Cumen cerita, Menyibak hikmah, ngaji, serba serbi, syukur, keseharian, hiburan, mikir, kearsipan

Selasa, 31 Oktober 2017

Pengelolaan Arsip Mei s.d. Oktober 2017


     
Laporan Pemantauan Pengelolaan Arsip ke-11
Bulan Mei 2017 s.d. Oktober 2017

  •  PENDAHULUAN

1.    Gambaran Umum
Pada laporan sebelumnya (periode Desember 2016 s.d. April 2017), unit kearsipan Ditjen Migas telah mengelola sejumlah 8.076 boks dengan rincian 6.701 boks arsip simpan, 418 boks arsip usul musnah, dan 957 boks arsip di pindahkan ke Pusat Arsip KESDM.

2.    Maksud dan Tujuan
Penggambaran kondisi unit kearsipan Ditjen Migas adalah maksud dari laporan pemantauan pengelolaan yang ke-11. Tujuan nya adalah menyampaikan informasi tentang perpindahan ruang arsip, jumlah arsip sehingga tergambar pula hasil kerja urusan kearsipan Ditjen Migas.

3.    Ruang lingkup
Secara ringkas terdapat tiga hal yang menjadi lingkup laporan periode ini yakni kondisi pemindahan ruang arsip akibat kegiatan renovasi Gedung Migas. Kondisi Gedung Migas yang beralamat di Jl. HR Rasuna Said Kav. B-5 Kuningan Jakarta Selatan sedang dalam Renovasi Ruangan pada Tahun 2017. Kondisi tersebut mempengaruhi secara signifikan terhadap kearsipan.
Ruang lingkup yaitu
3.1.  Pemindahan Ruang Arsip dari lantai 10 ke lantai 4
Kondisi Ruang Arsip Lantai 10 telah dipenuhi dengan boks arsip pada dua Unit Mobil File Mekanik dengan kapasitas 1200 boks dan 30 Unit Rak Statis berkapasitas 750 boks.

3.2.  Pemindahan Ruang Arsip Keuangan Lantai 12 ke Lantai 4
Ruang Arsip di Lantai 12 dipergunakan untuk menyimpan arsip keuangan yang terdapat satu unit mobil file mekanik berkapasitas 200 boks serta rak statis berkapasitas 250 boks

3.3.  Pemindahan Arsip Direktorat Teknik dan Lingkungan
Sejak bulan Agustus 2017 dilaksanakan relokasi unit Direktorat Teknik dan Lingkungan yang semula di Lantai 14 ke Lantai 10, mengakibatkan pemindahan arsip yang bersifat masif. Semula pada setiap unit pengolah, arsip sangat di sayang bahkan didekatkan dengan posisi duduk pejabat dan staf. Namun disaat keharusan pindah ruangan atau pindah jabatan, arsip sangat diacuhkan.
4.    Dasar
Arahan pimpinan atas permintaan pemindahan arsip di lingkungan Teknik dan Lingkungan berdasarkan:
1.    Nota Dinas Kasubdit Keselamatan Hilir Migas No. 2160/DMTO/2017 tanggal 31 Agustus tentang penyiapan dokumen keuangan TA 2016/2017
2.    Nota Dinas Kasubdit Usaha Penunjang Migas No. 1407/DMTP/2017 tanggal 25 Agustus 2017 dan No. 1014/DMTP/2017 tanggal 10 juli 2017 mengenai pemindahan dokumen permohonan Surat Keterangan Terdaftar tahun 2017 dan tahun sebelumnya
3.    Nota Dinas Kasubdit Standarisasi No. 1084/DMTS/2017 tanggal 10 Agustus 2017 sejumlah 15 Kardus
4.    Nota Dinas Kasubdit Keteknikan No.1297/DMTL/2017 tanggal 10 Agustus sejumlah 11 kardus
5.    Nota Dinas Kasubdit Keselamatan Hulu No.1375/DMTE/2017 tanggal 3 Agustus sejumlah 28 Kardus
6.    Permohonan lisan Kasubdit Keselamatan Hilir
7.    ND Bapak SDMU kepada Sesditjen Migas no. 421/04/SDMU/2017 tentang penyimpanan arsip migas


