minyak dan gas bumi,
mineral dan batu bara, ketenagalistrikan, serta energi baru terbarukan dan
konservasi energi.
4.3. Minyak dan gas
bumi sebagai seri arsip urusan pertambangan
Penulis mengawali Indentifikasi fungsi
kemigasan secara holistik dari terjadinya perubahan perudangan yakni dicabutnya
undang undang pertambangan 1960, Perpu tahun 1962 dan undang undang pertamina
tahun 1974 oleh lahirnya Undang undang Minyak dan gas bumi tahun 2001.
Selama tahun 1974 sampai dengan 2001,
fungsi kemigasan identik dengan pertamina sebagai badan usaha milik Negara yang
secara kewenangan menterjemahkan dan mengiplementasikan kebijakan pemerintah
urusan minyak dan gas bumi. Oleh karena
itu, penulis menyebut dengan era pertamina.
Jika reabilitas arsip diukur dari
kontek, konten dan struktur, maka pendalaman seri arsip minyak dan gas bumi
pada era pertamina harus didalami dari keterkaitan fungsi pertamina dengan
fungsi departemen pertambangan dan energi cq. Diretora jenderal minyak dan gas
bumi.
Maka penulis belum mendapatkan data
pada era pertamina, untuk itu penulis mengidentifikasi fungsi kemigasan dengan
membatasi pada fungsi Ditjen Migas, SKKMIGAS (versi 2013), dan BPHMIGAS (versi
tahun 2012).
Hasil identifikasi seri arsip minyak
dan gas bumi adalah adanya sub seri sebagai berikut:
1. Sub Seri
eksplorasi dan produksi adalah jenis jenis arsip dari rekaman kegiatan
kebijakan pengembangan lapangan baru, pelaksanaan eksplorasi (geologi,
geofisika, pemboran eksplorasi), analisa dan evaluasi cadangan minyak, perkiraan
produksi migas, pemboran pengembangan, panasbumi, pengembangan lapangan,
penerimaan Negara bidang migas serta investasi bidang migas dan minyak bumi
(Permen ESDM tahun 1984, 1992, 2000)
2. Sub seri pembinaan
Usaha Hulu Migas yang terdiri dari rekaman kegiatan pembinaan wilayah kerja,
pelayanan dan pengawasan ekplorasi,
pelayanan dan pengawasan eksploitasi
serta penilaian dan pengembangan usaha
hulu minyak dan gas bumi (Permen ESDM no.18 Tahun 2010 tentang SOTK KESDM)
3. Sub seri Pengendalian
perencanaan berdasar kontrak kerjasama yang antara lain terdiri dari rekaman kegiatan eksplorasi, pengkajian dan
pengembangan, eksploitasi, dan pengendalian program dan anggaran (berdasarkan
permen ESDM tahun 2013 tentang SKKMIGAS)
4. Sub seri Pengendalian
Operasi berdasarkan kontrak kerjasama yang antara lain terdiri dari rekaman
kegiatan pada divisi manajemen proyek dan pemeliharaan fasilitas operasi,
divisi operasi produksi, divisi penunjang operasi, divisi survey dan pemboran
(berdasarkan permen ESDM tahun 2013 tentang SKKMIGAS)
5. Sub seri Pengendalian
Keuangan berdasarkan kontrak kersajama yang terdiri dari rekman kegiatan divisi
manajemen resiko dan perpajakan, divisi akutansi, divisi peperiksaan biaya
operasi, dan divisi pemeriksaan perhitungan bagian Negara (berdasarkan permen
ESDM tahun 2013 tentang SKKMIGAS)
6. Sub seri Pengendalian
komersialisasi minyak dan gas bumi berdasarkan kontrak kerjasama yang terdiri
dari rekaman kegiatan divisi komersialisasi minyak dan gas bumi dan kondensat,
divisi komersialisasi gas bumi, divisi pengawasan realisasi komitmen rencana
pengembangan lapangan (berdasarkan permen ESDM tahun 2013 tentang SKKMIGAS)
7. Sub seri Pengendalian
pengendalian dukungan bisnis berdasarkan kontrak kerjasama yang terdiri dari
rekaman kegiatan divisi pengelolaan rantai suplai, divisi pertimbagan hukum dan
formalitas dan manajemen sistem informasi (berdasarkan permen ESDM tahun 2013
tentang SKKMIGAS)
8. Sub seri
pengolahan dan pemasaran yang terdiri dari rekaman kegiatan pengilangan, proses
khusus, pengangkutan dan pemasaran, tekno ekonomi, penelaahan energi (Permen
ESDM tahun 1984, 1992, 2000)
9. Sub seri Pembinaan
usaha hilir minyak dan gas bumi yang terdiri dari rekaman kegiatan pengolahan,
pengangkutan, penyimpanan, niaga, serta harga dan subsidi (Permen ESDM no.18 Tahun
2010 tentang SOTK KESDM)
10. Sub seri Bahan
Bakar Minyak yang terdiri dari rekaman kegiatan pengaturan BBM, Pengawasan BBM,
serta pemantauan cadangan dan BBM dan pengelolaan Informasi BBM (Permen MESDM
no.25 tahun 2012 tentang organisasi BPH Migas)
11. Sub seri Gas
Bumi yang terdiri dari rekaman kegiatan Pengatusan pemanfaatn fasilitas
pengangkutan gas bumi melalui pipa, pengaturan akun tariff dan harga gas bumi
memalui pipia, pengawasan dan pengelolaan informasi gas bumi melalui pipa.
