Laporan Pemantauan
Pengelolaan Arsip ke-11
Bulan
Mei 2017 s.d. Oktober 2017
- PENDAHULUAN
1. Gambaran
Umum
Pada laporan sebelumnya (periode Desember 2016 s.d. April 2017), unit
kearsipan Ditjen Migas telah mengelola sejumlah 8.076 boks dengan rincian 6.701
boks arsip simpan, 418 boks arsip usul musnah, dan 957 boks arsip di pindahkan
ke Pusat Arsip KESDM.
2. Maksud dan Tujuan
Penggambaran kondisi
unit kearsipan Ditjen Migas adalah maksud dari laporan pemantauan pengelolaan
yang ke-11. Tujuan nya adalah menyampaikan informasi tentang perpindahan ruang
arsip, jumlah arsip sehingga tergambar pula hasil kerja urusan kearsipan Ditjen
Migas.
3. Ruang
lingkup
Secara ringkas terdapat tiga hal yang
menjadi lingkup laporan periode ini yakni kondisi pemindahan ruang arsip akibat
kegiatan renovasi Gedung Migas. Kondisi Gedung Migas yang beralamat di Jl. HR
Rasuna Said Kav. B-5 Kuningan Jakarta Selatan sedang dalam Renovasi Ruangan
pada Tahun 2017. Kondisi tersebut mempengaruhi secara signifikan terhadap
kearsipan.
Ruang lingkup yaitu
3.1. Pemindahan
Ruang Arsip dari lantai 10 ke lantai 4
Kondisi Ruang Arsip Lantai 10 telah
dipenuhi dengan boks arsip pada dua Unit Mobil
File Mekanik
dengan kapasitas 1200 boks dan 30 Unit Rak Statis berkapasitas 750 boks.
3.2. Pemindahan
Ruang Arsip Keuangan Lantai 12 ke Lantai 4
Ruang Arsip di Lantai 12 dipergunakan
untuk menyimpan arsip keuangan yang terdapat satu unit mobil file mekanik
berkapasitas 200 boks serta rak statis berkapasitas 250 boks
3.3. Pemindahan
Arsip Direktorat Teknik dan Lingkungan
Sejak bulan Agustus
2017 dilaksanakan relokasi unit Direktorat Teknik dan
Lingkungan yang semula di Lantai 14 ke
Lantai 10, mengakibatkan pemindahan arsip yang bersifat masif.
Semula pada setiap unit pengolah, arsip sangat di
sayang bahkan didekatkan dengan posisi duduk pejabat dan staf. Namun disaat
keharusan pindah ruangan atau pindah jabatan, arsip sangat diacuhkan.
4. Dasar
Arahan
pimpinan atas permintaan pemindahan arsip di lingkungan Teknik dan Lingkungan berdasarkan:
1. Nota
Dinas Kasubdit Keselamatan Hilir Migas No. 2160/DMTO/2017 tanggal 31 Agustus
tentang penyiapan dokumen keuangan TA 2016/2017
2. Nota
Dinas Kasubdit Usaha Penunjang Migas No. 1407/DMTP/2017 tanggal 25 Agustus 2017
dan No. 1014/DMTP/2017 tanggal 10 juli 2017 mengenai pemindahan dokumen
permohonan Surat Keterangan Terdaftar tahun 2017 dan tahun sebelumnya
3. Nota
Dinas Kasubdit Standarisasi No. 1084/DMTS/2017 tanggal 10 Agustus 2017 sejumlah
15 Kardus
4. Nota
Dinas Kasubdit Keteknikan No.1297/DMTL/2017 tanggal 10 Agustus sejumlah 11
kardus
5. Nota
Dinas Kasubdit Keselamatan Hulu No.1375/DMTE/2017 tanggal 3 Agustus sejumlah 28
Kardus
6. Permohonan lisan Kasubdit Keselamatan Hilir
7. ND Bapak SDMU kepada Sesditjen Migas no. 421/04/SDMU/2017 tentang penyimpanan arsip migas
- HASIL YANG DICAPAI
1.
