Pengetahuan Arsiparis

Memberikan kode klasifikasi diperlukan pengetahuan mengenai jenis format, kegiatan, dan isi. Pengetahuan mengenai isi arsip berkaitan dengan pengetahuan umum. Pengetahuan umum ini yang akan menggiring kita untuk mencocokkan dengan kode klasifikasi arsip.

Klasifikasi arsip deplu edisi 2007 adalah klasifikasi berorientasi kepada kegiatan. Maka pemberkasan atau pengisian kode klasifikasi selalu dititik beratkan kepada kegiatan. Namun untuk mengetahui kegiatan departemen luar negeri dibutuhkan sedikit kerja keras mengingat luasnya cakupan politik luar negeri. Oleh karena itu, dibutuhkan pengetahuan umum dan pengetahuan analisa dokumen.

Pengetahuan umum di kegiatan politik luar negeri diantaranya dalam bidang teknik politik, ekonomi, keamanan, keuangan, pembangunan, sosial budaya, pendidikan, ilmu pengetahuan dan teknologi. Di dalam klasifikasi, bidang-bidang terbagi dalam kelompok-kelompok besar. Coba lihat kode LM, LA. Dalam Tupoksi deplu, tidak akan mungkin lepas dengan kegiatan diplomasi dan kekonsuleran.

Untuk mengetahui kegiatan diplomasi, para arsiparis harus faham kerangka pelaksanaan kegiatannya. Yakni kerangka hubungan bilateral, multilateral, dan regional, organisasi regional, dan organisasi internasional. Di dalam kode klasifikasi terdapat BK(kerangka bilateral, MA(kerangka regional), TI(kerangka multilateral dan organisasi internasional, dan KA(kerangka organisasi regional ASEAN)

Keahlian analisa dokumen. Walaupun arsiparis tidak melaksanakan kegiatan yang menghasilkan arsip secara langsung, akan tetapi arsiparis dibekali dengan keahlian menganalisa dokumen. Analisa dokumen antara lain, analisa keaslian, analisa pencipta atau pemilik arsip / dokumen, analisa keterkaitan hubungan kerja, analisa pelaksanaan kegiatan atau proses administrasi.

foto cah arsip 2002

Deskrepsi arsip dan kode klasifikasi arsip
Pemberian kode klasifikasi dimaksudkan untuk memberkaskan sesuai dengan pengelompokkan berkas yang terdapat dalam klasifikasi arsip/dokumen.

Deskrepsi arsip yang seyogyanya memenuhi kriteria konten, konteks, dan struktur demi memudahkan menganalisa dan kemudian memudahkan mengeksekusi pemberian kode klasifikasi.

Deskrepsi arsip adalah penuangan informasi arsip yang memenuhi unsur format atau bentuk arsip, kontek atau kegiatan yang menghasilkan arsip, dan konten atau isi dari arsip tersebut. Format arsip seperti surat, kawat, laporan, kwitansi, faksimili Penuangan konten dapat dilihat dari perihal atau meringkas isi arsip/dokumen jika memang perihal belum mewakili. Penuangan konten arsip mengacu dengan what, why, who, when, dan how/4W+1H.

Deskrepsi Arsip yang memenuhi unsur struktur, konteks, dan konten, dapat membantu pengelompokkan berkas sesuai dengan selera pemberkasan/sistem pemberkasannya.

Contohnya arsip dapat dikelompokkan sesuai dengan jenisnya/formatnya, dapat dikelompokkan sesuai dengan kegiatannya, dan dikelompokkan sesuai dengan isinya/konten informasinya.

Sehingga reabilitasi arsip dapat dijaga, artinya ketika arsip dilihat dari jenis atau format arsip, dapat terdeteksi. Ketika arsip dilihat dari konteks atau kegiatannya, dapat terdeteksi. Dan ketika dilihat dari kontennya, arsip pun mudah dideteksi.

catatan:
Hasil pengolahan data yang tidak ada kode klasifikasinya terdapat beberapa kemungkinan
1. deskrepsinya kurang lengkap
2. termasuk non arsip
3. pelaksana tidak paham

Deskrepsi Arsip

Deskrepsi Arsip adalah penulisan keterangan yang terkandung dalam arsip yang terdiri dari penulisan format, penulisan konten, dan penulisan konteksnya. Deskrepsi arsip minimal terdiri dari uraian, media simpan, kurun waktu arsip, jumlah berkas, dan tingkat perkembangan.
penuangan kata menjadi kalimat yang terdapat dalam uraian harus memperhatikan beberapa hal berikut ini
1. format arsip atau jenis arsip seperti; surat, laporan, faksimili, kwitansi,dll.
2. konten yakni isi informasi yang terkandung di dalam arsip atau dokumen. dapat dilihat dari perihal jika berformat surat. jika perihal tidak memberikan informasi yang jelas maka dibaca isi dan diringkas. penuangan konten arsip dapat mempergunakan rumus 4W dan 1H(What,Why,Who,When, dan How)
3. konteks yakni kegiatan yang menghasilkan dokumen tersebut. dilihat pula fungsi organisasi yang menjalankan kegiatan tersebut.