(Permen MESDM no.25 tahun 2012 tentang organisasi BPH Migas)
12. Sub seri
teknik pertambangan minyak dan gas bumi terdiri dari rekaman kegiatan
keselamatan kerja eksplorai dan produksi, pemurnian dan pengolahan, instalasi
dan peralatan. Selain itu juga berisi rekaman kegiatan kalibrasi alat ukur dan
lindungan lingkungan hidup (Permen ESDM tahun 1984, 1992, 2000)
13. Sub seri Teknik
dan lingkungan minyak dan gas bumi yang terdiri dari rekaman kegiatan
standarisasi minyak dan gas bumi, keselamatan operasi hulu, keselamatan operasi
hilir, usaha penunjang dan keteknikan dan lingkungan minyak dan gas bumi.
(Permen ESDM no.18 Tahun 2010 tentang SOTK KESDM)
4.4. Analisis sub seri
arsip minyak dan gas bumi yakni:
1. Sub seri arsip
migas pada poin kesatu akan melebur atau berkembang ke sub seri arsip poin
kedua. Perubahan atau peleburan terjadi pada nama numenkelatur serta rekaman
kegiatan yang menjadi bagian sub seri poin kesatu;
2. Beberapa
rekaman kegiatan pada sub seri arsip poin kesatu akan menjadi sub arsip
tersendiri. Misalnya rekaman kegiatan panas bumi akan memperkuat lahirnya
seri arsip mineral batubara dan panas
bumi pada tahun 2005. Kemudian pada tahun 2010 yang menjadi sub dari seri arsip
energi baru terbarukan dan konversi energy;
3. Sub seri poin
kedelapan berkembang menjadi sub seri poin kesembilan, namun demikian kedua
seri tersebut harus dipertahankan (prinsip aturan asli);
4. Sub seri poin
kedua belas berkembang menjadi sub seri poin ke tigabelas (tetap dipertahankan
sesuai periode masing masing);
5. Bagaimana analisa
fungsi yang berkurang, menghilang atau melebur pada poin kesatu dikaitkan
dengan prinsip kearsipan yakni prinsip asal usul dan prinsip aturan asli?
6. Di pedoman
retensi inilah yang akan memberikan gambaran perubahan, peleburan sub seri
untuk mempertahankan prinsip kearsipan sehingga seri arsip dapat menunjukkan
pelestarian dan penyelamatan arsip.
5.
KESIMPULAN
5.1.1. Agar pedoman
retensi dapat memberikan norma atau acuan dalam penentuan seri arsip untuk
penyusunan JRA.
5.1.2. Mempertahankan
penamaan kementerian pada periodenya. Urusan pertambangan dan energi (sampai
dengan tahun 2000), urusan energi dan sumberdaya mineral (2000 s.d. sekarang)
5.1.3. Analisa fungsi
secara holistik untuk mengidentifikasi fungsi non struktural yang terkait.
Contohnya organisasi BPMigas dan BPH Migas yang disebut didalam UU tentang
Migas Tahun 2001
5.1.4. Mempertahankan
numenkelatur organisasi level eselon I terkait pengambilan kata substansi/core business
5.1.5. Penggambaran
secara umum perubahan organisasi/periodesasi
5.1.6. Norma
penentuan kelompok arsip dari kegiatan core business bukan dari proses
manajemen/administrasi
5.1.7. memunculkan
istilah khusus yang diterapkan untuk penamaan numenkelatur
5.1.8. membatasi hanya
sampai pada fungsi organisasi eselon 2 atau tidak masuk pada level transaski
5.2. Agar pedoman
retensi dapat memberikan acuan dalam penentuan jumlah tahun retensi arsip pada
setiap seri. Norma norma yang termuat antara lain adalah:
5.2.1. Nilai
administrasi sesuai dengan berlakunya surat
5.2.2. Nilai hokum
terkait dengan daluarsa penuntutan hokum
5.2.3. Nilai keuangan
terkait dengan audit dan pengawasan
6.
SARAN
DAN REKOMENDASI
Saran dan Rekomendasi untuk tim
penyusun pedoman retensi adalah sebagai berikut;
1. Pedoman
retensi harus diawali dengan Memaparkan milestone pedoman retensi sehingga memberi
informasi landasan filosofi , kedudukan dan pemahaman yang jelas atas
keberadaan pedoman retensi;
2. Penyelamatan
arsip bukan hanya terkait dengan waktu penyimpanan, namun juga keutuhan,
kesatuan, serta kesesuaian tata urutan berkas dalam seri arsip pada periode
tertentu.