Jumlah boks yang dipindahkan dari Lt.10 ke Lt.4 adalah 1422 update per
Oktober 2017 (selain arsip Direktorat Teknik dan Lingkungan)
sebagai berikut:
|
No
|
Seri Arsip
|
sebelumnya (Lt.10)
|
sesudahnya (Lt.4)
|
Ket
|
||
|
Jml Bok
|
No boks
|
Jml Boks
|
No boks
|
|||
|
1
|
Berkas Dirjen (Evita Legowo)
|
87
|
1, 1-87
|
87
|
1, 1-87
|
Tetap
|
|
2
|
Berkas Sesditjen Migas
|
54
|
1-20, 1-34
|
54
|
1-20, 1-34
|
Tetap
|
|
3
|
Laporan Pekerjaan DIPA
|
91
|
339 - 430
|
39
|
284 - 323
|
R. Sewa
|
|
4
|
Laporan PJDGB 2009
|
14
|
24 - 38
|
0
|
0
|
R. Sewa
|
|
5
|
Laporan PJDGB 2010
|
14
|
73 - 87
|
0
|
0
|
R. Sewa
|
|
6
|
Dok Lelang all
|
109
|
623-732
|
0
|
0
|
R. Sewa
|
|
7
|
Dokumen Lelang PJDGB 2009-2014
|
38
|
1-38
|
0
|
0
|
R. Sewa
|
|
8
|
Dokumen Lelang LPG
|
64
|
1-64
|
0
|
0
|
R. Sewa
|
|
9
|
Laporan lelang LPG 2012
|
28
|
1-28
|
0
|
0
|
R. Sewa
|
|
10
|
Laporan Lelang LPG 2013
|
443
|
1-443
|
0
|
0
|
R. Sewa
|
|
11
|
Lap Lelang SPBG
|
112
|
1-75,
91-128
|
0
|
0
|
R. Sewa
|
|
12
|
Pengangkutan Migas
|
113
|
1-113
|
0
|
0
|
R. Sewa
|
|
13
|
Pengolahan
|
92
|
1 – 92
|
0
|
0
|
R. Sewa
|
|
14
|
Niaga
|
106
|
77-183
|
0
|
0
|
R. Sewa
|
|
15
|
Surat keluar
|
209
|
1-209
|
239
|
1-239
|
+ 25 boks
|
|
16
|
Penerimaan Negara
|
0
|
0
|
57
|
80-137
|
Tambah
|
|
17
|
Hukum
|
107
|
1-38
1-69
|
117
|
1-38 1-79
|
+10 boks
|
|
18
|
Perencanaan dan Laporan
|
42
|
24-66
|
42
|
24-66
|
Tetap
|
|
19
|
Kerjasama
|
0
|
0
|
9
|
44-52
|
+9 boks
|
|
20
|
Berkas Keuangan
|
140
|
93-233
|
140
|
93-233
|
Tetap
|
|
21
|
Surat masuk
|
151
|
1-151
|
151
|
1-151
|
Tetap
|
|
22
|
Umum, kepegawaian
|
191
|
|
191
|
|
tetap
|
2.
Jumlah boks dari
Ruang Arsip lantai 12 ke lantai 4 sejumlah 350 boks dengan rincian sebagai
berikut:
|
No
|
Seri Arsip
|
sebelumnya (lt.12)
|
sesudahnya (Lt.4)
|
Ket
|
||||||||||||||||||||
|
Jml Bok
|
No boks
|
Jml Boks
|
No boks
|
|||||||||||||||||||||
|
1
|
Pembayaran LS di bawah nilai 200 Jt Tahun 2014
|
30
|
1-30
|
0
|
0
|
R. Sewa
|
||||||||||||||||||
|
2
|
Pembayaran LS di atas nilai 200 Jt Tahun 2014
|
60
|
1-62
|
0
|
0
|
R. Sewa
|
||||||||||||||||||
|
3
|
Pembayaran lainnya 2014 yakni:
|
79
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
0
|
0
|
R. Sewa
|
||||||||||||||||||
|
4
|
Pembayaran LS di bawah nilai 200 Jt Tahun 2015
|
45
|
1-45
|
45
|
1-45
|
Tetap
|
||||||||||||||||||
|
5
|
Pembayaran LS di atas nilai 200 Jt Tahun 2015
|
45
|
1-45
|
45
|
1-45
|
Tetap
|
||||||||||||||||||
|
6
|
Perjalanan Dinas Tahun 2015
|
76
|
1-76
|
76
|
1-76
|
Tetap
|
||||||||||||||||||
|
7
|
Arsip pembayaran Tahun 2016
|
211
|
|
211
|
|
Tetap
|
||||||||||||||||||
3.
Jumlah Direktorat Teknik dan
Lingkungan Migas Sampai dengan bulan Oktober 2017 (di Lt.4 dan di ruang sewa ANRI) sejumlah 922 boks dengan rincian
sebagai berikut:
3.1.
Subdit Standarisasi sejumlah
: 195 boks terdata dan 42 boks belom terdata
3.2.
Subdit Keselamatan Hulu: 111 sudah terdata dan 115 belom terdata
3.3.
Subdit Keselamatan Hilir sejumlah 72 Boks telah terdata
dan 64 boks belom didata
3.4.
Subdit Keteknikan : 68 boks telah terdata dan 23 boks belom terdata
3.5.
Subdit Usaha Penunjang : 178 Boks sudah terdata dan 54 boks belom terdata