  • HASIL YANG DICAPAI

1.    Jumlah boks yang dipindahkan dari Lt.10 ke Lt.4 adalah 1422 update per Oktober 2017 (selain arsip Direktorat Teknik dan Lingkungan) sebagai berikut:
No
Seri Arsip
sebelumnya (Lt.10)
sesudahnya (Lt.4)
Ket
Jml Bok
No boks
Jml Boks
No boks
1
Berkas Dirjen (Evita Legowo)
87
1, 1-87
87
1, 1-87
Tetap
2
Berkas Sesditjen Migas
54
1-20, 1-34
54
1-20, 1-34
Tetap
3
Laporan Pekerjaan DIPA
91
339 - 430
39
284 - 323
R. Sewa
4
Laporan PJDGB 2009
14
24 - 38
0
0
R. Sewa
5
Laporan PJDGB 2010
14
73 - 87
0
0
R. Sewa
6
Dok Lelang all
109
623-732
0
0
R. Sewa
7
Dokumen Lelang PJDGB 2009-2014
38
1-38
0
0
R. Sewa
8
Dokumen Lelang LPG
64
1-64
0
0
R. Sewa
9
Laporan lelang LPG 2012
28
1-28
0
0
R. Sewa
10
Laporan Lelang LPG 2013
443
1-443
0
0
R. Sewa
11
Lap Lelang SPBG
112
1-75, 91-128
0
0
R. Sewa
12
Pengangkutan Migas
113
1-113
0
0
R. Sewa
13
Pengolahan
92
1 – 92
0
0
R. Sewa
14
Niaga
106
77-183
0
0
R. Sewa
15
Surat keluar
209
1-209
239
1-239
+ 25 boks
16
Penerimaan Negara
0
0
57
80-137
Tambah
17
Hukum
107
1-38 1-69
117
1-38 1-79
+10 boks
18
Perencanaan dan Laporan
42
24-66
42
24-66
Tetap
19
Kerjasama
0
0
9
44-52
+9 boks
20
Berkas Keuangan
140
93-233
140
93-233
Tetap
21
Surat masuk
151
1-151
151
1-151
Tetap
22
Umum, kepegawaian
191

191

tetap

2.    Jumlah boks dari Ruang Arsip lantai 12 ke lantai 4 sejumlah 350 boks dengan rincian sebagai berikut:
No
Seri Arsip
sebelumnya (lt.12)
sesudahnya (Lt.4)
Ket
Jml Bok
No boks
Jml Boks
No boks
1
Pembayaran LS di bawah nilai 200 Jt Tahun 2014
30
1-30
0
0
R. Sewa
2
Pembayaran LS di atas nilai 200 Jt Tahun 2014
60
1-62
0
0
R. Sewa
3
Pembayaran lainnya 2014 yakni:
79





ATK & Belanja Bahan
Daya & Jasa
Ganti Uang
Honor
Jaldis
SPPD Rampung
Sewa FC
Fisik
Pemeliharaan Gedung

1-17
1
1-2
1-5
1-3
1-45
1-3
1-2
1
0
0
R. Sewa
4
Pembayaran LS di bawah nilai 200 Jt Tahun 2015
45
1-45
45
1-45
Tetap
5
Pembayaran LS di atas nilai 200 Jt Tahun 2015
45
1-45
45
1-45
Tetap
6
Perjalanan Dinas Tahun 2015
76
1-76
76
1-76
Tetap
7
Arsip pembayaran Tahun 2016
211

211

Tetap

3.    Jumlah Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas Sampai dengan bulan Oktober 2017 (di Lt.4 dan di ruang sewa ANRI) sejumlah 922 boks dengan rincian sebagai berikut:
3.1.        Subdit Standarisasi sejumlah : 195  boks terdata dan 42 boks belom terdata
3.2.        Subdit Keselamatan Hulu: 111 sudah terdata dan 115 belom terdata
3.3.        Subdit Keselamatan Hilir sejumlah 72 Boks telah terdata dan 64 boks belom didata
3.4.        Subdit Keteknikan : 68 boks telah terdata dan 23 boks belom terdata
3.5.        Subdit Usaha Penunjang :  178 Boks sudah terdata dan 54 boks belom terdata