3. Memuat metodologi
analisa fungsi organisasi baik dengan cara mempertahankan numenkelatur (nama
organisasi dalam tiap level), ata cara pendekatan holistic. Contohnya
pendekatan holistik
|
Kebijakan
|
Pelaksana
|
Pengawas
|
Dasar
|
Periodesasi
|
|
Ditjen Migas
|
PERTAMINA dan PGN
|
Dewan Komisaris Pertamina untuk Pemerintah
(DKPP
|
UU Pertamina
|
1974 s.d. 2001
|
|
Ditjen Migas
|
BPMIGAS
|
BPH Migas
|
UU migas th 2001
|
2001 s.d. 2013
|
|
Ditjen Migas
|
SKK Migas
|
BPH Migas
|
Keputusan Mahkamah Konstitusi Th. 2013
|
Tahun 2013 s.d 2015
|
4. Pedoman
retensi sebaiknya tidak memiliki lampiran yang mirip dengan lampiran JRA. Lampiran
Pedoman Retensi adalah formulir penentuan seri arsip, formulir penentuan umur
simpan(retensi). Contoh lampiran seri arsip minyak dan gas bumi :
|
No
|
Subseri
|
Fungsi
|
Dasar aturan
|
Periodesasi
|
|
1
|
Eksplorasi dan produksi terdiri darirekaman
kegiatan kebijakan pengembangan lapangan baru, pelaksanaan eksplorasi
(geologi, geofisika, pemboran eksplorasi), analisa dan evaluasi cadangan
minyak, perkiraan produksi migas, pemboran pengembangan, panasbumi,
pengembangan lapangan, penerimaan Negara bidang migas serta investasi bidang
migas dan minyak bumi
|
Ditjen Migas, Departemen Pertambangan dan energi
|
(Permen ESDM tahun 1984 dan 1992,
|
1984 s.d. 2005
|
|
2
|
Pembinaan Usaha Hulu Migas yang terdiri dari
rekaman kegiatan pembinaan wilayah kerja, pelayanan dan pengawasan ekplorasi, pelayanan dan pengawasan eksploitasi serta penilaian dan pengembangan usaha hulu
minyak dan gas bumi
|
Ditjen Migas, Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral
|
(Permen ESDM no.18 Tahun 2010 tentang SOTK
KESDM)
|
2005 s.d. 2015
|
|
3
|
Pengendalian perencanaan berdasar kontrak
kerjasama yang antara lain terdiri dari
rekaman kegiatan eksplorasi, pengkajian dan pengembangan, eksploitasi,
dan pengendalian program dan anggaran
|
SKK Migas
|
permen ESDM tahun 2013 tentang SKKMIGAS
|
2001 s.d. 2015
|
|
4
|
Bahan Bakar Minyak yang terdiri dari rekaman
kegiatan pengaturan BBM, Pengawasan BBM, serta pemantauan cadangan dan BBM
dan pengelolaan Informasi BBM
|
BPH MIGAS
|
(Permen MESDM no.25 tahun 2012 tentang
organisasi BPH Migas)
|
2001 s.d. 2015
|
5. Agar penamaan
seri arsip mempertahankan numenkelatur unit kerja level eselon I. sesuai dengan
periodesasinya.
Contohnya
dapat dilihat sebagaimana table berikut:
|
No
|
Seri arsip
|
Periodesasi
|
|
1
|
Pertambangan umum
|
1984 s.d. 2005
|
|
2
|
Mineral batubara dan panas bumi
|
2005 s.d. 2010
|
|
3
|
Mineral dan batubara
|
2010 s.d. sekarang
|
6. Tidak
megabaikan fungsi yang hilang /dilebur atau munculnya fungsi baru, hendaknya dapat
meninggalkan jejak kelompok arsip. Mengembalikaan sub seri sesuai seri
(implementasi prinsip provenance). Contohnya adalah sebagai berikut:
|
Seri
|
Sub seri
|
Sub sub seri
|
Periodesasi
|
|
Minyak dan gas bumi
|
Eksplorasi dan produksi
|
Panas bumi
|
1984 s.d. 2005
|
|
Mineral batubara dan panas bumi
|
Panas bumi
|
|
2005 s.d. 2010
|
|
Energi baru terbarukan dan
konservasi energi
|
Panas bumi
|
|
2010
s.d sekarang
|
7. Pedoman
RETENSI hendaknya memberikan acuan penetapan tahun dalam penyusunan Jadwal
Retensi Arsip. Acuan tersebut bukan hanya dalam menetapan pola retensi (pendek 5 tahun, menengah 10
tahun dan panjang 15 tahun) namun juga memberikan acuan sebagai rumus
penghitungan jumlah tahun retensi arsip (dari analisa nilai primer informasi
arsip (administrasi, hukum, dan keuangan) );
