NurulMuhamad: Melaksanakan penyeleksian arsip inaktif yang akan disusutkan

PENDAHULUAN

LAPORAN

Melaksanakan penyeleksian arsip inaktif yang akan disusutkan

1. LATAR BELAKANG

Konsep Recordkeeping memberikan gambaran bahwa keterkaitan yang dimulai dari penciptaan arsip dan perawatan yang lengkap , akurat dan terpercaya bukti transaksi atas rekaman informasi. Konsep Recordkeeping memberikan pendekatan atas kegiatan organisasi atau pelaksanaan fungsi organisasi dan pejabat fungsional dalam suatu unit kerja. Ruang lingkup Recordkeeping meliputi penciptaan arsip, prosedur perawatan arsip dan kegiatan manajemen arsip yang dijalankan oleh pihak pihak yang memiliki tanggungjawab.

Tanggung jawab dan kewenangan dalam pelaksanaan Recordkeeping adalah pembagian kerja antara staf dari suatu unit kerja, pimpinan unit kerja dan arsiparis. Staf di suatu unit kerja sebagai pencipta arsip bertanggungjawab untuk penciptaan arsip dan mempertahankan kelengkapan berkas dan akurasi suatu berkas berdasarkan aktifitas kerja yang dilaksanakannya. Pimpinan unit mempertahankan dalam peran perawatan sebagai bukti yang akurat atas pelaksanaan tugas – tugas sampai dengan berakhirnya suatu project atau transaksi organisasi.

Seharusnya pergantian tahun anggaran menjadi dasar para staf dan pimpinan unit kerja untuk menyerahkan rekaman informasi atau berkas berkas kerja kepada arsiparis sehingga dapat menjadikan arsip sebagai bukti yang autentik.

Konsep recordkeeping tidak dimiliki pada staf dan pimpinan unit kerja, sehingga ruang arsip di unit kerja menjadi penuh dengan tumpukan berkas berkas kerja. Dokumen dimintakan untuk berpindah bukan sewaktu selesai tahun anggaran untuk suatu transaksi, namun harus menumpuk dan menunggu inisiatif pembuatan surat untuk memindahkan dokumen dokumen.

2. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dari penyeleksian arsip inaktif yang akan disusutkan adalah mempertahankan akurasi suatu arsip yang menjadi bukti kerja suatu organisasi. Tujuan yang riil adalah mencegah penumpukan dokumen dokumen di ruang kerja suatu unit kerja.

3. WAKTU PELAKSANAAN

Sebagai tindak lanjut permintaan pemindahan dan penyimpanan arsip, pada setiap nota dinas permintaan pindah dan simpan dokumen di unit kerja pada tahun 2013.

ISI

LAPORAN

Melaksanakan penyeleksian arsip inaktif yang akan disusutkan

Dalam isi laporan ini, akan membagi penyeleksian arsip inaktif yang akan disusutkan oleh unit kerja dan unit kearsipan.

1. Penyeleksian arsip pada unit kerja

Dalam konsep recordkeeping telah disebutkan bahwa jika peran staf di suatu unit kerja dan pimpinannya melaksanakan dengan benar untuk penciptaan dan perawatan arsip, maka tidak diperlukan lagi penyeleksian. Terdapat gap atau perbedaan sudut pandang dari pemahaman arsip sehingga arsip masih harus dipertahankan oleh unit kerja walaupun transaksi dan proses audit telah selesai. Dalam hal ini, arsiparis memposisikan diri sebagai organ penerima donor, sehingga tidak berhak melakukan intervensi pemahaman staf dan pimpinan unit kerja untuk menyerahkan arsipnya.

Selama ini dilaksanakan hanyalah menunggu suatu unit kerja mengirimkan permintaan pemindahan dan penyimpanan arsip.

2. Penyeleksian arsip pada unit kearsipan

Alokasi ruangan arsip, dari tahun ke tahun tidak mengalami penambahan. Hal tersebut mengakibatkan tidak seimbangnya tingkat pertumbuhan arsip yang dipindahkan dan penyimpanannya. Penyeleksian arsip yang akan disusutkan diperlukan dalam hal menjaga agar setidaknya konsep recordkeeping dapat dijalankan.

Penambahan ruangan dilakukan oleh unit kearsipan dengan metode sewa ruangan (konsep penyimpanan off storage). Kapasitas di ruang sewa sebanyak 3400 boks sehingga menambah Kapasitas penyimpanan arsip. sebelum ada sewa ruang arsip kapasitas penyimpanan sejumlah 1400 boks di unit kerja.

Fungsi pusat arsip pun perlu dijadikan solusi dalam meningkatkan kapasotas penyimpanan, sehingga untuk arsip arsip yang bernilai tinggi dapat diserahkan kepada pusat arsip.

3. Pemindahan dari unit kearsipan Ditjen Migas ke Pusat Arsip KESDM

Melalui surat sekretaris Ditjen Migas nomor 8623.1/04/SDM/2013 tanggal 13 Agustus 2013 yang ditujukan kepada kepala biro umum KESDM, dan balasa surat Biro Umum nomor 6211/04/SJU-I/2013 tanggal 28 Agustus 2013 maka telah dipindahkan sejumlah arsip. penyeleksian arsip yang dipindah ke pusat arsip didasarkan kepada Permen ESDM tentang JRA subtantif Migas.

4. Pemindahan dari unit kearsipan Ditjen Migas ke ruang sewa (penyimpanan off storage)

Gambar berikut menunjukkan pemindahan arsip yang dilaksanakan. Pemindahan sebagai salah satu bagian penyusutan arsip.