Memberikan kode klasifikasi diperlukan pengetahuan mengenai jenis format, kegiatan, dan isi. Pengetahuan mengenai isi arsip berkaitan dengan pengetahuan umum. Pengetahuan umum ini yang akan menggiring kita untuk mencocokkan dengan kode klasifikasi arsip.
Klasifikasi arsip deplu edisi 2007 adalah klasifikasi berorientasi kepada kegiatan. Maka pemberkasan atau pengisian kode klasifikasi selalu dititik beratkan kepada kegiatan. Namun untuk mengetahui kegiatan departemen luar negeri dibutuhkan sedikit kerja keras mengingat luasnya cakupan politik luar negeri. Oleh karena itu, dibutuhkan pengetahuan umum dan pengetahuan analisa dokumen.
Pengetahuan umum di kegiatan politik luar negeri diantaranya dalam bidang teknik politik, ekonomi, keamanan, keuangan, pembangunan, sosial budaya, pendidikan, ilmu pengetahuan dan teknologi. Di dalam klasifikasi, bidang-bidang terbagi dalam kelompok-kelompok besar. Coba lihat kode LM, LA. Dalam Tupoksi deplu, tidak akan mungkin lepas dengan kegiatan diplomasi dan kekonsuleran.
Untuk mengetahui kegiatan diplomasi, para arsiparis harus faham kerangka pelaksanaan kegiatannya. Yakni kerangka hubungan bilateral, multilateral, dan regional, organisasi regional, dan organisasi internasional. Di dalam kode klasifikasi terdapat BK(kerangka bilateral, MA(kerangka regional), TI(kerangka multilateral dan organisasi internasional, dan KA(kerangka organisasi regional ASEAN)
Keahlian analisa dokumen. Walaupun arsiparis tidak melaksanakan kegiatan yang menghasilkan arsip secara langsung, akan tetapi arsiparis dibekali dengan keahlian menganalisa dokumen. Analisa dokumen antara lain, analisa keaslian, analisa pencipta atau pemilik arsip / dokumen, analisa keterkaitan hubungan kerja, analisa pelaksanaan kegiatan atau proses administrasi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar